33
BAB IV PROSES PENGADAAN BAHAN PERPUSTAKAAN
A. Prosedur dan Proses Pengadaan Koleksi
Untuk menjaga dan meningkatkan mutu koleksi dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka, Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta
melaksanakan beberapa prosedur, antara lain : 1. Prosedur Pengadaan Koleksi Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta : a.
Penerbit mengirim katalog kepada Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
b. Kepala sub bagian pengadaan memilah buku yang ditawarkan sesuai
dengan program studi. c.
Kepala sub bagian pengadaan mengirim kepada kepala program studi.
d. Kepala program studi mengirim daftar buku yang dipesan.
e. Kepala sub mengecek apakah pesanan sudah dimiliki, apabila sudah
punya tinggal menambahkan eksemplarnya. Apabila belum dimiliki tinggal dipesan kepada toko buku atau distributor yang ditunjuk.
f. Setelah buku diterima, dilakukan proses inventarisasi.
g. Buku diserahkan kepada bagian pengolahan untuk dilanjutkan
proses pengolahannya. h.
Kepala sub bagian pengadaan bekerja sama dengan kepala bagian pelayanan umum untuk proses administrasi layanan pembayaran.
34 i.
Kepala sub bagian pengadaan menyampaikan laporan pemakaian anggaran program studi per bulan beserta sisa anggarannya. Surat
atau administrasinya dilakukan oleh bagian pelayanan umum. Proses Kegiatan Pengadaan Koleksi :
j. Pemesanan buku yang berasal dari katalog yang dikirimkan
distributor kepada Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta. k.
Pemesanan buku yang berasal dari program studi. l.
Pemesanan buku langsung di toko-toko buku. m.
Pemesanan buku usulan mahasiswa atau pengguna. Semua kegiatan pemesanan menggunakan persetujuan dari ketua
program studi dan administrasinya dilaksanakan di perpustakaan, pengecualian pengadaan buku-buku umum dilaksanakan oleh
perpustakaan. Sedangkan dana pengadaan koleksi fakultas direncanakan oleh
masing-masing fakultas, dan dana buku umum direncanakan oleh perpustakaan.
2. Proses Pengadaan Buku Pembelian : Untuk menjaga dan meningkatkan mutu koleksi dalam kegiatan
pengadaan bahan pustaka, Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta melaksanakan beberapa proses kegiatan pengadaan buku
pembelian, antara lain : a. Kepala bagian pelayanan teknis menerima katalog dari penerbit,
usulan mahasiswa dan usulan unit.
35 b.
Sub bagian pengadaan dan inventaris mengirimkan katalog dari penerbit kepada program studi yang isinya sesuai dengan subyek per
program studi. c.
Sub bagian pengadaan dan inventaris mengirim usulan mahasiswa dan memilah sesuai dengan usulan kepada ketua program studi.
d. Menerima surat permintaan pengadaan dari program studi disertai
jumlah eksemplar yang dibeli. e.
Mengecek dalam database apakah koleksi sudah ada, berapa jumlahnya dan edisinya.
f. Mengecek dana yang tersedia.
g. Memesan kepada distributor, toko buku atau jobber sesuai
permintaan program studi. h.
Menerima buku pesanan. i.
Menyampaikan kepada bagian administrasi keuangan untuk pembayaran pesanan.
j. Kuitansi pembayaran sudah tertera diskon, sehingga harga yang
tertera adalah harga netto. k.
Menyampaikan kuitansi kepada bagian pelayanan umum untuk direkap jumlah dana yang digunakan.
l. Perkecualian untuk pengadaan buku umum dilaksanakan oleh
perpustakaan dengan mempertimbangkan ketermanfaatan buku, prosedur administrasi pengadaannya sama dengan yang dilakukan
program studi.
36 m.
Perkecualian untuk pengadaan buku berasal dari mahasiswa, maka setiap bulan perpustakaan mengirimkan usulan kepada program
studi untuk diadakan. n.
Memberi nomor inventaris pada koleksi. o.
Menyampaikan kepada sub bagian pengolahan untuk diolah lebih lanjut.
3. Proses Pengadaan Buku Serial : Untuk menjaga dan meningkatkan mutu koleksi dalam kegiatan
pengadaan bahan pustaka, Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta melaksanakan beberapa proses kegiatan pengadaan buku
serial, antara lain : a. Penerbit atau agen mengirim katalog.
b. Kepala bagian pelayanan teknis mendisposisikan katalog dan usulan program studi kepada bagian serial.
c. Bagian serial memilah usulan katalog berdasarkan program studi kemudian mengirim katalog kepada program studi.
d. Program studi atau unit memilih jurnal atau majalah yang diusulkan kemudian dikirim ke bagian serial.
e. Bagian serial memesan jurnal atau majalah ke penerbit sesuai permintaan program studi kemudian dikirim kembali kepada penerbit
atau agen. f.
Penerbit atau agen mengirim jurnal atau majalah sesuai pesanan kepada perpustakaan.
37 g. Bagian serial menerima jurnal atau majalah kemudian mencocokkan
invoice dengan daftar pesanan dan dikirimkan kepada bagian pelayanan umum.
h. Bagian pelayanan umum membayar jurnal atau majalah. i.
Bagian serial mengolah serial jurnal atau majalah kemudian dikirim ke masing-masing unit layanan.
4. Proses Pengadaan Buku Hadiah : Untuk menjaga dan meningkatkan mutu koleksi dalam kegiatan
pengadaan bahan pustaka, Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta melaksanakan beberapa proses kegiatan pengadaan buku
hadiah, antara lain : a. Bagian pelayanan umum menerima hadiah koleksi, kemudian
menyampaikan ucapan terima kasih kepada pemberi hadiah. b. Sub bagian pengadaan menerima buku hadiah dan memilah sesuai
program studinya. c. Menginventaris sesuai program studi.
d. Menyerahkan kepada bagian pengolahan untuk diolah.
B. Hambatan-Hambatan Pengadaan Koleksi
Kategori