3
dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi, pada
umumnya dan dalam manajemen kearsipan khususnya. Disamping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya.
Pengolahan arsip secara baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar, tetapi hal ini juga yang sering kali diabaikan dengan berbagai macam
alasan. Berbagai kendala seperti terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah
maupun swasta. Seluruh kegiatan-kegiatan di Kanwil Kementerian Agama Provinsi
Sumatera Utara juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan. Banyak sekali arsip yang harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu
pengelolaan arsip yang benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses pendistribusian yang salah, penyimpanan arsip yang
tidak teratur sembarangan, tidak terjadwalnya jangka waktu retensi arsip, proses pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak
terlaksana dengan baik. Mengingat pentingnya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada suatu
organisasi, penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui bagaimana pengelolaan arsip di Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara.
Berdasarkan uraian di atas, penulis memilih judul “PENGELOLAAN ARSIP PADA KANWIL KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI SUMATERA
UTARA.
1.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penulisan kertas karya ini
adalah:
1 Untuk mengetahui pengelolaan arsip di Kanwil Kementerian Agama Provinsi
Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
4
2 Untuk mengetahui pemeliharaan dan pemusnahan arsip di Kanwil
Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara. 3
Untuk mengetahui lebih mendalam tentang pengelolaan arsip sebagai sumber informasi.
1.3 Ruang Lingkup
Untuk mempermudah pemahaman dan penulisan pada kertas karya ini, maka penulis memberikan batasan dalam pengerjaan kertas karya ini, yaitu
meliputi : kegiatan pengelolaan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah : 1.
Bagi Instansi a
Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan instansi khususnya di bidang kearsipan.
b Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan kearsipan Kanwil
Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan hasil dan analisa penulis serta bahan untuk kepentingan Tugas Akhir ini.
2. Bagi penulis
Menambah dan memperluas pengetahuan penulis di bidang kearsipan dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara teori dan praktek.
1.5 Metode Pengumpulan Data
Metode Penulisan Kertas Karya merupakan cara untuk memperoleh data maupun informasi yang dibutuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas
karya ini menggunakan dua metode yaitu : 1.
Penelitian kepustakaan Library Research Data diperoleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitanya
dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis. Misalnya melalui buku-buku, literatur dan sumber-sumber lain yang berhubungan
dengan penulisan kertas karya ini sebagai pedoman untuk penyusunan kertas karya ini.
Universitas Sumatera Utara
5
2. Penelitian Lapangan Field Research
Yaitu usaha mengumpulkan data melalui pengamatan secara langsung ke Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara untuk mendapatkan
informasi yang sesuai dengan topik yang akan dibahas.
Universitas Sumatera Utara
6
BAB II TINJAUAN TEORITIS
