besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka
mempunyai tanggungjawab pokok untuk mengambil keputtusan ynaag berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output
lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan, insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.
c. Pertimbangan Perancangan Sistem Pemrosesan
Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan. Berikut ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas
perancangan menurut Wilkinson 1993 1.
Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar.
2. Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan
perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan. 3.
Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem, 4.
Melayani berbagai macam tujuan,dan 5.
Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem.
B. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Pada umumnya pendapatan utama perusahaan berasal dari aktivitas penjualan, oleh karena itu penjualan merupakan salah satu aktivitas yang sangat
penting dalam perusahaan. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara tunai maupun secara kredit. Sistem penjualan baik
tunai maupun kredit dapat dilakukan secara manual dan komputerisasi. Dan dalam bahasan ini penulis hanya menerangkan sistem penjualan secara manual.
1. Prosedur Penjualan Tunai
Penjualan tunai oleh perusahaan dilaksanakan dengan mewajibkan pembeli membayar harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan
Universitas Sumatera Utara
kepada pembeli, setelah uang diterima perusahaan lalu barang diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Menurut
Mulyadi 2001 : 463 dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah :
a. Faktur penjualan tunai
b. Pita registrasi kas cash register tape
c. Bukti setor bank
d. Rekapitulasi harga pokok penjualan
Keterangan : a.
Faktur penjualan tunai merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi
penjualan tunai. b.
Pita register kas merupakan dokumen yang dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas.
c. Bukti setor bank merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai
bukti penyetoran kas ke bank. d.
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama
satu periode. Bukti memorial juga merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok yang dijual selama satu periode.
Transaksi penjualan tunai dicatat oleh perusahaan dengan menggunakan catatan akuntansi. Menurut Mulyadi 2001 : 468 catatan akuntansi yang
digunakan yaitu : a.
Jurnal penjualan b.
Jurnal penerimaan kas
Universitas Sumatera Utara
c. Jurnal umum
d. Kartu persediaan
e. Kartu gudang
Jurnal penjualan merupakan catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jurnal penerimaan kas
digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber. Jurnal umum digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga
pokok produk yang dijual. Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual, kartu persediaan
ini diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang, sedangkan kartu gudang adalah
catatan yang berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai menurut Mulyadi 2001 : 469
yaitu : a.
Prosedur order penjualan b.
Prosedur penerimaan kas c.
Prosedur penyerahan barang d.
Prosedur pencatatan penjualan tunai e.
Prosedur penyetoran kas ke bank f.
Prosedur pencatatan penerimaan kas g.
Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
2. Prosedur Penjualan Kredit
Penjualan kredit oleh perusahaan dilaksanakan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka
waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Dalam setiap penjualan kredit biasanya selalu didahului dengan analisis
terhadap kemampuan pembeli dalam melunasi hutangnya, ini bertujuan untuk menghindari tidak tertagihnya piutang.
Universitas Sumatera Utara
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit menurut Mulyadi 2001 : 219 antara lain yaitu :
a. Prosedur order penjualan
b. Prosedur persetujuan kredit
c. Prosedur pengiriman
d. Prosedur penagihan
e. Prosedur pencatatan piutang
f. Prosedur distribusi penjualan
g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dalam pelaksanaan jaringan yang membentuk sistem penjualan kredit melibatkan beberapa unit atau bagian dalam organisasi. Urutan kegiatan yang
sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur penjualan kredit adalah sebagai berikut :
a. Bagian Order Penjualan
Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas : 1
Menerima order dari pelanggan dan membuat surat order pengiriman rangkap 9 dan faktur rangkap 5, dengan distribusi.
a Lembar 1 : Tembusan pengiriman ke bagian gudang agar
disiapkan barang yang akan dikirim. b Lembar 2, 3, 4, 5 : Untuk bagian pengiriman
c Lembar 6 : Tembusan pemberitahuan kepada pelanggan bahwa
pesannya sudah diterima dan kapan pengiriman akan dilakukan.
d Lembar 7 : Tembusan kredit ke bagian kredit untuk meminta
persetujuan penjualan kredit. e Lembar 8, 9
: Arsip bagian order penjualan menurut tanggal
Universitas Sumatera Utara
2 Surat order pengiriman lembar ke 7 yang telah diotorisasi diterima dan
diarsipkan menurut abjad. 3
Menerima surat order pengiriman lembar ke 1 dan 2 dan bagian pengiriman setelah barang dikirim dan mencatat tanggal pengiriman dan
jumlah yang dikirim dalam surat order pengiriman tersebut. 4
Mengirimkan surat order pengiriman lembar ke 1 dan 2 ke bagian penagihan
5 Mencatat tanggal pengiriman pada surat order lembar ke 9.
b. Bagian Kredit
Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
1
Menerima surat order pengiriman lembar ke 7 dari bagian order penjualan.
2
Memeriksa status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3
Menyerahkan kembali surat order pengiriman lembar ke 7 kepada bagian order penjualan setelah diotorisasi.
c. Bagian Gudang
Bagian gudang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas :
1
Menerima surat order pengiriman lembar ke 1 dari bagian order penjualan dan segera menyiapkan barang-barang sesuai pesanan yang tercantum
dalam surat order tersebut.
2
Mencatat kuantitas dan jenis barang yang diserahkan ke dalam kartu gudang.
3
Menyerahkan barang ke bagian pengiriman beserta dengan surat order pengiriman lembar ke 1.
Universitas Sumatera Utara
d. Bagian Pengiriman Barang
Bagian Pengiriman Barang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas :
1
Menerima surat order pengiriman lembar ke 1 beserta barang dari bagian gudang.
2
Menerima surat order lembar ke 2, 3, 4 dan 5 dari bagian order penjualan yang didistribusikan kepada :
a Lembar 1, 2 : Diserahkan kembali ke bagian order penjualan b Lembar 3 : Diserahkan ke perusahaan angkutan umum beserta barang
c Lembar 4 : Arsip bagian pengiriman menurut nomor
d Lembar 5 : Tembusan barang yang ditempel pada pembungkus
barang sebagai slip pembungkus. e.
Bagian Penagihan Bagian penagihan bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas setelah
bagian penagihan menerima surat order pengiriman lembar ke 1 dan 2 dari bagian order penjualan sebagai pemberitahuan bahwa pengiriman barang telah
dilaksanakan maka bagian ini membuat faktur rangkap 5 dan didistribusikan sebagai berikut :
1 Lembar 1 : Tembusan untuk pelanggan
2 Lembar 2 : Dikirim ke bagian piutang bersama surat order
pengiriman lembar ke 1 dan 2 3 Lembar 3
: Dikirim ke bagian kartu persediaan 4 Lembar 4
: Dikirim ke bagian akuntansi jurnal 5 Bagian 5
: Dikirim kepada wiraniaga f.
Bagian Piutang
Universitas Sumatera Utara
Bagian Piutang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
1
Mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur lembar ke 2.
2
Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke 2 bersama surat order pengiriman lembar ke 1 dan 2 menurut nomor urut faktur.
g. Bagian Kartu Persediaan
Bagian Kartu Persediaan bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
1
Menerima faktur penjualan lembar ke 3 dari bagian penagihan.
2
Mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan berdasarkan faktur lembar ke 3.
3
Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke 3 menurut nomor urut faktur.
4
Membuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodik selama periode tertentu sesuai dengan data pada kartu persediaan.
5
Membuat bukti memorial berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok
penjualan diserahkan ke bagian akuntansi jurnal h.
Bagian Akuntansi Jurnal Bagian Akuntansi bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
1
Menerima faktur penjualan lembar ke 4 dari bagian penagihan dan mencatat transaksi penjualan kredit berdasarkan faktur tersebut ke dalam
jurnal penjualan.
2
Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke 4 menurut nomor urutnya.
3
Mencatat bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum.
Universitas Sumatera Utara
4
Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan nomor urutnya.
Dalam transaksi penjualan tidak semuanya penjualan berhasil mendatangkan pendapatan bagi perusahaan, adakalanya pembeli melakukan
pengembalian barang yang telah dibelinya kepada perusahaan. Transaksi pengembalian barang ini ditangani perusahaan melalui sistem return penjualan.
Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh bagian penjualan dan diterima oleh bagian penerimaan barang di perusahaan. Pada umumnya informasi
yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit adalah : a.
Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
b. Jumlah piutang setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
d. Nama dan alamat pembeli
e. Kuantitas produk yang dijual
f. Nama wiraniaga yang dilakukan penjualan
g. Otorisasi pejabat yang berwenang.
3. Prosedur Penerimaan Kas
Menurut Standar Akuntansi Keuangan IAI : 2004 : 319.06, Kas terdiri dari saldo kas cash on hand dan rekening giro. Atau kas merupakan alat
pembayaran yang siap digunakan sebesar nilai nominalnya untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas dapat meliputi uang kertas, uang logam, cek,
wesel. Penerimaan kas dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain
Universitas Sumatera Utara
penerimaan dari piutang, penjualan tunai, ataupun penerimaan kas yang berasal dari penjualan aktiva tetap perusahaan. Pada bagian ini penulis hanya akan
menguraikan sistem akuntansi penerimaan kas yang berasal dari penjualan kredit atau piutang, karena sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai telah
diuraikan sebelumnya pada pembahasan sistem akuntansi penjualan tunai. Sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang dimulai dari pesanan
pelanggan baik melalui telepon atau datang langsung ke perusahaan. Jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang maka untuk jangka
waktu tertentu perusahaan mempunyai piutang kepada pelanggannya. Pada tanggal jatuh tempo piutang perusahaan akan menagih piutang tersebut. Fungsi
penagihan akan melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Menurut Mulyadi
2001 : 489 dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang 1.
Surat Pemberitahuan 2.
Daftar Surat Pemberitahuan 3.
Bukti Setor Bank 4.
Kwitansi Keterangan
1. Surat Pemberitahuan merupakan dokumen yang dibuat oleh debitur untuk
memberitahukan maksud pembayaran yang dilakukan, surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang
disertakan dengan cek atau uang yang dikirimkan oleh debitur melalui penagihan.
Universitas Sumatera Utara
2. Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang
dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Penerimaan kas dari piutang yang dilaksanakan melalui penagih perusahaan, pembuatan daftar
surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti
setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan
kas. 3.
Bukti setor bank merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank.
4. Kwitansi merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi
para kreditur yang telah melakukan pembayaran hutang mereka. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari
penjualan kredit atau piutang yaitu: 1.
Jurnal penerimaan kas 2.
Kartu piutang Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang, menurut
Mulyadi 2001 : 487 antara lain, yaitu : 1.
Fungsi sekretariat 2.
Fungsi penagihan 3.
Fungsi kas 4.
Fungsi akuntansi 5.
Fungsi pemeriksa intern Keterangan :
1. Fungsi sekretariat, dalam sistem penerimaan kas dari piutang fungsi ini
bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan dari para
Universitas Sumatera Utara
debitur perusahaan dan juga membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari debitur.
2. Fungsi penagihan, fungsi ini melakukan penagihan piutang langsung kepada
debitur berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3.
Fungsi kas, bertanggung jawab atas penerimaan cek atau uang tunai dari fungsi sekretariat dan menyetorkan segera kas yang diterima dalam jumlah
penuh. 4.
Fungsi akuntansi, bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas, dan berkurangnya piutang ke dalam
kartu piutang. 5.
Fungsi pemeriksa intern, dalam sistem penerimaan kas dari piutang fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada di tangan
fungsi kas secara periodik dan juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan
fungsi akuntansi. Dalam pelaksanaan jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan
kas dari piutang melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan, urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam
prosedur penerimaan kas dari piutang adalah sebagai berikut: 1.
Bagian Piutang, bertanggung jawab melaksanakan tugas: a.
Membuat Daftar Piutang yang Ditagih DPD rangkap 3 dan mendistribusikannya kepada :
1 Lembar 1 : Kepada bagian penagihan 2 Lembar 2 : Kepada bagian kasir kasa
Universitas Sumatera Utara
3 Lembar 3 : Arsip bagian piutang menurut nomor urut b.
Menerima Daftar Surat Pemberitahuan DSP lembar ke 2 dan Surat Pemberitahuan SP dari bagian penagihan.
c. Mencatat mutasi berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang menurut
surat pemberitahuan dan daftar surat pemberitahuan lembar ke 2. d.
Mengarsipkan DSP lembar ke 2 dan SP menurut urut nomor. 2.
Bagian Penagihan, bertanggung jawab melaksanakan tugas:
a
Menerima daftar piutang yang ditagih lembar ke 2 dari bagian piutang
b
Melakukan penagihan ke debitur berdasarkan daftar piutang yang ditagih tersebut.
c
Menerima cek atau uang tunai dan surat pemberitahuan dari debitur.
d
Membuat daftar surat pemberitahuan rangkap 2 dan mendistribusikannya kepada :
1 Lembar 1 : Diserahkan ke bagian kasa beserta cek atau uang tunai yang diterima.
2 Lembar 2 : Diserahkan ke bagian piutang beserta surat pemberitahuan.
e
Mengarsipkan Daftar Piutang yang Ditagih DPD menurut nomor urut. 3.
Bagian Kasa Kasir, bertanggung jawab melaksanakan tugas :
a.
Menerima Daftar Piutang yang Ditagih DPD lembar ke 2 dari bagian piutang.
b.
Menerima cek atau uang tunai dan surat pemberitahuan dari bagian penagihan.
Universitas Sumatera Utara
c.
Membandingkan DPD lembar ke 2 dengan cek atau uang tunai dan surat pemberitahuan apakah sesuai.
d.
Membuat bukti setor
e.
Menyetorkan cek atau uang tunai ke bank
f.
Menyerahkan bukti setor, Daftar Piutang yang Ditagih DPD lembar ke 2 dan daftar surat pemberitahuan lembar ke 2 ke bagian akuntansi jurnal.
4. Bagian Akuntansi Jurnal, bertanggung jawab melaksanakan tugas :
a.
Menerima bukti setor bank, DPD dan DSP dari bagian kasa
b.
Mencatat penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor, DPD dan DSP.
Dengan jurnal : Kas………………………………xxx
Piutang Usaha…………………xxx
c.
Mengarsipkan bukti setor ke bank, DPD, dan DSP menurut nomor urut.
Universitas Sumatera Utara
Staf Administrasi Staf Administrasi
Staf Pembukuan A Bagian Penjualan
Bagian Gudang
Menerima pesanan
pelanggan
Membuat 2 salinan
pesanan penjualan
Pesanan 2
Penjualan
Pesanan Penjualan
1
Buat 3 salinan
Pemberitahuan pengiriman
Pesanan Penjualan 1
Pemberitahuan Pengiriman 1
Pemberitahuan pengririman 2
Pemberitahuan pengiriman
3
Memberikan barang
dagangan ke kurir
Tanda terima ditandatangani kurir
Berdasarkan pelanggan
Pesanan Penjualan
2
Mengoto- risasikan
kredit ke pelanggan
Ke bagian Pengendalian
persediaan Ke
Pelanggan Membuat 3
salinan dari daftar harga
yang telah disetujui
Faktur Penjualan 3
Pesanan penjualan yang telah disetujui 2
Faktur Penjualan 2
Faktur Penjualan 1
Ke pelanggan
Ke pelanggan
Mengoto - risasikan
penghapusan piutang
Gambar 2.1 Arus Dokumen Sistem Penerimaan Kas dari Piutang
Sumber : Romney, Marshal B dan Paul J Steinbart, 2004
Universitas Sumatera Utara
Staff Pembukuan B Staff Pembukuan C
Staff Administrasi
Pesanan Penjualan 1
Pemberitahuan Pengiriman 1
Pesanan Penjualan yang Telah disetujui
2 Faktur
Penjualan 2
Mencocokkan dan Melakukan
klarifikasi dokumen yang telah diberi
nomor sebelumnya
Berdasarkan pelanggan
Faktur Penjualan
3
Dimasukkan dalam jurnal
penjualan
Dimasukkan dalam jurnal
penjualan Jurnal
penjualan
Buku besar Buku
pembantu piutang usaha
Membuat neraca
saldo
Nraca Saldo Faktur
Penjualan 3
Berdasarkan nomor faktur
penjualan Segera
mencap”hanya untuk disimpan
For deposit only” Dan daftar semua
cek Menyelidiki
cek mundur dan cek yang
memiliki kesalahan
Cek yang menunggu
deposisi Dimasukka
n kedalam jurnal
penerimaan kas
Jurnal penerimaan
kas Cek dari
pelanggan
Menyimpan cek setiap
minggu
Laporan bank
Merekonsiliasi laporan bank
Dari bank
Gambar 2.2 Arus Dokumen Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Lanjutan
Sumber : Romney 2004
Universitas Sumatera Utara
C. Pengendalian Intern dan Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran- ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Defenisi di atas menekankan tujuan yang hendak dicapai
dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan
yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer.
Menurut Standar Profesional Akuntan Publik IAI : 2001 : 319.06, “Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris,
manajemen, dan personil lain dalam entitas yang disediakan untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: a
keandalan pelaporan keuangan, b efektivitas dan efisiensi operasi, c kepatuhan terhadap hukum yang berlaku”.
Menurut Mulyadi 2001 : 164 unsur pokok pengendalian intern adalah :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas. 2.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya.
3. Praktek sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi. 4.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem
manual dalam akuntansinya lebih menitikberatkan pengendalian di tangan manusia, yang dicapai dengan pembagian tanggung jawab dalam pelaksanaan
transaksi ke beberapa orang atau bagian, dengan adanya pembagian tanggung
Universitas Sumatera Utara
jawab ini diharapkan tercipta adanya cek silang dan spesialisasi pekerjaan klerikal.
1. Unsur sistem pengendalian intern penjualan tunai
Sesuai dengan unsur pokok pengendalian intern yang dijelaskan di atas maka unsur-unsur pengendalian intern penjualan tunai antara lain :
a. Struktur organisasi
1 Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.
2 Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
3 Transaksi penjualan tunai harus dilakukan oleh fungsi penjualan, fungsi
pengiriman dan fungsi akuntansi. b.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1
Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
2 Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap
lunas pada faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut.
3 Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi
dari bank penerbit kartu kredit. 4
Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap sudah diserahkan pada faktur penjualan tunai.
5 Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan
cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai. c.
Praktek yang sehat 1
Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
Universitas Sumatera Utara
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 2
Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan atau hari kerja berikutnya.
3 Perhitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan
secara mendadak oleh fungsi pemeriksaan intern. 2.
Unsur sistem pengendalian intern penjualan kredit antara lain : a.
Struktur organisasi 1
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. 2
Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit 3
Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas 4
Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi
akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya satu fungsi saja.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1 Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan
dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. 2
Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy yang merupakan
tembusan surat order pengiriman 3
Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap
sudah dikirim pada copy surat order pengiriman.
Universitas Sumatera Utara
4 Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang,
dan potongan penjualan berada di tangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
5 Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan
membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. 6
Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi
akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber faktur penjualan, bukti kas masuk dan memo kredit.
7 Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang
didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat c.
Praktek yang sehat 1
Surat order pengiriman urut tercetak dan pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan
2 Faktur penjualan bernomor urut cetak dan pemakaiannya dapat
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. 3
Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang
diselenggarakan fungsi tersebut. 4
Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
3. Unsur pengendalian intern penerimaan kas dari penjualan tunai telah
dijelaskan dalam unsur pengendalian intern penjualan tunai di atas.
Universitas Sumatera Utara
4. Unsur sistem pengendalian intern penerimaan kas dari piutang
a. Struktur organisasi
1 Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan
2 Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
c. Praktek yang sehat
1 Hasil perhitungan kas direkam dalam berita acara perhitungan kas dan
disetorkan penuh ke bank dengan segera 2
Para penagih dan kasir harus diasuransikan
3 Kas dalam perjalanan baik di tangan kasir maupun di tangan bagian
penagih harus diasuransikan
2. Ciri-Ciri Pengendalian Intern yang Baik
Pengendalian dan sistem informasi akuntansi difokuskan pada siklus pendapatan. Ada beberapa proses pengawasan terhadap sistem informasi yang
berbasis komputer yaitu : a
Otorisasi Tujuan dari transaksi adalah untuk memastikan bahwa hanya transaksi
yang valid yang akan diproses. Bagian kredit bagian yang bertugas untuk melakukan pengesahan dari pesanan penjualan dan memastikan bahwa
kebijakan penjualan perusahaan dilaksanakan dengan baik.
Universitas Sumatera Utara
b Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau satu bagian pun yang melakukan semua proses secara keseluruhan. Dalam siklus
pendapatan, bagian kredit terpisah dari seluruh proses, jadi secara formal transaksi pemberian persetujuan merupakan aktivitas independen.
c Supervisi pengawasan
Beberapa perusahaan mempunyai karyawan terlalu sedikit untuk dapat dilakukan pemisahan fungsi. Dengan melakukan supervise kepada
karyawan yang mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak sesuai, perusahaan dapat melakukan antisipasi pada sistemnya. Supervisi
dapat juga menyediakan kontrol yang terpisah pada sistem. d
Catatan akuntansi Penomoran dokumen sumber nomor tercetak pada dokumen seperti pada
peranan penjualan, surat jalan, bukti pembayaran, dan lain-lain, secara berurutan diberi nomor yang unik pada setiap transaksi.
e Pengendalian akses
Pengendalian akses mencegah dan mendeteksi akses yang tidak disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan.
f Verifikasi Independen
Tujuan verifikasi dilakukan secara independen adalah untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang
dilakukan oleh sistem lainnya. Sistem pengendalian intern perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur-
Universitas Sumatera Utara
prosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan tercapainya tujuan tertentu perusahaan. Struktur pengendalian intern terdiri dari 5 komponen lima yaitu :
a. Lingkungan pengendalian b Penilaian resiko
c Aktivitas pengendalian d Informasi dan Komunikasi
e Pengawasan Konsep ini didasarkan pada 2 dua premi utama yaitu tanggung jawab dan
manajemen yang memadai.
Universitas Sumatera Utara
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan dengan metode deskriptif. Metode deskriptif sebagai kegiatan yang meliputi pengumpulan data dalam rangka menguji atau
menjawab pertanyaan yang menyangkut keadaan pada waktu yang sedang berjalan dari pokok suatu penelitian.
Dalam hal ini penelitian dilakukan dengan mengumpulkan data-data penelitian yang diperoleh dari PT.Mutifa-Industri Farmasi Medan dan literatur-
literatur lainnya kemudian menguraikannya secara rinci untuk mengetahui permasalahan penelitian dan mencari penyelesaiannya.
B. Jenis Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah : 1.
Data Primer, yaitu data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian dalam hal ini PT.Mutifa-Industri Farmasi Medan, melalui hasil wawancara
dengan kepala bagian akuntansi. 2.
Data Sekunder, yaitu data yang bersumber dari perusahaan, yaitu data mengenai sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, flowcart perusahaan, prosedur
penjualan dan penerimaan kas serta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem penjualan dan penerimaan kas.
39
Universitas Sumatera Utara