b. Sistem Informasi akuntansi Penjualan Kredit
Penjualan kredit yang dilakukan perusahaan-perusahaan adalah seluruh penjualan dimana pembayarannya memakai tenggang waktu sesuai dengan
kesepakatan pelanggan dengan perusahaan yang mengakibatkan perusahaan mempunyai piutang untuk jangka waktu tertentu. Bagian-bagian yang terkait
dalam prosedur penjualan kredit adalah: 1
Salesman 2
Pelanggan 3
Kepala Operation Department 4
Kepala Finance Department 5
Administrasi gudang 6
Bagian pengiriman 7
Administrasi tagih Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah
sales order dan faktur penjualan. Catatan-catatan akuntansi digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah jurnal penjualan, kartu piutang, dan kartu gudang.
Pelaksanaan prosedur penjualan kredit yang dilakukan perusahaan akan diuraikan sebagai berikut:
1 Pelanggan menghubungi perusahaan baik melalui telepon, atau salesman yang
datang ke pelanggan, kemudian membuat sales order. 2
Sales order yang telah dibuat tersebut dibuat persetujuan dari kepala bagian keuangan. Apabila pesanan dari pelanggan disetujui maka kepala bagian
keuangan akan menandatangani sales order tersebut.
Universitas Sumatera Utara
3 Copy sales order lambaran ke 4 diserahkan kepada kepala bagian keuangan
yang telah disetujui, maka kepala bagian keuangan membubuhi tanda tangan dalam copy sales tersebut. Copy sales order tersebut yang telah ditandatangani
dan diserahkan kembali kepada kepala operasi. 4
Sales order yang telah disetujui didistribusikan, lembar ke 1 diserahkan ke bagian administrasi tagih, lembaran ke 2 dan ke 3 diserahkan ke administrasi
gudang untuk mempersiapkan barangnya, lembaran ke 4 untuk file. 5
Berdasarkan copy sales order, administrasi gudang akan membuat faktur dan membubuhi nomor faktur di sales order dan mengarsipnya.
6 Oleh kepala gudang faktur asli dan tiga copy faktur yang diterimanya dari
bagian administrasi dicek dengan fisik atau barang yang telah disiapkan melalui sales order lembar ke 2 dan ke 3, sehingga apabila ada kesalahan
dalam pembuatan faktur dapat segera diketahui dan dilakukan koreksi. 7
Setelah barang yang disiapkan sama dengan faktur, maka barang, faktur asli, dan tiga lembar copy serta lembar ke 2 sales order diserahkan ke bagian
pengiriman. Kemudian bagian pengiriman memberi paraf pada copy sales order tersebut, lembar ke 3 untuk pertinggal di gudang. Administrasi gudang
mencatat sales order untuk mencatat sales order ke dalam kartu gudang. 8
Barang yang sudah disiapkan, faktur asli dan tiga lembar copy faktur dan sales order lembar ke 2 dibawa pengantar barang ke pelanggan. Dalam hal ini sales
order berfungsi sebagai tembusan surat perintah pengiriman atau surat pengantar barang. Barang diserahkan ke pelanggan, kemudian pelanggan
Universitas Sumatera Utara
menandatangani di faktur. Satu lembar copy faktur yaitu lembar ke 4 dan sales order diserahkan ke pelanggan.
9 Faktur asli dan dua lembar copy faktur yang sudah ditandatangani oleh
pelanggan diserahkan ke administrasi untuk disortir dan diregistrasi. Faktur asli diarsip terpisah dengan faktur penjualan yang akan ditagih oleh juru tagih,
dan faktur lembar ke 3 untuk administrasi tagih pembukuan. 10
Oleh administrasi tagih, setiap hari faktur penjualan kredit yang diterimanya akan dicatat ke dalam kartu piutang, merupakan buku pembantu yang merinci
perkiraan kontrol piutang, merupakan buku pembantu yang merinci perkiraan kontrol piutang dalam buku besar.
11 Berdasarkan copy faktur penjualan kredit administrasi tagih akan mencatat ke
dalam buku jurnal penjualan setiap hari, yaitu: Piutang Dagang ............................ x x x
Penjualan .................................... x x x
c. Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang