18
b Tujuan Pemeliharaan
Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah :
Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus
melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
Agar penanggungjawab kearsipan dapat mengetahui dan
mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
c Pencegahan Kerusakan
Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara lain :
Penggunaan Air Conditioner AC Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan
penyimpanan dapat diatur dengan baik.
Fumigasi Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau
membasmi serangga atau bakteri.
Restorasi Arsip Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat
digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu :
i. Tradisional
Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”.
ii. Laminasi
Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik. iii.
Mikrofilm Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada
film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyipanan dan penggunaan.
2.6 Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan penghematan tempat menyimpan dan biaya serta menghemat waktu penenmuan kembali arsip yang di simpan. Penyusutan
dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Berdasarkan Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 tahun 1979, penyusutan
arsip adalah Sedarmayanti, 2003 : 102-103 : 1.
Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan
masing-masing. 2.
Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3.
Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional.
Universitas Sumatera Utara
19
Menurut Wursanto dalam bukunya Kerasipan 2 menyatakan bahwa “Penyusutan arsip adalah kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah
berakhir fungsinya, serta tidak memiliki nilai guna lagi. Penyusutan arsip tersebut haruslah dilakukan secara total, yaitu dibakar secara habis, dicacah atau dengan
cara lain sehingga wujud dari arsip tersebut tidak terlihat lagi”. Tujuan Penyusutan arsip adalah :
a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi
b. Pendayagunaan arsip dinamis aktif dan insentif- aktif
c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang
masi di perlukan dan bernilai tinggi. d.
Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi. Martono. 1994:39-40.
Sedarmayanti 2003: 104 berpendapat bahwa tujuan penyusutan arsip adalah sebagai berikut :
Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun
sebagai referensi.
Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan.
Mempercepat proses temu kembali arsip.
Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah. Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan penyusutan arsip
yang dilakukan oleh setiap instansi dan lembaga adalah untuk menghemat tempat serta untuk mengurangi volume arsip dari tempat penyimpanan yang tidak bernilai
guna.
2.7 Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip JRA adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.
Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas Sedarmayanti, 2003 : 103.
Menurut Sedarmayanti 2003 : 103 Jadwal Retensi Arsip JRA merupakan suatu daftar yang menunjukkan :
Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif, sebelum
dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip.
Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelun dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.
Universitas Sumatera Utara
20
Menurut Sedarmayanti 2003 : 103 dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwa tujuan JRA :
Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif
Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif
Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya
Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen
Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional
2.8 Pemusnahan Arsip
