Penerapan Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Intern Kas. Fungsi pengelola keuangan kas adalah:

Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN PERSERO Wilayah Sumatera Utara, 2009. Dalam arti yang sempit pengawasan merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar Crossfooting maupun penjumlahan menurun. Istilah pengawasan intern Internal Control disamakan dengan Internal Check. Menurut Sukarno 2002, 169: Prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian dari data-data administrasi seperti mencocokkan penjumlahan Horizontal dengan pengawasan Vertikal. Sedangkan dalam arti yang luas tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan yang bersifat akuntansi dan pengawasan akuntansi dan pengawasan administrasi. Menurut Munawir 2002, 391: Pengawasan intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan dalam perusahaan yang bertuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, Memajukan efisiensi di dalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manjemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.

B. Penerapan Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Intern Kas. Fungsi pengelola keuangan kas adalah:

1. Melaksanakan tata usaha keuangan kas. Tata usaha keuangan kas meliputi kegiatan: pembuatan bukti bukti penerimaan dan pengeluaran kasbank, mencatat buku harian kas klad kasdaftar Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN PERSERO Wilayah Sumatera Utara, 2009. kasir dan buku harian bank, mengisi kartu pengendalian, menyimpan uang kas serta membuat laporan saldo kasbank. 2. Mencegah terjadinya kebocoran dana Untuk mencegah terjadinya kebocoran dana maka setiap pengeluaran selain harus mengacu pada anggaran kas yang telah ditetapkan juga harus sesuai dengan persyaratan dalam kontrak untuk barangjasa yang dibeli. Uang adalah benda yang paling mudah menghilang, dan susah untuk dapat dibuktikan. Andaikan anda lupa meninggalkan uang anda di meja, dan pada saat kembali uang tersebut sudah menghilang, maka sulit untuk membuktikan siapa yang mengambilnya, karena tidak ada identitas untuk mengenalinya. Oleh sebab itu banyak usaha dijalankan untuk dapat mengamankan uang, mulai dari uang tempat penyimpanan yang sulit untuk dibongkar sampai ke lemari tempat penyimpanan yang memiliki kunci ganda serta kode rahasia dan hanya petugas tertentu yang memiliki kunci ganda serta kode rahasia dan hanya petugas tertentu yang mengetahui kode rahasianya. Ruang untuk melakukan transaksi pembayaran dan penerimaan uang juga dibuat khusus, penerimaan atau pembayar hanya diperkenankan bertransaksi melalui jendela loket, hal ini untuk menghindari hilangnya uang yang tercecer di meja petugas keuangan. 3. Mengoptimalkan likuiditas perusahaan Walaupun sudah ada anggaran kas sebagai acuan pengeluaran uang, kadang kala ada keperluan mendesak yang harus dibayar sedangkan dropping uang dari unit pusat belum turun. Sebagai contoh Anggaran investasi memperbaiki bak penampungan air, SKKI Surat kuasa investasi dan AT Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN PERSERO Wilayah Sumatera Utara, 2009. Alokasi tunainya sudah disetujui oleh unit pusat, akan tetapi dengan kondisi yang semakin parah dan bila tidak segera diperbaiki akan menghambat pasokan air, maka dapat digunakan dahulu uang yang ada untuk membayar. Tindakan ini secepatnya diikuti dengan permohonan ke unit pusat agar segera dapat diturunkan dropping tunainya, untuk mengantisipasi bila pemilik anggaran mengajukan tagihannya. 4. Memelihara likuiditas perusahaan Pengertian likuiditas adalah kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban jangka pendeknya. Memelihara likuiditas perusahaan merupakan kegiatan utama pengelola keuangan kas. Jangan sampai terjadi besar pasak dari pada tiang. Walaupun sudah ada anggaran kas, pertimbangan prioritas dan kepentingan yang mendesak dalam mengeluarkan uang masih sangat diperlukan. Hal ini perlu dilakukan karena dalam realitanya banyak ditemukan aktivitas yang mundur ataupun maju dari jadwal semula. Pengelola keuangan harus dapat mengidentifikasi sifat-sifat biaya yang dikeluarkan, apakah biaya yang akan dikeluarkan tersebut untuk keperluan reguler rutin selalu dikeluarkan seperti halnya gaji pegawai, pembelian bahan bakar, pemeliharaan rutin ataukah untuk aktivitas yang belum jelas waktu pelaksanaannya seperti halnya jasa produksi, pelatihan pegawai, realisasi investasi dan lain-lain. Jika demikian halnya sering timbul pertanyaan yang apa gunanya anggaran kas dalam bentuk cash flow yang merinci rencana pengeluaran secara detail dalam hal waktu? Pertanyaan ini wajar, karena realitanya banyak aktivitas yang tidak sesuai jadwal. Justru disinilah letak pentingnya anggaran kas dalam bentuk cash Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN PERSERO Wilayah Sumatera Utara, 2009. flow sebagai alat pengendalian pengeluaran dan penerimaan kas. Secara umum tujuan dari pengendalian kas adalah untuk mengevaluasi kemampuan perusahaan dalam menghasilkan kas atau setara kas dibandingkan dengan realita pengeluarannya. Aktivitas yang pelaksanaannya sehingga cadangan kasnya perlu digeser waktunya dan aktivitas apa yang pelaksanaannya maju sehingga perlu dicarikan sumber pembiayaannya. Dalam melakukan pengendalian arus kas, petugas keuangan tidak dapat berjalan sendiri, terutama untuk pengeluaran bagi aktivitas yang belum pasti realisasi pelaksanaannya. Koordinasi dengan pelaksana aktivitas user sangat diperlukan, untuk mendapatkan informasi yang relevan dan up to date tentang maju atau mundurnya pelaksanaan program kerja sehingga perlu dilakukan penyesuaian waktu arus kas pengeluaran ataupun pendapatannya. Saldo Kas Maksimal Pada Akhir Bulan Sesuai surat Edaran Direksi PT PLN Persero No. 21.E012DIR2000, tanggal 5 Juni 2000, tentang penyusunan dan penggunaan arus kash cash flow untuk satuan unit administrasi C.3 ditetapkan bahwa saldo kas imprest maksimum yang direncanakan dihitung dengan cara menjumlahkan seluruh unsur-unsur sebagai berikut: a. Jumlah 1 satu minggu biaya rutin pemeliharaan instalasi Jumlah 1 satu minggu perawatan kesehatan untuk pegawai pensiunan b. Jumlah 1 satu minggu biaya perjalanan dinas c. Jumlah 1 satu minggu biaya penagihan rekening Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN PERSERO Wilayah Sumatera Utara, 2009. d. Jumlah 1 satu minggu pencatatan meter Saldo kas unit administrasi tidak boleh melebihi saldo kas maksimal . bila saldo kas unit melebihi saldo kas maksimal, maka kelebihannya harus disetorkan ke Unit Pusat atau Unit Pusat akan mengurangi jumlah droppingnya ke unit Sebaliknya apabila saldo kas unit adminstrasi kurang dari saldo maksimal yang ditetapkan, maka dropping selanjutnya dari unit pusat akan sama dengan jumlah yang telah ditetapkan dalam cash flow. Apabila unit administrasi meminta jumlah dropping lebih besar dari yang ditetapkan akan diberikan sepanjang tidak melampaui pada anggaran kas setahun yang telah ditetapkan. 5. Melakukan pembayaran dan penerimaan uang dengan bukti dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan. Sebelum memutuskan penerimaan uang harus dipertimbangkan, dari mana asal uang tersebut akan apakah ada pos anggarannya. Penerimaan uang di luar pos anggaran sebaiknya di tolak. Contoh seorang pegawai bekerja diluar perusahaan pada jam kerja, kemudian ia menyetorkan uang penghasilannya kepada perusahaan, hal ini tidak dapat diterima, karena peraturan yang ada adalah mengharuskan pegawai bekerja di perusahaan selama jam kerja. Sebaliknya sebelum memutuskan pengeluaran uang harus dipertimbangkan, apakah dokumen pendukung dari tagihan yang diajukan ke fungsi keuangan dapat digunakan sebagai bukti yang dapat dipertanggung jawabkan. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN PERSERO Wilayah Sumatera Utara, 2009. B.1. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas 1. Jenis pensiunan penerimaan dan pengeluaran kas meliputi : a. Penerimaan uang kas berasal dari: 1. Dropping PLN Pusat ke UPI dan dropping dari UPI ke UP 2. Titipan dana pensiun dari Yayasan dana pensiun untuk diserahkan kepada PLN. 3. Pungutan Pajak untuk diserahkan ke bank persepsi 4. Pungutan PPJU Pajak penerangan jalan umum untuk disetorkan ke Pemerintah daerah PEMDA. b. Pengeluaran uang kas digunakan untuk: 1. Membayar keperluan operasional Pembelian tenaga listrik, Bahan bakar, ongkos angkut, bahan kimia, Biaya Pegawai, pemeliharaan pekerjaan jasa dan pembelian material, Biaya pegawai dan Biaya administrasi 2. Membayar keperluan investasi 3. Menyetorkan punguan pajak 4. Menyetorkan pungutan PPJU 5. Membayar uang pensiun 2. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas a. Prosedur penerimaan imprest meliputi tahapan sebagai berikut: 1. Penerimaan barang 2. Melampirkan dokumen bukti penerimaan uang 3. Memverifikasi dokumen pendukung penerimaan uang 4. Membuat bukti penerimaan kasbank imprest dan mencetaknya 5. Memarafmeminta tanda tangan pengesahan setuju penerimaan di bukti penerimaan kasbank 6. Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui penerimaan uang di bukti penerimaan kasbank. 7. Mencatat pada buku Klad kasdaftar kasir atau buku harian bank Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN PERSERO Wilayah Sumatera Utara, 2009. 8. Menyerahkan bukti penerimaan dan pendukungnya ke fungsi akuntansi Prosedur penerimaan uang Kas Gambar. 3.1 Prosedur penerimaan uang Kas Melampirkan Dokumen Bukti Penerimaan Uang Membuat bukti penerimaan kasbank dan mencetaknya Memarafmeminta tanda tangan pengesahan setuju penerimaan di bukti penerimaan kasbank Penerimaan Uang Memverifikasi dokumen pendukung penerimaan uang Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui penerimaan uang di bukti penerimaan kasbank. Mencatat pada buku Klad kasdaftar kasir atau buku harian bank Menyerahkan bukti penerimaan dan pendukungnya ke fungsi akuntansi Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN PERSERO Wilayah Sumatera Utara, 2009. b. Prosedur pengeluaran imprest Prosedur pengeluaran imprest meliputi tahapan sebagai berikut: 1. Menerima berkas tagihan pembayaran 2. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang 3. Memverifikasi dokumen pendukung pengeluaran kasbank 4. Membuat bukti pengeluaran kasbank imprest dan mencetaknya 5. Memaraf meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kasbank. 6. Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kasbank. 7. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek giro 8. Menandatanganimeminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cekgiro. 9. Mencatat pada buku klad kas atau buku harian bank. 10. Menyerahkan bukti pengeluaran dan dokumen pendukungnya kefungsi akuntansi. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN PERSERO Wilayah Sumatera Utara, 2009. Prosedur Pengeluaran Kas Gambar. 3.2 Prosedur Pengeluaran Kas Menerima berkas tagihan pembayaran Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang Memverifikasi dokumen pendukung pengeluaran kas bank Membuat bukti pengeluaran kasbank dan mencetaknya Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kasbank. Menandatanganimeminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cekgiro. Mencatat pada buku klad kas atau buku harian bank. Menyerahkan bukti pengeluaran dan dokumen pendukungnya kefungsi akuntansi. Memarafmeminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kasbank Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek giro . Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN PERSERO Wilayah Sumatera Utara, 2009. Catatan : 1. Ketentuan yang berlaku di PLN, penandatanganan cekgiro harus di tandatangani dua diantara tiga pejabat yang terdaftar namanya pada specimen pengajuan ke bank. 2. Pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui penerimaan dan pengeluaran uang minimal berjumlah dua orang. Besaran wewenang yang di perbolehkan bagi setiap pejabat yang berhak untuk mengesahkan persetujuan uang yang di terima atau akan di keluarkan, berbeda – beda pengaturannya pada tiap unit PLN. 3. Pejabat yang berhak menyetujui penerimaan dan pengeluaran uang berjenjang mulai dari Top manajer Direktur utamaGeneral Manager, Manajer bidang Keuangan dan Supervisior bidang keuangan. B.2. Mengenali Bukti Penerimaan dan Pengeluaran Kas Formulir bukti penerimaan dan pengeluaran imprest ada 4 jenis yaitu : 1. Formulir bukti penerimaan kas. Informasi pada bukti ini terdiri dari : a. Nama unit PLN b. No. Bukti pengendalian dan bukti penerimaan kas c. Terima dari d. Nilai uang yang di terima dituliskan dalam huruf e. Nilai uang yang di terima di tuliskan dalam angka 2. Formulir bukti pembayaran kas Informasi pada bukti ini terdiri dari : a. Nama unit PLN b. No. Bukti pengendalian dan no bukti penerimaan kas Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN PERSERO Wilayah Sumatera Utara, 2009. c. Terima dari PT PLN Persero Unit d. Nilai uang yang di bayarkan dituliskan dalam huruf e. Nilai uang yang di bayarkan di tuliskan dalam angka 3. Formulir bukti penerimaan bank Informasi pada bukti ini terdiri dari : a. Nama unit PLN b. No. Bukti pengendalian dan no bukti penerimaan bank c. Terima dari d. Nilai uang yang di terima dituliskan dalam huruf e. Nilai uang yang di terima di tuliskan dalam angka 4. Formulir bukti pembayaran bank Informasi pada bukti ini terdiri dari : a. Nama unit PLN b. No. Bukti pengendalian dan no bukti pembayaran bank c. Terima dari PT PLN Persero unit................ d. Nilai uang yang di bayarkan dituliskan dalam huruf e. Nilai uang yang di bayarkan di tuliskan dalam angka f. Uraian tentang pembayaran g. Kode anggaran dan kode akun yang di gunakan h. Tempat, tanggal dan tahun bukti di cetak untuk diminta pengesahan i. Pengesahan dari pejabat yang berwenang setuju j. Pengesahan dari pejabat yang berwenang menyetujui k. Tanda tangan yang menerima cek. Kalau pembayaran dengan giro, pada ruang bernomor 11 di tuliskan kata “Transfer”, dan di lampirkan foto copy giro atau surat perintah transfer SPT yang Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN PERSERO Wilayah Sumatera Utara, 2009. telah di tanda tangani oleh petugas bank sebagai bukti sementara penerimaan giro oleh bank, selanjutnya dilampirkan DN debet nota sebagai bukti bank telah mentransfer uangnya ke no rekening yang dituju. B.3. Mengenali Formulir Verifikasi Penerimaan dan Pengeluaran Kas Formulir Verifikasi penerimaan dan pengeluaran kas berguna untuk membantu dalam mengidentifikasi dokumen – dokumen pendukung bukti penerimaan dan pengeluaran kasbank, sehingga bukti penerimaan dan pengeluaran kasbank tersebut dapat disahkan untuk pelaksanaan penerimaan dan pembayarannya. B.4. Cara Menerima dan Mengeluarkan Uang Kas Dalam melaksanakan penerimaan dan pengeluaran uang harus di pastikan uang diterimadikeluarkan tepat waktu, jumlah, sasaran dan aman sesuai dokumen pendukungnya.Tepat sasaran dalam arti pihak yang menerima uang harus sama dengan pihak yang di beri tugas untuk melaksanakan pekerjaan sebagaimana tercantum dalam kontrak perjanjian pekerjaan ataupun dalam surat perintah kerja. Apabila pihak yangberhak menerima uang sesuai kontrak berhalangan, maka pengambilan uang dapat diwakilkan kepada kuasanya dengan melampirkan surat kuasa yang ditanda tangani oleh yang berhak di atas materai cukup. Ketentuan ini berlaku untuk pembayaran secara tunai ataupun dengan cek. Pembayaran dengan tunai ataupun cek sejauh mungkin dihindarkan, terutama pembayaran kepada pihak ke tiga. Hal ini di lakukan untuk mengantisipasi pemalsuan oleh penerima uang baik dalah hal tanda tangan Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN PERSERO Wilayah Sumatera Utara, 2009. ataupun surat kuasa. Metode yang paling aman adalah melakukan pembayaran dengan menggunakan giro dengan mekanisme transfer. Apabila pembayaran dilakukan dengan giro yaitu melalui mekanisme transferpemindah bukuan uang tunai, maka petugas yang melakukan transfer uang harus dapat membuktikanmelaporkan bukti aplikasi setoran uang yang telah divalidasi oleh bank, selanjutnya bank akan mengirimkan DN debet nota, sebagai bukti uang telah dikirim oleh bank ke nomor rekening yang dituju. Setiap akhir bulan, Bank akan mengirimkan dokumen atas transaksi keuangan perusahaan yang disebut rekening koran yang berisi mutasi debet dan kredit. Tepat waktu dalam arti perlu dipelajari berap rata- rata waktu di perlukan untuk memproses bukti – bukti pembayaran dan berapa lama bank menyelesaikan proses administrasinya sehingga uang dapat diterima oleh pihak yang tepat pada waktu yang dijanjikan. Tepat jumlah dalam arti uang yang harus dikeluarkan sesuai dengan persyaratan yang dicantumkan dalam kontrak perjanjian kerja atau surat perintah kerja. Aman dalam arti uang sampai di tangan yang berhak dengan bukti pembayaran di dukung dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan. Kalau pembayaran dilakukan secara tunai, maka bukti pengeluaran hartus ditanda tangani oleh pejabat yang berhak menyetujui pembayaran atau kalau pembayaran dengan cekgiro maka selain bukti pengeluaran, cekgiro juga harus di tanda tangani oleh pihak yang berhak menyetujui pembayaran. Untuk menghindari diterimanya uang palsu, maka uang yang dterima dapat dideteksi dengan bantuan alat pendeteksi uang palsu. Novi Handayani Nasution : Pengawasan Intern Kas Pada PT. PLN PERSERO Wilayah Sumatera Utara, 2009.

C. Pengawasan Intern Terhadap Kas