14
D. Metode Pengadaan
Pengadaan koleksi Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta diperoleh melalui :
1. Pembelian langganan Untuk mengadakan koleksi bahan pustaka melalui pembelian atau
langganan, perpustakaan perlu menyediakan anggaran. Anggaran pengadaan koleksi merupakan bagian dari anggaran perpustakaan yang
telah direncanakan. Pembelian bahan pustaka dapat dilakukan melalui toko buku,
penerbit atau agen penjualan bahan pustaka. Untuk pemesanan bahan pustaka :
a. Bagian pengadaan koleksi mengirimkan daftar pesanan ke toko buku, penerbit atau agen penjualan bahan pustaka melalui berbagai
jalur, lisan atau melalui surat, electronic mail, dan sebagainya. 1
Daftar pesanan
buku meliputi
: pengarang,
judul, penerbit,
tahun, harga, eksemplar dan jumlah eksemplar. 2
Daftar pesanan majalah jurnal meliputi : judul, penerbit, alamat, frekuensi terbit, harga langganan, mulai dilanggan
volume, tahun dan nomor. 3
Daftar pesanan media non cetak meliputi : spesifikasi, jenis, ukuran dan harga.
b. Pemesanan koleksi ke luar negeri dilakukan melalui agen karena
cara ini lebih praktis dibanding pembelian langsung, karena agen akan mencarikan, mengirimkan serta menagih pembayarannya.
15 c.
Perpustakaan memberi waktu kepada toko buku, penerbit atau agen untuk mengusahakan koleksi yang dipesan selama 1 satu bulan
untuk koleksi dalam negeri dan maksimal 2 dua bulan untuk koleksi luar negeri. Jika ternyata tidak ada berita atau tindak lanjut
dari toko buku, penerbit atau agen tersebut, perpustakaan akan memesan koleksi yang diusulkan tersebut ke tempat lain.
d. Apabila koleksi pesanan sudah sampai di perpustakaan. Bagian pengadaan koleksi segera mencocokkan koleksi tersebut dengan
daftar pesanan. Untuk pembayaran, toko buku, penerbit atau agen mengirimkan
koleksi pesanan dengan melampirkan faktur atau kuitansi pembelian. Kemudian kepala bagian pelayanan umum akan melaksanakan
pembayaran setelah koleksi pesanan sesuai dengan daftar koleksi yang dipesan dan faktur atau kuitansi pembelian sudah disahkan oleh kepala
perpustakaan. Pembayaran dapat dilakukan secara langsung kepada toko buku, penerbit agen atau melalui transfer bank.
2. Hadiah Koleksi yang diterima oleh Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta sebagai hadiah harus dicatat dalam buku inventaris, selanjutnya diproses oleh bagian pengolahan koleksi terutama koleksi
yang sesuai dengan bidang-bidang studi yang ada di fakultas atau jurusan dan program studi. Koleksi hadiah berasal dari instansi dalam negeri atau
luar negeri, sivitas akademika, wisudawan, dan perorangan. Koleksi hadiah yang tidak sesuai dengan kebijakan pengembangan
koleksi akan dihadiahkan kepada instansi lain yang membutuhkan atau
16 sebagai bahan tukar menukar dengan instansi lain, atau dimasukkan
dalam program Book Sale yang diadakan oleh Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta.
3. Tukar Menukar Tukar menukar koleksi dilakukan jika perpustakaan memiliki
koleksi yang tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna sehingga diputuskan untuk ditukar dengan koleksi lain.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam tukar menukar koleksi : a.
Koleksi yang akan ditukarkan diproses sebagai berikut : 1 Dikeluarkan dari rak koleksi.
2 Data kepemilikan dihapus atau dihilangkan. 3 Diberi tanda stempel “Ditarik dari peredaran Perpustakaan
Universitas Atma Jaya Yogyakarta”. 4 Didaftar dan disusun menurut abjad.
b. Perpustakaan mengirimkan daftar tersebut kepada sejumlah perpustakaan yang diperkirakan akan membutuhkan, disertai dengan
syarat penukaran. c. Perpustakaan penerima memilih koleksi yang diperlukan dan
mengirim daftar koleksi terpilih tersebut kepada perpustakaan pengirim.
d. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat dan setuju dengan syarat penukaran maka proses tukar menukar dapat dilakukan.
Akan tetapi, Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta jarang sekali melakukan pengadaan koleksi dengan cara tukar menukar ini.
17
E. Hambatan Pengadaan
Kategori