Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN PADA UNIT KERJA BILLS PROCESSING CENTER PT BANK MANDIRI (PERSERO) Tbk MEDAN

PROPOSAL SKRIPSI MINOR

OLEH:

RIZKHA AFRIANI 052103018

D-III KESEKRETARIATAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara Medan

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 2

C. Tujuan dan Manfaat penelitian ... 3

D. Metode Penelitian ... 4

1. Lokasi Penelitian ... 4

2. Sumber data ... 4

3. Teknik Pengumpulan data ... 5

4. Metode Analisis ... 5

... BAB II TINJAUAN UMUM TENTANG ADMINISTRASI PERKANTORAN PADA PT BANK MANDIRI (PERSERO) Tbk MEDAN UNIT KERJA BPC MEDAN A. Profil Perusahaan ... 6

1. Sejarah Perusahaan ... 6

2. Struktur Organisasi Perusahaan ... 12

3. Visi dan Misi Perusahaan... 22

4. Nilai – Nilai Budaya Perusahaan ... 22

C. Fungsi Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja BPC

Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan ... 27

D. Peranan Administrasi Pada Unit Kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan ... 30

E. Kegiatan Administrasi Perkantoran Pada Unit Kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan ... 31

F. Peralatan dan Tata Ruang Kantor Pada Unit Kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan ... 48

1. Peralatan Kantor Pada Unit Kerja BPC Medan ... 48

2. Tata Ruang Kantor Pada Unit Kerja BPC Medan ... 50

BAB III ANALISIS DAN EVALUASI ... 55

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 63

B. Saran ... 64

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar

1. Gambar 2.1 Aliran dokumen-dokumen ekspor ... 36 2. Gambar 2.2 Aliran advising L/C ekspor ... 38

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Setiap perusahaan yang didirikan baik itu yang bergerak dibidang jasa, industri maupun dagang mempunyai tujuan utama yang ingin dicapai oleh perusahaan antara lain untuk mendapatkan laba (profit) yang maksimal, mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan (survival) serta bertumbuh (growth).

Agar tujuan ini tercapai, maka setiap perusahaan harus mempunyai sistem dan prosedur yang baik dalam mengelola dan mengawasi semua kegiatan yang ada di perusahaan tersebut. Hal ini dipenuhi dengan pemanfaatan ilmu pengetahuan dan teknologi canggih secara optimal serta administrasi yang dijalankan oleh setiap perusahaan tersebut.

Administrasi merupakan hal yang penting dan utama dalam suatu perusahaan karena administrasi menunjang tercapainya tujuan yang diharapkan sebelumnya. Sebagai contoh suatu negara sangat memerlukan administrasi yang baik dan sempurna karena hal tersebut dapat memberi sumbangan yang sangat berharga bagi pembangunan.

Administrasi kantor yang direncanakan dengan cermat sesuai dengan kebutuhannya, disusun dengan baik sehingga berjalan dengan lancar dan senantiasa disempurnakan, mempunyai nilai yang penting bagi perusahaan. Administrasi kantor yang baik akan memudahkan pelaksanaan pekerjaan pokok dalam mencapai tujuan perusahaan itu

Pada perusahaan pemerintah maupun perusahaan swasta sering dijumpai pelaksanaan pekerjaan yang kurang efektif dan efisien. Hal ini akibat administrasi pada perusahaan tersebut kurang menjamin pencapaian sarana maupun prasarana atau keseluruhan fasilitas yang bersangkutan dengan administrasi perkantoran.

Unit kerja Bills Processing Center (BPC) Medan di PT Bank Mandiri (Persero) Tbk. Medan adalah unit kerja yang memproses transaksi trade service, dalam rangka peningkatan pelayanan terhadap nasabah Bank Mandiri yang meliputi transaksi ekspor Letter of Credit (L/C Ekspor) dan Surat Kredit Berdokumen Dalam Negeri (SKBDN) dari beberapa member branch yang berada di wilayah kerjanya.Untuk itu administrasi perkantoran harus senantiasa dipelajari sehingga dapat selalu ditemukan cara-cara pelaksanaan yang lebih efisien dan sempurna. Kemudian pelaksanaannya harus dibimbing dan diawasi sehingga dapat memberikan bantuan yang efektif bagi terlaksananya tugas pekerjaan yang lainya.

Mengingat pentingnya peranan administrasi perkantoran bagi setiap perusahaan, maka penulis memilih judul : “Peranan Administrasi Perkantoran

Pada Unit Kerja Bills Processing Center PT Bank Mandiri (Persero) Tbk. Medan”.

B. Perumusan Masalah

Masalah dapat diartikan sebagai adanya kesenjangan antara harapan dengan kenyataan. Setiap perusahaan mempunyai masalah, masalah yang dihadapi oleh perusahaan itu berbeda-beda satu sama lainnya, begitu juga pada unit kerja BPC PT. Bank Mandiri (Persero) Tbk. Medan. Agar tidak menghambat kelancaran kegiatan yang dilakukan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan, maka perlu mencari penyebab dan memerlukan pemecahan yang serius. Adapun perumusan masalah yang

akan dibahas dalam paper ini adalah : “Apakah administrasi perkantoran pada unit kerja Bills Processing Center PT. Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan sudah efektif dan efisien ?”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui administrasi perkantoran dan peranan adminstrasi perkantoran pada unit kerja Bills Processing Center PT. Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan sudah berjalan dengan efektif dan efisien.

2. Manfaat Penelitian a. Bagi perusahaan

Yaitu sekiranya hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan bagi perusahaan khususnya mengenai peranan administrsi perkantoran pada PT Bank Mandiri (Persero) Tbk. Medan Unit kerja BPC Medan.

b. Bagi penulis

Menambah wawasan dan pengetahuan dalam bidang administrasi sehingga penulis dapat membandingkan teori-teori yang diterima pada PT Bank Mandiri (Persero) Tbk. Medan Unit kerja BPC Medan.

c. Bagi pembaca

Penulis berharap hasil penelitian ini nantinya dapat bermanfaat bagi rekan-rekan mahasiswa sebagai bahan referensi.

D. Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan dalam penyusunan paper ini adalah sebagai berikut :

1. Lokasi Penelitian

Perusahaan yang menjadi lokasi penelitian penulis adalah PT Bank Mandiri (Persero) Tbk. Medan Unit kerja BPC Medan yang terletak di Jalan Imam Bonjol no. 7 Medan.

2. Sumber Data a. Data Primer

Data primer ialah data dan informasi yang diterima secara langsung dari kantor atau perusahaan yang menjadi obyek penelitian melalui hasil wawancara penulis. Data dan informasi yang diperoleh merupakan data yang otentik guna bahan perbandingan dengan data dan informasi yang diperoleh dari penelitian kepustakaan.

b. Data Sekunder

Data sekunder ialah data dan informasi yang diperoleh dengan tidak langsung, yakni dengan melewati orang lain atau lewat dokumen yang diperoleh dari perusahaan. Data ini merupakan data yang otentik yang menjadi dasar analisis dan penelitian terhadap data dan informasi yang diperoleh dari lapangan. Contohnya : sejarah singkat perusahaan dan struktur organisasi perusahaan.

a. Wawancara (interview) yang dilakukan secara langsung kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam perusahaan untuk mendapatkan data–data primer.

b. Dokumentasi yang dilakukan untuk mendapatkan data-data sekunder yang dimiliki perusahaan

4. Metode Analisis

Untuk memperoleh suatu kesimpulan yang baik perlu dilakukan penganalisaan yang cepat dan akurat. Untuk itu dalam menganalisis terhadap berbagai permasalahan yang dihadapi dapat dipakai metode analisis seperti :

a. Metode Deskriptif

Yaitu metode yang dilakukan untuk memecahkan masalah yang terjadi dengan jalan mengklasifikasikan data tersebut, sehingga dapat memberikan gambaran yang lengkap mengenai perusahaan.

b. Metode Deduktif

Yaitu metode yang dilakukan dengan cara membandingkan data yang ada di dalam perusahaan dengan teori-teori yang ada kemudian mengambil kesimpulan dari perbandingan tersebut.

BAB II

TINJAUAN UMUM TENTANG ADMINISTRASI PERKANTORAN PADA PT. BANK MANDIRI (PERSERO) TBK MEDAN UNIT KERJA BPC MEDAN

A. Profil Perusahaan 1. Sejarah Perusahaan

Bank Mandiri berdiri pada tanggal 2 Oktober 1998, sebagai bagian dari program restrukturisasi yang dilaksanakan pemerintah Indonesia. Pada masa kepemimpinan B. J. Habibie sebagai Presiden dicetus gagasan penggabungan beberapa Bank Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang terdiri dari Bank Negara Indonesia, Bank Bumi Daya, Bank Dagang Negara, Bank Ekspor Impor Indonesia, Bank Pembangunan Indonesia, Bank Rakyat Indonesia dan Bank Tabungan Negara. Dari ketujuh Bank tersebut, diantaranya ada empat Bank yang memiliki sejarah yang dapat ditelusuri lebih dari 140 tahun yang lalu. Keempat Bank tersebut telah turut membentuk riwayat perkembangan dunia perbankan di Indonesia.

Bank Dagang Negara merupakan salah satu Bank tertua di Indonesia. Sebelumnya Bank Dagang Negara dikenal sebagai Nederlandsch Indische Escompto Maatschappij yang didirikan di Batavia (Jakarta) pada tahun 1857. Pada tahun 1949 namanya berubah menjadi EscomptoBank NV. Selanjutnya, pada tahun 1960 EscomptoBank dinasionalisasi dan berubah nama menjadi Bank Dagang Negara, sebuah Bank pemerintah yang membiayai sektor industri dan pertambangan.

Bank Bumi Daya didirikan melalui suatu proses panjang yang bermula dari nasionalisasi sebuah perusahaan Belanda De Nationale HandelsBank NV, menjadi Bank Umum Negara pada tahun 1959. Pada tahun 1964, Chartered Bank (sebelumnya adalah Bank milik Inggris) juga dinasionalisasi, dan Bank Umum Negara diberi hak untuk melanjutkan operasi Bank tersebut. Pada tahun 1965, Bank umum negara digabungkan ke dalam Bank Negara Indonesia dan berganti nama menjadi Bank Negara Indonesia Unit IV beralih menjadi Bank Bumi Daya.

Sejarah Bank Ekspor Impor Indonesia (Bank Exim) berawal dari perusahaan dagang Belanda N.V.Nederlansche Handels Maatschappij yang didirikan pada tahun 1842 dan mengembangkan kegiatannya di sektor perBankan pada tahun 1870. Pemerintah Indonesia menasionalisasi perusahaan ini pada tahun 1960, dan selanjutnya pada tahun 1965 perusahan ini digabung dengan Bank Negara Indonesia menjadi Bank Negara Indonesia Unit II. Pada tahun 1968 Bank Negara Indonsia Unit II dipecah menjadi dua unit, salah satunya adalah Bank Negara Indonesia Unit II Divisi Expor – Impor, yang akhirnya menjadi BankExim, Bank Pemerintah yang membiayai kegiatan ekspor dan impor.

Bank Pembangunan Indonesia (Bapindo) berawal dari Bank Industri Negara (BIN), sebuah Bank Industri yang didirikan pada tahun1951. Misi Bank Industri Negara adalah mendukung pengembangan sektor – sektor ekonomi tertentu, khususnya perkebunan, industri, dan pertambangan. Bapindo dibentuk sebagai Bank milik negara pada tahun 1960 dan BIN kemudian digabung dengan Bank Bapindo. Pada tahun 1970, Bapindo ditugaskan untuk membantu pembangunan nasional melalui pembiayaan jangka menengah dan jangka panjang pada sektor manufaktur, transportasi dan pariwisata.

Oleh karena dirasakan Bank tersebut terlalu banyak sehingga perlu digabungkan untuk menjadi sebuah Bank yang besar untuk mengejar syarat skala yang dibutuhkan oleh perBankan global. Untuk itu, diusulkan agar empat Bank dari tujuh Bank BUMN yang ada yakni, Bank Dagang Negara, Bank Ekspor Impor Indonesia, Bank Pembangunan Indonesia dan Bank Bumi Daya digabung menjadi sebuah Bank yang diharapkan nantinya dapat menjadi Bank terbesar di Asia Selatan, serta menjadi Bank komersial yang kuat dan mandiri. Sehingga, keempat Bank BUMN yang digabungkan menjadi satu Bank tersebut dinamakan PT. Bank Mandiri (Persero) Tbk.

Pada bulan Juli 1999 penggabungan keempat Bank BUMN tersebut disahkan secara hukum. Seiring berjalannya waktu Bank mandiri terus tumbuh dan berkembang sehingga Bank Mandiri kemudian menjadi perseroan terbuka (Go Public) pada tahun 2003 untuk menjadi Universal Banking. Selanjutnya sejak tahun 2005, Bank Mandiri mempunyai 3 tahapan transformasi yang dikenal dengan :

1. Tahapan back on track merupakan tahapan yang mencakup pembenahan budaya

perusahaan, pengelolaan kredit bermasalah, organisasi, SDM dan proses kerja lainnya.

2. Tahapan outperform the market merupakan tahapan yang penuh tantangan,

dimana akhir tahun 2010 Bank Mandiri dituntut untuk bermain lebih lincah, tumbuh berkembang lebih agresif dan sehat.

3. Tahapan Shaping the end game yaitu : tahapan dimana Bank mandiri diharapkan mampu menuju Visi Regional Champion Bank.

Hasil dari keseluruhan tahapan tersebut adalah transformasi yang berhasil dalam hal kultur, prilaku, produktifitas, daya saing dan tentunya pencapaian yang mencakup pembenahan budaya perusahaan, pengelolaan kredit bermasalah,

organisasi, SDM dan proses kerja lainnya. Tanpa perubahan yang mendasar dan dukungan dari semua insan Bank Mandiri, pencapaian tahapan ini tidak mungkin terjadi.

Pada tahapan back on track yang berakhir pada tahun 2007 ini telah dilalui Bank Mandiri dengan sukses, laba bersih sudah secara kontinyu meningkat secara signifikan, cost efficiency ratio juga membaik secara tajam, secara implementasi

Good Corporate Gavernance di Bank Mandiri telah mendapatkan pengakuan melalui

award dari majalah Asiamoney dan Bank of the year 2007 for Indonesia dari The Banker Magazine, London. Untuk itu dalam mewujudkan visi menjadi pemain di tingkat regional yang didukung standar operasi dan standar layanan perusahaan dengan kualitas internasional, Bank mandiri melakukan transformasi logo sebagai bagian dari proses brand transformasion perusahaan , karena panampilan ini merupakan bagian yang tak terpisahkan dari transformasi secara keseluruhan. Transformasi logo telah dipersiapkan dengan matang untuk melengkapi proses transformasi yang telah berhasil selama ini, dan akan dilakukan secara bertahap, efektif dan efisien. Pergantian segala perlengkapan atau peralatan yang ada dilakukan secara gradual dan tidak terburu-buru sesuai dengan masa habis pakainya. Hal ini dimaksudkan agar biaya yang dikeluarkan tidak mubazir dan dapat dialokasikan sebaik-baiknya untuk kepentingan bersama. Semua proses akan dilakukan sesuai dengan kondisi perusahaan dan kebutuhan pasar serta mengacu pada internasional

Best Pracrice dan prinsip Good Corporate Governance.

Kini, Bank Mandiri menjadi penerus suatu tradisi layanan jasa perbankan dan keuangan yang telah berpengalaman selama lebih dari 140 tahun. Masing-masing dari ketujuh Bank bergabung memainkan peranan yang penting dalam pembangunan Ekonomi.

Arti Logo Baru Bank Mandiri

Perubahan logo Bank Mandiri tidak mengubah Legal Name (PT Bank Mandiri (Persero) Tbk.), dan Nick Name (Bank Mandiri).

Logo baru Bank Mandiri (tanpa kata bank) dengan kebijakan Bank Indonesia ke depan akan mengizinkan bank untuk menjual produk-produk non-bank seperti Reksadana, Bank Insurance dan lain-lain, serta sejalan dengan rencana Bank Mandiri memiliki anak perusahaan non-bank.

Bentuk logo dengan huruf kecil melambangkan sikap ramah dan rendah hati

Ramah terhadap semua segmen bisnis yang dimasuki, menunjukkan keinginan yang besar untuk melayani dengan rendah hati (Customer Focus).

Warna huruf biru tua

• Biru melambangkan rasa nyaman, tenang, menyejukkan, warna ini umumnya dipakai oleh institusi di bidang jasa

• Warisan luhur, stabilitas (Command, memimpin) dan serius (Respect) serta tahan uji (Reliable)

• Dasar pondasi yang kuat, berhubungan dengan kesetiaan, hal yang dapat dipercaya, kehormatan yang tinggi (Trust, Integrity)

• Simbol dari spesialis (Professionalism)

Bentuk gelombang emas cair sebagai symbol kekayaan finansial di Asia

Lengkungan emas sebagai metamorphosa dari sifat agile, progresif, pandangan ke depan, fleksibilitas serta ketangguhan atas segala kemungkinan yang akan datang.

Warna kuning emas (kuning ke arah orange)

• Warna logam mulia (emas) menunjukkan keagungan, kemuliaan, kemakmuran dan kekayaan

• Menjadikan kita merasa tajam perhatiannya (warna yang menarik perhatian orang), aktif, kreatif dan meriah, warna spiritual dan melambangkan hal yang luar biasa

• Warna ini juga ramah, menyenagkan dan nyaman

• Warna ini diterima sebagai warna riang, membuat perasaan Anda lebih baik di masa depan, cemerlang dan menyala-nyala.

2. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan hubungan formal dan informal antar anggota suatu organisasi (Sukoco, 2006:17). Dalam rangka untuk memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang seimbang, maka perlu dibentuk struktur organisasi yang baik, sehingga tugas yang diberikan dapat dikerjakan secara efisien, sitematika dan terkoordinir.

Bank Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa atau pelayanan yang memiliki struktur organisasi garis dan staf. Struktur ini hampir sama dengan struktur garis, dengan satu dimensi tambahan berupa aktivitas struktur garis dengan memfasilitasi pencapaian tujuan utama organisasi. Adapun karekteristik wewenang langsung maupun aktivitas yang secara langsung berhubungan dengan pencapaian tujuan utama perusahaan dari struktur garis masih ada. Yang menjadi perbedaan utama adalah aktivitas garis berperan langsung, sementara aktivitas staf tidak dapat berperan langsung dalam pengambilan keputusan. Keberadaan mereka dibutuhkan sebagai supporting staff bagi manajer yang bertanggung jawab mengelola departemen yang dipimpinnya. .Adapun struktur organisasi PT Bank Mandiri (Persero) Tbk telah disajikan di sini.

Begitu juga pada struktur organisasi unit kerja Bills Processing Center (BPC) Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan, struktur organisasinya berbentuk garis dan staf. Berikut ini, penulis sajikan struktur organisasi unit kerja BPC Medan beserta tugas dan tanggung jawab masing - masing karyawannya :

BPC MANAGER Rosna L.Toruan SECTION HEAD Sutria Sembiring EXPORT OFFICER Yan Admirsyam PELAKSANA Elfrida Hutabarat PELAKSANA Boitha Sitompul PELAKSANA Amwal PELAKSANA Abdul Hadi

PELAKSANA M.Syarief Effendi PELAKSANA Irsan PELAKSANA Saniah Said PELAKSANA Maramis H. Rambe

SEKRETARIAT UNIT

Sumber : Unit kerja BPC Medan tahun 2008

Tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan unit kerja BPC Medan, yaitu :

BPC MANAGER

a. Melakukan pengawasan dan mengembangkan kegiatan serta mendayagunakan sarana organisasi Bills Processing Center dan Melakukan koordinasi dan menjalin hubungan yang harmonis dengan unit kerja terkait dalam penanganan transaksi

trade services. Serta melakukan kerjasama dan membina hubungan yang baik

dengan bank-bank koresponden agar penyelesaian transaksi ekspor dan impor dapat berjalan lancar.

b. Meyakini kualitas pelayanan di bidang trade services telah dijalankan sesuai prosedur.

c. Menyelesaikan permasalahan yang timbul dengan bank-bank koresponden berkenaan dengan kegiatan trade services.

d. Memastikan proses transaksi trade services di BPC telah dikerjakan dengan akurat, tepat waktu dan efisien, memastikan negosiasi dokumen ekspor atas permintaan dari cabang atau bisnis unit terkait sesuai dengan ketentuan. Memastikan seluruh laporan, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern telah dilakukan dengan tertib dan tepat waktu dan memastikan bahwa semua sasaran kerja departemen telah diintegrasikan ke dalam strategi bank.

e. Menindaklanjuti hasil audit bidang trade services dan melaksanakan tindakan perbaikan yang diperlukan.

f. Melakukan upaya-upaya meningkatkan produktivitas dan meminimalisir biaya per unit pada semua transaksi Bills Processing Center Jakarta secara berkelanjutan.

g. Memonitori trade line yang telah diberikan oleh bisnis unit atau cabang dalam pelaksanaan negosiasi atau diskonto.

h. Mengelola Management Information System (MIS) transaksi trade service.

i. Mensupervisi dan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas Trade Customer

Services (termasuk yang ditempatkan di cabang-cabang).

j. Mengevaluasi dan mengembangkan langkah-langkah kerja operasional

departemen yang lebih efektif dan efisien.

k. Meyakini bahwa Service Level Agreement (SLA) telah dapat dicapai.

SECTION HEAD EKSPOR

a. Melakukan pengawasan dan mengembangkan kegiatan serta mendayagunakan sarana organisasi Bills Processing Center.

b. Memelihara ketertiban dan kelancaran kegiatan ekspor, khususnya advising L/C dan SKBDN, dan administrasi pembayaran ekspor serta checking document. c. Meyakini kualitas pelayanan di bidang tarde services (advis L/C dan SKBDN,

pengkreditan cabang dan monitoring jatuh tempo wesel berjangka) dan checking document telah dijalankan sesuai prosedur.

d. Menyelesaikan masalah yang timbul dengan bank-bank koresponden, nasabah dan Bisnis Unit berkenaan dengan kegiatan advising, pengkreditan dan monitoring maturity profile serta kegiatan pengecekan dokumen ekspor atau SKBDN.

e. Memastikan bahwa pengecekan transaksi advising, pengkreditan dan monitoring maturity profile dan kesesuaian dokumen ekspor atau SKBDN di BPC dilaksanakan secara akurat dan tepat waktu.

f. Memastikan otentikasi L/C ekspor maupun perubahannya dilakukan sesuai ketentuan.

g. Memastikan advis L/C atau perubahannya ke nasabah melalui member business unit atau pihak ketiga lainnya dilaksanakan sesuai ketentuan.

h. Memastikan pelaksanaan pengkreditan rekening Kantor Pusat dan rekening nostro atau hasil ekspor sesuai ketentuan.

i. Memastikan pelaksanaan perhitungan ke member business unit atas pendebetan rekening Kantor Pusat berkaitan dengan transaksi ekspor sesuai dengan ketentuan. j. Melaksanakan MIS advising, pengkreditan dan monitoring maturity profile.

k. Memastikan pelaksanaan penerimaan, penelitian asli dokumen ekspor atau SKBDN maupun dalan bentuk imaging documents sesuai ketentuan.

l. Memastikan pelaksanaan proses negosiasi/akseptasi/diskonto/rediskonto wesel ekspor atau SKBDN sesuai ketentuan.

m. Memastikan pelaksanaan pembebanan biaya-biaya berkaitan dengan transaksi ekspor termasuk regress negosiasi atau diskonto sesuai ketentuan.

n. Memonitor penyelesaian transaksi ekspor dan SKBDN. o. Memonitor outstanding transaksi ekspor dan SKBDN.

p. Melaksanakan MIS transaksi ekspor dan SKBDN yang telah ditetapkan.

q. Meyakinkan bahwa Service Level Agreement (SLA) yang telah disepakati telah dijalankan dengan baik.

r. Membuat laporan produktivitas. s. Menindaklanjuti hasil temuan audit.

t. Melaksanakan fungsi control terhadap pelaksanaan kerja yang benar, akurat dan efisien.

OFFICER EKSPOR Ekspor & SKBDN Advis

a. Memelihara ketertiban dan kelancaran kegiatan ekspor, advising L/C dan SKBDN, maturity profile ekspor dan administrasi pembayaran ekspor serta checking document.

b. Meyakini kualitas pelayanan di bidang trade sevices (advis L/C dan SKBDN, pengkreditan cabang dan monitoring jatuh tempo wesel berjangka) dan pengecekan dokumen telah dijalankan sesuai prosedur atau ketentuan.

c. Melakukan koordinasi dan menjalin hubungan yang harmonis dengan unit kerja terkait dalam penanganan transaksi advising, pengkreditan dan monitoring maturity profile serta pengecekan dokumen ekspor dan SKBDN.

d. Menyelesaikan permasalahan yang timbul dengan bank-bank koresponden, nasabah dan Bisnis Unit berkenaan dengan kegiatan advising, pengkreditan dan monitoring maturity profile serta kegiatan pengecekan dokumen ekspor atau SKBDN dan menyelesaikan permasalahan yang timbul dengan bank-bank koresponden, nasabah dan Bisnis Unit berkenaan dengan melakukan pengecekan kesesuaian dokumen ekspor atau SKBDN dengan L/C atau SKBDN di BPC secara akurat dan tepat waktu.

e. Melakukan pengecekan transaksi advising, pengkreditan dan monitoring maturity profile di BPC secara akurat dan tepat.

f. Memastikan pelaksanaan pengkreditan rekening Kantor Pusat dan rekening nostro atas hasil ekspor serta pengkreditan rekening nasabah atau rekening Kantor Pusat terhadap hasil negosiasi atau diskonto wesel ekspor atau SKBDN, pelaksanaan perhitungan ke member business unit atas pendebetan rekening Kantor Pusat berkaitan dengan transaksi ekspor sesuai ketentuan, pelaksanaan proses negosiasi/akseptasi/diskonto/rediskonto wesel ekspor atau SKBDN sesuai

ketentuan dan pelaksanaan pembebanan biaya-biaya berkaitan dengan transaksi ekspor termasuk regress negosiasi atau diskonto.

g. Memonitor penyelesaian transaksi ekspor dan SKBDN dan outstanding transaksi ekspor dan SKBDN.

Payment & Monitoring

a. Memastikan pelaksanaan administrasi transaksi ekspor atau SKBDN, khususnya

payment dan monitoring sesuai ketentuan. Memastikan pelaksanaan proses

transakasi pengkreditan dan monitoring maturity profile di BPC secara akurat dan tepat waktu, memastikan pelaksanaan pengkreditan rekening nasabah atau rekening Kantor Pusat dan rekening nostro atas hasil ekspor atau SKBDN sesuai ketentuan. Memastikan pelaksanaan perhitungan ke member business unit atas pendebetan rekening Kantor Pusat dan biaya lainnya yang berkaitan dengan transaksi ekspor atau SKBDN sesuai ketentuan. Memastikan pelaksanaan jurnal on balance yang berhubungan dengan akseptasi wesel ekspor atau SKBDN sesuai ketentuan.

b. Memelihara ketertiban maturity profile dan administrasi pembayaran ekspor atau SKBDN.

c. Meyakini bahwa proceeds ekspor atau SKBDN sudah merupakan final payment dari issuing bank.

d. Memelihara ketertiban pelaksanaan pembukuan payment, akseptasi dan

monitoring.

a. Memastikan pelaksanaan transaksi ekspor dan SKBDN, khususnya checking dokumen sesuai ketentuan dan memastikan pembebanan biaya-biaya yang berkaitan dengan pemeriksaan dan pengiriman dan negosiasi atau doskonto dokumen, termasuk regress negosiasi atau diskonto sesuai ketentuan. Serta memastikan pembebanan biaya-biaya yang berkaitan dengan pemeriksaan dan pengiriman dan negosiasi atau doskonto dokumen, termasuk regress negosiasi atau diskonto sesuai ketentuan.

b. Memelihara ketertiban dan kelancaran kegiatan checking dokumen.

c. Meneliti kembali, mencocokkan dan meyakini kesesuaian dokumen ekspor dan SKBDN atau imaging document dengan syarat-syarat L/C dan SKBDN, serta dengan peraturan lain yang berlaku.

d. Meyakini proses negosiasi, diskonto wesel ekspor atau SKBDN apabila seluruh persyaratan telah terpenuhi atau atas dasar penegasan Bisnis Unit dilaksanakan sesuai ketentuan. Serta meyakini kualitas pelayanan di bidang pengecekan dokumen telah dijalankan sesuai prosedur atau ketentuan.

e. Mengupayakan penyelesaian outstanding transaksi ekspor dan SKBDN.

f. Meneliti Schedule of Remittance, dokumen-dokumen, surat yang akan dikirim ke Bank Koresponden.

PELAKSANA EKSPOR Ekspor & SKBDN Advising

a. Memastikan pelaksanaan pengadministrasian dan memproses L/C ekspor dan SKBDN yang diterima serta perubahannya dari member atau bisnis unit, baik langsung maupun imaging file.

b. Meneliti dan mempelajari klausul-klausul L/C ekspor dan SKBDN serta perubahannya sebelum diadviskan.

c. Memastikan pelaksanaan pengadministrasian seluruh proses advising L/C dan SKBDN di dalam software atau program trade.

d. Memeriksa ketersediaan credit line dengan issuing bank, dan menyampaikan kepada unit kerja terkait apabila credit line dimaksud belum disetup.

e. Memastikan penerusan L/C ekspor dan SKBDN serta perubahannya ke nasabah atau member dilaksanakan dengan baik.

f. Memastikan pembuatan nota atau advis debet pembebanan advising fee atas penerusan L/C dan SKBDN untuk bank lain atau pihak ketiga dilaksanakan dengan baik. Pelaksanaan pengadministrasian dan memproses semua berita-berita masuk baik melalui SWIFT maupun mail berkaitan dengan L/C ekspor atau SKBDN maupun perubahannya. Serta memastikan pembuatan nota jurnal penyelesaian nota debet dari bank lain dan meneruskan pembebanannya kepada cabang atau nasabah.

g. Memelihara ketertiban pelaksanaan pembukuan transaksi advising L/C ekspor dan SKBDN serta perubahannya.

h. Membuat dan memeriksa laporan yang berhubungan dengan advising L/C ekspor dan SKBDN serta perubahannya.

i. Meyakini kualitas pelayanan advising L/C ekspor dan SKBDN serta

perubahannya telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur.

a. Memastikan pengadministrasian dan memverifikasi serta memproses semua berita-berita masuk baik melalui SWIFT maupun mail berkaitan dengan payment dan akseptasi wesel ekspor dan SKBDN.

b. Memonitor hasil pengkreditan wesel ekspor dari Bank Koresponden.

Checking Document

a. Memastikan secara langsung pelaksanaan transaksi ekspor dan SKBDN,

khususnya checking document dilaksanakan sesuai ketentuan.

b. Meneliti kembali, mencocokkan dan meyakini kesesuaian dokumen ekspor dan SKBDN atau imaging document dengan syarat-syarat L/C dan SKBDN, serta dengan peraturan lain yang berlaku.

c. Meyakini bahwa trade line negosiasi atau diskonto nasabah sudah tersedia baki debet trade line dimaksud belum terlampaui.

d. Memastikan proses negosiasi atau diskonto wesel ekspor atau SKBDN apabila seluruh persyaratan telah terpenuhi atau atas dasar penegasan Bisnis Unit dilaksanakan sesuai dengan ketentuan.

e. Mengupayakan penyelesaian outstanding transaksi ekspor dan SKBDN.

3. Visi dan Misi Perusahaan

PT Bank Mandiri (Persero) Tbk. memiliki visi untuk menjadi “Bank Terpercaya Pilihan Anda”.

Sedangkan misi Bank Mandiri ialah :

• Berorientasi pada pemeliharaan kebutuhan pasar

• Mengembangkan sumber daya manusia profesional

• Melaksanakan manajemen terbuka

• Peduli terhadap kepentingan masyarakat dan lingkungan

4. Nilai-nilai Budaya Perusahaan

Bank Mandiri juga memiliki nilai-nilai budaya perusahaan yang harus dijunjung tinggi oleh setiap karyawannya, antara lain sebagai berikut :

a. Trust (Kepercayaan), bermakna membangun keyakinan dan sangka baik di antara stakeholders dalam hubungan yang tulus dan terbuka berdasarkan kehandalan.

Diwujudkan dengan perilaku saling menghargai dan bekerja sama; jujur, tulus dan terbuka.

b. Integrity (Integritas), bermakna setiap saat berpikir, berkata dan berperilaku

terpuji, menjaga martabat serta menjunjung tinggi kode etik profesi. Diwujudkan dengan perilaku disiplin dan konsisten; berpikir, berkata dan bertindak terpuji. c. Profesionalism (Profesionalisme), bermakna berkomitmen untuk bekerja tuntas

dan akurat atas dasar kompetensi terbaik dengan penuh tanggung jawab. Diwujudkan dengan perilaku kompeten dan bertanggungjawab; memberikan solusi dan hasil terbaik.

d. Costumer Focus (Fokus pada pelanggan), bermakna senantiasa menjadikan

pelanggan sebagai mitra utama yang saling menguntungkan untuk tumbuh secara berkesinambungan. Dapat diwujudkan dengan perilaku inovatif, proaktif dan cepat tanggap; mengutamakan pelayanan dan kepuasan pelanggan.

e. Excellence (Kesempurnaan), bermakna mengembangkan dan melakukan

perbaikan di segala bidang untuk mendapatkan nilai tambah optimal dan hasil terbaik secara terus-menerus. Diwujudkan dengan perilaku berorientasi pada nilai tambah dan perbaikan terus-menerus serta peduli lingkungan.

B. Konsep-Konsep Administrasi Perkantoran 1. Pengertian Administrasi Perkantoran

Sebagian besar literatur menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen dengan pengertian yang sama. Hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB (1969), bahwa keduanya sama, walaupun istilah administrasi lebih banyak digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan negara, sedangkan manajemen lebih banyak berhubungan dengan perusahaan (Sukoco, 2006 : 3).

Berikut ini beberapa pengertian administrasi perkantoran, yang dikemukan oleh beberapa ahli :

a. Menurut Gie (2007: 3) yaitu :

“ Office management can be defined as the planning, controlling and organizing of office work and actuating those performing it so as to achieve the predetermined objectivities. It deals with the life cycle of business information and data form their creation through their maintenance, distribution and retention, if of permanent value or destruction if obsolete ”.

( Manajemen perkantoran dapat didefenisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dri sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang ).

b.Menurut Mills (2001:4) yaitu: Bagian dari proses manajemen yang berhubungan dengan institusi dan pelaksanaan prosedur yang digunakan untuk menentukan dan

mengkomunikasikan program dan perkembangan kegiatan diatur dan dicek berdasarkan target dan rencana.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.

2. Ruang Lingkup Tugas Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup tugas administrasi perkantoran dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 (enam) pola perbuatan (Gie, 2007 :16), yakni :

a. Menghimpun

yaitu : kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

b. Mencatat

Yaitu : kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula memateri keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, pencatatan dengan pita rekaman.

c. Mengelola

Yaitu : bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang berguna.

Yaitu : kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

e. Mengirim

Yaitu : kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.

f. Menyimpan

Yaitu : kegitan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Hal atau sasaran yang terkena oleh 6 (enam) pola perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan itu ialah keterangan (informasi). Yang dimaksud dengan keterangan atau informasi ialah pengetahuan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan.

Dewasa ini , informasi dapat berupa : surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. Semuanya diterima, direkam (direcord), diatur, disebarkan dan dilindungi agar tugas kantor dapat terlaksana dengan efisien dan efektif.

Pada unit kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan memiliki ruang lingkup tugas administrasi seperti :

1. Melaksanakan fungsi back office untuk memproses transaksi ekspor member business unit atau cabang anggotanya.

2. Melaksanakan advising L/C kepada nasabah ekspor melalui member business unit [kantor-kantor cabang atau business unit yang menjadi anggota (menggunakan BPC Medan) sebagai unit kerja yang memproses transaksi trade service nasabah eksportirnya].

3. Melaksanakan tugas pemeriksaan dokumen ekspor, negosiasi, diskonto, collection dan wesel ekspor kepada member business unit.

4. Melaksanakan penagihan atas wesel ekspor kepada koresponden.

5. Melaksanakan pengkreditan atas hasil ekspor kepada nasabah melalui member business unit.

6. Memonitor dan mentraser tagihan atas dasar transaksi ekspor yang masih outstanding.

7. Melakukan transaksi re-diskonto kepada Bank Indonesia atau kepada bank koresponden melalui Overseas Office Development and Supervision Department atau Treasury Department Kantor Pusat Bank Mandiri

8. Memelihara sistem atau database transaksi ekspor member business unit. 9. Menyajikan pelaporan untuk kepentingan intern maupun ekstern.

10.Melaksanakan pembebanan selisih pengkreditan rekening Bank Mandiri dengan nasabah serta biaya-biaya yang timbul atas transaksi ekspor nasabah.

11.Menangani dan menindaklanjuti temuan audit bidang ekspor. 12.Menyusun target dan rencana kerja bidang ekspor serta realisasinya.

C. Fungsi Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran umumnya berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiata yang bersifat operasional dilaksanakan oleh kelompok pelaksana.

Banyak penulis yang kerap mempergunakan fungsi manajemen sebagai fungsi administrasi perkantoran (Mills, 2001:4). Adapun fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut :

1. Planning (Perencanaan)

Perencanaan berarti penentuan sasaran sebagai pedoman kinerja organisasi di masa depan dan penetapan tugas-tugas serta alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran organisasi. (Daft, 2006:8)

2. Organizing (Pengorganisasian)

Pengorganisasian melibatkan penetapan tugas, pengelompokan tugas-tugas kedalam departemen dan alokasi bermacam-macam sumber daya ke dalam berbagai departemen. (Daft, 2006:9)

3. Leading (Kepemimpinan)

Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan pengaruh untuk memotivasi karyawan meraih sasaran organisasi. (Daft, 2006:10) 4. Controlling (Pengendalian)

Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktivitas

karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan. (Daft, 2006 :11)

Lain halnya dengan Quible dalam Sukoco (2006 : 4), yang menulis ada 5 jenis

office support functions dalam administrasi perkantoran, fungsi tersebut yaitu :

1. Fungsi Rutin

Yakni fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan, pengggandaan dan lainnya. Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan sehari-hari.

Yakni fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai, seperti familieritas dengan sofware. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf admnistrasi yang tergabung dalam departemen Teknologi Informasi (TI) suatu organisasi.

3. Fungsi Analisis

Yakni fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh atasan.

4. Fungsi Interpersonal

Yakni fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisais sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.

5. Fungsi Manajerial

Yakni fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian , pengukuran dan pemotivasian seperti pembuatan anggaran, staffing dan mengevaluasi karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi dalam suatu organisasi.

Pada unit kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan, fungsi yang dijalankan pada administrasi perkantorannya sangat mendekati dengan fungsi-fungsi dalam teori sebelumnya. Hal ini dapat dilihat dari, adanya Standard

Operasional Prosedur (SOP) PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Unit kerja BPC Medan yang merupakan petunjuk pelaksanaan rutinitas kerja karyawan sehari-hari, adanya struktur organisasi dan pembagian tugas, motivasi, pelaihan dan pengembangan karyawan dan sebagainya.

D. Peranan Administrasi Perkantoran Pada Unit BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk.

Peranan utama administrasi perkantoran adalah untuk melayani dan membantu memudahkan pelaksanaan tugas pekerjaan pokok lainnya. Administrasi perkantoran dilaksanakan disetiap organisasi, dari instansi pemerintahan, perusahaan maupun pabrik yang tidak hanya pada satu tempat organisasi saja.

Pada dasarnya administrasi perkantoran memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan , karena dapat membantu perusahaan dalam memberikan data atau informasi yang diperlukan oleh pimpinan perusahaan dan memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan dalam pelaksanaan tugas selanjutnya.

Unit kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan merupakan unit kerja yang memproses transaksi trade service, dalam rangka peningkatan pelayanan terhadap nasabah Bank Mandiri yang meliputi transaksi ekspor Letter of Credit (L/C Ekspor) dan Surat Kredit Berdokumen Dalam Negeri (SKBDN) dari beberapa member branch yang berada di wilayah kerjanya. Untuk itu administrasi perkantoran selalu berperan aktif didalamnya.

Adapun peranan administrasi parkantoran unit kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan adalah sebagai berikut :

1. Menyediakan atau menyajikan keterangan-keterangan/pelaporan yang diperlukan bagi pihak pengurus dan pimpinan dalam proses pembuatan keputusan.

2. Mampu menetapkan dan menyatakan maksud dan tujuan atau sasaran organisasi. 3. Membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai suatu kesatuan.

4. Menyediakan kelengkapan untuk kepanitiaan dan pertemuan yang diperlukan bagi kegiatannya agar tercapai koordinasi yang baik antara para karyawan baik yang tinggi maupun yang rendah tahap fungsionalnya.

5. Menetapkan rencana yang luas bagi organisasi.

6. Melatih dan menyusun staf pelaksanaan sebagaimana yang telah ditetapkan dalam pembuatan rencana.

7. Mengadakan evaluasi yang teliti terhadap keseluruhan hasil dalam hubungannya dengan tujuan yang nyata.

8. Melihat kedepan dan meramalkan dengan baik mengenai tujuan organisasi maupun cara dan saran untuk merealisasikannya.

E. Kegiatan Administrasi Perkantoran Pada Unit BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk. Medan

Kegiatan administrasi pada unit kerja BPC Medan terdiri dari :

1. Surat Menyurat

Dalam hal ini Tugas General Affairs (GA) dijalankan oleh seorang karyawan NonClerk (NCL) yang menangani tugas-tugas support (pendukung) bagi unit kerja BPC di luar aktivitas ekspor dan advising L/C yang berhubungan langsung dengan comput er system dan dimonitori oleh seorang Officer Ekspor yang dinamakan General Services (GS) sedangkan kepala General Services dipegang oleh Kantor Wilayah (Kanwil) I PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan di bagian

administrasinya. Adapun prosedur administrasi yang dijalankanya ialah sebagai berikut :

a. Prosedur Penerimaan dan Pendistribusian Memo/SWIFT Masuk

• Tugas General Affairs :

a. Terima surat atau memo dari ekspedisi dan SWIFT dari mesin SWIFT. b. Catat pada buku agenda masuk.

c. Serahkan pada General Services.

• Tugas Kepala General Services :

a. Memeriksa kebenaran pencatatan pada buku agenda masuk.

b. Kembalikan kepada petugas General Affairs untuk didistribusikan kepada unit yang terkait.

• Tugas General Affairs :

a. Menerima dari General Services.

b. Mendistribusikan kepada unit terkait yang menangani transaksi dimaksud.

Wewenang General Affairs atau General Services :

a. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan, filling, kekaryawanan dan administrasi untuk mendukung lancarnya transaksi atau pekerjaan di BPC.

b. Membantu bagian-bagian pada BPC, menyusun target, rencana kerja dan anggaran perusahaan.

c. Mengkomplikasi target dan rencana kerja seluruh Trade Service Operation (TSO). d. Melakukan verifikasi atas test key, pencocokan tanda tangan pada L/C atau

SKBDN masuk.

• Tugas Kepala General Affairs :

a. Menerima surat/memo/SWIFT dari unit kerja di BPC. b. Memberikan nomor surat apabila belum ada.

c. Mengirimkan surat atau memo menggunakan ekspedisi dan menggunakan mesin SWIFT bisa juga melalui internet.

d. Mengadministrasikan bukti pengiriman dan memberikan copy

surat/memo/SWIFT ke unit kerja terkait.

2. Prosedur Pengadaan Alat Tulis dan Kantor (ATK)

• Tugas General Affairs :

a. Mengiventarisasi surat keperluan ATK di BPC.

b. Membuat surat atau memo permintaan pengadaan ATK di BPC. c. Menyerahkan kepada General Services.

• Tugas Kepala General Services :

a. Menerima surat atau memo dari petugas General Affairs.

b. Meneliti dan menandatangani surat atau memo permintaan ATK. c. Menyerahkan kembali ke petugas General Affairs.

• Tugas General Affairs :

a. Kembali menerima surat atau memo yang sudah ditandatangani dari General Services.

b. Melaksanakan pembelian atau order ATK.

c. Menyimpan dan mengadministrasikan ATK yang dimiliki.

a. Membuat rekapitulasi Bulanan absensi karyawan untuk dilaporkan ke Manager BPC.

b. Membuat dan mengadministrasikan surat keputusan mutasi. c. Memelihara arsip personil yang ada di BPC.

d. Menyerahkan laporan-laporan dan surat atau memo kekaryawanan kepada General Services.

• Tugas Kepala General Services :

a. Memeriksa berkas yang diserahkan oleh petugas administrasi personil.

b. Menandatangani dan meneruskan kepada Manager BPC sesuai kewenangan yang berlaku.

c. Mengembalikan kepada petugas administrasi personil untuk ditindaklanjuti.

Tugas Administrasi Personil (Sekretariat Unit)

a. Menerima berkas dari Kepala general Services atau Manager BPC. b. Meneruskan ke unit kerja atau divisi yang terkait.

c. Mengadministrasikan arsip dengan baik.

4. Prosedur Pendistribusian Alat Tulis dan Kantor

a. Menerima dan memeriksa memo permintaan ATK dari unit kerja di BPC. b. Memberikan ATK sesuai permintaan.

c. Mengarsipkan tanda terima barang dari unit kerja yang memerlukan ATK.

5. Prosedur Pelaksanaan Tugas Lainnya

• Tugas General Affairs :

a. Mengadministrasikan nomor surat edaran.

c. Membuat surat perjalanan dinas.

d. Mengurus permintaan kendaraan dinas dari unit kerja lain. e. Mengkomplikasi laporan yang dibuat unit kerja lain di BPC. f. Menerima dan membuat rekapitulasi konduite karyawan di BPC. g. Memelihara arsip yang ada di BPC.

• Tugas Kepala General Services :

a. Menerima berkas laporan dari petugas General Affairs. b. Memberikan disposisi atau tanda tangan.

c. Meneruskan kepada Kepala Manager BPC sesuai kewenangannya. d. Menyerahkan kepada petugas General Affairs untuk ditindaklanjuti.

• Tugas General Affairs :

a. Menerima dari General Services atau manager BPC berkas laporan. b. Melaksanakan sesuai disposisi.

6. Prosedur aliran dokumen dalam unit kerja BPC Medan

Prosedur aliran dokumen dalam unit kerja BPC terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu:

a. Aliran dokumen-dokumen ekspor

Aliran dokumen ini dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2.1. Aliran dokumen-dokumen ekspor

1

2

3 6 7

(NCL) Nonclerk

SECTION HEAD OFFICER

EXPORT

BPC MANAGER TSC

5 4

Sumber : Unit kerja BPC Medan 2008 Keterangan :

1. Dokumen diterima dari nasabah melalui unit kerja Trade servicing Center (TSC) 2. NCL mencatatnya kedalam buku penerimaan dokumen (registrasi).

3. Export Officer memastikan dokumen tersebut telah sesuai dengan ketentuan dan kemudian didistribusikan kepada masing-masing Clerk untuk diproses.

4. Clerk memproses dokumen tersebut.

5. Bila sudah selesai diproses, dokumen kembali diserahkan kepada Export Officer untuk diperiksa dan diverifikasi,

6. Dokumen tersebut diserahkan kepada Section Head untuk direlease (diotorisasi secara sistem komputer) sesuai wewenang Section Head

7. Apabila melampaui wewenang diserahkan ke BPC Manager. Selanjutnya diserahkan kepada Clerk untuk diproses kembali.

b. Aliran advising L/C ekspor

Advising L/C ekspor yaitu proses menerima dan mengadministrasikan L/C yang masuk (incoming L/C) yang dibuka oleh issuing bank untuk diadministrasikan kepada nasabah eksportir. Alat komunikasi yang digunakan adalah melalui SWIFT dan mail. Adapun aliran advising L/C dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2. 2 Aliran Advising L/C Ekspor

CLERK (Pelaksana)

PROCESSOR OFFICER SECTION HEAD

Sumber :Unit Kerja BPC Medan 2008 Keterangan :

1. L/C bisa masuk melalui SWIFT atau mail. L/C yang diterima harus di otentifikasi terlebih dahulu. Keotentikan L/C dapat dilihat dari :

• SWIFT, dilihat dengan kode Message Type (MT).

Jika L/C menunjukan MT kepala 7 contohnya MT 700 atau MT 701, L/C tersebut bisa dipastikan otentik karena MT 700 atau MT 701 otomatis tunduk pada Uniform Customs and Practice for Documentary Credits (UCP DC) atau disingkat dengan nama UCP saja, yaitu pedoman dan ketentuan yang

Start

Menerima incoming L/C (SWIFT,MAIL)

Otentifikasi L/C

Input eximbills

Cetak out put

Split dokumen

Kirim dokumen ke nasabah, cabang,

BPC

Finish

Approval

Otorisasi dan tanda tangan out

mengatur hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan Kredit Dokumenter (L/C) yang disusun oleh International Chamber of Commerce (Kamar Dagang Internasional) yang dilaksanakan oleh negara-negara di seluruh dunia sehingga tidak perlu mencantumkan klausul tunduk pada UCP 600, sedangkan jika ada L/C menggunakan MT 799 (free format message type) harus menyatakan tunduk pada UCP 600.

• L/C melalui mail dapat diteliti otentikasinya dengan memverifikasi wewenang tanda tangan pejabat issuing banknya. Verifikasi ini dilakukan dengan membandingkan tanda tangan di L/C dengan spesimen pejabat issuing bank yang berwenang yang dikelola oleh Central Operation kantor pusat.

2. Meneliti hubungan koresponden dengan issuing bank terkait dengan commercial line (pelapon bisnis yang ditetapkan pada bank koresponden) dari issuing bank tersebut.

3. L/C diadministrasikan dan dilakukan pemeriksaan syarat-syaratnya. Hal ini dilakukan untuk melihat klausul-klausul di L/C yang mungkin dapat memberatkan beneficiary maupun bank penegosiasi. Adapun klausul-klausul L/C yang harus diperhatikan antara lain:

• Jenis L/C harus irrevocable (tidak dapat dibatalkan sepihak). Bank Mandiri tidak menerima L/C revocable sesuai dengan peraturan Bank Indonesia. Kalau dalam L/C tidak dinyatakan bahwa L/C tersebut irrevocable, maka L/C tersebut adalah irrevocable.

• Expiry date L/C, L/C yang diterima oleh bank harus belum expired jika sudah expired, maka advising bank wajib memberitahukan kepada beneficiary untuk menghubungi applicant untuk merubah tanggal berlakunya L/C melalui amendement L/C (jika L/C masih mau digunakan).

• Presentation documents, yaitu waktu dimana dokumen sudah harus diterima oleh negotiating bank.

4. Karyawan bagian ekspor akan melakukan input data yang ada di L/C ke dalam Eximbills. Output dari proses ini adalah nomor registrasi, surat pemberitahuan kepada cabang dan advis debet. Advis debet ini berfungsi sebagai pemberitahuan biaya-biaya administrasi yang dikenakan kepada nasabah.

5. Proses selanjutnya adalah rechecking oleh Export Officer atas syarat-syarat L/C dan kebenaran input pada Eximbills.

6. Kemudian jika tidak ada kesalahan, maka Section Head akan melakukan proses release di Eximbills. Section Head kemudian menandatangani surat advis L/C. 7. Melakukan distribusi L/C, dimana nasabah akan mendapatkan copy L/C, surat

pemberitahuan dan advis debet. Asli L/C disimpan oleh BPC, kecuali jika beneficiary bukan merupakan nasabah Bank Mandiri, maka akan dikirimkan dokumen aslinya kepada bank beneficiary tersebut melalui kurir dan biayanya dibebankan melalui kliring.

7. Tata Kearsipan Pada Unit Kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan

Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh suatu badan usaha, baik badan usaha pemerintahan maupun badan usaha swasta. Kegiatan kearsipan menyangkut pekerjaan yang baerhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen kantor lainnya.

Sebelum sebuah institusi memulai proses pengelolaan arsip, harus terlebih dahulu dipahami perbedaan antara arsip dan dokumen. Menurut The Georgia

Archives dalam Sukoco (2006:82), dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan

bisa diakses serta digunakan. Adapun The International Standard Organization (ISO

on Records Management-ISO 15489) mendefinisikan records (dokumen) sebagai

informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks, data, peta digital, spreadsheet, database, gambar dan data suara. Sedangkan arsip didefinisikan oleh Deserno dalam Sukoco (2006:82) sebagai dokumen dalam semua media yang mepunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.

Odgers dalam Sukoco(2006:82) mendefinisikan manajemen arsip sebagai

proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Adapun Charman mendefimisikannya sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak diperlukan lagi.

Menurut Basuki dalam Sukoco (2006:84), dokumen yang harus memenuhi syarat yang ditentukan, lengkap, cukup, bermakna, komprehensif, tepat dan tidak melanggar hukum. Dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kategori. Kategori yang lazim digunakan meliputi :

1. Dokumen administratif meliputi dokumentasi prosedur, formulir , dan korespondensi. Contohnya, buku log yang menyangkut tugas pemeliharaan dan pembukuan perjalanan.

2. Dokumen akuntansi meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Contohnya : tagihan , invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagiahan saham.

3. Dokumen proyek meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dan sebagainya yang berkaitan dengan proyek tertentu.

4. Berkas kasus meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak, dan berkas tuntutan hukum.

Jika ditinjau dari sudut perundang-undangan, arsip dapat dibagi menjadi 2 (dua), yaitu :

1. Arsip otentik, yang di atasnya terdapat tanda tangan sah dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan.

2. Arsip tidak otentik, yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan sah dengan tinta. Berdasarkan kegunaannya, Menurut Deserno dalam Sukoco (2006:84) dokumen dapat digolongkan sebagai berikut :

1. Dokumen aktif yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas karyawan yang masih bekerja, dokumen pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang sedang berjalan, dan korespondensi yang dilakukan organisasi dengan pihak eksternal.

2. Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif.

Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai bersinambungan bagi pelaksanaan perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi dokumen. Contoh dokumen inaktif adalah berkas karyawan yang sudah pensiun, pembelian bahan baku yang sudah dibayar pada tahun anggaran yang lalu, dan dokumen lain yang telah berlalu.

Organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang dimiliki sistem pelacakan berkas dan atau dokumen yang efektif. Pengelola perlu mengetahui di mana dokumen atau berkas berada, apakah pada tangan pemakai, dirak penyimpanan atau ditempat lain.

Menurut Basuki dalam Sukoco(2006:85), untuk keperluan sistem pelacakan dapat menggunakan :

1. Sistem manual (hastawi)

Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen-dokumen yang belum masuk ke berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk berkas tertentu. Sistem ini mencakup:

• Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam, dan disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem ini relatif mudah digunakan, namun kurang efisien dikarenakan sulit melacak kembali siapa yang meminjam berkas.

• Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing-masing dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau menurut nomor yang digunakan.

• Pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila dokumen itu dipinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu, atau sulih (dummy) yang menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan berisikan kolom pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian.

• Pemakaian sistem terotomatisasi yang mencakup kegiatan sebagai berikut : ~ Perekaman dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunaannya ~ Penggunaan barcode untuk melacak dokumen.

~ Perekaman secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan secara terpusat atau terdesentralisasi.

~ Dengan menggunakan sensor, perekaman dapat dilakukan dari jarak jauh dan dapt mengurangi metode lain yang kurang efisien, karena sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen bahwa sebuah dokumen telah dipinjamkan kepada seorang pemakai. Adapun cara sebelumnya ialah dengan telepon, pemberitahuan lisan, ataupun mengirm slip transfer berkas.

2. Sistem Barcoding

Dengan memberikan tandaberupa garis atau balok secar vertikal pada berkas atau dokumen. Setiap lokasi atau berkas memperoleh sandi balok yang unik, dan untuk membacanya digunkan barcode scanner. Alat baca sandi balok jinjing (portable

barcode reader) dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas atau audit

berkas. Manajer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan portable barcode reader yang dapat memindai sandi balok pemakai atau lokasi, dan informasi kemudian dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih aktual.

Sangat lazim ditemui sebuah organisasi mengalami berkas yang hilang atau salah tempat dikarenakan staf menyerahkannya kepada orang lain tanpa mencatatnya pada buku peminjaman. Dengan melakukan sensus barcode, berkas akan dapat lilacak dimanapun berkas itu berada. Keuntungan lain dari sistem ini adalah mudah

di-upgrade ketika sistem lama tidak dapat memenuhi kebutuhan organisasi.

Penggunaan nomor seri pada dokumen sangat penting dan dilakukan dengan menyusunnya menurut sistem berkas atau disusun sebagai satu unit tunggal karena dokumen tersebut berkaitan dengan fungsi khusus organisasi, seperti berasal dari aktivitas yang sama, memiliki bentuk khusus, atau karena hubungan lainnya yang timbul akibat penciptaan atau pengunaan dokumen tersebut. Manajer dokumen pada tahap perencanaan akan menentukan nilai masing-masing seri bagi kepentingan instansi atau lembaga berdasarkan nilai guna administratif, fiskal, hukum, dan historis.

Sistem pengindeksan

Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci yang disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau buku yang disusun sedemikian rupa agar nantinya tidak mendapat kesulitan dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan.(Sukoco, 2006:88)

Ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen maupun arsip menurut Gie dalam Sukoco (2006:88), yaitu:

1. Sistem kronologis

Sistem yang menggunakan kalender sebagai patokan pengineksan. Dalam bidang administrasi, tanggal dapat menunjukan :

• Saat ditandatanganinya sebuah surat atau dokumen atau arsip.

• Saat dimulai ketentuan yang ada dalam surat atau dokumen atau arsip.

• Saat yang menunjukan hari, bulan dan tahun berlangsungnya suatu peristiwa atau ditulisnya surat atau dokumen atau arsip.

2. Sistem Abjad

Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen yang bersangkutan. Nama dapat terdiri dari dari 2 jenis, yaitu : nama orang (nama lengkap dan nama tunggal); dan nama badan (nama badan pemerintah, nama badan swasta, nama organisasi). Sistem ini juga disebut

direct filling system, diman petugas dapat langsung menuju file penyimpanan dalam

mencari dokumen tanpa melalui alat bantu (indeks).

3. Sistem Subjek

Sistem ini didasarkan pada isi dari dokumen yang bersangkutan, misalnyaperihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat dan lain-lain. Sistem ini juga disebut dengan topical filling atau data filling dan dikenal sulit dalam pengelolaannya.

4. Sistem Numerik

Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yangberdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga indirect

filing system ( kareana penentuan nomor yang digunakan memerlukan

pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).

5. Sistem Geografis

Sistem ini didasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat. Sisitem ini dapat dikelola menurut 3 (tiga) tingkatan, yaitu :

• Nama negara, surat atau dokumen yang diterima nantinya dikelompokkan berdasarkan negara yang bersangkutan.

• Nama wilayah administrasi negar setingkat propinsi

• Nama wilayah administrasi khusus

• Nama wilayah administrasi negara setingkat kabupaten.

Tata kearsipan di unit kerja BPC Medan menggunakan sistem alfabet, berdasarkan nama nasabah PT. Bank Mandiri (Persero) Tbk, sehingga mudah mencari dan mendapatkan informasi atau data yang diperlukan pada waktu tertentu.

Unit kerja tersebut memiliki arsip manual yang disimpan di lemari arsip merupakan arsip dokumen trade service yang berasal dari aktivitas penanganan L/C ekspor atau SKBDN dan arsip pendukung kerja para karyawan di unit kerja BPC Medan. Selain arsip manual unit kerja BPC Medan juga memiliki arsip elektronik yang disimpan di dalam komputer.

Lamanya proses penyimpanan arsip sampai ke lemari arsip antara 1 sampai dengan 3 bulan. Sedangkan lama penyimpanan di lemari arsip selama 1 sampai dengan 2 tahun. Selanjutnya bila lemari arsip sudah penuh, arsip dipindahkan ke gudang arsip di Jalan Jend. Gatot Subroto Medan. Retensi arsip dokumen-dokumen ekspor disimpan selama 30 tahun.

F. Peralatan dan Tata Ruang Kantor Pada Unit Kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (persero) Tbk

1. Peralatan Kantor Pada Unit Kerja BPC Medan

Peralatan kantor yang dipergunakan pada unit kerja BPC Medan adalah :

• Mesin ketik

Fungsinya untuk mengetik surat, maupun laporan secara manual.

Fungsinya untuk menerima dan mengirim email yang bermanfaat untuk via elektronik : surat, laporan, data, informasi, chatting dan sebagainya.

• Mesin SWIFT (Societe Worldwide Interbank Financial Transaction)

fungsinya untuk menerima L/C nasabah dan mengirim korespondensi (komunikasi) dengan pihak-pihak bank dalam dan luar negeri yang khusus menyangkut komunikasi financial yang berasal dari transaksi ekspor nasabah.

• Mesin photocopy

Mesin yang berfungsi untuk merangkapkan atau menduplikasikan setiap L/C ekspor maupun dokumen pendukung lainnya.

• Printer

Fungsinya untuk menduplikasi data yang berasal dari komputer, dapat berupa: surat dan dokumen-dokumen tertentu.

• Mesin Faximile

Fungsinya untuk mengirimkan photocopy dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh nasabah dan kantor cabang-kantor cabang yang terkait dalam kegiatan transaksi ekspor nasabah.

• Filling Cabinet (lemari arsip)

Dipergunakan sebagai tempat menyimpan arsip-arsip nasabah dan arsip karyawan yang penting seperti formulir L/C ekspor, SKBDN dan sebagainya.

• Telepon

Fungsinya untuk berkomunikasi kepada pihak-pihak yang diperlukan oleh BPC Medan.

• Internal phone (IP)

fungsinya untuk berkomunikasi lokal dan interlokal antar sesama karyawan Bank Mandiri yang bertarif murah.

• Scanner

fungsinya untuk mengirimkan photocopy dokumen yang diperlukan yang berasal dari nasabah dan dari bank kepada nasabah melalui komputer.

• Berkas kotak (Box file)

Tempat penyimpanan segala warkat kantor.

• File yang dapat dilihat

Yakni berupa file yang diletakkan diatas meja yang akan segera diproses dan ditanda tangani oleh pimpinan.

• Meja

Tempat untuk meletakan telepon , kalender, komputer dan berkas-berkas pendukung.

• Kursi

Tempat para karyawan duduk yang telah disediakan sesuai dengan kebutuhan kantor.

• Kalkulator

Merupakan mesin hitung yang dipergunakan pihak BPC untuk menghitung angka-angka dalam jutaan rupiah.

2. Tata Ruang Kantor Pada Unit Kerja BPC Medan

Ruangan kantor BPC merupakan ruangan yang bergabung dengan unit kerja lain yaitu unit kerja Trade Servicing Center (TSC). TSC ialah unit yang langsung menangani nasabah yang ingin melakukan transakasi ekspor maupun SKBDN, oleh sebab itu ruangan ini digabung agar proses transaksi dapat berjalan dengan lancar.

Ruangan kerja karyawan BPC Medan terletak pada lantai tiga gedung Bank Mandiri. Ruang kantor gedung Bank Mandiri merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, terbuka dan berhias, sehingga bentuk tata ruang kantor gabungan ini dapat mencegah atau mengurangi kerugian yang ditimbulkan dari salah satu jenis tata ruang tersebut.

Tata ruang kantor BPC terdiri dari :

• Ruang BPC Manager

Ruangan kerja BPC Manager terpisah dan tertutup, terpisah dengan ruangan kerja karyawan lainnya (bawahan).

• Ruang Section Head

Ruangan kerja Section Head terpisah dengan ruangan kerja karyawan pelaksana dan berdampingan dengan ruangan kerja Officer Ekspor dan BPC Manager dan hanya dipisahkan oleh dinding dan partisi atau sekat.

• Ruang Export Officer

Ruangan kerja Officer Ekspor terpisah dengan ruangan kerja karyawan pelaksana dan berdampingan dengan ruangan kerja Section Head yang dibatasi oleh partisi atau sekat.

• Ruang Clerk ( Pelaksana ekspor)

Ruangan kerja karyawan pelaksana berada di satu ruangan tanpa menggunakan partisi atau sekat.

sehingga proses komunikasi diantara karyawan pelaksana dapat berlangsung dengan cepat dan mudah.

Ruang sekretariat unit ini terletak agak jauh dari ruang clerk, letaknya dekat dengan pintu masuk. Hal ini ditujukan agar sekretariat unit tersebu mudah untuk menerima dan mencatat setiap tamu yang datang.

Setiap karyawan di unit kerja BPC Medan memiliki dua meja yang terdiri dari : 1 (satu) meja kerja dan 1 (satu) meja komputer serta di atas meja komputer memiliki 1(satu) unit telepon.

Di setiap sudut ruangan terdapat tanaman hias yang disewa satu paket dengan luas ruangan kerja BPC Medan melalui PT Usaha Gedung yang merupakan salah satu anak perusahaan Bank Mandiri yang mensupport kebutuhan-kebutuhan setiap unit kerja yang ada di Bank Mandiri yang bertujuan untuk memperlancar terwujudnya efisiensi kerja Bank Mandiri. Tidak hanya tanaman hias, telepon, air bersih, air conditioner (AC) juga disediakan oleh pihak PT Usaha Gedung. Pesawat telepon yang ada di BPC diservice satu kali seminggu oleh PT Usaha Gedung tersebut.

Lingkungan kerja kantor dan Kondisi Fisik Tata Ruang Perkantoran

Yang termasuk lingkungan kerja kantor dalam tata ruang perkantoran antara lain sebagai berikut :

1. Penerangan atau cahaya

Dalam praktek kehidupan sehari-hari, manusia tidak dapat bekerja tanpa adanya bantuan penerangan atau cahaya. Oleh karena penerangan sangat besar manfaatnya meningkatkan efektivitas dan kelancaran kerja para karyawan, maka perlu diperhatikan adanya penerangan atau cahaya yang terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang masuk ke ruangan BPC Medan yakni :

a. Cahaya alam yang sifatnya memancar dari sumbernya yakni berasal dari sinar matahari menuju kearah langit-langit dan sebagian lagi langsung terpancar

kesegenap arah menembus atau melalui media kaca dan tirai pada jarak 6 – 7,5 meter dari jendela.

b. Cahaya setengah langsung yang berupa lampu listrik, yakni : lampu neon yang berjumlah 13 bola lampu yang berpasangan, dimana cahaya tersebut memancar melalui penghalang berupa tudung lampu dengan warna susu, dengan begitu dapat mengurangi dan memperlambat arus cahaya.

2. Tata warna

Karena warna mempunyai pengaruh besar pada perasaan manusia, usaha pemilihan warna dalam ruangan kantor sangat penting diperhatikan. Di ruangan kantor BPC Medan, warna dinding yang dipilih adalah warna krem, sedangkan untuk meja kerja, meja komputer dan pintu menggunakan warna coklat.

3. Ventilasi atau pengaturan udara

Mengatur suhu udara di ruang kerja amat penting. Di ruangan kantor BPC Medan, sirkulasi udara yang digunakan berupa AC central, sehingga karyawan akan lebih senang dan lebih giat bekerja serta tetap mendapat udara sejuk dan nyaman. Karena ruangan kerja menggunakan AC, maka para karyawan tidak boleh merokok di ruang kerjanya. Untuk itu disediakan Pantry (area bebas AC). Di pantry para karyawan dapat makan, minum dan merokok dengan bebas karena ruangan ini tidak menggunakan AC tetapi jendela kaca.

4. Dekorasi

Dekorasi ruangan kantor BPC sudah memperhatikan pengaturan tata letak, susunan, tata warna, serta penempatan hiasan ruangan kerja yang baik. Dekorasinya disusun dan ditata oleh manajer BPC sendiri.

Faktor suara mempunyai pengaruh cukup besar bagi operasional pekerjaan kantor yang pada umumnya memerlukan konsentrasi pikiran. Suara bising yang berasal dari luar ruangan kantor BPC Medan dapat dihindari, sehingga rutinitas pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi dapat berjalan dengan lancar.

6. Keamanan

Faktor keamanan dalam bekerja sudah diperhatikan secara teliti oleh BPC Medan pada saat merencanakan tata ruang kantor. Hal ini ditandai dengan penggunaan pengaman komputer, baik desktop maupun laptop yakni dengan sofware yang menghalangi penggunaan komputer oleh orang tidak berkepentingan serta adanya password dalam memasuki suatu data. Selain itu perusahaan juga memiliki keamanan yang terintegrasi sebab setiap tamu yang akan masuk ke ruangan kerja unit harus melewati sekretariat unit ataupun satpam yang ada di tempat parkir.

BAB III

ANALISIS DAN EVALUASI

Analisis dapat diartikan sebagai uraian terhadap sejumlah data atau fakta yang diperoleh dari penelitian, untuk mengetahui keadaan sebenarnya dan melakukan perbandingan dengan teori. Sedangkan evaluasi dapat diartikan sebagai suatu penilaian terhadap suatu data atau fakta berdasarkan analisis yang dilakukan sebelumnya.

Sebagaimana diuraikan pada Bab sebelumnya, maka tujuan dari analisis dan evaluasi ini adalah untuk mengetahui bagaimana unit kerja BPC Medan menerapkan administrasi perkantoran di PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan.

Pada umumnya kegiatan administrasi dimulai dari surat-surat yang masuk kemudian diproses dengan penerimaan, pencatatan pengaruh dan penerusan kemudian surat keluar sampai dengan kearsipan. Pada unit kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan sendiri proses kegiatan administrasi perkantorannya sudah diatur dengan sangat baik. Administrasi perkantoran sangatlah berpengaruh pada kelangsungan hidup perusahaan. Dengan prosedur administrasi yang baik , maka

kegiatan administrasi perusahaan akan berjalan dengan lancar sehingga dapat terwujud efisiensi dan efektifitas kerja perusahaan yang bersangkutan.

A. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan hubungan formal dan informal antar anggota suatu organisasi . Struktur organisasi merinci pembagian aktivitas kerja dan hubungan antara aktivitas satu dengan yang lainnya, dalam rangka untuk memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang seimbang, sehingga tugas yang diberikan dapat dikerjakan secara efisien, sitematika dan terkoordinir. Struktur organisasi yang ada pada perusahaan adalah merupakan penyusunan kegiatan struktur organisasi yang akan terus berkembang. Sesuai dengan perkembangan kegiatan serta tujuan perusahaan.

Bank Mandiri maupun unit kerjanya BPC Medan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa atau pelayanan yang memiliki struktur organisasi garis dan staf. Struktur ini hampir sama dengan struktur garis, dengan satu dimensi tambahan berupa aktivitas struktur garis dengan memfasilitasi pencapaian tujuan utama organisasi. Adapun karekteristik wewenang langsung maupun aktivitas yang secara langsung berhubungan dengan pencapaian tujuan utama perusahaan dari struktur garis masih ada. Yang menjadi perbedaan utama adalah aktivitas garis berperan langsung, sementara aktivitas staf tidak dapat berperan langsung dalam pengambilan keputusan. Keberadaan mereka dibutuhkan sebagai supporting staff bagi manajer yang bertanggung jawab mengelola departemen yang dipimpinnya.

Unit kerja BPC Medan PT Bank Mandir (Persero) Tbk., sejak perusahaan mulai berdiri sampai sekarang telah beberapa mengalami perubahan. Hal ini bertujuan

agar sesuai dengan tuntutan dan perkembangan dari kegiatan-kegiatan yang semakin banyak dan kompleks.

Dari hasil penelitian, maka dapat dievaluasi bahwa yang menjadi kekurangan struktur organisasi garis dan staf ini adalah : konflik antara karyawan sering menjadi masalah. Misalnya, antar sesama karyawan sering kali terjadi perbedaan pendapat..Adapun kelebihan utama dari struktur ini adalah posisi garis terbebas dari aktivitas khusus yang diberikan kepada karyawan staf. Jadi manajer pada posisi garis mempunyai waktu lebih untuk melakukan aktivitas yang berperan secara langsung pada pencapaian tujuan utama perusahaan. Manfaat lainnya adalah fleksibilitas dari personel staf yang memudahkan mereka untuk meleksanakan dan menyelesaikan proyek baru dengan jumlah waktu yang minimum. Sehingga kegiatan dapat berjalan dengan efisien dan efektif.

B. Kegiatan administrasi Perkantoran

Berdasarkan hasil penelitian penulis, maka dapat dianalisis dan dievaluasi bahwa kegiatan administrasi perkantorana pada perusahaan sudah berjalan sesuai prosedur administrasi perkantoran , sehingga kegiatannya berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam perusahaan. Hal ini terlihat seperti prosedur surat menyurat yang ditangani dengan sangat luwes dan telah direncanakan dengan baik sebelumnya, surat-surat yang masuk dan surat yang keluar, dihimpun, dicatat, dikelola, digandakan, dikirim dan disimpan dengan baik sesuai dengan prosedur yang ada.

Setiap surat yang berupa mail maupun SWIFT yang berbentuk dokumen L/C luar negeri atau SKBDN diterima oleh perusahaan dicatat (registrasi) dibuku penerimaan dokumen oleh petugas Sekretariat Unit lalu diserahkan kepada Export

Officer yang kemudian didistribusikan kepada masing-masing Clerk untuk diproses. Bila sudah selesai diproses, dokumen kembali diserahkan kepada Export Officer untuk diperiksa dan diverifikasi, lalu dokumen tersebut diserahkan kepada Section Head untuk direlease (diotorisasi secara sistem komputer) sesuai wewenang Section Head dan apabila melampaui wewenang diserahkan ke BPC Manager. Selanjutnya diserahkan kepada Clerk untuk diproses kembali.

C. Peralatan kantor

Pada umumnya setiap Bank memiliki peralatan kantor yang sudah canggih. Hal ini bertujuan agar pekerjaan yang dikerjakan dapat lebih cepat dan lebih mudah. Pada Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan peralatan kantornya sudah dapat menjamin perkerjaan yang terjadi dengan efisien dan efektif. Peralalatan kantor tersebut berupa mesin ketik, komputer, Mesin SWIFT, Mesin photocopy, Printer, Mesin Faximile,

Filling Cabinet (lemari arsip), Telepon, Internal phone (IP), Scanner, Berkas kotak

(Box file), File yang dapat dilihat, Meja, Kursi, Kalkulator.

Terlebih lagi Bank tersebut telah memiliki mesin SWIFT yang berfungsi untuk menerima L/C nasabah dan mengirim korespondensi (komunikasi) dengan pihak-pihak Bank dalam dan luar negeri yang khusus menyangkut komunikasi financial yang berasal dari transaksi ekspor nasabah. Kode SWIFT nya dikenal dengan BEIIIDJA yang dapat diketahui disetiap surat yang ada di perusahaan. Berdasarkan analisis penulis tidak semua Bank di Indonesia memiliki mesin SWIFT ini, oleh sebab itu terkadang Bank-Bank lain di Indonesia menggunakan jasa Bank Mandiri dalam melakukan transaksi Ekspor dan Impor melalui L/C dan dokumen pendukung lainnya. Oleh karena itu peralatan Bank Mandiri sudah sangat lengkap dan canggih serta sangat memuaskan, sehingga pekerjaannya pun dapat dijalankan dengan lancar.

D. Peranan Administrasi Perkantoran

Peranan administrasi sangat diperlukan oleh perusahaan karena dapat memberikan data yang diperlukan oleh pimpinan perusahaan dan mempermudah pimpinan dalam mengambil keputusan untuk pelaksanaan selanjutnya.

Berdasarkan hasil pegamatan yang penulis lakukan ketika mengadakan riset maupun praktek kerja lapangan atau magang, penulis dapat menyatakan bahwa peranan administrasi perkantoran sebagai berikut :

9. Menyediakan keterangan-keterangan/pelaporan yang diperlukan bagi pihak pengurus dan pimpinan dalam proses pembuatan keputusan. Dengan begitu pimpinan dapat dengan mudah memperoleh informasi atau data dan memudahkan pimpinan dalam pengambilan keputusan.

10.Mampu menetapkan dan menyatakan maksud dan tujuan atau sasaran organisasi. Dapat dinilai melalui hasil riset, peranan ini dapat membantu dalam menyatakan maksud dan tujuan perusahaan sebagaimana yang telah ditetapkan bahwa maksud dan tujuan unit kerja BPC Medan adalah untuk memberikan pelayan kepada nasabah.

11.Membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai suatu kesatuan. Hal ini tentunya dapat membantu unit kerja BPC Medan dalam menjalankan fungsinya sebagai salah satu unit kerja Bank Mandiri yang memproses transaksi trade service, dalam rangka peningkatan pelayanan terhadap nasabah Bank Mandiri yang meliputi transaksi ekspor dan impor Letter of Credit (L/C Ekspor dan Impor) dan Surat Kredit Berdokumen Dalam Negeri (SKBDN) dari beberapa member Unit Business yang berada di wilayah kerjanya.

12.Menyediakan kelengkapan untuk kepanitiaan dan pertemuan yang diperlukan bagi kegiatannya agar tercapai koordinasi yang baik antara para karyawan baik yang tinggi maupun yang rendah tahap fungsionalnya.

13.Menetapkan rencana yang luas bagi organisasi. Peranan ini terlihat dari adanya fungsi planning yang berperan dalam unit kerja BPC Medan yakni adanya rencana untuk tetap menjadi unit kerja yang terbai dan terus berkembang.

14.Melatih dan menyusun staf pelaksanaan sebagaimana yang telah ditetapkan dalam pembuatan rencana. Dalam unit kerja BPC Medan peranan ini telah dapat meningkatkan kinerja para karyawannya, yakni ditandai dengan adanya pelatihan dan pengembangan karyawan yang diadakan setiap tahun sekali.

15.Mengadakan evaluasi yang teliti terhadap keseluruhan hasil dalam hubungannya dengan tujuan yang nyata. Berdasarkan data yang diperoleh dari hasil riset maupun praktek kerja lapangan maka manajer BPC dapat mengevaluasi setiap kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada unit kerja BPC Medan disetiap minggunya melalui kegiatan yang dikenal coffe morning, dimana setiap karyawannya memiliki agenda kerja yang akan dievaluasi oleh pimpinan BPC.

16.Melihat kedepan dan meramalkan dengan baik mengenai tujuan organisasi maupun cara dan saran untuk merealisasikannya. Peranan ini bertujuan bagi perusahaan dalam berkembang dan maju dibandingkan Bank lainnya, dalam hal ini perusahaan telah menjalankan fungsi manajemen yakni fungsi planning, organizing, leading, dan controling dengan baik dan sesuai denagan prosedur yang ada dalam perusahaan

12.Menyediakan kelengkapan untuk kepanitiaan dan pertemuan yang diperlukan bagi kegiatannya agar tercapai koordinasi yang baik antara para karyawan baik yang tinggi maupun yang rendah tahap fungsionalnya.

13.Menetapkan rencana yang luas bagi organisasi. Peranan ini terlihat dari adanya fungsi planning yang berperan dalam unit kerja BPC Medan yakni adanya rencana untuk tetap menjadi unit kerja yang terbai dan terus berkembang.

14.Melatih dan menyusun staf pelaksanaan sebagaimana yang telah ditetapkan dalam pembuatan rencana. Dalam unit kerja BPC Medan peranan ini telah dapat meningkatkan kinerja para karyawannya, yakni ditandai dengan adanya pelatihan dan pengembangan karyawan yang diadakan setiap tahun sekali.

15.Mengadakan evaluasi yang teliti terhadap keseluruhan hasil dalam hubungannya dengan tujuan yang nyata. Berdasarkan data yang diperoleh dari hasil riset maupun praktek kerja lapangan maka manajer BPC dapat mengevaluasi setiap kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada unit kerja BPC Medan disetiap minggunya melalui kegiatan yang dikenal coffe morning, dimana setiap karyawannya memiliki agenda kerja yang akan dievaluasi oleh pimpinan BPC.

16.Melihat kedepan dan meramalkan dengan baik mengenai tujuan organisasi maupun cara dan saran untuk merealisasikannya. Peranan ini bertujuan bagi perusahaan dalam berkembang dan maju dibandingkan Bank lainnya, dalam hal ini perusahaan telah menjalankan fungsi manajemen yakni fungsi planning, organizing, leading, dan controling dengan baik dan sesuai denagan prosedur yang ada dalam perusahaan

Ruangan unit kerja BPC Medan merupakan jenis tata ruang gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, terbuka dan berhias. Dalam manajemen perkantoran bentuk tata ruang kantor gabungan ini dapat mencegah atau mengurangi kerugian yang ditimbulkan dari salah satu jenis tata ruang tersebut. Sehingga dapat dikatakan tata ruang tersebut merupakan tata ruang yang sangat baik dalam meningkatkan produktifitas kerja karyawan Unit Kerja BPC Medan PT Bank Mandiri (Persero) Tbk Medan.

F. Tata Kearsipan Kantor

Tata kearsipan pada unit kerja BPC Medan merupakan sistem kearsipan yang sudah cukup baik dalam penyusunan dokumen-dokumennya, unit ini menggunakan sistem alfabet, berdasarkan nama nasabah PT. Bank Mandiri (Persero) Tbk, sehingga mudah mencari dan mendapatkan informasi atau data yang diperlukan pada waktu tertentu. Filling cabinetnya telah ditata dengan baik dan sesuai dengan prosedur administrasi yang telah ditentukan oleh perusahaan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari hasil pembahasan yang telah dikemukakan sebelumnya, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan yakni sebagai berikut :

1. BPC merupakan salah satu unit kerja Bank Mandiri yang memproses transaksi trade service, dalam rangka peningkatan pelayanan terhadap nasabah Bank Mandiri yang meliputi transaksi export dan import Letter of Credit (L/C Ekspor dan Impor) dan Surat Berdokumen Dalam Negeri dari beberapa member business

unit yang berada di wilayah kerjanya. Tetapi pada saat ini, khusus transaksi L/C impor di unit kerja BPC Medan sudah dialihkan ke BPC Jakarta.

2. Struktur organisasi unit kerja BPC Medan merupakan struktur organisasi gaaris dan staf, dimana karekteristik wewenang langsung maupun aktivitas yang secara langsung berhubungan dengan pencapaian tujuan utama perusahaan dari struktur garis yang masih ada. Yang menjadi perbedaan utama adalah aktivitas garis berperan langsung, sementara aktivitas staf tidak dapat berperan langsung dalam pengambilan keputusan. Keberadaan mereka dibutuhkan sebagai supporting staff bagi manajer yang bertanggung jawab mengelola departemen yang dipimpinnya. 3. Peranan utama administrasi perkantorannya adalah untuk melayani dan membantu

memudahkan pelaksanaan tugas pekerjaan pokok lainnya.

4. Kegiatan administrasi perkantoran pada perusahaan sudah berjalan sesuai prosedur administrasi perkantoran , sehingga kegiatannya berjalan dengan lancar. Hal ini terlihat seperti prosedur surat menyurat yang ditangani dengan sangat luwes dan telah direncanakan dengan baik sebelumnya, surat-surat yang masuk dan surat yang keluar, dihimpun, dicatat, dikelola, digandakan, dikirim dan disimpan dengan baik sesuai dengan prosedur yang ada.

5. Jenis tata ruang yang digunakan di ruangan kantor BPC Medan merupakan jenis tata ruang gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, terbuka dan berhias, sehingga bentuk tata ruang kantor gabungan ini dapat mencegah atau mengurangi kerugian yang ditimbulkan dari salah satu jenis tata ruang tersebut. 6. Tata kearsipan di unit kerja BPC Medan menggunakan sistem alfabet, sehingga

mudah dalam mencari dan mendapatkan informasi atau data yang diperlukan pada waktu tertentu. Arsip yang disimpan di lemari arsip (filling cabinet) merupakan

arsip dokumen trade service yang berasal dari L/C ekspor dan arsip pendukung kerja para karyawan di unit kerja BPC Medan.

7. Peralatan kantor maupun alat-alat komunikasi yang digunakan dalam unit kerja BPC Medan antara lain yaitu : mesin ketik, komputer, Mesin SWIFT, Mesin photocopy, Printer, Mesin Faximile, Filling Cabinet (lemari arsip), Telepon, Internal phone (IP), Scanner, Berkas kotak (Box file), File yang dapat dilihat, Meja, Kursi dan Kalkulator. Sehingga dapat mendukung segala aktivitas kerja karyawan dengan lancar, efektif dan efisien.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan di atas, maka penulis memberikan beberapa saran yang mungkin berguna bagi perusahaan, yakni :

1. Sebaiknya ruangan kerja karyawan pelaksana yang berada di satu ruangan terbuka diberi partisi atau sekat agar konsentrasi kerja karyawan lebih terjamin, timbulnya kegaduhan atau kebisingan dapat dihindari dan mengurangi kemungkinan adanya pemandangan yang kurang baik akibat adanya tumpukan-tumpukan berkas atu kertas dan peralatan kerja lainnya.

2. Sebaiknya bagi mahasiswa yang berkesempatan melakukan Praktek Kerja Lapangan maupun reaserch (Penelitian) pada periode berikutnya memperoleh bimbingan dan pengarahan secara terprogram yang bisa diputuskan oleh tingkat manajemen.

3. Penulis berharap agar BPC Medan dapat meningkatkan semangat dalam bekerja sehingga dapat lebih eksis dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja pada Perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Daft, Richard L, Manajemen, Jakarta, Penerbit Erlangga, 2006.

Gie, The Liang, Administrasi Perkantoran, cetakan tujuh, yogyakarta, Penerbit Liberty yogyakarta, 2007.

Hamidi, Dr., Metode Penelitian Kualitatif, UMM Press, Malang, 2004.

Mills, Geoffrey, Oliver Standing Ford, Robert cappleby, Manajemen Perkantoran

Moekijat, Drs., Administrasi Perkantoran, CV Mondar Maju, 2001.

Mudjarad, Kuncoro, Ph.D, Metode Riset Untuk Bisnis Dan Ekonomi, Yogyakarta, Penerbit Erlangga, 2003.

Maringan, Masry, Simbolon, MM, Drs., Dasar-Dasar Administrasi Manajemen, Cetakan Ke-1, Jakarta, Penerbit Ghalia Indonesia, 2004.

Sukoco, Munir, Badri, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Surabaya, Penerbit Erlangga, 2006.