17
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari
penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan
pertanggungjawaban, meliputi :
a. Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi
diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu.
b. Nilai guna informasional
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
2.5 Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip sangat diperlukan agar setiap berkas atau dokumen terhindar dari kehancuran, yang mengakibatkan berkas atau dokumen tersebut
tidak dapat dipergunakan kembali. Tujuannya adalah agar setiap berkas, dokumen arsip dapat terhindar dari kehancuran yang disebabkan oleh berbagai faktor
perusak seperti rayap, kecoa, kutu buku, atau keadaan ruangan yang tidak mendukung sehingga arsip yang tersimpan cepat menjadi rusak.
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan arsip. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan
dangan cara sebagai berikut Sedarmayanti, 2003 : 110-113 : a
Pemeliharaan 1.
Pengaturan Ruangan Ruang penyimpanan arsip haruslah tetap kering temperatur antara
60-75 Derajat, terang tetapi tidak langsung terkena sinar matahari, mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan
serangan api, air, serangga dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan.
3. Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip
Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut.
4. Kebersihan
Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan gangguan serangga.
Universitas Sumatera Utara
18
b Tujuan Pemeliharaan
Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah :
Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus
melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
Agar penanggungjawab kearsipan dapat mengetahui dan
mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
c Pencegahan Kerusakan
Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara lain :
Penggunaan Air Conditioner AC Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan
penyimpanan dapat diatur dengan baik.
Fumigasi Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau
membasmi serangga atau bakteri.
Restorasi Arsip Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat
digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu :
i. Tradisional
Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”.
ii. Laminasi
Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik. iii.
Mikrofilm Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada
film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyipanan dan penggunaan.
2.6 Penyusutan Arsip
