Sistem Pelayanan Kemahasiswaan Pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

1

TUGAS AKHIR

SISTEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN PADA PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh

DESTRI LIZA INDAYU 102103018

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

2

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : DESTRI LIZA INDAYU

NIM : 102103018

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : SISTEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN

PADAPROGRAM DIPLOMA III

KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal:…………Februari 2013 Ketua Program Studi DIII Keskretariatan

(

NIP. 19741012 200003 2 003

Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM)

Tanggal:…………Februari 2013 Plt Dekan

NIP: 19560101 198203 1 005 ( Drs.H.Arifin Lubis,M.M,Ak )

i

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : DESTRI LIZA INDAYU

NIM : 102103018

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : SISTEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN

PADAPROGRAM DIPLOMA III

KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Februari 2013

Menyetujui Pembimbing

NIP. 19780930 200812 2 001 (Yasmin Chairunisa Muchtar, SP. MBA)

i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan curahan rahmat, kesehatan dan keselamatan, pengetahuan kepada peneliti. Dan atas ridho-Nya lah yang telah memberikan kesempatan untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Tugas akhir yang berjudul “SISTEM PELAYANAN KEMAHASISWAAN PADA PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA” ini dimaksudkan guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Selama proses penulisan Tugas Akhir ini, penulis banyak menemukan berbagai kendala dan kesulitan. Tetapi dengan bantuan, arahan dan bimbingan dari berbagai pihak baik yang berupa materil, informasi, prosedur, moril, dan spiritual, maka kesulitan tersebut dapat diantisipasi oleh peneliti dengan baik dan proses penulisan Tugas Akhir ini dapat berjalan dengan baik. Untuk membalas bantuan yang telah diberikan oleh berbagai pihak pada kesempatan ini dengan ketulusan hati dan penuh rasa hormat, penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M.&H., M.Sc.(C.T.M), Sp.A.(K) selaku Rektor Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

ii

2. Bapak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak selaku Plt Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan,

4. Ibu Yasmin Chairunisa Muchtar, SP, MBA selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, dan memberikan masukan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini,

5. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Teristimewa penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada orang tua tercinta Ayahanda Jaslim Pily, SE dan Ibunda Saleha Magdalena yang telah mencurahkan kasih sayang, memberikan bimbingan, nasehat, serta dukungan, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

7. Buat kakak penulis Della Meiliza dan Adik penulis Sultan Lasyari Terima Kasih atas dukungan, semangat dan doanya.

8. Sahabat-sahabat penulis Ayu Naimah, Istiqomah Lubis, Irma Yanti, Kak Army Nobriana Saputri Kalian adalah sahabat terbaik penulis saat berada di kampus ini, yang telah banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

9. Teman-teman Penulis di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2010. Annisa Hidayati, Stephanie Virginia, Nurul Alfani,

iii

Grace Kristin, Corry M.I Silaban, Desfika Zahara, Tria Ricca, serta seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan lainnya, yang tidak dapat penulis cantumkan satu persatu, terima kasih atas motivasi dan dukungannya.

Penulis menyadari bahwa penulis memiliki keterbatasan kemampuan serta keterbatasan waktu. Untuk itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun yang pada suatu waktu dapat berguna bagi penulis dan dapat menambah pengetahuan dan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua orang yang membacanya.

Medan, Februari 2013

Penulis

Destri Liza Indayu

iv

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 3

E. Jadwal Kegiatan ... 4

F. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II PROFIL INSTANSI ... 7

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 7 B. Struktur Organisasi ... 10

C. Sejarah Ringkas Diploma III Kesekretariatan ... 14

D. Uraian Tugas ... 17

E. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 21

F. Kinerja Usaha Terkini ... 21

G. Rencana Kegiatan ... 22

BAB III PEMBAHASAN ... 23

A. Pengertian Pelayanan ... 23

B. Strategi Layanan Pelanggan ... 25

C. Karakteristik Pelayanan ... 26

D. Kualitas Pelayanan ... 28

E. Pelayanan Kemahasiswaan Pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 31 F. Pelayanan Mahasiswa Diploma III Kesekretariatan ... 34

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 46

A. Kesimpulan ... 46

B. Saran ... 47

vi

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

1. Jadwal Kegiatan ... 4 2. Jenis dan persyaratan penerimaan beasiswa ... 42

vii

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pelayanan adalah kunci keberhasilan dalam berbagai usaha atau kegiatan yang bersifat jasa. Peranannya akan lebih besar dan bersifat menentukan manakala dalam kegiatan – kegiatan jasa di masyarakat itu terdapat kompetisi dalam usaha merebut pasaran atau langganan. Dengan adanya kompetisi seperti itu menimbulkan dampak positif dalam organisasi/perusahaan, ialah mereka bersaing dalam pelaksanaan layanan, melalui berbagai cara,teknik dan metode yang dapat menarik lebih banyak orang menggunakan/memakai jasa/produk yang dihasilkan oleh organisasi/perusahaan. Persaingan yang ada dalam masyarakat usaha (business) tidak hanya pada segi mutu dan jumlah tetapi juga dalam hal layanan. Justru dalam hal terakhir inilah persaingan makin seru dengan pengenalan sistem layanan baru yang serba cepat dan memuaskan.

Di bidang pemerintahan tidaklah kalah pentingnya masalah pelayanan itu, bahkan perannya lebih besar karena menyangkut kepentingan umum, bahkan kepentingan rakyat secara keseluruhan. Karena peranan pelayanan umum yang diselenggarakan oleh pemerintah melibatkan seluruh aparat Pegawai Negeri makin terasa dengan adanya peningkatan kesadaran bernegara dan bermasyarakat, maka pelayanan telah meningkat kedudukannya dimata masyarakat menjadi suatu hak, yaitu hak atas pelayanan. Oleh karena itu dibidang pelayanan umum masih

2

perlu pembenahan sungguh-sungguh dalam berbagai sektor yang menjadi pendukung terhadap pelayanan umum yang baik. (Moenir 2006:vii)

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengemban visi menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global menjadi salah satu alasan pentingnya tata kelola dan kemampuan manajerial yang baik dalam rangka mewujudkan cita-cita tersebut. Manajemen yang menyangkut perencanaan, pengorganisasian, aktualisasi, pengawasan, manajemen sumber daya manusia, manajemen keuangan yang mencakup pendanaan, pengalokasian serta pengawasan terahadap keuangan di Fakultas Ekonomi menjadi begitu penting. Begitu pula terhadap pemahaman tentang uraian Sistem Pelayanan Kemahasiswaan yang baik yang merupakan upaya untuk menciptakan keteraturan didalamnya.

Pada setiap kantor umumnya terdapat sub-sub bagian kerja, pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa sub-sub bagian kerja, contohnya bagian Kemahasiswaan. Bagian ini di khususkan untuk menyiapkan segala urusan Pelayanan Kemahasiswaan.

Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa pelayanan kemahasiswaan mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendukung instansi pemerintah untuk mencapai tujuannya. Oleh karena itu, penulis terdorong untuk mengetahui mengenai sistem pelayanan kemahasiswaan. Sehingga penulis tertarik untuk mengambil judul Tugas Akhir mengenai

3

“Sistem Pelayanan Kemahasiswaan Pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang, maka perumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah “Bagaimana Pelayanan Kemahasiswaan pada Program Diploma III Kesekretariatan.

C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah Untuk mengetahui bagaiman sistem pelayanan Kemahasiswaan Diploma III Kesekretariatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh Penulis adalah :

1. Bagi Penulis

Menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai sistem pelayanan kemahasiswaan pada Program Diploma III Kesekretariatan.

2. Bagi organisasi

memberikan bahan masukan dan pertimbangan bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran dalam pelayanan kemahasiswaan.

4

3. Bagi masyarakat

Agar masyarakat mengetahui bagaimana Sistem Pelayanan Kemahasiswaan pada Bagian Diploma III Kesekretariatan.

E. Jadwal Kegiatan

Jadwal kegiatan ini terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data dan pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di Tabel 1.1 berikut ini:

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No. Kegiatan

Bulan

November Desember Januari

III IV I II III IV I II 1. Penyusunan Draf Tugas Akhir

2. Pengumpulan Data

3. Penyusunan Laporan Tugas Akhir

Sumber : Penulis (2012)

Keterangan:

Pada tahap penyusunan draf Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku-buku refrensi mengenai Pelayanan Kemahasiswaan pada Program Diploma III Kesekretariatan. Kemudian pada tahap pengumpulan data dilakukan penulis dengan magang di bagian Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Magang dilaksanakan tanggal 3 Desember 2012 sampai 15 Desember 2012. Setelah

5

melakukan observasi, penulis memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

F. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat bab, Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi, sejarah ringkas D-III Kesekretariatan, uraian tugas, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai Pengeretian Pelayanan, Strategi layanan pelanggan, Karakteristik pelayanan, Kualitas pelayanan, dan pelayanan kemahasiswaan pada program D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6 BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai kesimpulan dan saran tentang Pelayanan Kemahasiswaan pada program studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di dirikan di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi didirikan tahun 1959 di Darussalam ( Universitas Syiah Kuala ) Kota Kutaraja ( Banda Aceh ), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja ( Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja ( sekarang Banda Aceh ) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.

8

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 , Program Pendidikan Diploma D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangakan Program Diploma-III terdiri dari :

a. Program Studi Kesekretariatan b. Program Studi Keuangan c. Program Studi Akuntansi

Sementara pendidikan profesi berada dibawah Departemen Akuntansi, yakni Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang kurikulum dan proses pendidikan diselenggarakan secara tersendiri.

Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN ( Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan peraturan Pemerintah Nomor 56 Tahun 2003, tanggal 11 November 2003, dimana Fakultas Ekonomi Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi

9

PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikolog pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara telah memiliki 12 Fakultas.

Visi Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhn pasar pesaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumateta Utara adalah sebagai berikut

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen, Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Sentiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profrsional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

10

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.

B. Struktur Organisasi

Stuktur Organisasi diperlukan untuk membedakan wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya keterkaitan antar bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Untuk mencapai tujuan organisasi, diperlukan sudah wadah yang mengatur seluruh aktivitas organisasi yang disusun dalam suatu stuktur organisasi.Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangakaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertical,melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Suametera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1. berikut ini :

12 9 Pusat Kajian/ Pengembang Unit Pelaksana Teknis Tata Usaha Subbag Umum dan Perlengkapan Subbag Pendidikan Subbag Keuangan dan Kepegawaian Subbag Kemahasiswaan dan Alumni DEKAN PEMBANTU DEKAN I II III Senat Akademik

Komisi- Komisi

Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Departemen Ekonomi Pembanguanan

L A B O R A T O R I U M

Dosen Manajemen S1 Reguler Manajemen S1 Ekstension DIII Keuangan

DIII Kesekretariatan

Dosen Dosen

Akuntansi S1 Reguler Akuntansi S1 Ekstension DIII Akuntansi

Ekonomi Pembangunan S1 Reguler

Ekonomi Pembangunan S1 Ekstension

Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2012)

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Plt. Dekan : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak

Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

PROGRAM S1

Ekonomi Pembangunan

Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

Ketua Program Studi : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.Soc, Ph.D

Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat SE, M.Si

Manajemen

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si

Akuntansi

Ketua Departemen : Dr. Syarifuddin Ginting SE, M.A.F.I.S. Ak

Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Djafar, MM, Ak

Ketua Program Studi : Firman Syarif, M.Si, Ak

Sekretaris Program Studi : Drs. Mutia Ismail, M.Si, Ak

PROGRAM DIPLOMA

Keuangan

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwa, M.Si, Ak

Kesekretariatan

C. Sejarah Ringkas Diploma III Kesekretariatan

Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara semula bernama Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan Universitas Sumatera Utara disingkat dengan PAAP-USU. PAAP USU berdiri didasarkan atas SK. Mendikbud R.I. No. 042/U/1975 tanggal 13 Maret 1975 yaitu sebagai tindak lanjut dari Phasing Out AAN Negeri Medan. Secara organisasi PAAP-USU langsung berada dibawah Rektor Universitas Sumatera Utara tetapi dicangkokkan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Mahasiswa pertama dari PAAP-USU berasal dari mahasiswa Akademik Administrasi Niaga Negeri Medan yang belum menyelesaikan studinya sampai saat pashing out, ditambah dengan mahasiswa baru yang diterima pada tahun Akademik 1975/1976. Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK DirjenDiktiNo.23/DIKTI/KEP/1987;No.25/DIKTI/KEP/1987;No.26/DIKTI/KEP/ 1987 dan SK Rektor USU atas pengelolaan PAAP-USU semenjak serah terima tersebut maka nama PAAP-USU berubah menjadi Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Organisasi Program Diploma III langsung berada pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan pengelola Akademik Program Studi adalah Ketua Jurusan yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang relevan, yaitu sebagai berikut:

No. Program Studi D-III Pengelola

1 Kesekretariatan Ketua program studi Manajemen 2 Akuntansi Ketua program studi Akuntansi 3 Keuangan Ketua program studi Keuangan

Berdasarkan SK Dekan No.342/J05.1.12/SK/KP/2002 maka, pengelolaan program Diploma III mengalami perubahan, yaitu Pengelolaan Program Studi adalah : Ketua Program Studi, Serta Sekretaris Program Studi bagi masing-masing Program Studi yaitu sebagai berikut :

No. Program Studi Pengelola

1 D-III Kesekretariatan Ketua dan Sekretaris program studi Kesekretaraiatan

2 D-III Akuntansi Ketua dan Sekretaris program studi Akuntansi

3 D-III Keuangan Ketua dan Sekretaris program Studi Keuangan

Sumber : Penulis (2012)

Visi Program Diploma III Kesekretariatan

Rumusan Visi Program studi yang konsisten dengan visi lembaga menjadi program studi D III Kesekretariatan terkemuka yang mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global 5 tahun kedepan.

Misi Program Diploma III Kesekretariatan

a. Menghasilkan landasan yang mempunyai kompetensi dalam bidang ilmu kesekretariatan

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan.

d. Meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa dan stake holders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Program Diploma III Kesekretariatan

Secara umum tujuan Program Studi Kesekretariatan adalah menghasilkan lulusan tenaga semi profesional yang mempunyai keahlian dan dapat menerapkan keterampilan sesuai dengan bidang kesekretariatan yang diikutinya. Memberikan landasan keahlian dan keterampilan untuk dikembangkan melalui karir. Siap pakai dalam bidang pekerjaan yang jenjangnya pada tingkat utama (Menghasilkan

Sekretaris Profesional). Lebih khusus tujuan Program Diploma III

Kesekretariatan adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang bertanggung jawab dan berjiwa Pancasila

b. Menghasilkan tenaga ahli madya yang profesional dan dapat menerapkan keterampilannya dengan profesinya sebagai seorang sekretaris

c. Memiliki kepribadian yang tinggi, kemampuan kerja secara profesional. d. Dapat bekerjasama dalam tingkat lokal, nasional, regional, dan internasional. e. Menghasilkan lulusan yang mampu menangani masalah teknis dan

f. Menghasilkan lulusan yang mampu mengelola dan mengorganisasikan kelompok kesekretariatan.

g. Menghasilkan lulusan yang Kretif dan Inovatif dalam pelaksanaan tugas Kesekretariatan.

h. Menghasilkan lulusan yang memiliki kemampuan mengelola semua informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan organisasi.

D. Uraian Tugas

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha

Tugas bagian tata usaha adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugas sub bagian akademika adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan mempersiapkan sususnan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan-laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian. b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.

4. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

5. Sub Bagian Perlengkapan

Tugas sub bagian perlengkapan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan

dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.

E. Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitianpenelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusandari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yangmempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

F. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, dimana fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong

mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan normanorma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

G. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :

a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil

b. Perkuliahan semester genap / ganjil

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil

23 BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Pelayanan

Layanan yang prima kepada pelanggan merupakan suatu keharusan bila kita tidak ingin tergeser dari persaingan dunia bisnis. Perilaku konsumen yang sudah semakin cerdas telah menempatkan kualitas layanan pada urutan teratas mengalahkan kualitas produk/jasa dalam hal pertimbangan untuk menggunakan/membeli barang/jasa. Apalagi saat ini akses keluhan pelanggan telah meluas, bila semula hanya pada surat komplain yang dilayangkan pada perusahaan, saat ini keluhan pelanggan sudah bisa ditulis dimana saja. Mulai dari Surat Kabar nasional, serta berbagai media sosial yang lain. Tentu saja bila satu orang saja pelanggan merasa kecewa dengan layanan yang diberikan, berita tersebut akan dengan cepat menyebar luas sehingga bisa berakibat fatal bagi pengusaha itu sendiri.

Menurut Muchtar a.f

Pengertian pelayanan menurut pakar ekonomi yaitu komponen pelayanan dalam bisnis tidak dapat dipisahkan baik itu untuk perusahaan jasa maupun perusahaan dagang. Untuk perusahaan jasa, pelayanan ini sebagai produk yang berdiri sendiri, sedangkan pada perusahaan dagang dan industri

layanan adalah suatu sikap yang dapat mengakibatkan rasa puas atau tidak puas yang dialami konsumen pada saat terjadinya proses tindakan.

sebagai produk tambahan yang selalu melekat pada produk utamanya. (Laksana: 2008; 85).

Menelusuri arti pelayanan umum adalah tidak terlepas dari masalah kepentingan umum, yang menjadi asal-usul timbulnya istilah pelayanan umum. Dengan kata lain antara kepentingan umum ada korelasi dengan pelayanan umum. Meskipun dalam perkembangan lebih lanjut pelayanan umum dapat juga timbul karena adanya kewajiban sebagai suatu proses penyelenggaraan kegiatan organisasi. Timbulnya pelayanan dari orang lain kepada seseorang, yang orang lain itu tidak ada kepentingan langsung atas sesuatu yang dilakukannya, merupakan suatu hal yang perlu dikaji tersendiri dari segi kemanusiaan. Pelayanan timbul karena ada faktor penyebab yang bersifat ideal dan yang bersifat material. Menurut Moenir (2006:26), pengertian Pelayanan umum adalah kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dengan landasan melalui sistem, prosedur dan metode tertentu dalam rangka usaha memenuhi kepentingan orang lain sesuai dengan haknya.

Menurut Kotler (2002:83) definisi pelayanan adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Produksinya dapat dikaitkan atau tidak dikaitkan pada satu produk fisik. Pelayanan merupakan perilaku produsen dalam rangka memenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen demi tercapainya kepuasan pada konsumen itu sendiri. Kotler juga mengatakan bahwa perilaku tersebut dapat terjadi pada saat, sebelum

dan sesudah terjadinya transaksi. Pada umumnya pelayanan yang bertaraf tinggi akan menghasilkan kepuasan yang tinggi serta pembelian ulang yang lebih sering.

B. Strategi Layanan Pelanggan

Christopher dalam (Tugas Akhir) mengemukakan empat langkah kunci dalam menyusun strategi layanan pelanggan adalah :

1. Mengidentifikasi misi layanan/jasa. Perusahaan jasa harus mengartikulasikan komitmen dan nilai-nilainya dalam misi korporat atau dalam pernyataan misi layanan-layanan pelanggan terpisah yang mencerminkan filosofi dan komitmen perusahaan pada layanan pelanggan.

2. Menetapkan tujuan layanan pelanggan. Tujuan layanan pelanggan harus dipertimbangkan dalam konteks aktivitas-aktivitas pratransaksi, transaksi, dan paskatransaksi. Hal ini membutuhkan pemahaman mengenai nilai pelanggan dan basis biaya pelanggan, serta pengembangan proposisi nilai yang superior dibandingkan pelanggan.

3. Strategi layanan pelanggan. Sebagian besar pasar terdiri atas segmen-segmen pasar yang membutuhkan kombinasi manfaat yang berbeda. Karena tidak semua pelanggan menuntut tingkat pelayanan yang sama, maka segmentasi bias menjadi cara yang ampuh untuk menciptakan paket pelayanan yang tepat bagi setiap segmen psar yang relevan. Pendekatan khristhoper untuk penyusunan strategi berbasis jasa terdiri atas empat bagian :

1. Mengidentifikasi segmen-segmen jasa.

3. Memprioritaskan target jasa. 4. Menyusun paket jasa.

4. Implementasi. Apabila paket jasa yang paling efektif telah dikembangkan untuk setiap segmen yang ingin dilayani perusahaan, paket tersebut kemudian menjadi bauran pemasaran terintegrasi. Untuk sektor-sektor jasa yang sensitif seperti perusahaan penerbangan, atribut-atribut jasa dapat dipergunakan sebagai bagian kampanye promosi. Perusahaan jasa harus berfokus secara khusus pada layanan pelanggan dan mempertahankan tingkat kepuasan pelanggan berdasarkan kajian kesinambungan. Biasanya ada kebutuhan akan sistem keluhan atau komplain, yang memungkinkan para pelanggan yang tidak puas teridentifikasi dan tindakan korektif diambil. Di atas hal-hal yang lain, perusahaan jas harus terus beradaptasi dengan kebutuhan pelanggan yang selalu berubah dalam hal layanan pelanggan (Payne, 2000:219).

C. Karakteristik Pelayanan

Pelayanan memiliki sejumlah yang membedakan dengan aspek-aspek lainnya, terkait dengan hal tersebut, Fitzsimmons dan Fitzsimmons (2006:21),

1. Artisipasi pelanggan dalam proses pelayanan, kehadiran pelanggan ssebagai partisipan dalam proses pelayanan membutuhkan sebuah perhatian untuk mendesain fasilitas kondisi yang demikian tidak ditemukan pada perusahaan menyebutkan adanya empat karakteristik pelayanan, yaitu :

manufaktur yang tradisional kehadiran secara fisik pelanggan disekitar fasilitas pelayanan tidak dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan manufaktur. 2. Kejadian pada waktu yang bersamaan (simultaneity) fakta bahwa pelayanan

dibuat untuk dugunakan secara bersamaan, sehingga pelayanan tidak disimpan. Ketidak mampuan untuk menyimpan pelayanan ini menghalangi penggunaan strategi manufaktur tradisional dalam melakukan penyimpanan untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan.

3. Pelayanan langsung digunakan dan habis (service perishability) pelayanan merupakan komoditas yang cepat habis. Hal ini dapat diliahat pada tempat duduk pesawat yang habis, tidak muatnya ruangan rumah sakit atau hotel. Pada masing-masing kasus telah menyebabkan kehilangan peluang.

4. Tidak berwujud (intangibility) pelayanan adalah produk fikiran yang berupa ide dan konsep. Oleh karena itu inovasi pelayanan tidak bis dipatenkan. Untuk mempertahankan keuntungan dari konsep pelayanan yang baru, perusahaan harus melakukan perluasan secapatnya dan mendahului pesaing. 5. Beragam (heterogenity) kombinasi dari sifat tidak berwujud pelayanan dan

pelanggan sebagai partisipan dalam penyampaian sistem pelayanan nenghasilkan pelayanan yang beragam dari konsumen ke konsumen. Interaksi antara konsumen dan pegawai yang memberikan pelayanan menciptakan kemungkinan pengalaman kerja manusia yang lebih lengkap.

D. Kualitas Pelayanan

Kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berpengaruh dengan produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan (Tjiptono, 2001) Sehingga definisi kualitas pelayanan dapat diartikan sebagai upaya pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen serta ketepatan penyampaiannya dalam mengimbangi harapan konsumen (Tjiptono, 2007) pelayanan.html)

Dari defenisi tentang kualitas pelayanan tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa Kualitas Pelayanan adalah segala bentuk aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan guna memenuhi harapan konsumen. Kualitas pelayanan (service

quality) dapat diketahui dengan cara membandingkan persepsi para konsumen

atas pelayanan yang nyata-nyata mereka terima / peroleh dengan pelayanan yang sesungguhnya mereka harapkan/inginkan terhadap atribut-atribut pelayanan suatu perusahaan.

.

Napitupulu (2009:17) mengemukakan kriteria pelayanan yang baik adalah: a. Tersedianya sarana dan prasarana yang baik

Dalam melayani mahasiswa salah satu yang paling penting diperhatikan adalah sarana dan prasarana yang dimiliki instansi seperti meja dan kursi yang nyaman. Ventilasi udara dalam ruangan juga harus bersih, aman dan sejuk serta suasana yang kondusif dan tidak berisik. Kelengkapan dan majunya kecanggihan teknologi sarana dan prasarana yang digunakan mahasiswa, dan dalam proses belajar mengajar di dalam kelas.

b. Tersedianya para staf pengajar dan staf pegawai yang baik

Kenyamanan mahasiswa diruang belajar pada umumnya tergantung dari cara dan perilaku petugas staf pengajar memberikan motivasi dan arahan yang menarik mahasiswa tersebut, staf pegawai yang ramah, sopan, dan menarik dapat membuat mahasiswa menjadi lebih nyaman dalam segala hal. Disamping itu, Staf pegawai juga harus cepat tanggap, pandai bicara, menyenangkan serta pintar. Demikian juga cara kerja harus cepat dan cekatan sangat perlu, hal ini akan berpengaruh untuk produktifitas yang tinggi.

c. Bertanggung Jawab

Dalam melaksanakan tanggung jawab untuk melayani mahasiswa, baik dibidang akademik dan kemahasiswaan yang memerlukan arahan dan bantuan, diharapkan petugas agar dapat memberikan yang terbaik bagi setiap mahasiswa. Dalam menjalankan kegiatan pelayanan, petugas harus mampu melayani mahasiswa dari awal sampai tuntas atau selesai.

d. Mampu melayani secara tepat dan cepat

Dalam melayani mahasiswa diharapkan petugas melakukan pelayanan sesuai dengan prosedur. Layanan yang diberikan sesuai jadwal untuk pekerjaan tertentu dan jangan membuat kesalahan dalam arti pelayanan yang diberikan sesuai dengan keinginan mahasiswa.

e. Mampu berkomunikasi

Petugas diharapkan mampu berkomunikasi baik lisan dan tulisan dengan baik kepada setiap mahasiswa, artinya agar mahasiswa dengan cepat dan mudah memahami dan mengerti informasi yang dijelaskan oleh petugas.

Menurut pengamatan penulis kriteria kualitas pelayanan Kemahasiswaan di Fakultas Ekonomi sudah baik. Hal tersebut dapat dilihat dari etiket pelayanan pegawai saat menjalankan tugas-tugasnya, seperti berkomunikasi yang baik dengan mahasiswa yang membutuhkan informasi.

Pelayanan yang diberikan pegawai telah menunjukkan etiket kerjanya saat melayani mahasiswa dengan ramah dan sopan. Cepat tanggap serta tepat waktu dalam pengurusan administrasi seperti pengurusan surat keterangan aktif kuliah, surat keterangan KTM hilang, dan lain-lain. Selain itu pelayanan yang diberikan pegawai kepada mahasiswa harus mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh Bagian Kemahasiswaan. Seperti dalam mengurus surat keterangan aktif kuliah, mahasiswa harus memenuhi prosedur yang telah ada yaitu harus melampirkan form keterangan aktif kuliah dan fotocopy SPP terakhir. Setelah data yang diperlukan lengkap, mahasiswa akan memberikan surat keterangan tersebut kepada bagian kemahasiswaan dan pegawai. Bagian kemahasiswaan akan memproses data tersebut dengan waktu yang sudah ditetapkan. Membutuhkan waktu selama 2 hari dalam penyelesaian surat keterangan tersebut dan harus diserahkan ke sekretaris dekan untuk distempel dan diberi nomor suratnya. Setelah selesai maka surat tersebut akan diserahkan kembali ke bagian

kemahasiswaan dan akan di letakkan di tempat surat keterangan aktif kuliah. Dan mahasiswa pun dapat mengambil surat keterangan aktif kuliahnya tersebut.

E. Pelayanan Kemahasiswaan Pada Program Diploma III Kesekretaraiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

1. Kebijakan Umum

Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengemban tugas, antara lain :

a. Mempersiapkan peserta didik yang dapat melakukan tugas-tugas kesekretariatan dengan cermat dan cerdas.

b. Menumbuh kembangkan pengalaman meneliti dalam ilmu kesekretariatan. c. Program studi diploma III Kesekretariatan mensyaratkan pengelolaan

pendidikan yang selalu melakukan peningkatan mutu secara berkesinambungan sesuai dengan harapan stakeholder.

d. Pelaksanaan pedidikan di Program Diploma III Kesekretariatan dirancang dengan mempertimbangkan pergeseran paradigma pendidikan yang semula lebih focus pada pengajaran oleh dosen (faculty teaching) ke focus pada pembelajaran oleh mahasiswa (student learning).

e. Peningkatan mutu pendidikan di Program Diploma III Kesekretariatan didasarkan pada kebijakan pengembangan proses pembelajaran yaitu:

a) Materi pembelajaran lebih didekatkan dengan persoalan nyata, melatih identifikasi persoalan, dan strategi penyelesaian.

b) Integrasi antar disiplin ilmu yang saling mendukung untuk pemahaman dan implementasinya.

c) Dukungan pemanfaatan optimal teknologi informasi dan komunikasi yang tersedia dan akan tersedia.

d) Berbagai inovasi yang membuka akses peningkatan kreatifitas.

2. Manajemen Proses

Program Studi D-III Kesekretariatan merupakan salah satu proses realisasi produk dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) Universitas Sumatera Utara selain Fakultas, Sekolah Pasca Sarjana, dan semua unit penunjang lainnya. Dalam pelaksanaannya dilaksanakan secara bertahap. Adapun proses yang terkait dengan unit akademik, antara lain :

a. Pendataan Mahasiswa Baru

Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan pendataan mahasiswa baru agar mempermudah Ketua Program Studi dalam proses perwalian dan acuan untuk panitia penerimaan mahasiswa baru Program Studi. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai diterimanya daftar nama mahasiswa baru dari Biro Administrasi Mahasiswa sampai dengan menjadi daftar nama mahasiswa Program Stiudi berdasarkan SMU/SMK yang diserahkan oleh ketua Program Studi. Hasil dari kegiatan tersebut diatas adalah :

1) Daftar nama Mahasiswa.

2) Daftar nama mahasiswa berdasarkan SMU/SMK uraian rinci proses pendaftaran Mahasiswa baru dapat dijelaskan di dalam prosedur yang diidentifikasi pada proses Pendaftran Mahasiswa Baru.

b. Perwalian

Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman untuk menentukan beban studi, beban praktek, dan beban penelitian, yang sesuai dengan kapasitas dan kemampuan mahasiswa. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai dari bimbingan konseling sampai dengan penetapan Kartu Rencana Studi (KRS) mahasiswa.

c. Perkuliahan

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mendapatkan transfer of

knowledge and sience (Aplikasi Praktek) dibidang manajemen antara

dosen sebagai fasilitator dan mahasiswa, sehingga mahasiswa dapat dimengerti, memahami, mampu mengekspresikan dalam perilaku (aspek efektif), dan memiliki keterampilan (aspek skill) dilapangan, sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai dari penetapan KRS mahasiswa sampai dengan proses persiapan ujian.

d. Ujian

Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mensosialisasikan hasil evaluasi akhir studi mahasiswa pada setiap semester dan akhir studi secara keseluruhan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku

mulai penyetoran nilai hasil ujian sampai dengan penyerahan Kartu Hasil Studi.

e. Tugas Akhir

Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman evaluasi dari hasil akhir studi mahasiswa dan sebagai dasar penilaian terhadap kemampuan mahasiswa didalam mengkaji dan meneliti aplikasi ilmu serta membuat karya tulis ilmiah sebagai report dari penelitian yang dilakukan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku ketika mahasiswa sudah menyelesaikan 90 SKS tanpa nilai D dan lulus Mata Kuliah Metodologi Penelitian sampai mahasiswa menyerahkan laporan tugas akhir yang sudah direvisi oleh dosen pembimbing.

f. Pendataan Alumni

Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman untuk mendata alumni dan membuat database alumni. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai dari review daftar lulusan sampai dengan pembuatan database alumni.

F. Pelayanan Mahasiswa Diploma III Kesekretariatan 1. Administrasi Kemahasiswaan

Pendaftaran mahasiswa untuk tahun berjalan, dilaksanakan sebagai berikut : a. Mahasiswa Lama

1) Mengambil formulir pembayaran SPP dan formulir pendaftran kembali di Sub Bagian Kemahasiswaan dengan menunjukkan bukti pembayaran SPP tahun Akademik yang baru berlalu.

2) Membayar SPP di BNI. b. Mahasiswa Baru

1) Pembayaran SPP di proses di BAAK Universitas Sumatera Utara.

2) Pembayaran di Fakultas dapat dilakukan jika calon mahasiswa yang bersangkutan telah memperoleh tanda pendaftaran sebagai mahasiswa di BAAK Universitas Sumatera Utara.

3) Mengambil dan mengisi formulir data pribadi di Bagian Kemahasiswaan. 4) Menyerahkan kembali formulir data pribadi yang sudah diisi dengan

benar ke Bagian Kemahasiswaan.

5) Melampirkan pas poto ukuran 3x4 sebanyak 2 (dua) lembar. c. Kartu tanda Mahasiswa diproses di BAAK Universitas Sumatera Utara.

Pelayanan Mahasiswa Diploma III Kesekretariatan pada Bagian Administrasi Kemahasiswaan sudah baik. Hal tersebut dapat dilihat dari pelayanan staf pegawai yang ramah, dapat memberikan arahan dan bantuan kepada mahasiswa yang ingin mengurus segala keperluan dan mahasiswa yang membutuhkan informasi. Misalnya keperluan dan informasi untuk mengetahui pelaksanaan pendaftaran mahasiswa untuk tahun berjalan seperti melakukan pembayaran SPP di BNI, pengurusan Kartu Tanda Mahasiswa dan lain-lain.

2. Administrasi Akademik

a. Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) harus sudah diisi sebelum perkulihan dimulai. Proses Terlampir (Lampiran 1).

b. Perkuliahan setiap mata kuliah yang mengikuti mata kuliah harus menghadiri tatap muka minimum 80% dari jumlah perkuliahan oleh dosen atau asisten, agar diizinkan mengikuti ujian akhir semester.

c. Administrasi nilai ujian

Hasil ujian diserahkan oleh masing-masing dosen pengasuh paling lambat 2 (dua) minggu terhitung sejak tanggal ujian, hasil dibuat dalam rangkap 3 (tiga), digunakan untuk :

1) Satu set untuk pengumuman kepada mahasiswa. 2) Satu set untuk administrasi di Sub Bagian Akademik.

Nila ujian yang ada di Sub Bagian Akademik akan digunakan untuk data pribadi mahasiswa dan untuk mengisi nilai setiap mahasiswa ke Kartu Hasil Studi (KHS).

Pada Bagian Administrasi Akademik, pelayanan yang diberikan sudah baik. Hal ini dapat dilihat dari cara pegawai yang ramah dan sopan, serta ketanggapan dan ketepatan waktu dalam melayani mahasiswa untuk mengurus administrasi akademik. Seperti pada saat mahasiswa mebutuhkan bantuan dalam menanyakan masalah nilai yang belum keluar, melayani mahasiswa yang ingin meleges ijazah sementara, melayani mahasiswa yang ingin mengurus transkrip nilai Tugas Akhir dan mengurus bantuan Bebas Mata kuliah. Selain itu pelayanan pada Administrasi Akademik harus sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan,

yaitu dengan mengisi Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) sebelum perkuliahan dilaksanakan, mengikuti mata kuliah sesuai dengan jumlah mata kuliah yang diambil, prosedur untuk administrasi nilai ujian. Hasil ujian yang ada pada dosen akan diserahkan ke Bagian Akademik, dan nilai ujian yang ada disub bagian akademik akan digunakan untuk data pribadi mahasiswa dan akan diisi kesetiap Kartu Hasil Studi mahasiswa.

3. Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan

Dalam bidang ini Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU menyediakan layanan khusus berupa pembelajaran yang telah dilakukan, yaitu :

a. Table Manner. Saat ini banyak kegiatan bisnis dilakukan diluar kantor dan

pertemuan sering dilakukan sambil makan. Kegiatan bisnis ini juga sering diikuti oleh sekretari. Oleh karena itu, sebagai seorang calon sekretari profesional, mahasiswa D-III Kesekretariatan perlu dibekali dengan keterampilan cara makan dan bagaimana berprilaku pada saat melakukan kegiatan bisnis.

b. Beauty class. Seorang sekretaris dituntut untuk berpenampilan menarik baik

fisik maupun pribadinya. Untuk itu Mahasiswa D-III Kesekretariatan perlu dibekali dengan pengetahuan bagaimana berpenampilan menarik dan memiliki kepribadian yang baik.

c. Menggunakan Praktisi Sebagai Pengajar Mata Kuliah Kesekretariatan.

menghadapi dunia kerja setelah menyelesaikan kuliahnya. Oleh karena itu, diperlukan dosen yang tidak hanya memahami teori tetapi juga memahami bagaimana cara mengaplikasikannya.

d. Menyediakan Majalah dinding untuk HMJ. Mahasiswa membutuhkan media seperti majalah dinding yang memaparkan informasi-informasi Akademik dan kegiatan HMJ, sehingga dapat diketahui secara luas, terutama bagi mahasiswa D-III Kesekretariatan. Kegiatan pelayanan yang akan dilakukan adalah:

a) Mengusulkan penambahan buku Kesekretariatan di Ruang Baca.

1) Meningkatkan wawasan mahasiswa mengenai ilmu-ilmu yang berkaitan dengan kesekretariatan.

2) Memudahkan mahasiswa dalam mengarjakan tugas-tugas yang diberikan oleh dosen.

3) Memudahkan mahasiswa untuk mencari referensi dalam menyelesaikan tugas akhir.

b) Penggunaan praktisi untuk Mata Kuliah Pengembangan Kepribadian dan Kontrak Bisnis.

1) Agar mahasiswa dapat memperoleh materi kuliah berdasarkan pengalaman praktisi. Sehingga mahasiswa dapat lebih memahami secara mendalam materi kuliah yang disampaikan.

2) Agar mahasiswa dapat memahami materi kuliah secara praktek yang dipandu secara langsung oleh praktisi yang sudah berpengalaman.

c) Outbond Kepribadian

Meningkatkan kualaitas kepribadian mahasiswa yang nantinya akan berhubungan dengan publik secara luas.

1) Menumbuhkan jiwa kepemimpinan didalam diri mahasiswa. 2) Meningkatkan pemahaman akan pentingnya team-work(kerja tim) 3) Menumpuk rasa solidaritas antar mahasiswa D-III Kesekretariatan. 4) Meningkatkan keberanian dalam menghadapi tantangan, sehingga

mahasiswa tidak mudah menyerah jika menghadapi kendala-kendala didalam kehidupan nantinya.

d)Baju Seragam Mahasiswa

1) Agar mahasiswa sekretaris terbiasa untuk berpakaian rapi dan formal. 2) Agar mahasiswa sekretaris lebih dikenal dilingkungan kampus.

e) Pendataan Alumni

1) Agar sesama Alumni D-III Kesekretariatan dapat saling berkomunikasi.

2) Untuk mengetahui secara jelas perkembangan alumni D-III Kesekretariatan.

f) Seminar Kesekretariatan

1)Untuk meningkatkan wawasan lebih dalam mengenai studi Kesekretariatan.

2)Mahasiswa dapat berdialog secara langsung dengan praktisi sekretaris yang sudah berpengalaman dibidangnya.

g)Kuliah Umum Mengenai Etika Sekretaris

1) Mahasiswa dapat mengetahui etika dan etiket seorang sekretaris profesional.

h)Pengadaan Wibe site dan Friendster D-III Kesekretariatan

1) Sebagai media untuk berbagi informasi bagi mahasiswa D-III Kesekretariatan

2) Sebagai media komunikasi bagi mahasiswa D-III Kesekretariatan pada khususnya dan alumni pada umumnya.

i) Pengadaan Laboratorium Sekretaris

1) Agar mahasiswa D-III Kesekretariatan tidak hanya memahami materi secara teori saja, melainkan dapat memahami materi kuliah secara praktek.

j) Perluasan Jaringan Wi-Fi untuk Mahasiswa D-III Kesekretariatan

1) Mempermudah mahasiswa dalam mengakses internet,terutama disaat-saat pengisian KRS online.

Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan pada Program Diploma III Kesekretariatan belum baik, karena ada beberapa kegiatan yang masih mengalami kendala dalam pelaksanaannya, yaitu belum semua kegiatan yang sudah ditetapkan dapat dilaksanakan, seperti Table Manner, Outbond Kepribadian, dan Pengadaan Laboratorium Sekretaris. Hal tersebut disebabkan dari sistem kerja HMD (Himpunan Mahasiswa Diploma) yang tidak berjalan, klasifikasi waktunya belum dapat disesuaikan, serta tidak adanya tempat untuk pengadaan Laboraturium atau tempat praktek bagi mahasiswa Diploma III Kesekretariatan.

Akan tetapi di dalam Bidang Penalaran dan Keilmuan ini mempunyai kelebihan yang dapat menjadi point penting disetiap kegiatannya, yaitu dapat memberikan pembelajaran dan ilmu pengetahuan bagi mahasiswa Diploma III Kesekretariatan untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional.

4. Bantuan Untuk Beasiswa

Untuk meringankankan beban biaya pendidikan, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bekerja sama sama dengan berbagai instansi memberikan bantuan beasiswa. Kategori peneriaan beasiswa terdiri atas : mahasiswa berprestasi, mahasiswa berprestasi tapi kurang mampu, dan mahasiswa yang kurang mampu. Dengan demikian bagi mahasiswa penerima beasiswa yang berprestasi akademik tinggi, setelah lulus dapat segera diserap oleh instansi pemberi beasiswa.

Pemberian beasiswa kepada mahasiswa diperguruan tinggi merupakan wujud dari partisipasi masyarakat, instansi, pemerintah, perusahaan-perusahaan swasta dalam ikut serta membangun bangsa khususnya dalam bidang pendidikan. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa instansi pemerintah (BUMN) dan perusahaan swasta yang menyalurkan bantuan beasiswa kepada Universitas Sumatera Utara. Mahasiswa yang mendapatkan beasiswa dari berbagai macam beasiswa yang disalurkan melalui Biro Administrasi Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara.

a. Persyaratan

Untuk dapat memperoleh beasiwa harus memenuhi syarat yang telah ditentukan oleh pihak Universitas Sumatera Utara (Lampiran 2).

b. Jenis – jenis Beasiswa

Tabel 2.1.

Jenis dan pesyaratan penerimaan beasiswa khususnya pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

No. Jenis Beasiswa Peryaratan Khusus

1. Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa(BBM)

1.Terdaftar sebagai mahasiswa Program Diploma dan S1. 2.Minimal telah duduk disemester

II (dua)

3.Indeks prestasi komulatif (IPK ) minimal 2.50

2. Beasiswa konsorsium

pendidikan BPMIGAS- KKKS (Badan Pelaksana Minyak dan Gas-Kontraktor Kontrak Kerja Sama

1.Terdaftar sebagai mahasiswa Program Diploma (D3) dan S1. 2.Minimal telah duduk di semester

III(Tiga)

3.Indeks Prestasi Komulatif(IPK) minimal 2,75.

4.Telah menyelesaikan 25% dari jumlah kredit yang disyaratkan untuk Program S1 atau D3 yang diambil.

Lanjutan

Tabel 2.1.

Jenis dan pesyaratan penerimaan beasiswa khususnya pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

No. Jenis Beasiswa Peryaratan Khusus

6. Menyerahkan 2 (dua) lembarpasfoto hitam putih 4x6.Mengisi formulir khusus yang diberikan oleh pihak konsorsium Pendidikan BPMIGAS – KKKS. 3. Peningkatan Prestasi

Ekstrakulikuler (PPP)

1.Terdaftar sebagai mahasiswa Program Diploma dan S1.

2.Indeks prestasi komulatif (IPK) minimal 2,50.

3.Mempunyai prestasi tinggi atau baik sesuai dengan kegiatannya yang dibuktikan dengan sertifikat atau piagam penghargaan yang diterbitkan oleh panitia penyelenggara atau pihak yang berwenang.

4.Bukti prestasi yang diusulkan mahasiswa bersangkutan sudah menjadi mahasiswa USU dan tidak boleh lebih 3 (tiga) tahun sejak bulan Januari pada tahun mengusulkan.

c. Prosedur Untuk Mendapatkan Beasiswa

Prosedur untuk mendapatkan beasiswa dapat dilihat pada (Lampiran 3).

1) Proses seleksi

Pemohon beasiswa yang dipandang memenuhi syarat dan belum menerima beasiswa lain akan diusulkan Universitas ke penyandang dana (pemberi beasiswa).

2) Pencarian Dana

Pada umumnya beasiswa yang diberikan kepada Mahasiswa Universitas Sumatera Utara dicairkan langsung melalui rekening Mahasiswa yang bersangkutan yang ada di BNI Cabang Universitas Sumatera Utara.

3) Penawaran Beasiswa

Penawaran beasiswa yang ditawarkan kepada mahasiswa Universitas Sumatera Utara tidak terjadwal karena tergantung kepada pemberi beasiswa yang akan menyalurkan bantuannya. Selanjutnya apabila ada informasi penawaran penerimaan beasiswa dari Instansi-instansi dan Perusahaan-perusahaan yang memberi beasiswa, maka Biro Administrasi Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara langsung meneruskannya ke Fakultas-fakultas dilingkungan Universitas Sumatera Utara untuk mengusulkan Mahasiswanya yang akan diberi beasiswa sesuai dengan aturan – aturan yang telah ditentukan.

Pelayanan Bantuan Untuk Beasiswa yang dilakukan pegawai sudah terlaksana dengan baik. Pegawai memberikan informasi yang dibutuhkan Mahasiswa, sehingga Mahasiswa akan puas dan sangat terbantu. Adanya program beasiswa ini akan sangat membantu mahasiswa dalam mengurangi beban orang tua dalam membayar SPP di setiap semester. Program beasiswa ini juga diharapkan dapat menjadi motivasi dalam meningkatkan semangat belajar.

Namun adakalanya seorang mahasiswa menerima beasiswa tersebut dengan cara curang, yakni karena bantuan dari orang dalam. Hal ini biasa terjadi disetiap jurusan. Seperti mahasiswa yang orang tuanya tidak mampu yang ingin mendapatkan beasiswa. Mahasiswa tersebut telah memenuhi persyaratan yang sudah ditetapkan. Tetapi ternyata mahasiswa itu tidak bisa mendapatkan beasiswa. Dikarenakan ada mahasiswa lain yang dengan mudah mendapatkan beasiswa tersebut karena bantuan dari orang dalam. Padahal IP mahasiswa itu belum memenuhi syarat untuk mendapatkan beasiswa.

46 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan Pembahasan dan Pemaparan diatas, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa pelayanan yang diberikan oleh Program Diploma III Kesekretariatan kepada mahasiswa meliputi :

1. Administrasi Kemahasiswaan

Pelayanan pegawai dalam mengurus Administrasi Kemahasiswaan sudah terlaksana dengan baik. Hal tersebut dapat dilihat dari pelayanan staf pegawai yang ramah, dapat memberikan arahan dan bantuan kepada mahasiswa yang ingin mengurus segala keperluan dan mahasiswa yang membutuhkan informasi.

2. Administrasi Akademik

Pelayanan pegawai dalam mengurus Administrasi Akademik yang diberikan kepada Mahasiswa sudah baik. Hal ini dapat dilihat dari cara pegawai yang ramah dan sopan, serta ketanggapan dan ketepatan waktu dalam melayani mahasiswa untuk mengurus administrasi akademik.

3. Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan

Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan pada Program Diploma III Kesekretariatan belum baik, karena ada beberapa kegiatan yang masih mengalami kendala dalam pelaksanaannya, yaitu belum semua kegiatan yang sudah ditetapkan dapat dilaksanakan. Hal tersebut disebabkan dari sistem kerja HMD (Himpunan Mahasiswa Diploma) yang tidak berjalan, klasifikasi

waktunya belum dapat disesuaikan, serta tidak adanya tempat untuk pengadaan Laboraturium atau tempat praktek bagi mahasiswa Diploma III Kesekretariatan.

4. Pelayanan Bantuan Untuk Beasiswa

Pelayanan Bantuan Untuk Beasiswa yang dilakukan pegawai sudah terlaksana dengan baik. Pegawai memberikan informasi yang dibutuhkan Mahasiswa, sehingga Mahasiswa akan puas dan sangat terbantu.

B. SARAN

Pada akhir penulisan tugas akhir ini, penulis ingin memberikan beberapa saran yang mungkin dapat menjadi bahan pertimbangan bagi Pelayanan Kemahasiswaan Pada Program Diploma III Kesekretariatan. Adapun saran-saran penulisan yang berkaitan dengan diberikannya pelayanan oleh Diploma III Kesekretariatan, meliputi :

1. Administrasi Kemahasiswaan

Pelayanan yang diberikan pada Administrasi Kemahasiswaan harus lebih diperhatikan dan lebih ditingkatkan lagi agar dapat memudahkan segala urusan yang diperlukan mahasiswa dan dalam menjalin hubungan yang baik antara pegawai dan mahasiswa untuk menjadi lebih baik dari sebelumnya.

2. Administrasi Akademik

Dapat terus dipertahankan pelayanan yang sudah baik kepada mahaiswa, serta untuk melayani mahasiswa yang mebutuhkan bantuan dalam pengurusan Administrasi Akademik.

3. Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan

Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan pada Program Diploma III Kesekretariatan, diharapkan agar kegiatan yang masih mengalami kendala dapat dilaksanakan secepatnya. HMD (Himpunan Mahasiswa Diploma) harus segera dijalankan, menetapkan waktu yang sesuai, serta mempersiapkan tempat untuk pengadaan Laboraturium atau tempat praktek bagi mahasiswa Diploma III Kesekretariatan.

4. Pelayanan Bantuan Untuk Beasiswa

Pelayanan untuk bantuan beasiswa yang sudah terlaksana dengan baik seharusnya lebih diperhatikan lagi dalam proses penyeleksiannya agar terhindar dari kecurangan yang sering terjadi pada setiap program studi.

49

DAFTAR PUSTAKA

Fajar, Laksana, 2008, Manajemen Pemasaran, Graha Ilmu, Yogyakarta.

FE USU, 2007, Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008, USU Press, Medan.

http://tesisdisertasi.blogspot.com/2010/07/karakteristik-pelayanan.html

Kotler, Philip. 2002. Manajemen Pemasaran di Indonesia : Analisis, Perencanaan, Implementasi dan Pengendalian. Salemba Empat. Jakarta.

Moenir, 2006, Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia, Bina Aksara, Jakarta.

Napitupulu, Paimin. 2007. Pelayanan Publik dan Costumer Satisfaction, Penerbit. PT. Alumni, Jakarta.

Payne, Adrian, 2000, Pemasaran Jasa, Andi, Yogyakarta.

Rini, Endang S, 2008, Gugus Kendali Mutu D-III Kesekretariatan, Medan.

c. Prosedur Untuk Mendapatkan Beasiswa

Prosedur untuk mendapatkan beasiswa dapat dilihat pada (Lampiran 3). 1) Proses seleksi

Pemohon beasiswa yang dipandang memenuhi syarat dan belum menerima beasiswa lain akan diusulkan Universitas ke penyandang dana (pemberi beasiswa).

2) Pencarian Dana

Pada umumnya beasiswa yang diberikan kepada Mahasiswa Universitas Sumatera Utara dicairkan langsung melalui rekening Mahasiswa yang bersangkutan yang ada di BNI Cabang Universitas Sumatera Utara.

3) Penawaran Beasiswa

Penawaran beasiswa yang ditawarkan kepada mahasiswa Universitas Sumatera Utara tidak terjadwal karena tergantung kepada pemberi beasiswa yang akan menyalurkan bantuannya. Selanjutnya apabila ada informasi penawaran penerimaan beasiswa dari Instansi-instansi dan Perusahaan-perusahaan yang memberi beasiswa, maka Biro Administrasi Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara langsung meneruskannya ke Fakultas-fakultas dilingkungan Universitas Sumatera Utara untuk mengusulkan Mahasiswanya yang akan diberi beasiswa sesuai dengan aturan – aturan yang telah ditentukan.

Pelayanan Bantuan Untuk Beasiswa yang dilakukan pegawai sudah terlaksana dengan baik. Pegawai memberikan informasi yang dibutuhkan Mahasiswa, sehingga Mahasiswa akan puas dan sangat terbantu. Adanya program beasiswa ini akan sangat membantu mahasiswa dalam mengurangi beban orang tua dalam membayar SPP di setiap semester. Program beasiswa ini juga diharapkan dapat menjadi motivasi dalam meningkatkan semangat belajar.

Namun adakalanya seorang mahasiswa menerima beasiswa tersebut dengan cara curang, yakni karena bantuan dari orang dalam. Hal ini biasa terjadi disetiap jurusan. Seperti mahasiswa yang orang tuanya tidak mampu yang ingin mendapatkan beasiswa. Mahasiswa tersebut telah memenuhi persyaratan yang sudah ditetapkan. Tetapi ternyata mahasiswa itu tidak bisa mendapatkan beasiswa. Dikarenakan ada mahasiswa lain yang dengan mudah mendapatkan beasiswa tersebut karena bantuan dari orang dalam. Padahal IP mahasiswa itu belum memenuhi syarat untuk mendapatkan beasiswa.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan Pembahasan dan Pemaparan diatas, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa pelayanan yang diberikan oleh Program Diploma III Kesekretariatan kepada mahasiswa meliputi :

1. Administrasi Kemahasiswaan

Pelayanan pegawai dalam mengurus Administrasi Kemahasiswaan sudah terlaksana dengan baik. Hal tersebut dapat dilihat dari pelayanan staf pegawai yang ramah, dapat memberikan arahan dan bantuan kepada mahasiswa yang ingin mengurus segala keperluan dan mahasiswa yang membutuhkan informasi.

2. Administrasi Akademik

Pelayanan pegawai dalam mengurus Administrasi Akademik yang diberikan kepada Mahasiswa sudah baik. Hal ini dapat dilihat dari cara pegawai yang ramah dan sopan, serta ketanggapan dan ketepatan waktu dalam melayani mahasiswa untuk mengurus administrasi akademik.

3. Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan

Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan pada Program Diploma III Kesekretariatan belum baik, karena ada beberapa kegiatan yang masih

waktunya belum dapat disesuaikan, serta tidak adanya tempat untuk pengadaan Laboraturium atau tempat praktek bagi mahasiswa Diploma III Kesekretariatan.

4. Pelayanan Bantuan Untuk Beasiswa

Pelayanan Bantuan Untuk Beasiswa yang dilakukan pegawai sudah terlaksana dengan baik. Pegawai memberikan informasi yang dibutuhkan Mahasiswa, sehingga Mahasiswa akan puas dan sangat terbantu.

B. SARAN

Pada akhir penulisan tugas akhir ini, penulis ingin memberikan beberapa saran yang mungkin dapat menjadi bahan pertimbangan bagi Pelayanan Kemahasiswaan Pada Program Diploma III Kesekretariatan. Adapun saran-saran penulisan yang berkaitan dengan diberikannya pelayanan oleh Diploma III Kesekretariatan, meliputi :

1. Administrasi Kemahasiswaan

Pelayanan yang diberikan pada Administrasi Kemahasiswaan harus lebih diperhatikan dan lebih ditingkatkan lagi agar dapat memudahkan segala urusan yang diperlukan mahasiswa dan dalam menjalin hubungan yang baik antara pegawai dan mahasiswa untuk menjadi lebih baik dari sebelumnya.

2. Administrasi Akademik

Dapat terus dipertahankan pelayanan yang sudah baik kepada mahaiswa, serta untuk melayani mahasiswa yang mebutuhkan bantuan dalam pengurusan Administrasi Akademik.

3. Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan

Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan pada Program Diploma III Kesekretariatan, diharapkan agar kegiatan yang masih mengalami kendala dapat dilaksanakan secepatnya. HMD (Himpunan Mahasiswa Diploma) harus segera dijalankan, menetapkan waktu yang sesuai, serta mempersiapkan tempat untuk pengadaan Laboraturium atau tempat praktek bagi mahasiswa Diploma III Kesekretariatan.

4. Pelayanan Bantuan Untuk Beasiswa

Pelayanan untuk bantuan beasiswa yang sudah terlaksana dengan baik seharusnya lebih diperhatikan lagi dalam proses penyeleksiannya agar terhindar dari kecurangan yang sering terjadi pada setiap program studi.

DAFTAR PUSTAKA

Fajar, Laksana, 2008, Manajemen Pemasaran, Graha Ilmu, Yogyakarta.

FE USU, 2007, Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi 2007-2008, USU Press, Medan.

http://tesisdisertasi.blogspot.com/2010/07/karakteristik-pelayanan.html

Kotler, Philip. 2002. Manajemen Pemasaran di Indonesia : Analisis, Perencanaan, Implementasi dan Pengendalian. Salemba Empat. Jakarta.

Moenir, 2006, Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia, Bina Aksara, Jakarta.

Napitupulu, Paimin. 2007. Pelayanan Publik dan Costumer Satisfaction, Penerbit. PT. Alumni, Jakarta.

Payne, Adrian, 2000, Pemasaran Jasa, Andi, Yogyakarta.

Rini, Endang S, 2008, Gugus Kendali Mutu D-III Kesekretariatan, Medan.