V-4
Material Man Warehouse Pengirim
Supplier
Dokumen Pengiriman
Dokumen Pengiriman
Cek Fisik
Barang
Tanda Tangan
Dokumen Pengiriman
Dokumen Pengiriman di
rangkap 2 Dokumen
Pengiriman di kirim kembali
setelah di tandatangani
Dokumen di arsipkan
Barang Diterima
Gambar 5.1. Flowchart Prosedur Penerimaan Barang Receive
5.1.1.2. Prosedur Pengiriman Barang Goods Transfer
Adapun pengiriman barang Goods Transfer dapat dijelaskan sebagai
berikut ;
1. Mempersiapkan dan memastikan barang yang akan dikirim dalam kondisi
baik. 2.
Membuat laporan pengiriman Delivery Order yang berisi ; a.
Nama Warehouse dimana barang ini dikeluarkan
Universitas Sumatera Utara
V-5 b.
Tanggal pengiriman c.
Nama Material Man yang mengeluarkan dan mengirim barang dan ditandatangani
d. Nama Supervisor yang mengetahui perihal pengiriman ini dan
ditandatangani e.
Nama item beserta jumlahnya f.
Menggandakan laporan pengiriman untuk di arsipkan
Adapun Flow Chart dari prosedur pengiriman barang dapat dilihat pada Gambar 5.2.
5.1.1.3. Prosedur Permintaan Barang Material Request
Dalam melakukan proses pengeboran akan dibutuhkan material, spareparts, serta barang-barang lain yang mendukung proses pengeboran yang
mana hal ini merupakan tanggung jawab Rig Supervisor sebagai pimpinan tertinggi di lapangan dimana Rig beroperasi. Untuk memenuhi kebutuhan ini
maka Rig Supervisor akan membuat daftar permintaan barang kepada Manager Lapangan. Adapun prosedur permintaan barang adalah ;
1. Material Man membuat daftar permintaan barang atas perintah Rig
Supervisor 2.
Daftar barang berisi ; a.
Nama Warehouse yang mengajukan permintaan b.
Tanggal pembuatan permintaan c.
Nama barang, jumlah, dan keterangan keperluan
Universitas Sumatera Utara
V-6 d.
Nama Material Man pembuat permintaan e.
Nama Rig Supervisor yang mengetahui f.
Digandakan untuk arsip 3.
Daftar permintaan di kirim ke Manager 4.
Manager mengevaluasi permintaan Prosedur permintaan barang dapat dilihat pada Gambar 5.3.
5.1.1.4. Prosedur Penawaran Harga Quotation
Apabila pimpinan memutuskan untuk membeli barang untuk memenuhi permintaan maka, bagian Purchasing membuat Quotation Penawaran Harga
atas item-item yang akan di beli. Quotation yang berisi data ; 1.
Nama Perusahaan yang mengeluarkan Quotation lengkap dengan alamat Kepala Surat
2. Nama Supplier yang dituju
3. Tanggal dikeluarkan Quotation
4. Nama item dan jumlahnya
5. Nama Pembuat Quotation staff Purchasing dan ditandatangani
6. Nama Direktur atau Manager yang mengetahui dan ditandatangani
7. Dibuat beberapa Quotation yang sama untuk Supplier yang berbeda,
sehingga akan didapatkan perbandingan harga antara beberapa Supplier. 8.
Supplier mengirim kembali Quotation lengkap dengan harga untuk setiap item, discount, down payment, shipping dan nomor Quotation.
Flow Chart Prosedur Penawaran Harga dapat dilihat pada Gambar 5.4.
Universitas Sumatera Utara
V-7
Warehouse Penerima
Supervisor Warehouse
Pengirim
Mempersiapkan barang yang
akan dikirim
Dokumen Pengiriman
Dokumen Pengiriman
Diarsipkan Dokumen
Pengiriman
Ditandatangani
Kirim Barang ke Warehouse
Penerima Dokumen
Pengiriman
Barang Diterima
Gambar 5.2. Flowchart Prosedur Pengiriman Barang
Universitas Sumatera Utara
V-8
Supervisor Manager
Material Man
Daftar permintaan
Ditandatangani
Kirim ke Manager
Daftar permintaan
Evaluasi
Beli Barang Ambil dari
warehouse lain
Gambar 5.3. Flowchart Prosedur Permintaan Barang
Universitas Sumatera Utara
V-9
Gambar 5.4. Flowchart Prosedur Penawaran Harga 5.1.1.5. Prosedur Pembelian Barang Purchase Order
Adapun prosedur pembelian barang adalah ; 1.
Mengevaluasi Quotation dari beberapa Supplier 2.
Menetapkan Supplier dengan harga termurah 3.
Mengisi form PO Purchase Order yang berisi data ; a.
Nama Perusahaan yang mengeluarkan PO lengkap dengan alamat Kepala Surat
b. Tanggal pembuatan PO
c. Nomor PO
Supplier Purchasing
Quotation Quotation
Daftar harga Daftar harga
Buat Daftar Barang yang
akan di beli
Mengeluarkan daftar harga
Pilih harga termurah
Universitas Sumatera Utara
V-10
Supplier Purchasing
Buat Purchase
Order
Purchase Order
Purchase Order
Diarsipkan Purchase
Order
d. Nama Supplier yang dituju
e. Referensi nomor Quotation dari Supplier
f. Nama item, jumlah, dan harga yang telah di tetapkan atas referensi
Quotation g.
Alamat dimana pesanan harus dikirim Delivered To; WarehouseOffice
h. Nama pembuat PO staff Purchasing
i. Nama Direktur atau manager yang mengetahui dan di tandatangani
4. Digandakan untuk keperluan arsip
5. PO di kirim ke supplier yang di tuju.
Gambar 5.5 menunjukkan Flow Chart Prosedur Pembelian Barang.
Gambar 5.5. Flowchart Prosedur Pembelian Barang
Universitas Sumatera Utara
V-11
Supervisor Material Man
Buat dokumen barang keluar
Dokumen barang keluar
Dokumen barang keluar
Ditandatangani Dokumen
barang keluar
Diarsipkan
5.1.1.6. Prosedur Pemakaian Barang Inventory Usage
