mengalami distorsi, artinya pesan dari komunikator berubah tidak sesuai dengan yang disampaikan sebelumnya.
Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak ditemukan hambatan khususnya, ini terlihat dengan adanya faktor- faktor
pendukung seperti tata ruang kantor yang terbuka, dimana pegawai- pegawainya saling kelihatan sehingga komunikasi dapat dilakukan secara langsung, serta
dibarengi dengan faktor pendukung komunikasi seperti media- media komunikasi yaitu telepon, komputer yang akan membantu kelancaran aktivitas kerja pegawai
Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
G. Sistem Komunikasi Yang Diterapkan Pada Bagian Akademik FE USU
Pada umumnya segala aktivitas suatu kantor merupakan pencapaian suatu tujuan. Tujuan dapat dicapai apabila setiap anggota organisasi mau bekerja sama
melakukan sistem komunikasi yang baik dan berjalan dengan lancar. Karena dengan adanya komunikasi dapat memberi ide ataupun pendapat yang bersifat
membangun suatu organisasi. Dengan demikian setiap organisasi harus tetap menjaga sistem komunikasi tersebut.
Sistem komunikasi yang diterapkan pada Bagian Akademik Universitas Sumatera Utara adalah sistem komunikasi formal dan informal. Komunikasi
formal adalah komunikasi yang terjadi diantara para pegawai yang secara tegas telah diatur dan ditentukan. Komunikasi formal dalam aktivitas kerja pegawai
Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu komunikasi yang memberikan dan menyampaikan informasi dari atasan kepada
Universitas Sumatera Utara
bawahan berupa instruksi atau perintah kepada pegawai, sedangkan komunikasi dari pegawai kepada atasan yaitu informasi berupa laporan dari hasil kerja yang
mereka lakukan atas instruksi atau perintah dari pihak Pembantu Dekan I. Komunikasi informal adalah merupakan komunikasi yang terjadi dalam suatu
instansi tetapi tidak direncanakan serta tidak ditentukan, komunikasi ini timbul untuk mengetahui kebutuhan pegawai dan komunikasi ini akan membentuk
persahabatan dan tali persaudaraan diantara pegawai yang ada Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sistem pelaksanaan
komunikasi yang diterapkan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ada dua cara yaitu:
1. Cara Lisan
Pelaksanaan komunikasi secara lisan yang dilaksanakan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu dengan
tatap muka berupa pemberitahuan secara lisan misalnya adanya rapat pertemuan yang akan dilaksanakan Pembantu Dekan I Bagian Akademik
terhadap para pegawainya, serta pembicaraan melalui telepon apabila ada hal-hal informasi yang perlu untuk disampaikan terhadap pegawai maupun
ke bagian- bagian yang lain. Komunikasi lisan merupakan komunikasi yang lebih efektif karena lebih cepat dan praktis dalam proses
penyampaiannya. Komunikasi lisan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi hubungan antara Pembantu
Dekan I dengan pegawai, pegawai dengan Pembantu Dekan I, dan juga
Universitas Sumatera Utara
hubungan antara keseluruhan pihak yang berada pada lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terutama kepada mahasiswa yang
berada pada Fakultas Ekonomi tersebut, mengingat Job Discription Pada Bagian Akademik yaitu:
1. Menyususn Rencana Kerja dan Anggaran Tahun RKAT Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian akademik.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian,
pengabdian pelayanan kepada masyarakat.
3.
Melakukan administrasi akademik.
4.
Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5.
Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
6.
Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
7.
Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
8. Menyusun laporan kerja sub-bahagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
Pelayanan komunikasi yang diberikan oleh para pegawai terhadap mahasiswa harus tetap dijaga dengan baik terutama dalam pemberian informasi-
informasi yang baru agar mahasiswa langsung tanggap terhadap informasi sehingga komunikasi tetap berjalan dengan lancar dan mahasiswa tetap merasa
Universitas Sumatera Utara
dipedulikan dan puas terhadap pelayanan yang ada Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Cara Tertulis
Pelaksanaan komunikasi secara tertulis yang dilaksanakan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu perintah
dan penjelasan secara tertulis dari Pembantu Dekan I kepada semua pegawai yang ada Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dan juga laporan tertulis berupa hasil kerja dari pegawai kepada pimpinan yaitu Pembantu Dekan I. Komunikasi secara tertulis
yang dilakukan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kepada mahasiswa yaitu:
a. Melaksanakan penyimpanan dokumen mahasiswa dan alumni pada
bagian Akademik. b.
Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni c.
Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Universitas
d. Mengumpulkan dan mengelola data dibidang kemahasiswaan dan
alumni. Alat-alat komunikasi yang digunakan Pada Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:
Universitas Sumatera Utara
1. Surat
Surat yaitu alat komunikasi tertulis yang memuat berita atau informasi. Penggunaan surat lebih sering digunakan untuk pelaksanaan tugas dan surat
tersebut merupakan bukti atas pelaksanaan suatu pekerjaan seperti surat keterangan, surat masuk da surat keluar, laporan dan sifat-sifat yang
berhubungan dengan kegiatan Kantor. 2.
Telepon Telepon adalah media komunikasi lisan yang cepat dan menambah kontak
diantara sesama anggota organisasi dengan anggota organisasi lain yang tempat kerjanya berjauhan.
3. Faximile
Faximile yaitu pengiriman berita, copy salinan, surat jarak jauh. Pesawat faximile merupakan kombinasi dari pesawat telepon dan komputer.
4. Pertemuan
Dalam pertemuan diharapkan agar para pegawai mampu memberikan masukan terhadap masalah yang dibicarakan sehingga ditemukan cara untuk
menyelesaikan masalah tersebut. Bentuk-bentuk pertemuan yang ada misalnya Rapat, seminar-seminar dan lain sebagainya.
5. Papan tulis
Papan tulis yaitu informasi berupa pengumuman-pengumuman penting lainnya yang perlu untuk diketahui oleh seluruh yang berada pada lingkungan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
H. Pengaruh Komunikasi Dalam Aktivitas Kerja Pegawai Pada Bagian Akademik FE USU
