commit to user
35
Bagian ini juga berhubungan langsusng dengan IAP, karena PGASM juga membawahi bagian IAP dan beberapa bagian lainnya. Setiap kegiatan yang
akan dilakukan oleh IAP harus melalui sepertujuan dari PGASM. Memang IAP bukan satu-satunya bagian yang dibawahi oleh PGASM. Ada Legal Affairs
Manager LAM yang memfokuskan pada hal-hal yang berhubungan dengan hukum dan kontrak-kontrak kerja di Bandara Soekarno-Hatta dan Personnel
Manager PM yang memfokuskan pada kegiatan-kegiatan kepegawaian atau tenaga kerja yang ada di Kantor Cabang Utama BSH dan sekitarnya.
Pada kesempatan ini penulis tidak sepenuhnya dapat mengikuti kegiatan keprotokoleran dikarenakan kegiatan-kegiatan tersebut dirasa belum dapat diikuti
oleh penulis, seperti memasang spanduk atau membuat spanduk pada malam hari. Mengingat semua itu dilakukan pada malam hari, maka penulis tidak dapat
mengikuti kegiatan tersebut. Namun, sejauh ini penulis tidak mengalami kesulitan yang besar ketika mengikuti kegiatan-kegiatan yang ada di protokoler maupun
PGASM. Para pimpinan maupun senior-senior disana senantiasa mengajarkan dan mendampingi penulis selama menjalankan setiap kegiatan dan menyelesaikan
tugas-tugas yang diberikan. Maka penulis dapat melaksanakan setiap tugas dengan baik.
C. Waktu Pelaksaan KKM
Kegiatan Kuliah Kerja Media ini dilakukan selama 2 dua bulan, yakni dari tanggal 06 Februari 2012 sampai dengan 05 April 2012. Sementara untuk
masalah jam kerja, penulis menjalankan sesuai dengan peraturan yang berlaku di
commit to user
36
PT. Angkasa Pura II. Selama 1 satu minggu hari efektif untuk bekerja yakni selama 5 hari Senin-Jumat dari pukul 07.30 WIB sampai dengan pukul 16.30
WIB. Untuk hari Jumat, setiap pagi dilakukan senam pagi SKJ bersama seluruh karyawan dan pimpinan baik di gedung 600 maupun gedung 601. SKJ dilakukan
sejak pukul 07.30 WIB sampai dengan selesai pukul 09.30 WIB. Setelah itu kegiatan berjalan seperti biasanya dan bagi pria yang beragama Islam mengikuti
kegiatan sholat Jumat di Masjid yang terletak tepat diseberang gedung 601.
D. Penanggung Jawab Kuliah Kerja Media KKM
Penanggung jawab selama kegiatan KKM berlangsung di PT. Angkasa Pura II ini yaitu Internal Affairs Protocol Junior Manager yakni Ibu Retnihati
P. Selain beliau, ada juga Bapak Ridwan Anwar selaku Personnel General Affairs Senior Manager. Ada juga beberapa staff dari masing-masing bagian yang
memberikan bantuan yang sangat besar selama penulis melakukan kegiatan KKM di PT. Angkasa Pura II ini. Dengan begitu, penulis dapat mempelajari hal-hal
yang berhubungan dengan fokus penulis disana.
E. Kegiatan Kuliah Kerja Media di Bagian Internal Affairs Protocol
Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta PT. Angkasa Pura II
Banyak kegiatan yang dilakukan oleh penulis selama disini. Waktu yang cukup panjang untuk mempelajari dimanfaatkan penulis untuk memahami setiap
kegiatan yang dilakukan oleh para staff IAP dan PGASM disana. Setiap kegiatan yang dilakukan tidak jauh dari SOP yang berlaku di bagian IAP.
commit to user
37
Berikut ini merupakan kegiatan yang dilakukan oleh penulis selama penulis menjalankan KKM disana, antara lain :
a Pengenalan Lingkungan Kantor Cabang Utama BSH Pertama kali
masuk ke dalam lingkungan ini, penulis diperkenalkan dengan lingkungan secara meluas. Perkenalan lingkungan
dilakukan diawal pertemuan, seperti perkenalan dengan suasana kantor, dengan para staff yang ada disana, penjelasan mengenai jobdesk disana,
penjelasan mengenai PT. Angkasa Pura II dan kantor cabang utama BSH, perkenalan dengan lokasi-lokasi ruangan yang berhubungan dengan bidang
IAP dan PGASM. Para staff juga menunjukan bagaimana cara kerja mereka dalam
menyelesaikan setiap tugas mereka. Penulis juga ditunjukkan hasil kerja mereka selama ini disana.
b Monitoring Media Monitoring media ini dilakukan setiap hari dan setiap pagi. Monitoring
media yakni mengumpulkan setiap artikel yang berhubungan dengan PT. Angkasa Pura II dan Bandara Sekarno-Hatta yang ada di media cetak dan
mengumpulkannya menjadi sebuah kliping, diperbanyak dan disebarkan ke beberapa bagian di Kantor Cabang Utama BSH. Setiap pagi, monitoring media
selalu dilakukan. Koran-koran yang masuk langsung diberikan ke bagian protokol untuk dibaca, apabila ada artikel yang berhubungan dengan PT.
Angkasa Pura II dan BSH, artikel tersebut digunting dan dikumpulkan. Lalu
commit to user
38
dibuatkan kliping. Kliping tersebut diserahkan kepada staff yang berwenang untuk menandatangani kliping tersebut. Hal ini dilakukan untuk menandakan
bahwa kliping tersebut sudah benar adanya dan dapat dipertanggung jawabkan. Kemudian kliping tersebut dicopy sebanyak yang dibutuhkan dan didistribusikan
ke bagian-bagian yang telah ditentukan. Untuk koran-koran yang beredar di hari libur seperti hari Sabtu dan
Minggu, koran-koran tersebut akan disimpan dan akan diolah kembali pada hari Senin. Prosesnya sama dengan hari biasanya. Hanya saja koran yang harus diolah
menjadi berlipat ganda. Maka dari itu, hari Senin merupakan hari yang padat bagi staff protokoler.
Sedangkan kliping-kliping yang telah terbentuk tersebut ditempelkan di papan yang ada di pintu masuk kantor, sehingga mempermudah setiap karyawan
yang ada di kantor cabang utama BSH ini membaca setiap perkembangan dari tempat mereka bekerja, isu-isu apa saja yang sedang beredar di masyarakat luas
mengenai PT. Angkasa Pura II dan Bandara Soekarno-Hatta. Kliping-kliping ini juga akan diganti setiap harinya sesuai dengan kliping yang ada.
Koran-koran yang diolah disini yaitu Kompas, Jawa Pos, Media Indonesia, Sindo, Pos Kota, Tangerang Post, Suara Merdeka.
c Pendampingan Kunjungan Bandara Soekarno-Hatta juga menerima kunjungan dari beberapa sekolah
dan universitas di Indonesia. Kunjungan diadakan setiap hari Selasa dan Kamis, dan sehari itu hanya dapat menerima kunjungan dari 1 satu instansi pendidikan
commit to user
39
saja. Untuk kuota atau jumlah peserta dibatasi hanya sekitar 70 tujuh puluh saja, sudah termasuk pendamping. Hal ini dilakukan agar mempermudah para staff dari
protokoler ini memberikan dan menjelaskan materi yang ada yang berhubungan dengan PT. Angkasa Pura II dan Bandara Soekarno-Hatta ini. Setiap kunjungan
biasanya didampingi oleh 2 dua orang atau 3 tiga staff protokol. Hal yang biasa dilakukan dalam setiap kunjungan yakni pertama kalinya
mengumpulkan para peserta di ruang serba guna yang ada di gedung 601 ini, biasanya ruang yang digunakan yakni ruang Cendrawasih. Disana para peserta
diberikan materi dan penjelasan mengenai seluk beluk PT. Angkasa Pura II dan Bandara Soekarno-Hatta. Peserta juga diijinkan untuk mengajukan pertanyaan
seputar PT. AP II dan BSH. Yang menjadi pembicara disini adalah staff dari protokoler maupun para pimpinan yang ada di sini. Setelah itu, dilakukan
penyerahan trophy oleh kantor cabang utama kepada instansi pendidikan yang bersangkutan ataupun sebaliknya. Kemudian dilanjutkan dengan pendampingan
kunjungan para peserta menuju Bandara Soekarno-Hatta. Disini para staff memberikan penjelasan seputar bagian-bagian yang ada disana dan fungsinya.
Para peserta juga diberikan kesempatan dalam mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas atau ada yang ingin diketahui.
Selama penulis berada disana, ada beberapa universitas dan sekolah- sekolah yang berasal dari seluruh Indonesia mengikuti kunjungan ini, antara lain :
- 14 Februari 2012
= SMKN 3 Bandung
- 28 Februari 2012
= Santa Theresia
- 08 Maret 2012
= TK YP BDN
commit to user
40
- 22 Maret 2012
= Politeknik Bandung
- 29 Maret 2012
= Institut Teknologi Bandung
d Mempersiapkan Acara Resmi Kantor Cabang Utama BSH Selama penulis melakukan KKM disini, kegiatan resmi yang dilakukan
hanya satu, yakni penyerahan mobil ambulance dari Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta kepada salah satu puskesmas yang ada di Tangerang. Hal
ini dilakukan sebagai wujud dukungan Bandara Soekarno-Hatta dalam meningkatkan mutu kesehatan di kota Tangerang, mengingat Bandara ini juga
berlokasi di kota Tangerang. Ini juga merupakan kegiatan yang dilakukan untuk meningkatkan citra PT. Angkasa Pura II di mata masyarakat khususnya penduduk
kota Tangerang. Hal ini membuktikan bahwa PT. Angkasa Pura II juga memperhatikan kesehatan penduduk sekitar yang ada di kota Tangerang.
Acara ini dihadiri oleh para pimpinan Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta dan juga para pejabat-pejabat daerah kota Tangerang seperti
walikota Tangerang, wakil walikota Tangerang, bapak lurah dari puskesmas itu berada dan juga perwakilan-perwakilannya.
Para staff protokoler sudah mempersiapkan ini dari jauh hari. Hal yang dilakukan yakni dengan membuat undangan dan menyebarkannya kepada para
undangan. Selain itu, memastikan siapa saja yang datang ke acara tersebut juga merupakan salah satu tugas yang dilakukan para staff protokoler. Menghubungi
kantor tempat para undangan berada dan mengkonfirmasi lebih lanjut siapa saja yang datang ataupun siapa saja perwakilannya, menanyakan nama lengkap dari
commit to user
41
tamu undangan yang hadir untuk menghindari kesalahan pada saat penyebutan nama saat acara berlangsung.
Mempersiapkan segala sesuatu baik dari mulai dari perlengkapannya, snack yang akan diberikan kepada para undangan, susunan acara yang akan
berlangsung saat itu merupakan tugas dari staff protokoler. Selain itu, proses pendokumentasian acara tersebut pun dilakukan oleh staff protokoler. Setiap
kegiatan yang berlangsung disana didokumentasikan dan menjadi arsip perusahaan.
e Pendokumentasian Seperti yang telah dijelaskan diatas, pendokumentasian dilakukan oleh
para staff protokoler. Setiap kegiatan yang dilakukan oleh Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta ataupun peristiwa-peristiwa yang terjadi di Bandara
Soekarno-Hatta didokumentasikan dan dijadikan arsip perusahaan. Kunjungan- kunjungan, kegiatan-kegiatan resmi yang dilakukan Knator Cabang Utama BSH,
dan juga peristiwa-peristiwa yang terjadi disekitar Bandara Soekarno-Hatta. Selama penulis berada disana, ada 1 satu peristiwa yang terjadi di sekitar
kawasan Bandara Soekarno-Hatta. Pada waktu itu bertepatan dengan maraknya isu kenaikan harga BBM bersubsidi yang berakibat pada maraknya demonstrasi di
beberapa daerah, termasuk salah satunya di sekitar Bandara Soekarno-Hatta. Hal ini memang tidak memberikan dampak yang besar terhadap jadwal penerbangan
maupun kegiatan-kegiatan yang ada di Bandara Soekarno-Hatta. Namun, hal ini berdampak pada ditutupnya pintu M-1 yang merupakan akses menuju Bandara
commit to user
42
melalui Tangerang atau melalui jalur belakang Bandara Soekarno-Hatta. Selama peristiwa itu berlangsung, beberapa staff protokoler melakukan pendokumentasian
peristiwa tersebut. Namun, memang saat kejadian tersebut, penulis tidak dapat mengikuti proses pendokumentasian dikarenakan keadaan dirasa kurang aman.
Setiap hari Jumat, staff protokoler mendapatkan tugas menempelkan hasil dokumentasi kegiatan-kegiatan ataupun foto-foto tentang Bandara Soekarno-Hatta
di dinding tempat kliping ditempel juga. Maka dari itu, staff protokoler di waktu senggangnya sering melakukan pendokumentasian mengenai keadaan Bandara
Soekrano-Hatta.
f Membuat Surat Penolakan, nota dinas, voucher Surat penolakan ini biasanya berhubungan dengan proposal-proposal dari
luar perusahaan yang berkaitan dengan sebuah kegiatan dan bantuan dana.
Apabila dirasa kegiatan tersebut tidak begitu penting, maka akan dilakukan penolakan. Penolakan ini pun tidak berasal dari IAP, namun biasanya berasal
dari sepertujuan pimpinan yang lebih senior atau senior manager, disini yang berhak melakukan penolakan yakni Personnel General Affairs Senior Manager
atau jika kegiatan itu besar adanya akan melibatkan pihak Senior General Manager atau Deputy Senior General Manager.
Ketika memo yang diberikan oleh para pimpinan tersebut yaitu penolakan, maka staff protokoler bertugas membuat surat penolakan, dan surat tersebut akan
segera didistribusikan kepada tujuan yang dimaksud.
commit to user
43
Sementara nota dinas dibuat saat akan mengajukan suatu permintaan akan perlengkapan untuk menunjang kinerja staff disana. Seperti kebutuhan akan tinta
printer dan kertas, nota dinas pun dibuat untuk diajukan kepada pimpinan, disini yakni PGASM itu sendiri. Setelah mendapat persetujuan dari senior manager
yang dimaksud, surat itu dapat diproses ke bagian yang berwenang dalam penyediaan keperluan kantor tersebut.
Sedangkan voucher sendiri digunakan saat akan mengajukan kebutuhan akan biaya-biaya untuk keperluan kegiatan yang ada. Misalkan ada rapat yang
diadakan di kantor cabang utama BSH ini dan memerlukan snack untuk diberikan kepada peserta rapat. Biaya yang dibutuhkan untuk snack tersebut akan dituliskan
pada voucher yang kemudian akan diajukan pada PGASM untuk ditanda tangani. Setelah itu, voucher akan segera diproses ke bagian Finance atau Anggaran.
g Mempersiapkan Snack untuk Peserta Rapat atau untuk Berbagai Acara Seperti yang telah dijabarkan sebelumnya bahwa bagian IAP tidak hanya
terdiri dari protokoler saja, namun juga ada bagian rumah tangga. Bagian rumah tangga disini bertugas mempersiapkan segala kebutuhan yang akan digunakan
disuatu kegiatan. Saat penulis mengadakan KKM disana, rumah tangga sangat aktif dalam mengurus kebutuhan snack peserta rapat, karena ada banyak rapat
yang diadakan disana. Baik rapat internal maupun eksternal. Internal yaitu dengan para pimpinan maupun para karyawan yang ada disana, sedangkan
eksternal yaitu dengan pihak diluar perusahaan.
commit to user
44
Kantor Cabang Utama BSH sendiri telah memiliki beberapa “rekanan” dari bermacam-macam perusahaan catering maupun toko-toko kue, seperti
Papabunz, Chicken Burger, Aulia Catering, dll. Selain itu, bagian kerumah tanggaan ini juga mengurus masalah snack
untuk para peserta SKJ yang diadakan setiap hari Jumat pagi. Setiap minggu tentu berbeda-beda menu, terkadang menu catering seperti bubur kacang hijau
atau roti-roti kecil. Tak hanya itu, bagian rumah tangga juga mengurus masalah snack untuk
makan siang PGASM atau tamu-tamu PGASM itu sendiri. Maka itu, bagian rumah tangga dituntut untuk harus selalu siap sedia kapanpun dibutuhkan.
Segala sesuatu kebutuhan konsumsi untuk kantor menjadi tugas dari bagian kerumah tanggaan ini. Kebutuhan akan minuman atau makanan menjadi
tanggung jawab bagian kerumah tanggaan.
h Menjadi Receptionist Dalam internal affairs protocol juga ada yang bertugas sebagai
receptionist. Biasanya receptionist ini terdiri dari 2 dua orang dan setiap harinya akan saling bergantian. Yang hari itu tidak mendapat tugas menjadi receptionist
bisa membantu rekan IAP diatas. Tugas dari receptionist sendiri terdiri dari berbagai macam, mulai dari
memberikan pengumuman atau informasi yang berkaitan dengan perusahaan ataupun jadwal-jadwal rapat penting bagi para karyawan maupun pimpinan.
Selain itu, receptionist disini seperti pada umumnya diberbagai kantor lainnya
commit to user
45
yakni dapat menjadi penunjuk arah bagi para pengunjung atau tamu kantor tersebut. Jika ada tamu yang berkunjung dan ingin menanyakan lokasi ataupun
informasi seputar kepentingannya dikantor tersebut dapat menanyakan langsung kebagian receptionist ini. Maka dari itu, receptionist disini disiapkan selalu
selama jam kerja berlangsung pukul 07.30 sd 16.30 WIB. Distribusi koran atau media cetak pun berasal dari receptionist ini. Media
cetak yang masuk akan langsung diterima oleh bagian receptionist, yamg kemudian akan dibagi-bagi menjadi beberapa bagian yang membutuhkan atau
yang berkepentingan. Setelah dipilih dan dipisahkan, bagian receptionist akan menghubungi setiap bagian yang membutuhkan tersebut dan perwakilan dari
bagian-bagian tersebut akan mengambilnya langsung. Perwakilan disini bisa berupa staff yang sedang tidak sibuk atau senggang maupun para peserta PKL
Praktek Kerja Lapangan yang biasanya terdiri dari anak-anak SMA.
i Mempersiapkan Perlengkapan-perlengkapan Kantor maupun Peralatan Kegiatan
Di bagian IAP juga ada yang bertugas mempersiapkan perlengkapan untuk berbagai kegiatan yang akan diadakan oleh Kantor Cabang Utama BSH.
Misalkan saja seperti SKJ, mempersiapkan sound system untuk menunjang acara tersebut agar bisa berjalan dengan baik merupakan salah satu tugas rutin bagian
IAP.
commit to user
46
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan
