Sejarah Berdirinya Perusahaan Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Profil Perusahaan

1. Sejarah Berdirinya Perusahaan

Bank Mandiri berdiri pada tanggal 2 Oktober 1998, sebagai bagian dari program restrukturisasi yang dilaksanakan pemerintah Indonesia. Pada masa kepemimpinan B. J. Habibie sebagai Presiden dicetus gagasan penggabungan beberapa bank Badan Usaha Milik Negara BUMN yang terdiri dari Bank Negara Indonesia, Bank Bumi Daya, Bank Dagang Negara, Bank Ekspor Impor Indonesia, Bank Pembangunan Indonesia, Bank Rakyat Indonesia dan Bank Tabungan Negara, karena dirasakan bank tersebut terlalu banyak sehingga perlu digabungkan untuk menjadi sebuah bank yang besar untuk mengejar syarat skala yang dibutuhkan oleh perbankan global. Untuk itu, diusulkan agar empat bank dari tujuh bank BUMN yang ada yakni, Bank Dagang Negara, Bank Ekspor Impor Indonesia, Bank Pembangunan Indonesia dan Bank Bumi Daya digabung menjadi sebuah bank yang diharapkan nantinya dapat menjadi bank terbesar di Asia Selatan, serta menjadi bank komersial yang kuat dan mandiri. Oleh karena itulah, keempat bank BUMN yang digabungkan menjadi satu bank tersebut dinamakan PT Bank Mandiri Persero Tbk. Pada bulan Juli 1999 penggabungan keempat bank BUMN tersebut disahkan secara hukum. Untuk melaksanakan manajemen perusahaan agar berkembang dengan pesat, maka dibentuklah beberapa cabang di seluruh wilayah di Indonesia, termasuk di Medan. Pusat kegiatan operasional seluruh cabang Bank Mandiri yang ada di Medan diawasi langsung dan tunduk di bawah manajemen pengawasan Kantor Wilayah I Bank Mandiri Medan yang sekarang berlokasi di Jalan Pulau Pinang Nomor 1 Medan.

2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Struktur organisasi PT Bank Mandiri Persero Tbk. Unit Kerja Bills Processing Center Medan dapat digambarkan sebagai berikut: BPC MANAGER Rosna L.Toruan SECTION HEAD Sutria Sembiring EXPORT OFFICER Yan Admirsyam Pelaksana Elfrida Hutabarat Pelaksana Boitha Sitompul Pelaksana Amwal Pelaksana Abdul Hadi Pelaksana M.Syarief Effendi Pelaksana Irsan Pelaksana Saniah Said Pelaksana Maramis H. Rambe SEKRETARIAT UNIT Irwansyah Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian ataupun posisi orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu struktur organisasi. Semakin baik struktur organisasi suatu pekerjaan maka sistem operasionalnya akan dapat terlaksana secara lebih interaksi dan terkoordinasi sehingga tujuan perusahaan semakin jelas. Struktur organisasi yang dipakai oleh PT Bank Mandiri Persero Tbk. adalah struktur organisasi lini dan staf line and staf organization. Kebaikan dari struktur organisasi lini dan staf adalah: 1. Pimpinan lebih dewasa dalam memberikan sarana terhadap tugas khusus di luar bagiannya. 2. Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan meringankan pekerjaan pimpinan dan meningkatkan efisiensi kerja. 3. Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan kekuasaan aliran dengan jelas. Keburukan dari struktur organisasi lini dan staf adalah: 1. Solidaritas sesama karyawan sulit diharapkan karena karyawan tidak langsung saling mengenal. 2. Koordinasi bagian-bagian unit kerja sukar diharapkan karena rumit dan kompleksnya lengkap organisasi. Dalam struktur organisasi lini dan staf secara formal yang berhak memberikan perintah hanya pimpinan, sedangkan staf hanya memberikan nasehat dan saran-saran yang mendukung. Tetapi pada organisasi yang besar dan ruang lingkupnya luas, beraneka ragam dan kompleks, tidak mungkin bagi seorang pimpinan mengambil wewenang kepada staf sesuai dengan bidangnya masing- masing. Adapun uraian tugas di PT Bank Mandiri Persero Tbk. Unit Kerja Bills Processing Center Medan sebagai berikut: BPC Manager: 1. Melakukan pengawasan dan mengembangkan kegiatan serta mendayagunakan sarana organisasi Bills Processing Center. 2. Meyakini kualitas pelayanan di bidang trade services telah dijalankan sesuai prosedur. 3. Melakukan koordinasi dan menjalin hubungan yang harmonis dengan unit kerja terkait dalam penanganan transaksi trade services. 4. Menyelesaikan permasalahan yang timbul dengan bank-bank koresponden berkenaan dengan kegiatan trade services. 5. Memastikan proses transaksi trade services di BPC telah dikerjakan dengan akurat, tepat waktu dan efisien. 6. Menindaklanjuti hasil audit bidang trade services dan melaksanakan tindakan perbaikan yang diperlukan. 7. Melakukan upaya-upaya meningkatkan produktivitas dan meminimalisir biaya per unit pada semua transaksi Bills Processing Center Jakarta secara berkelanjutan. 8. Memastikan negosiasi dokumen ekspor atas permintaan dari cabang atau bisnis unit terkait sesuai dengan ketentuan. 9. Memonitori trade line yang telah diberikan oleh bisnis unit atau cabang dalam pelaksanaan negosiasi atau diskonto. 10. Melakukan kerjasama dan membina hubungan yang baik dengan bank-bank koresponden agar penyelesaian transaksi ekspor dan impor dapat berjalan lancar. 11. Mengelola Management Information System transaksi trade service. 12. Memastikan seluruh laporan, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern telah dilakukan dengan tertib dan tepat waktu. 13. Mensupervisi dan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas Trade Customer Services termasuk yang ditempatkan di cabang-cabang. 14. Mengevaluasi dan mengembangkan langkah-langkah kerja operasional departemen yang lebih efektif dan efisien. 15. Meyakini bahwa Service Level Agreement SLA telah dapat dicapai. 16. Memastikan bahwa semua sasaran kerja departemen telah diintegrasikan ke dalam strategi bank. Section Head Ekspor: 1. Melakukan pengawasan dan mengembangkan kegiatan serta mendayagunakan sarana organisasi Bills Processing Center. 2. Memelihara ketertiban dan kelancaran kegiatan ekspor, khususnya advising LC dan SKBDN, dan administrasi pembayaran ekspor serta checking document. 3. Meyakini kualitas pelayanan di bidang tarde services advis LC dan SKBDN, pengkreditan cabang dan monitoring jatuh tempo wesel berjangka dan checking document telah dijalankan sesuai prosedur. 4. Menyelesaikan masalah yang timbul dengan bank-bank koresponden, nasabah dan Bisnis Unit berkenaan dengan kegiatan advising, pengkreditan dan monitoring maturity profile serta kegiatan pengecekan dokumen ekspor atau SKBDN. 5. Memastikan bahwa pengecekan transaksi advising, pengkreditan dan monitoring maturity profile dan kesesuaian dokumen ekspor atau SKBDN di BPC dilaksanakan secara akurat dan tepat waktu. 6. Memastikan otentikasi LC ekspor maupun perubahannya dilakukan sesuai ketentuan. 7. Memastikan advis LC atau perubahannya ke nasabah melalui member business unit atau pihak ketiga lainnya dilaksanakan sesuai ketentuan. 8. Memastikan pelaksanaan pengkreditan rekening Kantor Pusat dan rekening nostro atau hasil ekspor sesuai ketentuan. 9. Memastikan pelaksanaan perhitungan ke member business unit atas pendebetan rekening Kantor Pusat berkaitan dengan transaksi ekspor sesuai dengan ketentuan. 10. Melaksanakan MIS advising, pengkreditan dan monitoring maturity profile. 11. Memastikan pelaksanaan penerimaan, penelitian asli dokumen ekspor atau SKBDN maupun dalan bentuk imaging documents sesuai ketentuan. 12. Memastikan pelaksanaan proses negosiasiakseptasidiskontorediskonto wesel ekspor atau SKBDN sesuai ketentuan. 13. Memastikan pelaksanaan pengkreditan rekening nasabahRAK member terhadap hasil negosiasidiskonto wesel ekspor atau SKBDN sesuai ketentuan. 14. Memastikan pelaksanaan pembebanan biaya-biaya berkaitan dengan transaksi ekspor termasuk regress negosiasi atau diskonto sesuai ketentuan. 15. Memonitor penyelesaian transaksi ekspor dan SKBDN. 16. Memonitor outstanding transaksi ekspor dan SKBDN. 17. Melaksanakan MIS transaksi ekspor dan SKBDN yang telah ditetapkan. 18. Meyakinkan bahwa Service Level Agreement SLA yang telah disepakati telah dijalankan dengan baik. 19. Membuat laporan produktivitas. 20. Menindaklanjuti hasil temuan audit. 21. Melaksanakan fungsi control terhadap pelaksanaan kerja yang benar, akurat dan efisien. Officer Ekspor: 1. Memelihara ketertiban dan kelancaran kegiatan ekspor, advising LC dan SKBDN, maturity profile ekspor dan administrasi pembayaran ekspor serta checking document. Ekspor SKBDN Advis 2. Meyakini kualitas pelayanan di bidang trade sevices advis LC dan SKBDN, pengkreditan cabang dan monitoring jatuh tempo wesel berjangka dan pengecekan dokumen telah dijalankan sesuai prosedur atau ketentuan. 3. Melakukan koordinasi dan menjalin hubungan yang harmonis dengan unit kerja terkait dalam penanganan transaksi advising, pengkreditan dan monitoring maturity profile serta pengecekan dokumen ekspor dan SKBDN. 4. Menyelesaikan permasalahan yang timbul dengan bank-bank koresponden, nasabah dan Bisnis Unit berkenaan dengan kegiatan advising, pengkreditan dan monitoring maturity profile serta kegiatan pengecekan dokumen ekspor atau SKBDN. 5. Melakukan pengecekan transaksi advising, pengkreditan dan monitoring maturity profile di BPC secara akurat dan tepat. 6. Menyelesaikan permasalahan yang timbul dengan bank-bank koresponden, nasabah dan Bisnis Unit berkenaan dengan melakukan pengecekan kesesuaian dokumen ekspor atau SKBDN dengan LC atau SKBDN di BPC secara akurat dan tepat waktu. 7. Meyakini pelaksanaan otentikasi LC ekspor maupun perubahannya sesuai ketentuan. 8. Meyakini pelaksanaan advis LC atau perubahannya ke nasabah melalui member business unit atau pihak ketiga lainnya sesuai ketentuan. 9. Memastikan pelaksanaan pengkreditan rekening Kantor Pusat dan rekening nostro atas hasil ekspor serta pengkreditan rekening nasabah atau rekening Kantor Pusat terhadap hasil negosiasi atau diskonto wesel ekspor atau SKBDN. 10. Memastikan pelaksanaan perhitungan ke member business unit atas pendebetan rekening Kantor Pusat berkaitan dengan transaksi ekspor sesuai ketentuan. 11. Memastikan pelaksanaan proses negosiasiakseptasidiskontorediskonto wesel ekspor atau SKBDN sesuai ketentuan. 12. Memastikan pelaksanaan pembebanan biaya-biaya berkaitan dengan transaksi ekspor termasuk regress negosiasi atau diskonto. 13. Memonitor penyelesaian transaksi ekspor dan SKBDN. 14. Memonitor outstanding transaksi ekspor dan SKBDN. 15. Melaksanakan MIS transaksi ekspor dan SKBDN yang telah ditetapkan. 16. Melaksanakan MIS advising, pengkreditan dan monitoring maturity profile. 1. Memastikan pelaksanaan administrasi transaksi ekspor atau SKBDN, khususnya payment dan monitoring sesuai ketentuan. Payment Monitoring 2. Memelihara ketertiban maturity profile dan administrasi pembayaran ekspor atau SKBDN. 3. Memastikan pelaksanaan proses transakasi pengkreditan dan monitoring maturity profile di BPC secara akurat dan tepat waktu. 4. Meyakini bahwa proceeds ekspor atau SKBDN sudah merupakan final payment dari issuing bank. 5. Memastikan pelaksanaan pengkreditan rekening nasabah atau rekening Kantor Pusat dan rekening nostro atas hasil ekspor atau SKBDN sesuai ketentuan. 6. Memastikan pelaksanaan perhitungan ke member business unit atas pendebetan rekening Kantor Pusat dan biaya lainnya yang berkaitan dengan transaksi ekspor atau SKBDN sesuai ketentuan. 7. Memelihara ketertiban pelaksanaan pembukuan payment, akseptasi dan monitoring. 8. Memastikan pelaksanaan jurnal on balance yang berhubungan dengan akseptasi wesel ekspor atau SKBDN sesuai ketentuan. 1. Memastiakan pelaksanaan transaksi ekspor dan SKBDN, khususnya checking dokumen sesuai ketentuan. Checking Document 2. Memelihara ketertiban dan kelancaran kegiatan checking dokumen. 3. Meneliti kembali, mencocokkan dan meyakini kesesuaian dokumen ekspor dan SKBDN atau imaging document dengan syarat-syarat LC dan SKBDN, serta dengan peraturan lain yang berlaku. 4. Meyakini bahwa commercial line dengan issuing bank telah tersedia, dan bahwa baki debet commercial line dimaksud belum terlampaui. 5. Meyakini bahwa trade line negosiasi atau diskonto nasabah sudah tersedia dan baki debet line belum terlampaui. 6. Meyakini proses negosiasi, diskonto wesel ekspor atau SKBDN apabila seluruh persyaratan telah terpenuhi atau atas dasar penegasan Bisnis Unit dilaksanakan sesuai ketentuan. 7. Memastikan pelaksanaan pengkreditan ke rekening nasabah atau member atas hasil negosiasi, diskonto wesel ekspor atau SKBDN sesuai ketentuan. 8. Memastikan pembebanan biaya-biaya yang berkaitan dengan pemeriksaan dan pengiriman dan negosiasi atau doskonto dokumen, termasuk regress negosiasi atau diskonto sesuai ketentuan. 9. Mengupayakan penyelesaian outstanding transaksi ekspor dan SKBDN. 10. Meneliti Schedule of Remittance, dokumen-dokumen, surat yang akan dikirim ke Bank Koresponden. 11. Meyakini kualitas pelayanan di bidang pengecekan dokumen telah dijalankan sesuai prosedur atau ketentuan. Pelaksana Ekspor: 1. Memastikan pelaksanaan pengadministrasian dan memproses LC ekspor dan SKBDN yang diterima serta perubahannya dari member atau bisnis unit, baik langsung maupun imaging file. Ekspor SKBDN Advising 2. Meneliti dan mempelajari klausul-klausul LC ekspor dan SKBDN serta perubahannya sebelum diadviskan. 3. Memastikan pelaksanaan pengadministrasian seluruh proses advising LC dan SKBDN di dalam software atau program trade. 4. Memeriksa ketersediaan credit line dengan issuing bank, dan menyampaikan kepada unit kerja terkait apabila credit line dimaksud belum disetup. 5. Memastikan penerusan LC ekspor dan SKBDN serta perubahannya ke nasabah atau member dilaksanakan dengan baik. 6. Memastikan pembuatan nota atau advis debet pembebanan advising fee atas penerusan LC dan SKBDN untuk bank lain atau pihak ketiga dilaksanakan dengan baik. 7. Memastikan pelaksanaan pengadministrasian dan memproses semua berita- berita masuk baik melalui SWIFT maupun mail berkaitan dengan LC ekspor atau SKBDN maupun perubahannya. 8. Memastikan pembuatan nota jurnal penyelesaian nota debet dari bank lain dan meneruskan pembebanannya kepada cabang atau nasabah. 9. Memelihara ketertiban pelaksanaan pembukuan transaksi advising LC ekspor dan SKBDN serta perubahannya. 10. Membuat dan memeriksa laporan yang berhubungan dengan advising LC ekspor dan SKBDN serta perubahannya. 11. Meyakini kualitas pelayanan advising LC ekspor dan SKBDN serta perubahannya telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur. 1. Memastikan pengadministrasian dan memverifikasi serta memproses semua berita-berita masuk baik melalui SWIFT maupun mail berkaitan dengan payment dan akseptasi wesel ekspor dan SKBDN. Payment Monitoring 2. Memastikan pengadministrasian payment dan akseptasi wesel ekspor dan SKBDN ke dalam sistem atau software trade dilaksanakan sesuai ketentuan. 3. Memonitor hasil pengkreditan wesel ekspor dari Bank Koresponden. 4. Memastikan pembuatan nota atau advis debet pembebanan selisih pengkreditan wesel ekspor ke nasabah atau cabang dilaksanakan sesuai ketentuan. 5. Memastikan pembuatan nota atau advis kredit pelimpahan hasil pengkreditan wesel ekspor dalam hal collection ke nasabah atau cabang dilaksanakan sesuai ketentuan. 6. Memastikan pembuatan nota jurnal balik rekening administratif negosiasi wesel ekspor dan SKBDN berdasarkan hasil pengkreditan di Nostro dilaksanakan sesuai ketentuan. 7. Memastikan pembuatan nota jurnal on balance diskonto wesel ekspor usance dan SKBDN berjangka terima pada saat pengiriman akseptasi dilaksanakan sesuai ketentuan. 8. Memastikan pembuatan nota jurnal balik on balance diskonto ekspor usance dan SKBDN berjangka terima pada saat penerimaan hasil ekspor dari paying bank dilaksanakan sesuai ketentuan. 9. Memastikan permintaan cover dana ke treasury atas diskonto wesel ekspor berjangka oleh pihak ketiga, yang telah jatuh tempo. 10. Memastikan pembuatan perintah bayar atas diskonto wesel ekspor yang telah jatuh tempo. 11. Memelihara ketertiban pelaksanaan pembukuan transaksi khususnya yang berhubungan dengan payment, akseptasi dan monitoring. 12. Membuat dan memeriksa laporan dan outstanding transaksi ekspor. 13. Meyakini kualitas pelayanan advising LC ekspor dan SKBDN serta perubahannya telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur. 14. Meyakini bahwa SLA di bidang advising LC ekspor dan SKBDN telah dapat dicapai. 1. Memastikan secara langsung pelaksanaan transaksi ekspor dan SKBDN, khususnya checking document dilaksanakan sesuai ketentuan. Checking Document 2. Meneliti kembali, mencocokkan dan meyakini kesesuaian dokumen ekspor dan SKBDN atau imaging document dengan syarat-syarat LC dan SKBDN, serta dengan peraturan lain yang berlaku. 3. Meyakini bahwa commercial line dengan issuing bank telah tersedia, dan bahwa baki debet commercial line belum terlampaui. 4. Meyakini bahwa trade line negosiasi atau diskonto nasabah sudah tersedia baki debet trade line dimaksud belum terlampaui. 5. Memastikan proses negosiasi atau diskonto wesel ekspor atau SKBDN apabila seluruh persyaratan telah terpenuhi atau atas dasar penegasan Bisnis Unit dilaksanakan sesuai dengan ketentuan. 6. Memastikan pengkreditan ke rekening nasabah atau member atas hasil negosiasi, diskonto wesel ekspor atau SKBDN dilaksanakan sesuai ketentuan. 7. Memastikan pembebanan biaya-biaya yang berkaitan dengan pemeriksaan dan pengiriman dan negosiasi, diskonto dokumen, termasuk regress negosiasi atau diskonto dilaksanakan sesuai ketentuan. 8. Memelihara ketertiban pelaksanaan pembukuan transaksi yang menyangkut checking document. 9. Mengupayakan penyelesaian outstanding transaksi ekspor dan SKBDN.

3. Visi dan Misi Perusahaan