Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas

5 Berdasarkan daftar penerimaan piutang lembaran ke 2, administrasi tagih akan mencatat penerimaan kas dari penagihan piutang ke buku kas. Pencatatan yang dilakukan oleh seksi akuntansi adalah: Kas ...................................... xxx Piutang dagang ......................................... xxx Penerimaan kas pada hari itu atau pada jam kerja hari berikutnya juga atau keesokan harinya langsung disetor ke bank. Kasir mengisi bukti setoran kas ke bank rangkap tiga, lembar ke 1 untuk kasir, lembar ke 2 diserahkan ke administrasi tagih untuk direkonsilisasi dengan daftar pemberitahuan penerimaan piutang kemudian mencatatnya ke jurnal penerimaan kas dan diposting ke buku besar, lembar ke 3 untuk bank. Bukti setoran kas ke bank tersebut disimpan untuk keperluan merekonsilisasi perkiraan kas pada catatan perusahaan dan kas di bank.

d. Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas

Untuk menjaga agar tidak terjadi penyimpangan dan ketidakefektifan aktivitas PT. Mutifa-Industri Farmasi Medan, maka perusahaan melakukan pengendalian terhadap bagian-bagian yang terkait dalam sistem penjualan dan penerimaan kas dan juga terhadap transaksinya. Resiko atau masalah yang biasanya terjadi dalam sistem penjualan dan penerimaan kas antara lain yaitu: 1 Penerimaan kas dari piutang atau penerimaan kas dari penjualan tunai yang tidak tercatat. 2 Kesalahan dalam membuat faktur penjualan. Universitas Sumatera Utara 3 Pencurian dan penggelapan barang di gudang atau di pangkalan pengiriman. 4 Pencurian uang yang diterima dari pelanggan oleh orang yang terlibat dalam pemprosesan. 5 Bencana alam atau karena ulah manusia mengakibatkan kehilangan atau kerusakan uang tunai, persediaan barang dan catatan piutang dan lain sebagainya. Untuk menghindari semua ancaman-ancaman dan resiko yang mengganggu aktivitas kelangsungan perusahaan maka dilakukan pengendalian intern penjualan dan penerimaan kas yaitu: 1 Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Pada struktur organisasi PT. Mutifa-Industri Farmasi Medan telah terlihat bahwa telah dilaksanakan pemisahan tugas dan tanggung jawab fungsional kepada masing-masing bagian dalam melakukan kegiatan pokok perusahaan. Dalam transaksi penjualan dan penerimaan kas telah dilakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab yaitu: a Bagian penjualan harus terpisah dari bagian kas kasir b Kasir harus terpisah dari fungsi akuntansi pada perusahaan ini dipegang oleh administrasi tagih c Bagian akuntansi harus terpisah dari bagian penjualan d Bagian penjualan harus terpisah dengan bagian kredit e Bagian akuntansi harus terpisah dari bagian penagihan Universitas Sumatera Utara 2 Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Pada PT. Mutifa-Industri Farmasi Medan setiap transaksi hanya akan terjadi atas dasar otoritas dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut, oleh karena itu dalam organisasi dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otoritas atas terlaksananya setiap transaksi. Di dalam sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang dilaksanakan perusahaan sistem otoritas dan prosedur pencatatan antara lain yaitu: a Penerimaan order dari pelanggan terlebih dahulu harus diotorisasikan oleh kepala bagian operasi. b Penerimaan kas harus diotorisasikan oleh kasir dengan mencap lunas pada faktur penjualan tunai. c Pencatatan di dalam jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi administrasi tagih dengan memberikan tanda pada faktur penjualan tunai. d Bagian penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar tagihan yang akan dibuat oleh administrasi tagih. e Persetujuan pemberian kredit harus diberikan oleh kepala bagian keuangan dengan menandatangani sales order. f Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan. 3 Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak Universitas Sumatera Utara diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya. Cara yang ditempuh PT. Mutifa-Industri Farmasi Medan yaitu pemeriksaan mendadak yang dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, selain itu penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang dan dalam pelaksanaan sistem penjualan dan penerimaan kas praktek yang sehat ini dapat dilakukan seperti jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai. 4 Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta bagaimana cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya efektif dan efesien. Pada PT. Mutifa- Industri Farmasi Medan, cara yang dilakukan antara lain yaitu seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut sesuai dengan bidang yang dibutuhkan.

B. Analisis Hasil Penelitian a. Stuktur Organisasi

Sistem Informasi Akuntansi dapat memberikan manfaat bagi perusahaan, maka struktur organisasi harus dirancang dengan memnuhi prinsip internal control yang mensyaratkan terpisahnya fungsi operasional, fungsi pencatatan dan fungsi penyimpanan demi tercapainya tujuan internal cek, sehingga perusahaan terhindar Universitas Sumatera Utara