Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggungjawab pokok untuk mengambil keputtusan ynaag berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan, insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.

c. Pertimbangan Perancangan Sistem Pemrosesan

Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan. Berikut ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan menurut Wilkinson 1993 1. Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar. 2. Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan. 3. Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem, 4. Melayani berbagai macam tujuan,dan 5. Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem.

B. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Pada umumnya pendapatan utama perusahaan berasal dari aktivitas penjualan, oleh karena itu penjualan merupakan salah satu aktivitas yang sangat penting dalam perusahaan. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara tunai maupun secara kredit. Sistem penjualan baik tunai maupun kredit dapat dilakukan secara manual dan komputerisasi. Dan dalam bahasan ini penulis hanya menerangkan sistem penjualan secara manual.

1. Prosedur Penjualan Tunai

Penjualan tunai oleh perusahaan dilaksanakan dengan mewajibkan pembeli membayar harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan Universitas Sumatera Utara kepada pembeli, setelah uang diterima perusahaan lalu barang diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Menurut Mulyadi 2001 : 463 dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah : a. Faktur penjualan tunai b. Pita registrasi kas cash register tape c. Bukti setor bank d. Rekapitulasi harga pokok penjualan Keterangan : a. Faktur penjualan tunai merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. b. Pita register kas merupakan dokumen yang dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. c. Bukti setor bank merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. d. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Bukti memorial juga merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok yang dijual selama satu periode. Transaksi penjualan tunai dicatat oleh perusahaan dengan menggunakan catatan akuntansi. Menurut Mulyadi 2001 : 468 catatan akuntansi yang digunakan yaitu : a. Jurnal penjualan b. Jurnal penerimaan kas Universitas Sumatera Utara c. Jurnal umum d. Kartu persediaan e. Kartu gudang Jurnal penjualan merupakan catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber. Jurnal umum digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual, kartu persediaan ini diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang, sedangkan kartu gudang adalah catatan yang berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai menurut Mulyadi 2001 : 469 yaitu : a. Prosedur order penjualan b. Prosedur penerimaan kas c. Prosedur penyerahan barang d. Prosedur pencatatan penjualan tunai e. Prosedur penyetoran kas ke bank f. Prosedur pencatatan penerimaan kas g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

2. Prosedur Penjualan Kredit

Penjualan kredit oleh perusahaan dilaksanakan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Dalam setiap penjualan kredit biasanya selalu didahului dengan analisis terhadap kemampuan pembeli dalam melunasi hutangnya, ini bertujuan untuk menghindari tidak tertagihnya piutang. Universitas Sumatera Utara Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit menurut Mulyadi 2001 : 219 antara lain yaitu : a. Prosedur order penjualan b. Prosedur persetujuan kredit c. Prosedur pengiriman d. Prosedur penagihan e. Prosedur pencatatan piutang f. Prosedur distribusi penjualan g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam pelaksanaan jaringan yang membentuk sistem penjualan kredit melibatkan beberapa unit atau bagian dalam organisasi. Urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur penjualan kredit adalah sebagai berikut : a. Bagian Order Penjualan Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas : 1 Menerima order dari pelanggan dan membuat surat order pengiriman rangkap 9 dan faktur rangkap 5, dengan distribusi. a Lembar 1 : Tembusan pengiriman ke bagian gudang agar disiapkan barang yang akan dikirim. b Lembar 2, 3, 4, 5 : Untuk bagian pengiriman c Lembar 6 : Tembusan pemberitahuan kepada pelanggan bahwa pesannya sudah diterima dan kapan pengiriman akan dilakukan. d Lembar 7 : Tembusan kredit ke bagian kredit untuk meminta persetujuan penjualan kredit. e Lembar 8, 9 : Arsip bagian order penjualan menurut tanggal Universitas Sumatera Utara 2 Surat order pengiriman lembar ke 7 yang telah diotorisasi diterima dan diarsipkan menurut abjad. 3 Menerima surat order pengiriman lembar ke 1 dan 2 dan bagian pengiriman setelah barang dikirim dan mencatat tanggal pengiriman dan jumlah yang dikirim dalam surat order pengiriman tersebut. 4 Mengirimkan surat order pengiriman lembar ke 1 dan 2 ke bagian penagihan 5 Mencatat tanggal pengiriman pada surat order lembar ke 9. b. Bagian Kredit Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: 1 Menerima surat order pengiriman lembar ke 7 dari bagian order penjualan. 2 Memeriksa status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. 3 Menyerahkan kembali surat order pengiriman lembar ke 7 kepada bagian order penjualan setelah diotorisasi. c. Bagian Gudang Bagian gudang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas : 1 Menerima surat order pengiriman lembar ke 1 dari bagian order penjualan dan segera menyiapkan barang-barang sesuai pesanan yang tercantum dalam surat order tersebut. 2 Mencatat kuantitas dan jenis barang yang diserahkan ke dalam kartu gudang. 3 Menyerahkan barang ke bagian pengiriman beserta dengan surat order pengiriman lembar ke 1. Universitas Sumatera Utara d. Bagian Pengiriman Barang Bagian Pengiriman Barang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas : 1 Menerima surat order pengiriman lembar ke 1 beserta barang dari bagian gudang. 2 Menerima surat order lembar ke 2, 3, 4 dan 5 dari bagian order penjualan yang didistribusikan kepada : a Lembar 1, 2 : Diserahkan kembali ke bagian order penjualan b Lembar 3 : Diserahkan ke perusahaan angkutan umum beserta barang c Lembar 4 : Arsip bagian pengiriman menurut nomor d Lembar 5 : Tembusan barang yang ditempel pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus. e. Bagian Penagihan Bagian penagihan bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas setelah bagian penagihan menerima surat order pengiriman lembar ke 1 dan 2 dari bagian order penjualan sebagai pemberitahuan bahwa pengiriman barang telah dilaksanakan maka bagian ini membuat faktur rangkap 5 dan didistribusikan sebagai berikut : 1 Lembar 1 : Tembusan untuk pelanggan 2 Lembar 2 : Dikirim ke bagian piutang bersama surat order pengiriman lembar ke 1 dan 2 3 Lembar 3 : Dikirim ke bagian kartu persediaan 4 Lembar 4 : Dikirim ke bagian akuntansi jurnal 5 Bagian 5 : Dikirim kepada wiraniaga f. Bagian Piutang Universitas Sumatera Utara Bagian Piutang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: 1 Mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur lembar ke 2. 2 Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke 2 bersama surat order pengiriman lembar ke 1 dan 2 menurut nomor urut faktur. g. Bagian Kartu Persediaan Bagian Kartu Persediaan bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: 1 Menerima faktur penjualan lembar ke 3 dari bagian penagihan. 2 Mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan berdasarkan faktur lembar ke 3. 3 Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke 3 menurut nomor urut faktur. 4 Membuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodik selama periode tertentu sesuai dengan data pada kartu persediaan. 5 Membuat bukti memorial berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan diserahkan ke bagian akuntansi jurnal h. Bagian Akuntansi Jurnal Bagian Akuntansi bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: 1 Menerima faktur penjualan lembar ke 4 dari bagian penagihan dan mencatat transaksi penjualan kredit berdasarkan faktur tersebut ke dalam jurnal penjualan. 2 Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke 4 menurut nomor urutnya. 3 Mencatat bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum. Universitas Sumatera Utara 4 Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan nomor urutnya. Dalam transaksi penjualan tidak semuanya penjualan berhasil mendatangkan pendapatan bagi perusahaan, adakalanya pembeli melakukan pengembalian barang yang telah dibelinya kepada perusahaan. Transaksi pengembalian barang ini ditangani perusahaan melalui sistem return penjualan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh bagian penjualan dan diterima oleh bagian penerimaan barang di perusahaan. Pada umumnya informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit adalah : a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. b. Jumlah piutang setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. d. Nama dan alamat pembeli e. Kuantitas produk yang dijual f. Nama wiraniaga yang dilakukan penjualan g. Otorisasi pejabat yang berwenang.

3. Prosedur Penerimaan Kas

Menurut Standar Akuntansi Keuangan IAI : 2004 : 319.06, Kas terdiri dari saldo kas cash on hand dan rekening giro. Atau kas merupakan alat pembayaran yang siap digunakan sebesar nilai nominalnya untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas dapat meliputi uang kertas, uang logam, cek, wesel. Penerimaan kas dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain Universitas Sumatera Utara penerimaan dari piutang, penjualan tunai, ataupun penerimaan kas yang berasal dari penjualan aktiva tetap perusahaan. Pada bagian ini penulis hanya akan menguraikan sistem akuntansi penerimaan kas yang berasal dari penjualan kredit atau piutang, karena sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai telah diuraikan sebelumnya pada pembahasan sistem akuntansi penjualan tunai. Sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang dimulai dari pesanan pelanggan baik melalui telepon atau datang langsung ke perusahaan. Jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang maka untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai piutang kepada pelanggannya. Pada tanggal jatuh tempo piutang perusahaan akan menagih piutang tersebut. Fungsi penagihan akan melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Menurut Mulyadi 2001 : 489 dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang 1. Surat Pemberitahuan 2. Daftar Surat Pemberitahuan 3. Bukti Setor Bank 4. Kwitansi Keterangan 1. Surat Pemberitahuan merupakan dokumen yang dibuat oleh debitur untuk memberitahukan maksud pembayaran yang dilakukan, surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek atau uang yang dikirimkan oleh debitur melalui penagihan. Universitas Sumatera Utara 2. Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Penerimaan kas dari piutang yang dilaksanakan melalui penagih perusahaan, pembuatan daftar surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. 3. Bukti setor bank merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. 4. Kwitansi merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para kreditur yang telah melakukan pembayaran hutang mereka. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan kredit atau piutang yaitu: 1. Jurnal penerimaan kas 2. Kartu piutang Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang, menurut Mulyadi 2001 : 487 antara lain, yaitu : 1. Fungsi sekretariat 2. Fungsi penagihan 3. Fungsi kas 4. Fungsi akuntansi 5. Fungsi pemeriksa intern Keterangan : 1. Fungsi sekretariat, dalam sistem penerimaan kas dari piutang fungsi ini bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan dari para Universitas Sumatera Utara debitur perusahaan dan juga membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari debitur. 2. Fungsi penagihan, fungsi ini melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3. Fungsi kas, bertanggung jawab atas penerimaan cek atau uang tunai dari fungsi sekretariat dan menyetorkan segera kas yang diterima dalam jumlah penuh. 4. Fungsi akuntansi, bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas, dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. 5. Fungsi pemeriksa intern, dalam sistem penerimaan kas dari piutang fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan fungsi akuntansi. Dalam pelaksanaan jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari piutang melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan, urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas dari piutang adalah sebagai berikut: 1. Bagian Piutang, bertanggung jawab melaksanakan tugas: a. Membuat Daftar Piutang yang Ditagih DPD rangkap 3 dan mendistribusikannya kepada : 1 Lembar 1 : Kepada bagian penagihan 2 Lembar 2 : Kepada bagian kasir kasa Universitas Sumatera Utara 3 Lembar 3 : Arsip bagian piutang menurut nomor urut b. Menerima Daftar Surat Pemberitahuan DSP lembar ke 2 dan Surat Pemberitahuan SP dari bagian penagihan. c. Mencatat mutasi berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang menurut surat pemberitahuan dan daftar surat pemberitahuan lembar ke 2. d. Mengarsipkan DSP lembar ke 2 dan SP menurut urut nomor. 2. Bagian Penagihan, bertanggung jawab melaksanakan tugas: a Menerima daftar piutang yang ditagih lembar ke 2 dari bagian piutang b Melakukan penagihan ke debitur berdasarkan daftar piutang yang ditagih tersebut. c Menerima cek atau uang tunai dan surat pemberitahuan dari debitur. d Membuat daftar surat pemberitahuan rangkap 2 dan mendistribusikannya kepada : 1 Lembar 1 : Diserahkan ke bagian kasa beserta cek atau uang tunai yang diterima. 2 Lembar 2 : Diserahkan ke bagian piutang beserta surat pemberitahuan. e Mengarsipkan Daftar Piutang yang Ditagih DPD menurut nomor urut. 3. Bagian Kasa Kasir, bertanggung jawab melaksanakan tugas : a. Menerima Daftar Piutang yang Ditagih DPD lembar ke 2 dari bagian piutang. b. Menerima cek atau uang tunai dan surat pemberitahuan dari bagian penagihan. Universitas Sumatera Utara c. Membandingkan DPD lembar ke 2 dengan cek atau uang tunai dan surat pemberitahuan apakah sesuai. d. Membuat bukti setor e. Menyetorkan cek atau uang tunai ke bank f. Menyerahkan bukti setor, Daftar Piutang yang Ditagih DPD lembar ke 2 dan daftar surat pemberitahuan lembar ke 2 ke bagian akuntansi jurnal. 4. Bagian Akuntansi Jurnal, bertanggung jawab melaksanakan tugas : a. Menerima bukti setor bank, DPD dan DSP dari bagian kasa b. Mencatat penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor, DPD dan DSP. Dengan jurnal : Kas………………………………xxx Piutang Usaha…………………xxx c. Mengarsipkan bukti setor ke bank, DPD, dan DSP menurut nomor urut. Universitas Sumatera Utara Staf Administrasi Staf Administrasi Staf Pembukuan A Bagian Penjualan Bagian Gudang Menerima pesanan pelanggan Membuat 2 salinan pesanan penjualan Pesanan 2 Penjualan Pesanan Penjualan 1 Buat 3 salinan Pemberitahuan pengiriman Pesanan Penjualan 1 Pemberitahuan Pengiriman 1 Pemberitahuan pengririman 2 Pemberitahuan pengiriman 3 Memberikan barang dagangan ke kurir Tanda terima ditandatangani kurir Berdasarkan pelanggan Pesanan Penjualan 2 Mengoto- risasikan kredit ke pelanggan Ke bagian Pengendalian persediaan Ke Pelanggan Membuat 3 salinan dari daftar harga yang telah disetujui Faktur Penjualan 3 Pesanan penjualan yang telah disetujui 2 Faktur Penjualan 2 Faktur Penjualan 1 Ke pelanggan Ke pelanggan Mengoto - risasikan penghapusan piutang Gambar 2.1 Arus Dokumen Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Sumber : Romney, Marshal B dan Paul J Steinbart, 2004 Universitas Sumatera Utara Staff Pembukuan B Staff Pembukuan C Staff Administrasi Pesanan Penjualan 1 Pemberitahuan Pengiriman 1 Pesanan Penjualan yang Telah disetujui 2 Faktur Penjualan 2 Mencocokkan dan Melakukan klarifikasi dokumen yang telah diberi nomor sebelumnya Berdasarkan pelanggan Faktur Penjualan 3 Dimasukkan dalam jurnal penjualan Dimasukkan dalam jurnal penjualan Jurnal penjualan Buku besar Buku pembantu piutang usaha Membuat neraca saldo Nraca Saldo Faktur Penjualan 3 Berdasarkan nomor faktur penjualan Segera mencap”hanya untuk disimpan For deposit only” Dan daftar semua cek Menyelidiki cek mundur dan cek yang memiliki kesalahan Cek yang menunggu deposisi Dimasukka n kedalam jurnal penerimaan kas Jurnal penerimaan kas Cek dari pelanggan Menyimpan cek setiap minggu Laporan bank Merekonsiliasi laporan bank Dari bank Gambar 2.2 Arus Dokumen Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Lanjutan Sumber : Romney 2004 Universitas Sumatera Utara C. Pengendalian Intern dan Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran- ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Defenisi di atas menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer. Menurut Standar Profesional Akuntan Publik IAI : 2001 : 319.06, “Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain dalam entitas yang disediakan untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: a keandalan pelaporan keuangan, b efektivitas dan efisiensi operasi, c kepatuhan terhadap hukum yang berlaku”. Menurut Mulyadi 2001 : 164 unsur pokok pengendalian intern adalah : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 3. Praktek sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem manual dalam akuntansinya lebih menitikberatkan pengendalian di tangan manusia, yang dicapai dengan pembagian tanggung jawab dalam pelaksanaan transaksi ke beberapa orang atau bagian, dengan adanya pembagian tanggung Universitas Sumatera Utara jawab ini diharapkan tercipta adanya cek silang dan spesialisasi pekerjaan klerikal. 1. Unsur sistem pengendalian intern penjualan tunai Sesuai dengan unsur pokok pengendalian intern yang dijelaskan di atas maka unsur-unsur pengendalian intern penjualan tunai antara lain : a. Struktur organisasi 1 Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. 2 Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi 3 Transaksi penjualan tunai harus dilakukan oleh fungsi penjualan, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi. b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1 Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. 2 Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap lunas pada faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut. 3 Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit. 4 Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap sudah diserahkan pada faktur penjualan tunai. 5 Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai. c. Praktek yang sehat 1 Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya Universitas Sumatera Utara dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 2 Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan atau hari kerja berikutnya. 3 Perhitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksaan intern. 2. Unsur sistem pengendalian intern penjualan kredit antara lain : a. Struktur organisasi 1 Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. 2 Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit 3 Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas 4 Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya satu fungsi saja. b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1 Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. 2 Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy yang merupakan tembusan surat order pengiriman 3 Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap sudah dikirim pada copy surat order pengiriman. Universitas Sumatera Utara 4 Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. 5 Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. 6 Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber faktur penjualan, bukti kas masuk dan memo kredit. 7 Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat c. Praktek yang sehat 1 Surat order pengiriman urut tercetak dan pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan 2 Faktur penjualan bernomor urut cetak dan pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. 3 Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan fungsi tersebut. 4 Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. 3. Unsur pengendalian intern penerimaan kas dari penjualan tunai telah dijelaskan dalam unsur pengendalian intern penjualan tunai di atas. Universitas Sumatera Utara 4. Unsur sistem pengendalian intern penerimaan kas dari piutang a. Struktur organisasi 1 Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan 2 Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. c. Praktek yang sehat 1 Hasil perhitungan kas direkam dalam berita acara perhitungan kas dan disetorkan penuh ke bank dengan segera 2 Para penagih dan kasir harus diasuransikan 3 Kas dalam perjalanan baik di tangan kasir maupun di tangan bagian penagih harus diasuransikan

2. Ciri-Ciri Pengendalian Intern yang Baik

Pengendalian dan sistem informasi akuntansi difokuskan pada siklus pendapatan. Ada beberapa proses pengawasan terhadap sistem informasi yang berbasis komputer yaitu : a Otorisasi Tujuan dari transaksi adalah untuk memastikan bahwa hanya transaksi yang valid yang akan diproses. Bagian kredit bagian yang bertugas untuk melakukan pengesahan dari pesanan penjualan dan memastikan bahwa kebijakan penjualan perusahaan dilaksanakan dengan baik. Universitas Sumatera Utara b Pemisahan Tugas Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau satu bagian pun yang melakukan semua proses secara keseluruhan. Dalam siklus pendapatan, bagian kredit terpisah dari seluruh proses, jadi secara formal transaksi pemberian persetujuan merupakan aktivitas independen. c Supervisi pengawasan Beberapa perusahaan mempunyai karyawan terlalu sedikit untuk dapat dilakukan pemisahan fungsi. Dengan melakukan supervise kepada karyawan yang mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak sesuai, perusahaan dapat melakukan antisipasi pada sistemnya. Supervisi dapat juga menyediakan kontrol yang terpisah pada sistem. d Catatan akuntansi Penomoran dokumen sumber nomor tercetak pada dokumen seperti pada peranan penjualan, surat jalan, bukti pembayaran, dan lain-lain, secara berurutan diberi nomor yang unik pada setiap transaksi. e Pengendalian akses Pengendalian akses mencegah dan mendeteksi akses yang tidak disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. f Verifikasi Independen Tujuan verifikasi dilakukan secara independen adalah untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilakukan oleh sistem lainnya. Sistem pengendalian intern perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur- Universitas Sumatera Utara prosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan tercapainya tujuan tertentu perusahaan. Struktur pengendalian intern terdiri dari 5 komponen lima yaitu : a. Lingkungan pengendalian b Penilaian resiko c Aktivitas pengendalian d Informasi dan Komunikasi e Pengawasan Konsep ini didasarkan pada 2 dua premi utama yaitu tanggung jawab dan manajemen yang memadai. Universitas Sumatera Utara

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan dengan metode deskriptif. Metode deskriptif sebagai kegiatan yang meliputi pengumpulan data dalam rangka menguji atau menjawab pertanyaan yang menyangkut keadaan pada waktu yang sedang berjalan dari pokok suatu penelitian. Dalam hal ini penelitian dilakukan dengan mengumpulkan data-data penelitian yang diperoleh dari PT.Mutifa-Industri Farmasi Medan dan literatur- literatur lainnya kemudian menguraikannya secara rinci untuk mengetahui permasalahan penelitian dan mencari penyelesaiannya.

B. Jenis Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah : 1. Data Primer, yaitu data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian dalam hal ini PT.Mutifa-Industri Farmasi Medan, melalui hasil wawancara dengan kepala bagian akuntansi. 2. Data Sekunder, yaitu data yang bersumber dari perusahaan, yaitu data mengenai sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, flowcart perusahaan, prosedur penjualan dan penerimaan kas serta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem penjualan dan penerimaan kas. 39 Universitas Sumatera Utara