16
2.3 Temu Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan arsip, sebab jikalau sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan
kembali arsip akan sulit pula. Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip
dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip gagal, haruslah dilakukan
penelitian, apakah sebab dari kegagalan tersebut Hadi Abubakar, 1996 : 74. Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren 1996 :75:
Sistem Kartu Kendali menyatakan “Agar sistem penemuan kembali arsip ini mudah dilaksanakan ada beberapa acuan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Kebutuhan si Pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya
harus mudah diingat. 2.
Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal.
3. Sistem temu balik arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat.
4. Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap, yang
sesuai dengan penataan berkas. 5.
Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun.
2.4 Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Serdamayanti 2003:104 menjelaskan bahwa nilai guna
arsip dapat dibedakan atas :
1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi : a.
Nilai guna administrasi Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan
prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan- kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.
b. Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
c. Nilai guna hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat
dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi
Universitas Sumatera Utara
17
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari
penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan
pertanggungjawaban, meliputi :
a. Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi
diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu.
b. Nilai guna informasional
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
2.5 Pemeliharaan Arsip