12 Ketentuan dalam proses pemilihan bahan pustaka tentang
bagaimana melakukan seleksi dan siapa yang berhak melakukan seleksi tergantung dari jenis perpustakaan dan struktur organisasinya. Pada
prinsipnya pihak yang berhak melaksanakan pemilihan bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta adalah :
a. Ketua program studi sebagai subject specialist bidang ilmunya.
b. Pustakawan sebagai subject specialist buku umum.
c. Pemustaka yang terdiri dari mahasiswa, dosen dan peneliti dengan
konfirmasi subject specialist bidang keilmuan dengan tujuan untuk menjaga relevansi.
d. Kepala unit di lingkungan Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
C. Prosedur dan Proses Kegiatan Pengadaan Koleksi
1. Prosedur Kegiatan Pengadaan Koleksi : Untuk menjaga dan meningkatkan mutu koleksi dalam kegiatan
pengadaan bahan pustaka, Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta melaksanakan beberapa prosedur, antara lain :
a. Penerbit mengirim katalog kepada Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
b. Kepala sub bagian pengadaan bahan pustaka memilah buku yang ditawarkan sesuai dengan program studi.
c. Kepala sub bagian pengadaan mengirim kepada kepala program studi. d. Kepala program studi mengirim daftar buku yang dipesan.
e. Kepala sub bagian pengadaan mengecek apakah pesanan sudah dimiliki, apabila sudah punya tinggal menambahkan eksemplarnya.
13 Apabila belum dimiliki tinggal dipesan kepada toko buku atau
distributor yang ditunjuk. f.
Setelah buku diterima, dilakukan proses inventarisasi. g. Buku diserahkan kepada bagian pengolahan untuk dilanjutkan
proses pengolahannya. h. Kepala sub bagian pengadaan bekerja sama dengan kepala bagian
pelayanan umum untuk proses administrasi layanan pembayaran. i.
Kepala sub bagian pengadaan menyampaikan laporan pemakaian anggaran program studi per bulan beserta sisa anggarannya. Surat atau
administrasinya dilakukan oleh bagian pelayanan umum. 2. Proses Kegiatan Pengadaan Koleksi :
Untuk menjaga dan meningkatkan mutu koleksi dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka, Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta melaksanakan beberapa proses kegiatan pengadaan, antara lain :
a. Pemesanan buku yang berasal dari katalog yang dikirimkan distributor kepada Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
b. Pemesanan buku yang berasal dari program studi. c. Pemesanan buku langsung di toko-toko buku.
d. Pemesanan buku usulan mahasiswa atau pengguna. Semua kegiatan pemesanan menggunakan persetujuan dari ketua program
studi dan administrasinya dilaksanakan di perpustakaan, pengecualian pengadaan buku-buku umum dilaksanakan oleh perpustakaan. Dana
pengadaan koleksi fakultas direncanakan oleh masing-masing fakultas, dan dana buku umum direncanakan oleh perpustakaan.
14
D. Metode Pengadaan
