Sistem Pelayanan Kemahasiswaan Pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III KEUANGAN MEDAN

SISTEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN

PADA PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR Diajukan Oleh

RAHMAITA SYUKRI RAMBE 072101151

DIPLOMA III KEUANGAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III

Fakultas Ekonomi

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi

Program Studi DIII Keuangan

NAMA : RAHMAITA SYUKRI RAMBE

NIM : 072101151

PROGRAM STUDI : DIII – KEUANGAN

JUDUL : SISTEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN

PADA PROGRAM DIPLOMA III

KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal: ...2009 Dosen Pembimbing

(Syafrizal Helmi Situmorang, SE, Msi) NIP. 1976214 200501 1 002

Tanggal: ...2009 Ketua Program Studi DIII Keuangan

(Prof.Dr.Paham Ginting, MS)

NIP. 19530519 198403 1 001

Tanggal: ...2009 Dekan

(Drs.Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP. 19550810 198303 1 004

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan kesehatan dan kemampuan pada penulis untuk dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Penulisan tugas akhir ini ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat yang telah ditetapkan dalam rangka menyelesaikan Program Studi Diploma-III Jurusan Keuangan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul tugas akhir yang dipilih adalah ”Sistem Pelayanan Kemahasiswaan Pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU”.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini tak luput dari kekurangan-kekurangan baik dari segi susunan dan tata bahasa karena masih terbatasnya ilmu pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki. Selama proses penyelesaian tugas akhir ini, dimulai dari pelaksanaan magang, riset hingga akhirnya penyelesaian penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan. Penulis juga menyadari bahwa segala kerja keras penulis tidak akan berhasil tanpa bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat perkenanlah penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Ayahanda Pangeran Rambe dan Ibunda Suraya Milyani Nasution yang telah mengasuh, mengasihi, membesarkan, membimbing dan selalu memberi dukungan kasih sayang kepada penulis dengan tulus dan ikhlas. 2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi

3. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, MS selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan sekaligus juga sebagai Dosen Pembimbing Penulis.

5. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Kakak dan Abang penulis yaitu Lisma Arafah Rambe, Pasya Milyadi Rambe, dan Khairil Ardhi Rambe yang selalu memberikan kebahagiaan, dukungan dan semangat.

7. Sahabat-sahabat terbaik penulis yaitu Nurul, Tasya, dan Mery serta teman kelompok magang, Muti, Suci, Mia, Fahmi, Thoha, dan juga teman-teman kost 103B yang selalu memberikan persahabatan yang indah dan keceriaan kepada penulis.

Penulis mengucapkan terima kasih dan hanya bisa berdoa semoga kiranya bantuan, semangat dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada penulis agar dapat dibalas oleh Allah Swt. Penulis berharap agar tugas akhir ini memberikan manfaat bagi semua pihak.

      Medan, Maret 2010 

      Penulis,

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

DAFTAR LAMPIRAN ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Permasalahan ... 3

1.3. Tujuan Penelitian ... 3

1.4. Manfaat Penelitian ... 4

BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 5

2.1. Sejarah Ringkas ... 5

2.2. Struktur Organisasi... 9

2.3. Uraian Tugas ... 10

2.4. Jaringan Usaha/Kegiatan...14

2.5. Kinerja Usaha Terkini ... 14

2.6. Rencana Kegiatan ... 15

BAB III PEMBAHASAN ... 16

3.1. Pengertian Pelayanan ... 16

3.2. Strategi Layanan... 19

3.3. Karakteristik Pelayanan ... 20

3.4. Kualitas Pelayanan ... 21

3.5. Pelayanan Kemahasiswaan Pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU ... 25

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 38

4.1 Kesimpulan ... 38

4.2 Saran ... 38 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 3.1 Syarat Khusus Penerima Beasiswa

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara ……….. 9 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Mahasiswa merupakan salah satu bagian dari sumber daya manusia yang ada di Indonesia dan sekaligus merupakan aset bangsa yang kelak akan menjadi generasi penerus dalam membangun bangsa. Di sisi lain, mahasiswa merupakan insan yang memiliki berbagai dimensi yaitu sebagai bagian dari civitas akademika dan bagian dari generasi muda yang terlatih sebagai pelaku sejarah yang ikut berperan dan menentukan sejarah perkembangan bangsa Indonesia.

Dalam upaya mewujudkan bangsa dan masyarakat Indonesia yang maju, mandiri dan sejahtera lahir dan batin sebagai landasan menuju masyarakat adil dan makmur berdasarkan Pancasila, peranan pendidikan tinggi amat penting dan strategis. Pendidikan tinggi melalui kegiatan penelitian dan keilmuan dapat menghasilkan berbagai pemikiran dan konsepsi untuk memajukan harkat dan martabat manusia serta budaya bangsa melalui kegiatan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dan karya seni yang bermutu sesuai dengan kebutuhan pembangunan.

Mengingat mahasiswa merupakan aset nasional dan sumber daya insani yang strategis maka perlu diberi peluang dan kesempatan seluas-luasnya untuk mengaktualisasikan diri secara utuh dan bertanggung jawab. Sebagai civitas akademika dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni dan sekaligus merupakan mitra dosen dalam proses belajar mengajar yang

senantiasa menunjukkan sikap ulur tangan dan sedikit mungkin campur tangan. Demikian pula dalam menata organisasi kemahasiswaan di perguruan tinggi senantiasa berpegang pada prinsip “ dari, oleh dan untuk mahasiswa”. Sebagai unsur terpelajar dari generasi muda, mahasiswa diharapkan senantiasa peka terhadap masalah yang berkembang di tengah-tengah masyarakat dan diberi peluang untuk turut serta dalam pembangunan nasional. Sebagai warga negara yang telah dewasa mahasiswa memilki hak dan kewajiban yang sama dengan warga negara yang lainnya.

Berdasarkan pokok-pokok pikiran tersebut diatas, maka pengembangan kemahasiswaan merupakan tugas nasional yang pelaksanaannya menjadi tanggung jawab bersama antara pemerintah, swasta dan masyarakat.

Dalam catatan sejarah bangsa Indonesia memperlihatkan pada kita bahwa mahasiswa sebagai generasi muda yang setidaknya mempunyai dua kedudukan yang penting di dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Pertama, mahasiswa sebagai generasi muda intelektual. Kedudukan ini memberikan mahasiswa dalam posisi penting dan terhormat di dalam kehidupan masyarakat, sebab bagaimana pun juga mahasiswa sebagai mahluk yang terpelajar dan diharapkan mampu memberikan sumbangsih yang nyata sesuai dengan kemampuan akademisnya. Kedudukan yang kedua, yaitu mahasiswa sebagai agent of change yang mana menjadi kunci pokok dalam pelaksanaan pengawasan kegiatan roda pemerintahan. Kedudukan yang kedua ini menempatkan mahasiswa sebagai bagian dari proses perubahan dan stabilitator sosial suatu wilayah dimana dia berada. Mahasiswa

adalah agent of change yang merupakan salah satu kunci dari pola kehidupan suatu masyarakat.

Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa pelayanan kemahasiswaan mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendukung instansi pemerintah mencapai tujuannya. Oleh karena itu, penulis terdorong untuk mengetahui mengenai sistem pelayanan kemahasiswaan. Sehingga penulis menulis mengenai sistem pelayanan kemahasiswaan. Adapun judul dari tugas akhir ini adalah “Sistem Pelayanan Kemahasiswaan Pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

 

1.2.Permasalahan 

Masalah pokok yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah : “ Apakah pelayanan  kemahasiswaan  pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas  Sumatera Utara sudah dilaksanakan dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan yang  telah ditetapkan”. 

 

1.3.Tujuan Penelitian  

Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah :  1. Menambah pengetahuan dan wawasan pemikiran penulis tentang sistem pelayanan  kemahasiswaan  pada  proram  Diploma  III  Kesekretariatan  Fakultas  Ekonomi  Sumatera Utara 

2. Sebagai pengalaman yang sangat berharga bagi penulis karena dapat langsung  terjun  ke  lapangan  untuk  mendapatkan  data  dan  informasi  mengenai  sistem  pelayanan kemahasiswaan yang dijalankan oleh Fakultas Ekonomi USU. 

3. Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi instansi agar dapat  melaksanakan aktivitas dengan lebih efisien, efektif serta lebih bijaksana dalam  pengambilan keputusan demi kelancaran instansi dalam mencapai tujuannya.  4. Sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan bagi peneliti atau rekan‐rekan 

mahasiswa yang akan membahas masalah dengan topik yang sama.   

1.4. Manfaat Penelitian  

Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh Penulis  adalah :  

1. Untuk mengetahui sejauh mana pelayanan terhadap mahasiswa yang dibuat oleh  Fakultas Ekonomi USU. 

2. Untuk mengetahui apakah pelayanan yang dibuat oleh Fakultas Ekonomi USU sudah  berjalan dengan baik khususnya pada program Diploma III Kesekretariatan. 

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI

2.1. Sejarah Ringkas

Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara semula bernama Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan USU disingkat dengan PAAP-USU. PAAP USU berdiri didasarkan atas SK. Mendikbud R.I. No. 042/U/1975 tanggal 13 Maret 1975 yaitu sebagai tindak lanjut dari Phasing Out AAN Negeri Medan. Secara organisasi PAAP-USU langsung berada dibawah Rektor USU tetapi dicangkokkan pada Fakultas Ekonomi USU.

Mahasiswa pertama dari PAAP-USU berasal dari mahasiswa Akademik Administrasi Niaga Negeri Medan yang belum menyelesaikan studinya sampai saat pashing out, ditambah dengan mahasiswa baru yang diterima pada tahun Akademik 1975/1976.

Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti No. 23/DIKTI/KEP/1987; No. 25/DIKTI/KEP/1987; No.26/DIKTI/KEP/1987 dan SK Rektor USU atas pengelolaan PAAP-USU semenjak serah terima tersebut maka nama PAAP-USU berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Organisasi Program Diploma III langsung berada pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi USU dan pengelola Akademik Program Studi adalah Ketua Jurusan yang ada pada Fakultas Ekonomi USU yang relevan, yaitu sebagai berikut:

No. Program Studi D-III Pengelola

1. D-III Kesekretariatan Ketua Program Studi Manajemen 2. D-III Akuntansi Ketua Program Studi Akuntansi 3. D-III Keuangan Ketua Program Studi Manajemen

Berdasarkan SK Dekan No.342/J05.1.12/SK/KP/2002 maka, pengelolaan program Diploma III mengalami perubahan, yaitu Pengelolaan Program Studi adalah : Ketua Jurusan, Serta Sekretaris Jurusan bagi masing-masing jurusan yaitu sebagai berikut :

No. Program Studi Pengelola

1. D-III Kesekretariatan Ketua dan Sekretaris Program Studi Kesekretariatan

2. D-III Akuntansi Ketua dan Sekretaris Program Studi Akuntansi

3. D-III Keuangan Ketua dan Sekretaris Program Studi Keuangan

Visi Program Diploma III Kesekretariatan

Menjadi program studi yang terkenal yang mampu merespon kebutuhan organisasi khususnya dibidang Kesekretariatan di masa yang akan datang dan mampu bersaing ditingkat nasional. Serta mampu mengisi kebutuhan tenaga ahli dan terampil, sesuai dengan kebutuhan masyarakat.

Misi Program Diploma III Kesekretariatan

a. Menghasilkan tenaga profesional yang memiliki pengetahuan praktis, yang berguna dalam pembanguna nasional. Sehingga mampu menjalankan tugasnya sebagai sekretaris yang membantu pimpinan dalam operasional perusahaan. b. Memberikan landasan keahliandan keterampilan untuk dikembangkan melalui

jenjang karir.

c. Siap pakai dalam bidang pekerjaan sesuai dengan keahlian yang dimiliki sebagai seorang sekretaris.

Tujuan Program Diploma III Kesekretariatan

Secara umum tujuan Program Studi Kesekretariatan adalah menghasilkan lulusan tenaga semi profesional yang mempunyai keahlian dan dapat menerapkan keterampilan sesuai dengan bidang kesekretariatan yang diikutinya. Memberikan landasan keahlian dan keterampilan untuk dikembangkan melalui karir. Siap pakai dalam bidang pekerjaan yang jenjangnya pada tingkat utama (Menghasilkan Sekretaris Profesional). Lebih khusus tujuan Program Diploma III Kesekretariatan adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang bertanggung jawab dan berjiwa Pancasila

b. Menghasilkan tenaga ahli madya yang profesional dan dapat menerapkan keterampilannya dengan profesinya sebagai seorang sekretaris

c. Memiliki kepribadian yang tinggi, kemampuan kerja secara profesional. d. Dapat bekerjasama dalam tingkat lokal, nasional, regional, dan internasional. e. Menghasilkan lulusan yang mampu menangani masalah teknis dan

f. Menghasilkan lulusan yang mampu mengelola dan mengorganisasikan kelompok kesekretariatan.

g. Menghasilkan lulusan yang Kretif dan Inovatif dalam pelaksanaan tugas Kesekretariatan.

h. Menghasilkan lulusan yang memiliki kemampuan mengelola semua informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan organisasi.

2.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU Tahun 2010

Rektor dan pembantu Rektor

Dekan dan Pembantu Dekan

Dewan Pertimbangan Fakultas

Ketua dan Sekretaris Departemen

Ketuan Program Studi Inter/Intra Departemen

Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas

Unit Penunjang Fakultas

Kepala Lab/Studio/Bengkel

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan FE USU Sumber : Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

2.3. Uraian Tugas

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

2.3.1. Bagian Tata Usaha Tugas bagian tata usaha adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

Pudek III Drs. Ami Dilham, M.Si

Nina Zailiana, S.Sos

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /

pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2.3.2. Sub Bagian Akademik Tugas sub bagian akademik adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.

2.3.3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian.

b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian. 2.3.4. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian uzin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

2.3.5. Sub Bagian Perlengkapan Tugas sub bagian perlengkapan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan laporan bagian.

2.4.Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

2.5.Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu

juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

2.6. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil b. Perkuliahan semester genap / ganjil

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil Wisuda mahasiswa

BAB III PEMBAHASAN 3.1 Pengertian Pelayanan

Pelayanan adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh satu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apa pun. Produksinya dapat dikaitkan atau tidak dikaitkan pada satu produk fisik. Pengertian pelayanan menurut pakar ekonomi lainnya yaitu komponen pelayanan dalam bisnis tidak dapat dipisahkan baik itu untuk perusahaan jasa maupun perusahaan dagang. Untuk perusahaan jasa, pelayanan ini sebagai produk yang berdiri sendiri, sedangkan pada perusahaan dagang dan industri sebagai produk tambahan yang selalu melekat pada produk utamanya. (Laksana: 2008; 85).

Menurut Majid (2008: 35) Pelayanan adalah :

1. sebuah kata kerja yang bersifat aktif bukan pasif, dinamis bukan statis, proaktif bukan reaktif, tanggap dan peduli terhadap orang lain bukan cuek, mau menolong orang lain bukan diam atau menghindar.

2. Pelayanan adalah suatu tindakan nyata dan segera menolong orang lain (pelanggan, mitra kerja, mitra bisnis, dan sebagainya)disertai dengan senyuman yang ramah dan tulus.

Pelayanan umum adalah kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dengan landasan melalui sistem, prosedur danmetode tertentu dalam rangka usaha memenuhi kepentingan orang lain sesuai dengan haknya. Menelusui arti pelayanan umum adalah tidak terlepas dari masalah kepentingan umum, yang

menjadi asal-usul timbulnya istilah pelayan umum. Dengan kata lain antara kepentingan umum ada korelasi dengan pelayanan umum. Meskipun dalam perkembangan lebih lanjut pelayanan umum dapat juga timbul karena adanya kewajiban sebagai suatu proses penyelenggaraan kegiatan organisasi.Timbulnya pelayanan dari orang lain kepada seseorang, yang orang lain itu tidak ada kepentingan langsung atas sesuatu yang dilakukannya, merupakan suatu hal yang perlu dikaji tersendiri dari segi kemanusiaan. Pelayanan timbul karena ada faktor penyebab yang bersifat ideal dan yang bersifat material (Moenir, 2006; 26).

Dalam konteks demokrasi, pelayanan berarti berbuat jasa atau melakukan sesuatu yang baik bagi rakyat atau mengabdi kepada rakyat, dan rakyat bebas memberi saran serta kritik berkenaan dengan apa yang akan di lakukan. Dalam konteks ini, istilah Inggris public servant (pelayanan masyarakat) benar-benar terpakai. Semua aparat negara, mulai dari yang tertinggi hingga terendah, adalah public servant (pelayanan masyarakat).

Menurut (Tampubolon, 2001; 140) implikasi yang sangat mendasar dari arti kata melayani adalah:

1. adanya pihak yang melayani, yang dapat juga disebut pelayan. 2. adanya pihak yang dilayani, yang dapat juga disebut pelanggan. 3. terjadinya proses melayani-dilayani atau memberi-menerima.

Ketiga hal itu sangat mendasar, karena sesungguhnya itulah yang dialami dalam kehidupan semua makhluk ciptaan Tuhan, terutama manusia. Kehidupan adalah proses melayani-dilayani atau memberi- menerima. Yang terpenting adalah adnya keseimbangan dalam proses itu. Kita berusaha untuk mampu melayani, dan

karenanya kita pun akan dilayani. Tetapi pelayanan yang kita terima tidak selalu dari orang atau pihak yang telah kita layani, mungkin juga dari orang atau pihak lain.

3.2. Strategi Layanan Pelanggan :

Christopher mengemukakan empat langkah kunci dalam menyusun strategi layanan pelanggan yaitu :

1. Mengidentifikasi misi layanan/jasa. Perusahaan jasa harus mengartikulasikan komitmen dan nilai-nilainya dalam misi korporat atau dalam pernyataan misi layanan layanan pelanggan terpisah yang mencerminkan filosofi dan komitmen perusahaan pada layanan pelanggan. 2. Menetapkan tuuan pelayanan pelanggan. Tujuan layanan pelanggan harus

dipertimbangkan dalam konteks aktivitas-aktivitas pratransaksi, transaksi, dan paskatransaksi. Hal ini membutuhkan pemahaman mengenai nilai pelanggan dan basis biaya pelanggan, serta pengembangan proposisi nilai yang superior dibandingkan pelanggan.

3. Strategi layanan pelanggan. Sebagian besar pasar terdiri atas segmen-segmen pasar yang membutuhkan kombinasi manfaat yang berbeda. Krena tidak semua pelanggan menuntut tingkat pelayanan yang sama, maka segmentasi bisa menjadi cara yang ampuh untuk mneciptakan paket pelayanan yang tepat bagi setiap segmen pasar yang relevan. Pendekatan christopher untuk penyusunan strategi berbasis jasa terdiri atas empat bagian:

2. mengidentifikasi produk dan pelanggan terpenting 3. memprioritaskan target jasa

4. menyusun paket jasa

4. Implementasi. Apabila paket jasa yang paling efektif telah dikembangkan untuk setiap segmen yang ingin dilayani perusahaan, paket tersebut kemudian menjadi bagian dari bauran pemasaran terintegrasi. Untuk sektor-sektor jasa yang sensitif, seperti perusahaan penerbangan, atribut-atribut jasa dapat di pergunakan sebagai bagian kampanye promosi.

Perusahaan jasa harus berfokus secara khusus pada layanan pelanggan dan mempertahankan tingkat kepuasan pelanggan berdasarkan kajian kesinambungan. Biasanya ada kebutuhan akan sistem keluhan/komplain yang ,memungkinkan para pelanggan yang tidak puas teridentifikasi dan tindakan korektif diambil. Di atas hal-hal yang lain, perusahaan jasa harus terus beradaptasi dengan kebutuhan pelanggan yang selalu berubah dalam hal layanan pelanggan (Payne, 2000: 219).

3.3. Karakteristik Pelayanan

a. Pelayanan merupakan out put tak berbentuk ( intangible output). b. Pelayanan merupakan output variable, tidak standar.

c. Pelayanan tidak dapat disimpan dalam inventori, tetapi dapat dikonsumsi dalam produksi.

d. Terdapat hubungan langsung yang erat dengan pelanggan melalui proses pelayanan.

f. Keterampilan personil diserahkan atau diberikan secara langsung kepada pelanggan.

g. Pelayanan tidak dapat diproduksi secara massal.

h. Membutuhkan pertimbangan pribadi yang tinggi dari individu yang memberikan pelayanan.

i. Perusahaan jasa pada umumnya bersifat padat karya. j. Fasilitas pelayanan berada dekat lokasi pelanggan. 3.4. Kualitas Pelayanan

Kualitas pelayanan dapat didefenisikan sebagai tingkat mutu yang diharapkan, dan pengendalian keragaman dalam mencapai mutu tersebut untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Untuk dapat memberikan kualitas pelayanan yang baik maka perlu dibina hubungan yang erat antar perusahaan, dalam hal ini adalah karyawan dengan pemakai jasa tersebut. Dengan demikian kualitas merupakan totalitas dari suatu karakteristik pelayanan yang sesuai dengan persyaratan atau standart. Menurut (Laksana, 2008; 86) Tiga dimensi yang dapat mengukur kualitas pelayanan yaitu :

1. Kemampuan pegawai (interaction quality)

2. Kualitas lingkungan fisik (physical environment quality). 3. Kualitas hasil pelayanan (out-come quality).

3.4.1. Pelanggan-Pelanggan Pada Perguruan Tinggi

Menurut (Moenir, 2006; 47) ada tiga jenis pelanggan pada perguruan tinggi yaitu :

2. Pelanggan Skunder (pimpinan, dosen, tenaga penunjang akademik, pegawai administrasi).

3. Pelanggan Tersier (dunia kerja, lembaga pendidikan dan pelatihan lanjutan, dan lingkungan).

Setiap jenis pelanggan perlu teridentifikasi dengan sebaik-baiknya dan selengkap mungkin. Informasi tentang masing-masing pelanggan perlu ada di perguruan tinggi.

1. Data Pelanggan Primer

Data tentang mahasiswa harus didapatkan, diinventariskan, dan diarsipkan. Terutama data yang menyangkut latar belakang sosial-budaya-ekonomi, daerah, usia, jenis kelamin, dan pendidikannya. Data ini dapat diperoleh pada waktu registrasi. Oleh karena itu, formulir registrasi harus dapat memuat data yang dimaksud. Kemudian data kemahasiswaan juga harus meliputi kegiatan akademik (kurikuler), ekstra kurikuler, dan lain-lain, juga mencakup data kemajuan (keberhasilan) dan kelemahan (kegagalan). Perlu alat-alat administrasi yang dapat memuat data itu. Semua data harus diolah sehingga dapat dipergunakan dengan mudah bila diperlukan. Data itu merupakan dasar utama untuk memahami setiap mahasiswa.

2. Data Pelanggan Sekunder

Data tentang pengelola perguruan tinggi (pimpinan, dosen, pegawai, tenaga penunjang akademik) juga perlu ada. Alat-alat administrasi untuk memuat data itu pun perlu tersedia. Di samping itu, berbagai informasi tentang pelanggan sekunder lainnya juga perlu dikumpulkan dan diarsipkan. Secara

khusus, perguruan tinggi perlu mengumpulkan informasi tentang berbagai perubahan yang terjadi dalam masyarakat, khususnya dibidang politik ekonomi, serta ilmu dan teknologi.

3. Data Pelanggan Tersier

Sebagaimana halnya pelanggan sekunder, data tentang dunia kerja pemerintah maupun swasta, termasuk data kewirausahaan, sangat perlu ada pada perguruan tinggi dan semaksimalnya diusahakan mutakhir (up-to-date). Ini sangat perlu, pertama, karena dunia kerja akan menampung produk perguruan tinggi, terutama lulusan. Kedua, karena dunia usaha khususnya industri, selalu memiliki informasi terbaru tentang teknologi, bahkan penemuan baru sendiri, yang perlu disajikan oleh perguruan tinggi kepada mahasiswa. Pembaharuan dan peningkatan mutu jasa kurikuler (kurikulum, silabus perkuliahan, dan lain-lain) terutama harus didasarkan pada informasi dari dunia kerja.

Sebagai pihak yang ingin memperoleh pelayanan yang baik dan memuaskan, maka perwujudan pelayanan yang baik dan memuaskan yang didambakan ialah :

a. Kemudahan dalam pengurusan kepentingan. b. Mendapatkan pelayanan wajar

c. Mendapatkan perlakuan yang sama tanpa pilih-kasih. d. Mendapatkan perlakuan yang jujur dan teus terang.

Layanan yang baik dan memuaskan berdampak positif pada masyarakat antara lain :

b. Masyarakat patuh terhadap aturan-aturan layanan. c. Masyarakat bangga terhadap korps pegawai.

Menurut (Tampubolon, 2001; 142) ada empat nilai hakikat yang dapat berkembang dari saling hubungan antara perguruan tinggi dan para pelanggan-pelanggannya, yaitu :

1. Saling Membutuhkan

Perguruan Tinggi memerlukan pelanggannya, karena tanpa mereka Perguruan Tinggi tidak akan ada. Sebaliknya, pelanggan juga membutuhkan Perguruan Tinggi karena mereka menyediakan berbagai jasa yang memberdayakan mereka. Dosen memerlukan mahasiswa, karena tanpa mahasiswa dosen tidak ada. Sebaliknya, mahasiswa membutuhkan dosen, karena dosen menghasilkan jasa yang dapat memberdayakan manusia.

2. Saling Memahami

Dosen harus berusaha terus-menerus memahami keadaan dan kebutuhan para mahasiswanya, juga keadaan dan kebutuhan dunia kerja dengan objektif. Sebaliknya, para mahasiswa juga perlu memahami dosen mereka, dalam arti

mengenalnya lebih dekat, kepribadiannya, dan sifat serta sikapnya, sehingga dapat lebih baik dalam mengikuti perkuliahan dan memahaminya.

3. Saling Melayani Dengan Sebaik-baiknya

Dalam pengelolaan Perguruan Tinggi, nilai saling melayani juga harus sebaik-baiknya ditumbuhkembangkan. Unsur pempinan, termasuk dosen harus menjadi panutan, karena keteladanan mereka pasti memberikan pengaruh positif kepada para mahasiswa.

4. Kebersamaan

Rasa kebersamaan sangat perlu ditumbuhkembangkan dalam pengelolaan Perguruan Tinggi, mutu akan lebih mudah tercapai apabila rasa kebersamaan sudah berkembang dengan mantap pada diri setiap orang, terutama pengelola. Dan keteladanan pengelola akan berpengaruh positif pada mahasiswa, sehingga dalam diri mereka juga berkembang rasa kebersamaan itu.

Keempat nilai itu bisa berkembang hanya bila kepelayanan bermutu telah tumbuh dan berkembang. Keempat nilai itu adalah nilai kependidikan tinggi, bahkan nilai kependidikan umumnya, yang sangat mendasar, karena sangat dibutuhkan dalam kehidupan masyarakat, berbangsa dan bernegara.

3.5. Pelayanan Kemahasiswaan Pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU

3.5.1. Kebijakan Umum

1. Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU mengemban tugas, antara lain :

a. Menyiapkan peserta didik yang dapat melakukan tugas-tugas kesekretariatan dengan cermat dan cerdas.

b. Menumbuhkembangkan pengalaman meneliti dalam bidang ilmu kesekretariatan.

2. Program Studi Diploma III Kesekretariatan mensyaratkan pengelolaan pendidikan yang selalu melakukan peningkatan mutu secara berkesinambungan sesuai dengan harapan stakeholder.

3. Pelaksanaan pendidikan di Program Diploma III Kesekretariatan dirancang dengan mempertimbangkan pergeseran paradigma pendidikan yang semula lebih fokus pada pengajaran oleh dosen (faculty teaching) ke fokus pada pembelajaran oleh mahasiswa (student learning).

4. Peningkatan mutu pendidikan di Program Diploma III Kesekretariatan didasarkan pada kebijakan pengembangan proses pembelajaran yaitu : a. Materi pembelajaran lebih didekatkan dengan persoalan nyata, melatih

identifikasi persoalan, dan strategi penyelesaian.

b. Integrasi antar disiplin ilmu yang saling mendukung untuk pemahaman dan implementasinya.

c. Dorongan pemanfaatan optimal teknologi informasi dan komunikasi yang tersedia dan akan tersdia.

d. Berbagai inovasi yang membuka akses peningkatan kreatifitas. 3.5.2. Manajemen Proses

Program Studi DIII Kesekretariatan merupakan salah satu proses utama realisasi produk dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) USU selain Fakaultas,

Sekolah Pascasarjana, dan semua unit penunjang lainnya. Dalam pelaksanaannya dilaksanakan secara bertahap. Adapun proses-proses yang terkait dengan unit akademik, antara lain :

1. Pendataan Mahasiswa Baru

Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan pendataan mahasiswa baru agar mempermudah Ketua Program Studi dalam proses perwalian dan acuan untuk panitia penerimaan mahasiswa baru Program Studi. Sedangkan ruang lingkupnya adalah: proses ini berlaku mulai diterimanya daftar nama mahasiswa baru dari Biro Administrasi Kemahasiswaan, sampai dengan menjadi daftar mahasiswa Program Studi berdasarkan SMU/SMK yang diserahkan ke Ketua Program Studi.

Hasil dari kegiatan tersebut diatas adalah : 1. Daftar nama mahasiswa

2. Daftar nama mahasiswa berdasarkan asal SMU/SMK

Uraian rinci proses pendataan mahasiswa baru dapat dijelaskan di dalam Prosedur yang diidentifikasikan pada Proses Pendataan Mahasiswa Baru. 2. Perwalian

Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagi pedoman untuk menentukan beban studi, beban praktek, dan beban penelitian yang sesuai dengan kapasitas dan kemampuan mahasiswa. Sedangkan ruang lingkupnya adalah : Proses ini berlaku mulai dari bimbingan konseling sampai dengan penetapan Kartu Rencana Studi (KRS) mahasiswa.

3. Perkuliahan

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mendapatkan transfer of knowledge and science ( aplikasi praktek) di bidang manajemenantara dosen sebagai fasilitator dan mahasiswa, sehingga mahasiswa dapat dimengerti, memahami, mampu mengekspresikan dalam perilaku (aspek efektif), dan memiliki keterampilan (aspek skill) di lapangan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai dari penetapan KRS mahasiswa sampai dengan proses persiapan ujian.

4. Ujian

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mengevaluasi hasil proses perkuliahan yang telah dilakukan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai ketika tatap muka sudah mencapai 14 kali tatap muka sampai dengan pengumuman hasil ujian.

5. Kartu Hasil Studi dan Transkip

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mensosialisasikan hasil evaluasi akhir studi mahasiswa pada setiap smester dan akhir studi secara keseluruhan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai penyetoran nilai hasil ujian sampai dengan penyerahan Kartu Hasil Studi.

6. Tugas Akhir

Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman evaluasi dari akhir studi mahasiswa dan sebagai dasar penilaian terhadap kemampuan mahasiswa di dalam mengkaji dan meneliti aplikasi ilmu serta membuat karya tulis ilmiah sebagai report dari penelitian yang dilakukan. Sedangkan ruanglingkupnya

adalah proses ini berlaku ketika mahasiswa sudah mnyelesaikan 90 SKS tanpa nilai D dan lulus mata kuliah Metodologi Penelitian sampai mahasiswa menyerahkan laporan tugas akhir yang sudah direvisi oleh dosen pembimbing.

7. Pendataan Alumni

Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman untuk mendata alumni dan membuat data base alumni. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku muali dari review daftar lulusan sampai dengan pembuatan data base alumni.

3.5.3. Pelayanan Mahasiswa Diploma III Kesekretariatan 1. Administrasi Kemahasiswaan

Pendaftaran mahasiswa untuk tahun berjalan, dilaksanakan sebagai berikut : a. Mahasisa Lama

- Mengambil formulir pembayaran SPP dan formulir pendaftaran kembali di Sub Bagian Kemahasiswaan dengan menunjukkan bukti pembayaran SPP tahun akademik yang baru berlalu.

- Membayar SPP di BNI. b. Mahasiswa Baru

- Pembayaran SPP di proses di BAAK USU.

- Pembayaran di Fakultas dapat dilakukan jika calon mahasiswa yang bersangkutan telah memperoleh tanda pendaftaran sebagai mahasiswa di BAAK USU.

- Menyerahkan kembali formulir data pribadi yang sudah diisi dengan benar ke Bagian Kemahasiswaan.

- Melampirkan pas photo ukuran 3x4 sebanyak 2 (dua) lembar. c. Kartu Tanda Mahasiswa diproses di BAAK USU.

2. Administrasi Akademik

a. Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) harus sudah diisi sebelum perkuliahan dimulai.

Prosedur Terlampir (Lampiran 1 ) b. Perkuliahan

Setiap mahasiswa yang mengikuti mata kuliah harus menghadiri tatap muka minimum 80% dari jumlah perkuliahan oleh dosen atau asisten, agar diijinkan mengikuti ujian akhir semester.

c. Administrasi Nilai Ujian

Hasil ujian diserahkan oleh masing-masing dosen pengasuh paling lambat 2 (dua) minggu terhitung sejak tanggal ujian, hasil dibuat dalam rangkap 3 (tiga), digunakan untuk :

- Satu set untuk pengumuman kepada mahasiswa - Satu set untuk administrasi Sub Bagian Akademik

Nilai ujian yang ada di Sub Bagian Akademik akan digunakan untu data pribadi mahasiswa dan untuk mengisi nilai setiap mahasiswa ke Kartu Hasil Studi (KHS).

3. Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan

Dalam bidang ini Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU menyediakan layanan khusus berupa pembelajaran yang telah dilakukan yaitu :

a. Table Manner. Saat ini banyak kegiatan bisnis dilakukan diluai kantor dan pertemuan sering dilakukan sambil makan. Kegiatan bisnis ini juga sering diikuti oleh sekretari. Oleh karena itu, sebagai seorang calon sekretaris yang profesional, mahasiswa D III Kesekretariatan perlu dibekali dengan keterampilan cara makan dan bagaimana berperilaku pada saat melakukan kegiatan bisnis.

b. Beauty class. Seseorang sekretaris dituntut untuk berpenampilan menarik baik fisik maupun pribadinya. Untuk itu mahasiswa D III Kesekretariatan perlu dibekali dengan pengetahuan bagaimana berpenampilan menarik dan memiliki kepribadian yang baik.

c. Menggunakan Praktisi Sebagai Pengajar Matakuliah Kesekretariatan. Mahasiswa program D III Kesekretariatan dituntut untuk lebih siap menghadapi dunia kerja setelah menyelesaikan kuliahnya. Oleh karena itu, diperlukan dosen yang tidak hanya memahami teori tetapi juga memahami bagaimana cara mengaplikasikannya.

d. Menyediakan Majalah Dinding Untuk HMJ. Mahasiswa membutuhkan media seperti majalah dinding yang memaparkan informasi-informasi akademik dan kegiatan HMJ, sehingga dapat diketahui secara luas, terutama bagi mahasiswa D III Kesekretariatan.

Kegiatan Pelayanan yang akan dilakukan adalah :

a. Mengusulkan Penambahan Buku Kesekretariatan Di Ruang Baca

 Meningkatkan wawasan mahasiswa mengenai ilmu-ilmu yang berkaitan dengan kesekretarisan.

 Memudahkan mahasiswa dalam mengerjakan tugas-tugas yang diberikan oleh dosen.

 Mempermudah mahasiswa untuk mencari referensi dalam menyelesaikan Tugas Akhir.

b. Penggunaan Praktisi Untuk Mata Kuliah Pengembangan Kepribadian Dan Kontrak Bisnis

 Agar mahasiswa dapat memperoleh materi kuliah berdasarkan pengalaman praktisi, sehingga mahasiswa dapat lebih memahami secara mendalam materi kuliah yang disampaikan.

 Agar mahasiswa dapat memahami materi kuliah secara praktekyang dipandu secara langsung oleh praktisi yang sudah berpengalaman. c. Outbond Kepribadian. Meningkatkan kualitas kepribadian mahasiswa

yang nantinya akan berhubungan dengan publik secara luas. a. Menumbuhkan jiwa kepemimpinan di dalam diri mahasiswa. b. Meningkatkan pemahaman akan pentingnya team-work (kerja tim) c. Memupuk rasa solidaritas antar mahasiswa D III Kesekretariatan.

d. Meningkatkan keberanian dalam menghadapi tantangan, sehingga mahasiswa tidak mudah menyerah jika menghadapi kendala-kendala di dalam kehidupan nantinya.

d. Baju Seragam Mahasiswa

a. Agar mahasiswa sekretaris terbiasa untuk berpakaian rapi dan formal. b. Agar mahasiswa sekretaris lebih dikenal di lingkungan kampus. e. Pendataan Alumni

a. Agar sesama alumni D III Kesekretariatan dapat saling berkomunikasi. b. Untuk mengetahui secara jelas perkembangan alumni D III

Kesekretariatan.

f. Seminar Kesekretariatan

a. Untuk meningkatkan wawasan lebih dalam mengenai studi Kesekretariatan .

b. Mahasiswa dapat berdialog secara langsung dengan praktisi sekretaris yang sudah berpengalaman di bidangnya.

g. Kuliah Umum Mengenai Etika Sekretaris

a. Mahasiswa dapat mengetahui etika dan etiket seseorang sekretaris profesional

h. Pengadaan Website dan Friendster D III Kesekretariatan

a. Sebagai media untuk berbagi informasi bagi mahasiswa D III Kesekretariatan.

b. Sebagai media komunikasi bagi mahasiswa D III Kesekretariatan pada khususnya dan alumni pada umumnya.

i. Pengadaan Laboratorium Sekretaris

a. Agar mahasiswa D III Kesekretariatan tidak hanya memahami materi secara teori saja, melainkan dapat memahami materi kuliah secara praktek.

j. Perluasan Jaringan Wi-Fi Untuk Mahasiswa D III Kesekretariatan a. Mempermudah mahasiswa dalam mengakses internet, terutama

disaat-saat pengisian KRS online. 4. Bantuan Untuk Beasiswa

Untuk meringankan beban biaya pendidikan, Fakultas Ekonomi USU bekerja sama dengan berbagai instansi memberikan bantuan beasiswa. Kategori penerima beasiswa terdiri atas: mahasiswa berprestasi, mahasiswa berprestasi tetapi kurang mampu, dan Mahasiswa yang kurang mampu. Dengan demikian bagi mahasiswa penerima beasiswa yang berprestasi akademik tinggi, setelah lulus dapat segera diserap oleh instansi pemberi beasiswa.

Pemberian beasiswa kepada mahasiswa di perguruan tinggi merupakan wujud dari partisipasi masyarakat, instansi, pemerintah, perusahaan-perusahaaan swasta dalam ikut serta membangun bangsa khususnya dalam bidang pendidikan.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa instansi pemerintah (BUMN) dan perusahaan swasta yang menyalurkan bantuan beasiswa kepada USU. Mahasiswa yang mendapatkan beasiswa dari berbagai macam beasiswa yang disalurkan melalui biro administrasi kemahasiswaan USU.

Persyaratan

Untuk dapat memperoleh beasiswa harus memenuhi syarat yang telah ditentukan oleh pihak Universitas Sumatera Utara (Lampiran 2).

Jenis- Jenis Beasiswa

Jenis dan persyaratan penerima beasiswa Khususnya pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada tebel 3.1 di bawah ini :

No. Jenis Beasiswa Persyaratan Khusus

1. Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM)

1. Terdaftar sebagai mahasiswa program diploma dan S1

2. Minimal telah duduk di semester II (dua) 3. Indeks Prestasi Kumultaif (IPK) minimal 2.50. 2. Beasiswa Konsorsium

Pendidikan

BPMIGAS - KKKS (BadanPelaksana Minyak dan Gas - Kontraktor Kontrak Kerja Sama)

1. Terdaftar sebagai mahasiswa program Diploma (D3) dan S1

2. Minimal telah duduk di semester III (tiga) 3. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 2,75 4. Telah menyelesaikan 25% dari jumlah kridit

yang disyaratkan untuk program S1 atau D3 yang diambil

5. Berusia maksimal 25 tahun

6. Menyerahkan 2 (dua) lembar pasfoto hitam putih 4 x 6

7. Mengisi formulir khusus yang diberikan oleh pihak Konsorsium Pendidikan BPMIGAS – KKKS

3. Peningkatan Prestasi Ekstrakurikuler (PPP)

1. Terdaftar sebagai mahasiswa program Diploma dan S1

2. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 2,50 3. Mempunyai prestasi tinggi atau baik sesuai

dengan kegiatannya yang dibuktikan dengan sertifikat atau piagam penghargaan yang diterbitkan oleh panitia penyelenggara atau pihak yang berwenang

4. Bukti Prestasi yang diusulkan mahasiswa bersangkutan sudah menjadi mahasiswa USU dan tidak boleh lebih 3 (tiga) tahun sejak bulan Januari pada tahun mengusulkan.

Prosedur Untuk Mendapatkan Beasiswa

Prosedur untuk mendapatkan beasiswa dapat dilihan pada (lampiran 3). Proses Seleksi

Pemohon beasiswa yang dipandang memenuhi syarat dan belum menerima beasiswa lain akan diusulkan Universitas ke Penyandang dana (pemberi beasiswa).

Pencairan Dana

Pada umumnya beasiswa yang diberikan kepada Mahasiswa Universitas Sumatera Utara dicairkan langsung melalui rekening Mahasiswa yang bersangkutan yang ada di BNI cabang Universitas Sumatera Utara.

Penawaran Beasiswa

Penawaran beasiswa yang ditawarkan kepada mahasiswa USU tidak terjadwal karena tergantung kepada pemberi beasiswa yang akan menyalurkan bantuannya. Selanjutnya apabila ada informasi penawaran penerimaan beasiswa dari Instansi-instansi dan Perusahaan-perusahaan yang memberi beasiswa, maka biro administrasi Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara langsung meneruskannya ke Fakultas-fakultas di lingkungan Universitas Sumatera Utara untuk mengusulkan Mahasiswanya yang akan diberi beasiswa sesuai dengan aturan-aturan yang telah ditentukan.

Alur Kerja Proses Pemberian Beasiswa Pada Universitas Sumatera Utara

Keterangan

a. Tawaran beasiswa dari pemberi beasiswa / Penyandang dana ke Perguruan Tinggi

b. Tawaran beasiswa diteruskan ke fakultas dan diumumkan kepada mahasiswa c. Mahasiswa mengajukan permohonan

d. Fakultas menyeleksi permohonan mahasiswa

e. Fakultas mengirim nama-nama calon penerima beasiswa ke Universitas

f. Universitas mengirim nama-nama calon penerima beasiswa kepada penyandang dana

g. Penyandang dana mengirim dana beasiswa ke BNI cabang Universitas Sumatera Utara untuk diteruskan kepada mahasiswa penerima beasiswa

h. Mahasiswa mengambil uang beasiswa di BNI cabang Universitas Sumatera Utara.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan pemaparan diatas, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa pelayanan yang diberikan oleh Program Diploma III Kesekretariatan kepada mahasiswa meliputi :

1. Administrasi Kemahasiswaan 2. Administrasi Akademik

3. Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan 4. Pelayanan Bantuan Untuk Beasiswa

Pelayanan-pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa sudah cukup baik terutama pelayanan dibidang penalaran dan keilmuan, mahasiswa di berikan pelayanan khusus berupa pembelajaran yang berguna untuk meningkatkan kemampuan mahasiswa tentang bagaimana menjadi sekretaris yang baik. Namun masih ada sedikit kekurangan mengenai sistem pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa Program Diploma III Kesekretariatan seperti dalam pelayanan administrasi mahasiswa. Di sini, pelayanan yang diberikan sedikit lama sehingga membuat mahasiswa mengalami kesulitan dalam mengurus segala keperluannya, karena harus menunggu lama.

4.2. Saran

Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi pelayanan pada bagian Program Diploma III Kesekretariatan. Dengan mengingat

pentingnya sistem pelayanan kemahasiswaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, khususnya pada Program Diploma III maka sebaiknya dilakukan:

1. Peninjauan ulang terhadap bagaimana sistem pelayanan kemahasiswaan pada Program Diploma III Kesekretariatan Lebih di tingkatkan lagi agar menjadi lebih baik dari sebelumnya.

2. Melihat pentingnya pelayanan kemahasiswaan, maka sebaiknya setiap staf/karyawan dan mahasiswa harus menjalin hubungan yang baik sehingga tercipta komunikasi yang baik.

3. Penulis juga berharap agar sistem pelayanan kemahasiswaan pada Program Diploma III lebih diperhatikan, agar dapat mempermudah segala urusan yang diperlukan untuk menunjang aktifitas belajar dan mengajar mahasiswa.

4. Sebaiknya diadakan peninjauan terhadap pemberian ataupun pelaksanaan dari setiap pelayanan yang disediakan oleh Fakultas Ekonomi USU

5. Melihat pentingnya pelayanan kemahasiswaan, maka sebaiknya setiap staf / karyawan harus terjalin hubungan yang baik antara staf / karyawan maupun mahasiswa sehingga tercipta komunikasi yang baik.

6. Penulis juga berharap agar sistem pelayanan kemahasiswaan pada Program Diploma III lebih diperhatikan, agar dapat mempermudah segala urusan yang diperlukan untuk menunjang aktifitas belajar dan mengajar mahasiswa.

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Majid, Suharto, 2009, Customer Service Dalam Bisnis Jasa Transportasi, Rajawali Press, Jakarta.

Endang, Gugus Kendali Mutu D III Kesekretariatan TA 2008/2009, Medan. Endang, Kegiatan Program Studi D III Kesekretariatan TA 2008/2009,

Medan.

Fajar, Laksana, 2008, Manajemen Pemasaran, Graha Ilmu, Yogyakarta. FE USU, 2007, Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008, USU

Press, Medan.

Moenir, 2006, Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia, Bina Aksara, Jakarta.

Payne, Adrian, 2000, Pemasaran Jasa, Andi, Yogyakarta.

Tampubolon, Daulat P, 2001, Perguruan Tinggi Bermutu, PT Gramebia Pustaka Umum, Jakarta.

7. Mengisi formulir khusus yang diberikan oleh pihak Konsorsium Pendidikan BPMIGAS – KKKS

3. Peningkatan Prestasi Ekstrakurikuler (PPP)

1. Terdaftar sebagai mahasiswa program Diploma dan S1

2. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 2,50 3. Mempunyai prestasi tinggi atau baik sesuai

dengan kegiatannya yang dibuktikan dengan sertifikat atau piagam penghargaan yang diterbitkan oleh panitia penyelenggara atau pihak yang berwenang

4. Bukti Prestasi yang diusulkan mahasiswa bersangkutan sudah menjadi mahasiswa USU dan tidak boleh lebih 3 (tiga) tahun sejak bulan Januari pada tahun mengusulkan.

Prosedur Untuk Mendapatkan Beasiswa

Prosedur untuk mendapatkan beasiswa dapat dilihan pada (lampiran 3).

Proses Seleksi

Pemohon beasiswa yang dipandang memenuhi syarat dan belum menerima beasiswa lain akan diusulkan Universitas ke Penyandang dana (pemberi beasiswa).

Pencairan Dana

Pada umumnya beasiswa yang diberikan kepada Mahasiswa Universitas Sumatera Utara dicairkan langsung melalui rekening Mahasiswa yang bersangkutan yang ada di BNI cabang Universitas Sumatera Utara.

Penawaran Beasiswa

Penawaran beasiswa yang ditawarkan kepada mahasiswa USU tidak terjadwal karena tergantung kepada pemberi beasiswa yang akan menyalurkan bantuannya. Selanjutnya apabila ada informasi penawaran penerimaan beasiswa dari Instansi-instansi dan Perusahaan-perusahaan yang memberi beasiswa, maka biro administrasi Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara langsung meneruskannya ke Fakultas-fakultas di lingkungan Universitas Sumatera Utara untuk mengusulkan Mahasiswanya yang akan diberi beasiswa sesuai dengan aturan-aturan yang telah ditentukan.

Alur Kerja Proses Pemberian Beasiswa Pada Universitas Sumatera Utara

Keterangan

a. Tawaran beasiswa dari pemberi beasiswa / Penyandang dana ke Perguruan Tinggi

b. Tawaran beasiswa diteruskan ke fakultas dan diumumkan kepada mahasiswa c. Mahasiswa mengajukan permohonan

d. Fakultas menyeleksi permohonan mahasiswa

e. Fakultas mengirim nama-nama calon penerima beasiswa ke Universitas

f. Universitas mengirim nama-nama calon penerima beasiswa kepada penyandang dana

g. Penyandang dana mengirim dana beasiswa ke BNI cabang Universitas Sumatera Utara untuk diteruskan kepada mahasiswa penerima beasiswa

h. Mahasiswa mengambil uang beasiswa di BNI cabang Universitas Sumatera Utara.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan pemaparan diatas, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa pelayanan yang diberikan oleh Program Diploma III Kesekretariatan kepada mahasiswa meliputi :

1. Administrasi Kemahasiswaan 2. Administrasi Akademik

3. Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan 4. Pelayanan Bantuan Untuk Beasiswa

Pelayanan-pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa sudah cukup baik terutama pelayanan dibidang penalaran dan keilmuan, mahasiswa di berikan pelayanan khusus berupa pembelajaran yang berguna untuk meningkatkan kemampuan mahasiswa tentang bagaimana menjadi sekretaris yang baik. Namun masih ada sedikit kekurangan mengenai sistem pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa Program Diploma III Kesekretariatan seperti dalam pelayanan administrasi mahasiswa. Di sini, pelayanan yang diberikan sedikit lama sehingga membuat mahasiswa mengalami kesulitan dalam mengurus segala keperluannya, karena harus menunggu lama.

4.2. Saran

Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi pelayanan pada bagian Program Diploma III Kesekretariatan. Dengan mengingat

pentingnya sistem pelayanan kemahasiswaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, khususnya pada Program Diploma III maka sebaiknya dilakukan:

1. Peninjauan ulang terhadap bagaimana sistem pelayanan kemahasiswaan pada Program Diploma III Kesekretariatan Lebih di tingkatkan lagi agar menjadi lebih baik dari sebelumnya.

2. Melihat pentingnya pelayanan kemahasiswaan, maka sebaiknya setiap staf/karyawan dan mahasiswa harus menjalin hubungan yang baik sehingga tercipta komunikasi yang baik.

3. Penulis juga berharap agar sistem pelayanan kemahasiswaan pada Program Diploma III lebih diperhatikan, agar dapat mempermudah segala urusan yang diperlukan untuk menunjang aktifitas belajar dan mengajar mahasiswa.

4. Sebaiknya diadakan peninjauan terhadap pemberian ataupun pelaksanaan dari setiap pelayanan yang disediakan oleh Fakultas Ekonomi USU

5. Melihat pentingnya pelayanan kemahasiswaan, maka sebaiknya setiap staf / karyawan harus terjalin hubungan yang baik antara staf / karyawan maupun mahasiswa sehingga tercipta komunikasi yang baik.

6. Penulis juga berharap agar sistem pelayanan kemahasiswaan pada Program Diploma III lebih diperhatikan, agar dapat mempermudah segala urusan yang diperlukan untuk menunjang aktifitas belajar dan mengajar mahasiswa.

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Majid, Suharto, 2009, Customer Service Dalam Bisnis Jasa

Transportasi, Rajawali Press, Jakarta.

Endang, Gugus Kendali Mutu D III Kesekretariatan TA 2008/2009, Medan. Endang, Kegiatan Program Studi D III Kesekretariatan TA 2008/2009,

Medan.

Fajar, Laksana, 2008, Manajemen Pemasaran, Graha Ilmu, Yogyakarta. FE USU, 2007, Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008, USU

Press, Medan.

Moenir, 2006, Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia, Bina Aksara, Jakarta.

Payne, Adrian, 2000, Pemasaran Jasa, Andi, Yogyakarta.

Tampubolon, Daulat P, 2001, Perguruan Tinggi Bermutu, PT Gramebia Pustaka Umum, Jakarta.