Penerapan Komunikasi Dalam Aktivitas Kerja Pegawai Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universiras Sumatera Utara

(1)

PENERAPAN KOMUNIKASI DALAM AKTIVITAS

KERJA PEGAWAI PADA BAGIAN AKADEMIK

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

OLEH

ROBY SIRAIT

082103046

D-III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSIATAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : ROBY SIRAIT

NIM : 082103046

JUDUL : PENERAPAN KOMUNIKASI DALAM AKTIVITAS KERJA PEGAWAI PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSIRAS SUMATERA UTARA.

PROGAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

Tanggal : …………. 2011 Ketua ProgramStudi D-IIIKesekretariatan

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)

NIP. 19741012 200003 2003

Tanggal : …………...2011 Dekan

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

(3)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : ROBY SIRAIT

NIM : 082103046

JUDUL : PENERAPAN KOMUNIKASI DALAM AKTIVITAS

KERJA PEGAWAI PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

PROGAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

Tanggal …………. 2011

Menyetujui Dosen Pembimbing

( Fivi Rahmatus S. SE, MSi.)

(4)

KATA PENGANTAR

Penulis mengucapkan Segala pujian dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas Kasih karunia dan anugerahNya memberikan waktu dan memampukan penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini. Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu mata kuliah yang ada di program D-III Jurusan Kesekretariatan yang harus dipenuhi dalam menyelesaikan pendidikan program studi D-III.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini tidaklah sempurna, karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang konstruktif dari semua pihak guna menjadikan tugas akhir ini lebih baik lagi. Selama mengikuti perkuliahan hingga penulisan tugas akhir ini penulis telah banyak mendapat arahan, bimbingan, dan juga kritikan dari berbagai pihak, oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Fivi, SE, MSi selaku dosen pembimbing tugas akhir ini yang telah

banyak memberikan bimbingan, arahan, dan perhatian yang sangat besar dalam penyelesaian tugas akhir ini.

(5)

4. Seluruh dosen Fakultas Ekonomi yang banyak membantu, mendidik, dan membimbing selama masa perkuliah

(6)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... ...iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 3

E. Jadwal Kegiatan ... 4

F. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI ... 6

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 6

B. Jenis Usaha Kegiatan ... 9

C. Struktur Organisasi ... 10

D. Job Discription ... 14

E. Kinerja Usaha Terkini ... 20

F. Rencana Kegiatan...21

BAB III PEMBAHASAN ... 22

A. Pengertian Komunikasi ... 22

B. Jenis-Jenis Komunikasi ... 25

C. Proses Komunikasi ... 31

D. Tujuan Komunikasi ... 35

E. Pengertian Komunikasi Perkantoran ... ...36

F. Faktor- Faktor Penghambat Dalam Komunikasi ... 39

G. Sistem Komunikasi Yang Diterapkan Pada Bagian Akademik FE USU ... 41

H. Pengaruh Komunikasi Dalam Aktivitas Kerja Pegawai Pada Bagian Akademik FE USU ... 45

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 49

A. Kesimpulan ... 49

B. Saran ... 50

(7)

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan...4

(8)

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Utara...12 Gambar 3.1.Model Proses Komunikasi ...36 Gambar 3.2. Model Proses Komunikasi...36

(9)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Komunikasi memegang peranan penting bagi suatu perusahaan baik perusahaan swasta maupun pemerintahan. Komunikasi berperan penting untuk menjalin hubungan kerja sama antara manusia yang terlibat dalam organisasi dan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam proses pencapaian tujuan organisasi. Komunikasi akan memungkinkan setiap anggota organisasi untuk saling membantu, saling mengadakan interaksi.

Tujuan dari komunikasi adalah menciptakan dan saling memberi pengertian (understanding) antara sesama komunikator (pengirim) dan komunikannya (penerimanya), maka didalam menyusun berita hendaknya jelas, singkat tetapi lengkap, sopan serta mengandung kebenaran. Kegiatan komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi internal dan eksternal. Komunikasi internal meliputi pengarahan, pemberian perintah, penyampaian laporan kegiatan sehari-hari di kantor sesama pegawai di dalam organisasi. Kegiatan komunikasi eksternal adalah merupakan salah satu kegiatan antar pegawai dengan pihak diluar organisasi, antara lain menjalin hubungan kerjasama dengan suatu lembaga usaha khususnya dalam bidang enterprenership, seperti halnya HIPMI (Himpunan Pengusaha Muda Indonesia) untuk mengadakan seminar dikalangan mahasiswa yang bertujuan memberikan motivasi dan mengembangkan bakat serta minat

(10)

untuk memasuki dunia usaha. Komunikasi akan berhasil apabila pengirim pesan dan penerima pesan bersama-sama mencapai pengertian dan kesimpulan yang sama sesuai dengan yang dimaksudkan, tentang apa yang sebenarnya yang diinformasikan, untuk itu sangat diperlukan keterampilan dalam pemakaian bentuk-bentuk komunikasi dalam suatu organisasi demi kelancaran aktivitas organisasi.

Komunikasi dalam organisasi adalah Komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,2001:214). Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompok dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain. Sebagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi, baik tatap muka atau melalui media seperti Telepon, dimana dengan telepon komunikasi yang dilakukan lebih efesien tanpa harus bertatap muka, dan dapat dilakukan dari jarak jauh. Begitu juga dengan telepon genggam (Hand Phone) dimana alat komunikasi jenis ini dapat dikatakan penyempurnaan dari telepon karena hand phone saat ini telah dilengkapi dengan fasilitas voice mail yang dapat digunakan untuk teleconference yang berguna bagi menejer untuk melakukanpertemun atau rapat penting dengan bawahan, staf, atau relasi bisnis

(11)

tanpa harus berkumpul disatu tempat tertentu, dan juga sangat hemat waktu sebab dengan teleconference menejer dapat berkomunikasi langsung dengan lebih dari satu orang. Manejer juga melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan memo, surat dan laporan-laporan. Dimana memo biasanya dibuat antar sesama devisi pada suatu kantor untuk menjalin komunikasi atau antara menejer dengan satu devisi tertentu. Misalnya menejer dengan devisi keuangan, atau devisi keuangan dengan devisi kepegawaian. Sementara surat merupakan salah satu media komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi. Informasi yang disampaikan melalui surat biasanya berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan. Surat bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas (konvensional), atau dapat pula berupa surat elektronik (e-mail).

Seorang pemimpin kantor perlu dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal maupun secara vertikal atau secara diagonal. Pengurusan informasi yakni penyampaian dan penerimaan berita, akan dapat berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif Komunikasi yang efektif akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan aktivitas kerja dan dedikasi para pegawai kantor. Dapat diartikan bahwa komunikasi adalah proses kegiatan penyampaian informasi warta/ berita/ informasi yang mengandung arti dari satu pihak kepada pihak lain, dalam usaha mendapatkan saling pengertian. Oleh karena

(12)

itu, komunikasi sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran kegiatan kantor.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui bagaimana penerapan komunikasi dalam aktivitas kelancaran pekerjaan kantor. Untuk itu penulis menyajikan tugas akhir ini dengan judul

“PENERAPAN KOMUNIKASI DALAM AKTIVITAS KERJA PEGAWAI PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”

(13)

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan Uraian diatas maka perumusan masalah yang dapat diambil sebagai objek penelitian yang dilakukan yaitu: Bagaimana Penerapan Komunikasi Dalam Aktivitas Kerja Pegawai Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah Untuk Mengetahui Penerapan Komunikasi Dalam Menunjang Kelancaran Aktivitas Kerja Pegawai Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian a. Bagi Penulis

1. Sebagai tambahan ilmu pengetahuan khususnya mengenai penerapan komunikasi dalam kantor.

2. Tolak ukur dalam penerapan komunikasi yang telah dipelajari pada perkuliahan dengan apa yang dihadapi didunia usaha.

3. Sarana yang nantinya dapat dipergunakan dalam menunjang prospek kerja untuk memasuki dunia usaha.

4. Sebagai masukan bagi peneliti lain untuk penyempurnaan penelitiannya b. Bagi Instansi

Sebagai bahan masukan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bahwa penerapan komunikasi sangatlah penting demi kelancaran aktivitas kerja pegawai.

(14)

c. Bagi Peneliti lain

Sebagai referensi untuk melakukan penelitian bagi peneliti selanjutnya yang berhubungan dengan penerapan komunikasi di kantor.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jln. T.M. Hanafiah, SH No. 9 Kampus USU Medan. Jadwal kegiatan penelitian ini adalah sebagai berikut :

Table 1.1 Jadwal Kegiatan N

O KEGIATAN

BULAN

MEI 2011 JUNI 2011

1 2 3 4 1 2 3 4

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan

Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 13 Mei 2011, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir ini oleh Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan. Pada tahap pengumpulan data, Penulis melakukan penelitian terhadap pegawai Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera.

(15)

F. Sistematika Penulisan

BAB I: PENDAHULUAN

Pada bab I ini diuraikan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI

Pada bab II ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, uraian tugas (Job Description), kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PEMBAHASAN

Membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berkaitan dengan penerapan komunikasi dalam kantor.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.

(16)

BAB II

PROFIL FAKULTAS EKONOMI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di Kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu). Dengan perjalanan yang panjang, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berdiri dengan perlahan-lahan, dimana untuk pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diwaktu itu dipercayakan kepada Prof. Tjung Ted Koei dengan jabatan

acting dengan Kepala Biro Administrasi dipegang oleh T. Cheffudin (almarhum). Berdasarkan program kerja yang ditetapkan semula pada sidang dewan dosen Fakultas Hukum Universitas Sumatera Utara 21 Juli 1961, ada 4 perencanaan pedoman, yaitu:

(17)

1) Mengenai Kurikulum dibuka 2 jurusan, yaitu:

a. _{Jurusan Ekonomi Sosial (sekarang jurusan studi pembangunan)} b. _{Jurusan Ekonomi Perusahaan (sekarang jurusan manajemen)}

2) Masalah sistem pengajaran dan ujian.

3) Pada waktu itu penerimaan mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dikhususkan untuk siswa SMA B (jurusan IPA sekarang). 4) Tenaga pengajar untuk tahun pertama dan kedua adalah sebagai berikut:

a. Prof. Dr. Tjung Ted Koei b. Prof. Mr. Suhunan Hamzah c. Drs. T. M. H. L. Tobing d. Drs. T. Mustafa

e. Drs. Aziz Siregar f. Drs. M. A. T. Sihaloho g. A. T. Baros

h. B. P. Hasibuan

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam

(18)

lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma - III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

(19)

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sebagai Berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

B. Jenis Usaha/ Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan

(20)

penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi; penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat di lihat sebagai berikut:

(21)

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

• Pimpinan Universitas Sumatera Utara

Rektor ; Prof.Dr.dr.SyahrilPasaribu,D.T.M.&H.,MSc.(C.T.M),Sp.A.(K) Pembantu Rektor I : Prof.Ir.Zulkifli Nasution, M.Sc,Ph.D

Pembantu Rektor II : Prof.Dr.Armansyah Ginting, M.Eng

Pembantu Rektor III : Prof.Drs.Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc,Ph,D Pembantu Rektor IV : Prof.Dr.Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI Pembantu Rektor V : Ir.Yusuf Husni

Dekan dan Pembantu Dekan

Ketua dan Sekretaris Departemen

Dewan Pertimbangan Fakultas

Kepala bagian Tata Usaha Fakultas

Unit Penunjang Fakultas

Ketua Lab/ Studio/ bengkel

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Prodi Intra

Departemen Ketua Prodi Inter

Departemen

Rektor dan Pembantu Rektor

(22)

• Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak

Pembantu Dekan II : Drs. H.Arifin Lubis, MM.,Ak Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham, M.Si

• Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Prof.Dr. Ade Fatmala Lubis, MAFIS.MBA, AK Prof.Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si

Prof.Dr. Azhar Maksum, M.Ec, A.cc, Ak Prof.Dr. Robinson Tarigan, MRP

Prof.Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM.,Ak Ami Dilham, SE, M.Si

Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak

Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si

• Departemen FE USU

- Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE,M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

(23)

- Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE.M.Sc Sekretaris : Dra. Marhayanie,M.Si - Akuntansi

Ketua : Dr. Syafrudin Ginting S.,SE, M.A.F.I.S.,Ak Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak

• Program Studi Sarjana (S-I) FE USU

- Ekonomi Pembangunan

Ketua : Dr.Irsyad Lubis, SE, M.SocSc Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si - Manajemen

Ketua : Dr. Endang Slistya Rini, SE,M.,Si - Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

• Program Diploma III FE USU

- Diploma keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si Sekretaris : Syarizal Helmi Situmorang, SE, M.Si - Diploma Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

(24)

- Diploma Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzee Sembiring, SE, MM - Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Maslan, SE Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Umum dan Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos

PUMC : Suparyo, SE

• Lembaga-lembaga Penunjang

- Puslitbank

Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Kepala Unit Pelayanan : Hotmal Djafar, SE, MM, Ak

• Bagian Perpustakaan

(25)

D.Job Discription

Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada sturktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah:

1. Rektor

Adapun yang menjadi tanggung jawab Rektor adalah;

a. Melaksanakan Penyelenggaraan pendidikan penelitian dan pelayanan kepada masyarakat.

b. Mengelola dan mengembangkan kekayaan universitas, serta memanfaatkan kekayaan universitas secara optimal untuk kepentingan universitas;

c. Mengembangkan kemampuan aktivitas akademik dan pegawai universitas. d. Membina hubungan dengan lingkungan di luar universitas dan masyarakat

pada umumnya.

e. Mempromosikan program universitas kepada pihak-pihak terkait dan masyarakat umum.

f. Menyelenggarakan pembukuan universitas untuk semua unsur universitas dan semua kegiatan

g. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan universitas h. Mengangkat dan memberhentikan dosen dan tenaga penunjang.

(26)

2. Pembantu Rektor

a. Pembantu Rektor I, Memiliki tugas dan kewenagan membantu Rektor di Bidang Akademik meliputi penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pelayanan kepada masyarakat.

b. Pembantu Rektor II, Memiliki tugas dan kewenangan membantu Rektor di bidang Administrasi dan Keuangan, yang meliputi pengelolaan keuangan Universitas dan memanfaatkannya secara optimal untuk kepentingan Universitas; pembinaan tenaga kependidikan dan tenaga kerja lainnya yang ditetapkan oleh Universitas; dan penyelenggaraan pembukuan Universitas.

c. Pembantu Rektor III, Memiliki tugas dan kewenangan membantu Rektor di bidang Kemahasiswaan dan Alumni, yang meliputi pembinaan kemahasiswaan dan pembinaan hubungan dengan alumni.

d. Pembantu Rektor IV, Memiliki tugas dan kewenangan membantu Rektor di bidang Perencanaan dan Kerja Sama, yang meliputi penyusunan Rencana Strategis; penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Universitas; dan pembinaan kerjasama dengan pihak luar.

e. Pembantu Rektor V, Memiliki tugas dan kewenangan membantu Rektor di bidang Pemeliharaan dan Pengembangan Aset, yang meliputi pengelolaan dan pengembangan aset Universitas dan memanfaatkannya secara optimal untuk kepentingan Universitas.

(27)

3. Dekan

Adapun yang menjadi tanggung jawab Dekan adalah :

a. Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, III di bagian masing- masing.

b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga admistrasi di fakultas.

c. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa.

d. Bertanggung jawab kepada rektor.

e. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi

4. Pembantu Dekan

a. Pembantu Dekan I, Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

b. Pembantu Dekan II, Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang admistrasi umum dan keuangan.

c. Pembantu Dekan III, Tugasnya adalah membantuDekan dalam pelaksanaan kegiatan bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama.

5. Kepala Tata Usaha

(28)

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian dan mempersiapkan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Fakultas.

b. Menghimpun menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, admistrasi umum dan keuangan, kemahasiswaaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpul dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik admistrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

d. Melaksanakan urusan surat-menyurat, kerumah tanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan admistrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan

fakultas.

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan

(29)

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

b.Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap /Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

g. Memproses Surat Keputusan (SK) jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

d. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

(30)

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengapdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

e. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

(31)

c. Melakukan urusan surat-menyurat dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

f. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

(32)

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan mahasiswa tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i. Mengoperasionalkan system informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan

alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

g. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

(33)

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

h. Sub Bagian Perpustakaan Tugasnya adalah:

a. Controller

1. Inventaris Ruang Baca/Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU 2. Kinerja Pegawai/Staf Administrasi Ruang Baca

3. Proses Registrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan

4. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca.

b. Laporan

1. Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengjukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai proses pendukung proses belajar.

2. Permintaan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan

(34)

3. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf admistrasiyang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

(35)

Kegiatan-kegiatan kerohaniaan juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra M’raj, dan lain lain) sehingga para civitas akademik selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

(36)

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Komunikasi

Dari segi etimologi (asal kata), istilah komunikasi atau communication

berasal dari bahasa Latin communis yang berarti sama. Communico,

communicatio atau communicare yang berarti membuat sama (make to common). Secara sederhana komunikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan. Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk dapat memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on our ability to understand one another).

Definisi komunikasi secara umum adalah suatu proses pembentukan, penyampaian, penerimaan dan pengolahan pesan yang terjadi di dalam diri seseorang atau di antara dua atau lebih dengan tujuan tertentu. Definisi tersebut memberikan beberapa pengertian pokok yaitu komunikasi adalah suatu proses yang mencakup penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang kepada orang lain sehingga akan tercapai pengertian yang ditetapkan atau menimbulkan tindakan- tindakan yang diharapkan. Masalah komunikasi adalah merupakan masalah yang sangat penting dalam kehidupan masyarakat yang sedang berkembang maupun masyarakat yang modern. Oleh sebab itu, banyak ahli- ahli sosiologi, dan ilmu-ilmu lainnya yang telah menyumbangkan pikirannya

(37)

mengenai gejala- gejala komunikasi. Dibawah ini dikemukakan beberapa ahli tentang pengertian komunikasi, yaitu:

1. Menurut Ardana (2008:15) komunikasi adalah sebagai penyampaian atau pertukaran informasi dari pengirim kepada penerima baik lisan,tertulis maupun menggunakan alat komunikasi.

2. Menurut Stephen P dan Coulter (2002:23) pengertian komunikasi adalah penyampaian dan pemahaman suatu maksud.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan pengertian komunikasi adalah sebagai berikut:”komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain”.

Komunikasi yang baik harus mengandung unsur-unsur sebagai berikut:

a. Komunikan (communican)

Komunikan adalah pelaku yang menerima pesan, dapat juga disebut sebagai

audience yang bertindak sebagai komunikan. Agar proses komunikasi

berjalan dengan baik pesan yang diterima oleh audience harus diuraikan sesuai dengan pengertian audience

b. Pesan (message)

Pesan atau message berupa inti berita yang merupakan informasi ataupun perintah pesan yang merupakan hasil proses penyandian sehingga melalui pesan tersebut tujuan dari komunikator dapat diungkapkan secara verbal.

(38)

Pesan adalah merupakan hal yang diharapkan komunikator untuk disampaikan pada penerima tertentu dan bentuknya tergantung pada perantaraan yang sedang dipakai.

c. Media komunikasi (delivery channel)

Media komunikasi adalah merupakan sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Media dan sarana komunikasi dapat dijumpai dilingkungan kantor untuk melaksanakan komunikasi. Komunikasi dapat dikelompokkan menjadi dua bagian yaitu media sarana yang digunakan untuk komunikasi keluar kantor dan media komunikasi yang digunakan untuk komunikasi di dalam kantor.

d. Umpan balik (feed back)

Dalam komunikasi, para komunikator menghendaki umpan balik yang bersifat positif. Akan tetapi reaksi yang timbul dari komunikan ketika menerima pesan dari komunikator dapat bersifat positif, negatif, atau netral bahkan tak jarang tanpa reaksi sama sekali. Jenis- jenis respon, tanggapan, atau disebut feed back terdiri dari 4 jenis yaitu:

1. Zero feed back yaitu yang diterima komunikator dari komunikan,

komunikator tidak dapat mengerti tentang apa yang dimaksud oleh komunikan.

2. Positive Feed back yaitu pesan yang dikembalikan komunikan kepada

(39)

Komunikan bersedia berpartisipasi memenuhi ajakan seperti yang tertera dalam pesan yang diterima tersebut.

3. Natural feed back yaitu yang tidak memihak artinya pesan yang

dikembalikan oleh komunikan kepada komunikator tidaklah relevan kepada komunikator yang tidak memberi dukungan.

4. Negative feed back yaitu pesan yang dikembalikan oleh komunikan

kepada komunikator yang tidak memberi dukungan. e. Distorsi (Barrier)

Barrier atau distorsi adalah hambatan atau gangguan yang dialami dalam kegiatan berkomunikasi. Hal ini mengakibatkan terganggunya proses penyampaian pesan antar komunikator atau komunikan.

B. Jenis-Jenis Komunikasi

Komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis tergantung dari segi peninjauannya. Uraian jenis komunikasi ini dimaksud untuk memberi gambaran teoritis tentang berbagai hal komunikasi. Ada beberapa kriteria penggolongan komunikasi yaitu:

a. Komunikasi menurut ruang lingkup 1. Komunikasi internal

Sebagian besar aktivitas dikantor terdiri dari hubungan-hubungan yang terjadi diluar kantor dan didalam kantor. Komunikasi internal yaitu komunikasi yang terjadi di dalam kantor yaitu komunikasi antara bawahan dan atasan, komunikasi atasan dan bawahan, serta komunikasi antar

(40)

sesama para pegawai di kantor tersebut (setingkat). Hubungan komunikasi di dalam lingkungan sendiri dapat disebut tata hubungan kantor kedalam,dan tata hubungan kantor keluar. Hubungan komunikasi kantor dapat dibedakan 2 macam yaitu:

a. Komunikasi vertikal yaitu proses penyampaian suatu warta dari pihak atasan kepada bawahan atau para bawahan kepada atasan (vertikal keatas).

b. Komunikasi horizontal yaitu hubungan diantara para pegawai atau

pejabat yang setingkat atau kurang lebih sederajat. 2. Komunikasi eksternal

Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara pimpinan dengan pihak diluar kantor.

b. Komunikasi menurut bentuk- bentuk umum 1. Komunikasi verbal

Komunikasi verbal berarti komunikasi melalui penggunaan kata-kata baik secara tertulis maupun lisan. Komunikasi lisan menunjukkan komunikasi dengan mengadakan suatu pembicaraan sedangkan komunikasi secara tertulis menunjukkan adanya bukti tertulis yaitu surat. Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu instansi atau karir seseorang. Para pakar pidato dan penulis akan menghindari penggunaan kata-kata verbal apabila yang dimagsudkan adalah lisan. Lisan akan diucapkan menunjukkan adanya suatu pembicaraan, dan tertulis menunjukkan adanya bukti tertulis seperti surat-surat tugas. Komunikasi verbal dapat berupa kontak tatap muka, wawancara, konsultasi bersama dan pidato.

(41)

2. Komunikasi nonverbal

Komunikasi nonverbal sama pentingnya dengan komunikasi verbal. Komunikasi nonverbal berarti penyampaian informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa penggunaan kata-kata. Komunikasi nonverbal dapat ditunjukkan dengan bentuk tubuh, ekspresi wajah, serta gerakan tangan dan mata menunjukkan intensitas emosi. Komunikasi nonverbal juga digunakan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara karena setiap individu yang hidup didunia pasti melakukan komunikasi nonverbal.

c. Komunikasi menurut perilaku

1. Komunikasi formal

Komunikasi formal merupakan komunikasi yang terjadi diantara para pegawai yang secara tegas telah diatur dan ditentukan. Komunikasi formal secara sistematis yaitu menyampaikan sejumlah informasi. Pegawai kantor menerima informasi yang berhubungan dengan tanggung jawab kerja mereka. Komunikasi formal menurut Purwanto (2003:26) meliputi komunikasi keatas, komunikasi kebawah, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal.

a. Komunikasi keatas

Komunikasi keatas adalah komunikasi dari bawahan kepada atasan. Tujuan komunikasi keatas untuk memperoleh informasi, keterangan tentang kegiatan dan pelaksanaan tugas/ pekerjaan para pegawai pada tingkat rendah. Bentuk-bentuk informasi yang disampaikan oleh para bawahan

(42)

kepada atasan/ pimpinan dapat berupa laporan, keluhan, pendapat, dan saran.

b. Komunikasi kebawah

Komunikasi kebawah mengalir dari pimpinan kepada bawahan, dari tingkat manajemen puncak ke manajemen menengah, manajemen yang lebih rendah terus mengalir kepada para pegawai bawahan/pekerja. Komunikasi kebawah dimaksudkan agar para bawahan dapat mengetahui yang harus segera dikerjakan, bagaimana pelaksanaannya dan bagaimana metode kerjanya serta apa tujuannya. Komunikasi ini dapat dilakukan dengan berbagai macam bentuk yaitu petunjuk, perintah, teguran, dan pujian.

c. Komunikasi horizontal

Komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang terjadi diantara para pegawai yang mempunyai kedudukan setingkat/sama. Komunikasi ini bisa terjadi antara bawahan dengan bawahan, antara pimpinan dengan pimpinan yang setingkat. Komunikasi horizontal pada umumnya bersifat pemberian informasi, keterangan- keterangan antar pemimpin satuan unit organisasi yang berhubungan dengan pelaksanan kebijaksanaan pimpinan, dengan demikian tidak terdapat unsur perintah.

d. Komunikasi diagonal

Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat kedudukan yang berbeda, pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak yang lain.

(43)

2. Komunikasi informal

Komunikasi informal merupakan komunikasi yang terjadi dalam suatu instansi tetapi tidak direncanakan serta tidak ditentukan strukturnya. Komunikasi informal timbul untuk mengetahui kebutuhan pegawai. Bentuk komunikasi ini memiliki dua tujuan yaitu:

a. Memungkinkan pegawai memenuhi kebutuhan mereka akan interaksi sosial.

b. Meningkatkan pelaksaan pekerjaan organisasi dengan menciptakan alternatif secara lebih cepat dan mudah melalui saluran yang mengadakan komunikasi.

d. Komunikasi menurut cara penyampaian

1. Komunikasi secara lisan

Komunikasi secara lisan dapat dilakukan dalam bentuk pembicaraan langsung atau tatap muka. Kebaikan- kebaikan komunikasi secara lisan adalah sebagai berikut:

a. Penjelasan dapat dilakukan dengan mendetail

b. Dapat menimbulkan sistem komunikasi secara timbal balik c. Dapat menimbulkan partisipasi secara langsung

Kelemahan- kelemahan komunikasi secara lisan adalah: a. Kurang mempunyai ketegasan

b. Tidak dapat digunakan sebagai pegangan bagi si penerima komunikasi.

(44)

2. Komunikasi secara tertulis

Pada komunikasi secara tertulis penyampaian informasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara disampaikan melalui:

a. Perintah dan penjelasan tertulis (surat, memo, laporan) b. Warta harian instansi dan papan pengumuman.

Komunikasi secara tertulis adalah merupakan hal-hal yang sangat nyata yang memerlukan penjelasan secara terperinci yaitu:

a. Dapat diseberluaskan

b. Dapat diperbanyak dalam waktu singkat

c. Merupakan penjelasan yang baik pada sipenerima komunikasi d. Bersifat tegas.

Sedangkan komunikasi secara tertulis juga memiliki kelemahan yaitu : a. Tidak semua dapat dikomunikasikan secara tertulis

b. Tidak ada penjelasan lebih lanjut selain tertulis

Proses komunikasi yang berlangsung antar manusia dengan manusia dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa alat yaitu:

1. Surat

Surat yaitu dengan memuat berita dalam selembar yang disampaikan kepada orang yang bekerja sama dengan kantor.

2. Telepon

Telepon adalah media komunikasi yang secara lisan digunakan untuk melakukan komunikasi internal kantor tanpa perlu bertatap muka

(45)

karena penggunaan telepon secara pararel. Keuntungannya adalah penghematan waktu penyampaian informasi kepada seseorang. Pelaksanaan komunikasi dengan telepon hanya dapat dilakukan untuk tugas yang sifatnya ringan, dan prosesnya mudah ditangani.

3. Pertemuan

Pertemuan yaitu pertemuan yang mengundang pihak-pihak atau orang-orang untuk melaksanakan sebuah pembicaraan. Bentuk pertemuan ini seperti rapat dan seminar- seminar.

4. Papan tulis pengumuman

Papan tulis pengumuman yaitu informasi yang menyajikan dan aktivitas kantor atau daftar/jadwal atas yang disajikan disebuah papan tulis.

C. Proses Komunikasi

Komunikasi sebagai suatu proses dimana orang- orang sebagai pelaku utamanya akan saling berhubungan dan adanya pertukaran informasi. Proses komunikasi akan terjadi apabila seseorang mentransformasikan idenya ataupun informasi (pesan) kepada orang lain (penerima).

Dalam mentransformasikan ide atau informasinya antara sipengirim dan sipenerima tidak hanya melakukan satu tindakan saja tetapi sesungguhnya lebih dari satu tindakan, oleh karenanya dalam komunikasi terjadi suatu proses yang cukup panjang. Banyak pendapat dari para ahli tentang proses suatu komunikasi, mereka menjabarkan bahwa komunikasi suatu proses melalui banyak tahap.

(46)

Seperti pendapat Purwanto (2003:45) menyatakan bahwa proses komunikasi terdiri dari 6 (enam) tahap yaitu:

1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan 2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan 3. Pengirim menyampaikan pesan

4. Penerima menerima pesan 5. Penerima menafsirkan pesan

6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim Adapun penjelasan mengenai 6 (enam) tahap dalam proses komunikasi tersebut diatas adalah sebagai berikut:

1. Sebelum penyampaian pesan dilakukan pengirim harus menyiapkan ide atau gagasan yang mana ide tersebut dapat diperoleh dari berbagai sumber.

2. Setelah sipengirim mempunyai ide maka selanjutnya adalah pengubahan ide tersebut kedalam bentuk pesan, karena tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna.

3. Setelah pengiriman pesan dilakukan, komunikasi terjalin bila seseorang yang dituju sudah menerima pesan dan memahami pesan.

4. Dengan penerimaan pesan maka sipenerima terlebih dahulu mengadakan penafsiran.

(47)

5. Umpan balik (feed back) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai.

Keenam tahapan proses komunikasi tersebut dapat digambarkan dalam sebuah diagram sebagai berikut:

Sumber: Djoko, Purwanto, komunikasi bisnis,edisi kedua, Cetakan kesebelas, Erlangga: jakarta, 2003, hal.12.

Gambar 3.1 Model Proses Komunikasi

Selanjutnya menurut Robbins dalam proses komunikasi ada 7 (tujuh) bagian yang terlibat seperti yang digambarkan berikut:

Sumber : Stephen P. Robins, Prinsip Perilaku Organisasi , Edisi kelima, Cetakan Ketujuh, Erlangga: Jakarta,2002, hal.147.

Gambar 3.2 Model Proses Komunikasi

Tahap 1 Pengirim mempunyai gagasan Saluran Media Tahap 2 Pengirim mengubah ide menjadi pesan

Tahap 3 Pengirim mengirim pesan Tahap 6 Penerima mengirim ide pesan Tahap 5 Penerima menafsirkan pesan Tahap 4 Penerima menerima pesan Sumber berita

Penyandian Saluaran Komunika

Pemecahan pesan

Penerima berita

(48)

Menurut Robins ada 7 (tujuh) bagian yang terlibat dalam proses komunikasi ini: 1. Sumber berita merupakan yang pertama yang memiliki ide atau informasi

yang disandikan menjadi suatu pesan (komunikator).

2. Penyandian (encoding), merupakan tahap pengubahan ide atau informasi kedalam sandi atau kode oleh komunikator sehingga menjadi suatu pesan. 3. Berita (pesan), merupakan produk dari sumber penyandian (source

encoding).

4. Saluran komunikasi, adalah media perantara yang dilalui oleh pesan, yang mana pesan tersebut diseleksi oleh sumber berita dan menentukan apakah akan menggunakan saluran formal atau informal.

5. Pemecahan sandi (decoding), merupakan tahap pengubahan pesan yang berupa sandi kedalam bentuk yang dapat dimengerti oleh penerima pesan.

6. Penerima berita adalah orang kedua yang menerima pesan dengan baik setelah lebih dulu mengadakan decoding (komunikan).

7. Umpan balik sebagai proses akhir dari proses komunikasi merupakan respon balikan.

Berdasarkan uraian dari pendapat para ahli diatas secara sederhana, penulis dapat menyimpulkan bahwa proses komunikasi melibatkan beberapa unsur utama yaitu: Pengirim pesan (komunikator), pesan, saluran atau media, komunikan dan umpan baik, untuk tahapan- tahapan yang dilalui dalam proses komunikasi, seperti yang telah kemukakan para ahli diatas secara sederhana dapat disimpulkan sebagai berikut:

(49)

a. Tahap penyajian : Adanya ide atau gagasan oleh komunikator b. Tahap encoding : Pengubahan kedalam sandi atau kode c. Tahap pengiriman : Komunikan mengirim idedisandikan d. Tahap penerimaan : Komunikan menerima ide dan memahami e. Tahap Feed back : Komunikan memberi umpan balik

D. Tujuan Komunikasi

Komunikasi mempunyai tujuan tertentu yaitu pesan yang disampaikan oleh komunikator yang diharapkan dapat dimengerti atau dipahami oleh komunikan. Adapun tujuan dari komunikasi adalah sebagai berikut:

1. Perubahan sikap (attitude change)

Suatu pesan disampaikan dengan tujuan agar komunikan atau orang lain mempunyai sikap tertentu. Untuk itu komunikator harus menyampaikan informasi sebenarnya dengan lengkap sehingga komunikan mengerti dan dapat menentukan sikap.

2. Perubahan pendapat (opinion change)

Memahami pendapat seseorang bukanlah sesuatu yang sederhana. Banyak individu yang tidak dapat mengungkapkan pendapatnya sesuai dengan yang diinginkannya. Terutama menyangkut masyarakat luas. Dengan adanya pernyataan yang konsisten dari komunikator diharapkan adanya perubahan pendapat dari komunikan.

(50)

Pesan hendaknya dapat menimbulkan perilaku seseorang atau sejumlah orang yang menuju sasaran komunikator.

4. Perubahan sosial (social change)

Perubahan sosial yaitu menyangkut hubungan manusia sebagai makhluk sosial. Pesan memungkinkan seseorang bersikap dan bertindak sebagai anggota organisasi yang menyebabkan ia sadar akan fungsi sosialnya untuk aktif dalam organisasi dan menjadi bagian dari lingkungan masyarakat. Dalam melancarkan komunikasi perlu dihindari pengucapan dengan penyampaian kata-kata yang mengandung konotatif. Jika terpaksa harus kata-kata konotatif tersebut karena tidak ada perkataan lain yang tepat, maka kata yang mengandung pengertian konotatif tersebut perlu diberi penjelasan untuk mencegah timbulnya salah paham oleh penerima pesan.

E. Pengertian Komunikasi Perkantoran

Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yaitu komunikasi yang tejadi dan berlangsung dalam kantor. Kantor adalah orang-orang, yang mengandung suatu pengertian bahwa suatu kenyataan pekerjaan kantor itu dilaksanakan oleh orang-orang. Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktivitas orang-orang yang ada dalam kantor. Perlu diperhatikan lebih lanjut bahwa pengertian kantor tidak cukup hanya melihat gedung atau orang-orang yang ada dalam gedung, tetapi harus melihat kegiatan yang dilakukan oleh orang - orang yang ada dalam gedung itu.

(51)

Dinamakan kantor apabila orang-orang yang ada didalamnya melakukan kegiatan yang bersifat tulis – menulis. Di negara kita kegiatan itu disebut dengan istilah yang lebih popular “tata usaha”. Jadi, suatu tempat di mana dilaksanakan kegiatan tata usaha disebut dengan kantor.

Kantor merupakan pengolahan keterangan – keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau pekerjaan tata usaha. Setiap kantor pada hakikatnya juga berkedudukan sebagai suatu organisasi.

Komunikasi kantor adalah suatu prosses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit kepada unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam kantor. Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:

1. Tata hubungan administrasi; disebut juga tata hubungan fungsi, yakni

fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer. Jadi tata hubungan administrasi, adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah.

2. Hubungan tata usaha; adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung

antara satuan organisasi dalam suatu organisasi, yang tidak mengandung unsur perintah. Hubungan ini hanya bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengiriman informasi ini dapat

(52)

dilakukan melalui surat-surat atau warkat (salinan, tembusan, kutipan) atau dapat juga melalui telepon.

Suatu organisasi yang baik dalam menyampaikan suatu informasi akan menggunakan segala macam saluran yang mungkin terutama saluran perintah dan tanggungjawab yang resmi. Disamping tidak mengabaikan saluran hubungan informal diantara para anggotanya juga mempertimbangkan cara dan alat untuk mengadakan hubungan. Dengan demikian pesan yang dikehendaki dapat mencapai tujuan yang efektif.

Dalam upaya menciptakan dan memelihara sistem komunikasi, seseorang manajer perlu memahami azas-azas komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. Azas pokok komunikasi yaitu:

a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. b. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada satu

hal lain yang telah dimengerti.

c. Orang yang melakukan informasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya mengerti.

d. Orang yang tidak mengerti dalam menerima berita mempunyai suatu kewajiban untuk meminta suatu penjelasan.

Aktivitas suatu organisasi sangat tergantung kepada bermanfaat tidaknya data yang dikomunikasikan. Kegagalan komunikasi akan terjadi jika anggota organisasi menyampaikan segala hal yang tidak sesuai dengan informasi yang sebenarnya.

(53)

F. Faktor-Faktor Penghambat Dalam Komunikasi

Seringkali dalam proses komunikasi terjadi kegagalan ataupun tidak mendapat sambutan dari pihak lawan. Hal ini bisa timbul karena kurangnya pengetahuan dan keterampilan dalam berkomunikasi. Disamping itu peralatan yang dipergunakan juga dapat mengakibatkan kegagalan dalam berkomunikasi.

Hambatan komunikasi dapat terjadi didalam masing- masing unsur atau komponen komunikasi. Untuk hambatan yang mungkin terjadi pada unsur pesan. Pesan komunikasi sebaiknya dipilih yang menarik dan disampaikan menarik. Lambang- lambang yang dikenal komunikan hendaknya dipilih komunikator agar tujuan komunikasi berhasil, perlu juga di perhatikan agar pesan yang disampaikan dan dibutuhkan oleh komunikan, serta dalam penyampaiannya dipilih teknik yang tepat pula.

Menurut Purwanto (2003:16) bahwa hambatan komunikasi bisa terjadi apabila:

1. Komunikator tidak menguasai pesan yang akan disampaikan. 2. Komunikator tidak menyampaikan pesan yang menarik. 3. Komunikator kurang tepat memilih lambang.

4. Komunikator kurang menyesuaikan diri dengan situasi komunikan.

Perlu diperhatikan dalam berkomunikasi adalah pesan yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan hendaknya dapat diterima sesuai dengan yang disampaikan oleh pihak komunikator. Sangat berbahaya jika komunikasi

(54)

mengalami distorsi, artinya pesan dari komunikator berubah tidak sesuai dengan yang disampaikan sebelumnya.

Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak ditemukan hambatan khususnya, ini terlihat dengan adanya faktor- faktor pendukung seperti tata ruang kantor yang terbuka, dimana pegawai- pegawainya saling kelihatan sehingga komunikasi dapat dilakukan secara langsung, serta dibarengi dengan faktor pendukung komunikasi seperti media- media komunikasi yaitu telepon, komputer yang akan membantu kelancaran aktivitas kerja pegawai Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

G. Sistem Komunikasi Yang Diterapkan Pada Bagian Akademik FE USU

Pada umumnya segala aktivitas suatu kantor merupakan pencapaian suatu tujuan. Tujuan dapat dicapai apabila setiap anggota organisasi mau bekerja sama melakukan sistem komunikasi yang baik dan berjalan dengan lancar. Karena dengan adanya komunikasi dapat memberi ide ataupun pendapat yang bersifat membangun suatu organisasi. Dengan demikian setiap organisasi harus tetap menjaga sistem komunikasi tersebut.

Sistem komunikasi yang diterapkan pada Bagian Akademik Universitas Sumatera Utara adalah sistem komunikasi formal dan informal. Komunikasi formal adalah komunikasi yang terjadi diantara para pegawai yang secara tegas telah diatur dan ditentukan. Komunikasi formal dalam aktivitas kerja pegawai Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu komunikasi yang memberikan dan menyampaikan informasi dari atasan kepada

(55)

bawahan berupa instruksi atau perintah kepada pegawai, sedangkan komunikasi dari pegawai kepada atasan yaitu informasi berupa laporan dari hasil kerja yang mereka lakukan atas instruksi atau perintah dari pihak Pembantu Dekan I. Komunikasi informal adalah merupakan komunikasi yang terjadi dalam suatu instansi tetapi tidak direncanakan serta tidak ditentukan, komunikasi ini timbul untuk mengetahui kebutuhan pegawai dan komunikasi ini akan membentuk persahabatan dan tali persaudaraan diantara pegawai yang ada Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sistem pelaksanaan komunikasi yang diterapkan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ada dua cara yaitu:

1. Cara Lisan

Pelaksanaan komunikasi secara lisan yang dilaksanakan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu dengan tatap muka berupa pemberitahuan secara lisan misalnya adanya rapat pertemuan yang akan dilaksanakan Pembantu Dekan I Bagian Akademik terhadap para pegawainya, serta pembicaraan melalui telepon apabila ada hal-hal informasi yang perlu untuk disampaikan terhadap pegawai maupun ke bagian- bagian yang lain. Komunikasi lisan merupakan komunikasi yang lebih efektif karena lebih cepat dan praktis dalam proses penyampaiannya. Komunikasi lisan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi hubungan antara Pembantu Dekan I dengan pegawai, pegawai dengan Pembantu Dekan I, dan juga

(56)

hubungan antara keseluruhan pihak yang berada pada lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terutama kepada mahasiswa yang berada pada Fakultas Ekonomi tersebut, mengingat Job Discription Pada Bagian Akademik yaitu:

1. Menyususn Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagianakademik.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

3. Melakukan administrasi akademik.

4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. 7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

8. Menyusun laporan kerja sub-bahagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

Pelayanan komunikasi yang diberikan oleh para pegawai terhadap mahasiswa harus tetap dijaga dengan baik terutama dalam pemberian informasi- informasi yang baru agar mahasiswa langsung tanggap terhadap informasi sehingga komunikasi tetap berjalan dengan lancar dan mahasiswa tetap merasa

(57)

dipedulikan dan puas terhadap pelayanan yang ada Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Cara Tertulis

Pelaksanaan komunikasi secara tertulis yang dilaksanakan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu perintah dan penjelasan secara tertulis dari Pembantu Dekan I kepada semua pegawai yang ada Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan juga laporan tertulis berupa hasil kerja dari pegawai kepada pimpinan yaitu Pembantu Dekan I. Komunikasi secara tertulis yang dilakukan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kepada mahasiswa yaitu:

a. Melaksanakan penyimpanan dokumen mahasiswa dan alumni pada bagian Akademik.

b. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni c. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat

Universitas

d. Mengumpulkan dan mengelola data dibidang kemahasiswaan dan alumni.

Alat-alat komunikasi yang digunakan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu:

(58)

1. Surat

Surat yaitu alat komunikasi tertulis yang memuat berita atau informasi. Penggunaan surat lebih sering digunakan untuk pelaksanaan tugas dan surat tersebut merupakan bukti atas pelaksanaan suatu pekerjaan seperti surat keterangan, surat masuk da surat keluar, laporan dan sifat-sifat yang berhubungan dengan kegiatan Kantor.

2. Telepon

Telepon adalah media komunikasi lisan yang cepat dan menambah kontak diantara sesama anggota organisasi dengan anggota organisasi lain yang tempat kerjanya berjauhan.

3. Faximile

Faximile yaitu pengiriman berita, copy (salinan), surat jarak jauh. Pesawat

faximile merupakan kombinasi dari pesawat telepon dan komputer. 4. Pertemuan

Dalam pertemuan diharapkan agar para pegawai mampu memberikan masukan terhadap masalah yang dibicarakan sehingga ditemukan cara untuk menyelesaikan masalah tersebut. Bentuk-bentuk pertemuan yang ada misalnya Rapat, seminar-seminar dan lain sebagainya.

5. Papan tulis

Papan tulis yaitu informasi berupa pengumuman-pengumuman penting lainnya yang perlu untuk diketahui oleh seluruh yang berada pada lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(59)

H. Pengaruh Komunikasi Dalam Aktivitas Kerja Pegawai Pada Bagian Akademik FE USU

Komunikasi sangat penting peranannya dalam rangka pencapaian tujuan kerja dalam instansi. Teori-teori komunikasi menjelaskan bahwa penerapan komunikasi penting dalam suatu instansi. Demikian halnya Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang selalu berusaha agar komunikasi yang diterapkan tetap berjalan dengan baik. Tujuan komunikasi yang dilaksanakan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah terjadinya perubahan sikap maksudnya adalah suatu pesan disampaikan dengan tujuan agar komunikan atau orang lain mempunyai sikap tertentu, untuk itu komunikator harus menyampaikan informasi sebenarnya dengan lengkap sehingga komunikan mengerti dan dapat merubah sikap sesuai dengan informasi yang disampaikan oleh pihak komunikator. Komunikasi juga dapat mengubah perilaku sosial dari para pegawai dimana apabila komunikasi itu sudah berjalan dengan baik dan sudah dapat diterima oleh audiens, maka audiens sudah bisa merasakan arti komunikasi tersebut sehingga audiens bisa menjalin kerjasama dan memiliki jiwa sosial serta tidak terjadi kesalahpahaman dalam memberi dan menerima informasi diantara sesama pegawai sehingga aktivitas kerja yang dilakukan akan berhasil dan tujuan akan tercapai sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Komunikasi yang diterapkan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

(60)

1. Komunikasi vertikal 2. Komunikasi horizontal

1. Komunikasi vertikal

Komunikasi vertikal yaitu komunikasi dari atas ke bawah, dan dari bawah ke atas adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertikal Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, dan lain sebagainya kepada bawahan, dan bawahan memberikan laporan, saran, pengaduan dan lain sebagainya kepada pimpinan.

2. Komunikasi horizontal

Komunikasi horizontal yaitu pertukaran pesan diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya didalam organisasi. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti: pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi. Komunikasi horizontal yang terjadi Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara misalnya komunikasi antara Pembantu Dekan III dengan Pembantu Dekan II, maupun dengan Pembantu Dekan I. Komunikasi horizontal bisa juga terjadi diantara sesama pegawai yang ada Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Komunikasi ini sangat diperlukan untuk saling bertukar pikiran karena setiap bagian saling berkaitan. Berdasarkan keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa

(61)

kerja sama yang erat dalam berkomunikasi antara pimpinan dengan pegawai maupun diantara para pegawai itu sendiri sangat diperlukan. Dalam aktivitas kerja pegawai Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus melaksanakan komunikasi dengan sebaik-baiknya, dan pimpinan juga harus bisa membina komunikasi dengan pegawai-pegawainya, sehingga para pegawainya dapat melaksanakan aktivitas kerja dengan sungguh-sungguh. Apabila ada masalah yang tidak dapat dipecahkan oleh para pegawai, pegawai dapat langsung menanyakan kepada Pembantu Dekan I selaku pimpinan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan Pembantu Dekan I akan memberikan penjelasan dan nasehat sehingga pegawai akan mendapat bimbingan secara langsung. Pembantu Dekan I selain memberi perintah-perintah juga harus mengusahakan para Pegawai bekerja sama dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dalam pemecahan persoalan-persoalan yang timbul, Pembantu Dekan I harus bisa mengambil keputusan-keputusan tertentu supaya masalah dapat terselesaikan dengan cepat.

Apabila Pembantu Dekan I tidak dapat berkomunikasi dengan baik kepada setiap pegawai, maka secara otomatis Pegawai yang ada Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak dapat bekerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Untuk itu, perlu dilaksanakan komunikasi yang harmonis antara atasan dengan bawahan. Sehingga para pegawai akan merasa terlindungi dan terdorong untuk menyelesaikan tugas dan wewenangnya dengan

(62)

baik. Hubungan vertikal ke atas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis, dalam suatu organisasi yang baik para pegawai menyampaikan laporan mengenai pelaksanaan aktivitas masing-masing pegawai pada saat tertentu, sehingga dari laporan-laporan itu Pembantu Dekan I akan mengetahui apakah seluruh aktivitas kerja pegawai berjalan lancar sesuai dengan yang telah ditetapkan.

Selain laporan tertulis, Pembantu Dekan I Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga menerima laporan lisan. Laporan lisan ini diperoleh dari rapat yang telah direncanakan setiap setahun sekali dan rapat ini disebut Rapat Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian. Selain membahas menyusun Rapat Kerja dan Anggaran Tahunan juga membahas masalah-masalah yang belum terpecahkan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dengan adanya komunikasi yang baik di Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maka aktivitas kerja dapat berjalan dengan lancar sehingga apa yang dicita-citakan bersama dapat tercapai.

(63)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah dilakukan penelitian Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka ditarik kesimpulan dan saran terhadap penerapan komunikasi sebagai berikut:

A. KESIMPULAN

1. Komunikasi adalah alat untuk membina hubungan kerjasama yang baik dan harmonis diantara pihak komunikator dengan pihak komunikan terutama dalam aktivitas kerja pegawai.

2. Sistem komuniakasi yang diterapkan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah komunikasi secara formal dan informal dimana adanya komunikasi timbal balik antar pegawai- pegawai serta mencakup komunikasi keseluruhan di lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Peranan dan tujuan komunikasi Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu supaya terjadi pemahaman yang sama terhadap apa yang disampaikan oleh pihak komunikator, sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman dalam menanggapi pesan.

4. Bentuk komunikasi yang dilaksanakan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu komunikasi vertikal dan horizontal.

(64)

B.SARAN

Berdasarkan uraian dan kesimpulan diatas, dibuat saran-saran sebagai berikut:

1. Sistem komunikasi formal dan informal Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik, untuk itu perlu dipertahankan dan ditingkatkan lagi dimasa yang akan datang. 2. Bentuk komunikasi yang dilaksanakan Pada Bagian Akademik Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara baik vertikal antara pimpinan dan bawahan, bawahan dengan pimpinan maupun bentuk komunikasi secara horizontal antara sesama pegawai hendaknya dilakukan sesering mungkin supaya terjalin rasa kesetiakawanan dan tali persaudaraan diantara sesama semakin erat sehingga tujuan organisasi dapat tercapai sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan.

3. Alat-alat komunikasi yang sudah ada Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara seperti surat, telepon, faksimile, komputer hendaknya dapat dipelihara dengan baik agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam kantor, dan tetap mengikuti perkembangan alat-alat komunikasi dimasa yang akan datang.

(65)

DAFTAR PUSTAKA

AW, Suranto, 2005, Komunikasi Perkantoran; Prinsip Komunikasi untuk MeningkatkanKinerja Perkantoran, Cetakan I. Depok, Yogyakarta:Media Wacana.

Ardana, dkk. 2008, Perilaku Keorganisasian, Cetakan I. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Cangara, Hafied. 2006, Pengantar Ilmu Komunikasi, Edisi I. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.

Dewi, Sutrisna. 2007, Komunikasi Bisnis, Edisi I. Yogyakarta: Andi.

Djoko, Purwanto, 2003, Komunikasi Bisnis, Edisi II, Cetakan kesebelas. Jakarta: Erlangga.

Effendy, Uchana, 2001, Sistem Informasi Manajemen, Bandung: Penerbit Remaja.

Sedarmayanti, 2001, Manajemen Perkantoran. Cetakan II. Bandung: Mandar Maju.

Stephen P, Robins & Coulter, 2002, Prinsip Perilaku Organisasi, Edisi V, Cetakan ketujuh, Jakarta: Erlangga.

www. komunikasi.com, diakses oleh Roby Sirait pada tanggal 18 Mei 2011, pada pukul 19.00 Wib.

Djoko, Purwanto, 2003, Komunikasi Bisnis, Edisi II, Cetakan kesebelas. Jakarta: Erlangga.

Effendy, Uchana, 2001, Sistem Informasi Manajemen, Bandung: Penerbit Remaja.

Stephen P, Robins & Coulter, 2002, Prinsip Perilaku Organisasi, Edisi V, Cetakan ketujuh, Jakarta: Erlangga.

(1)

1. Komunikasi vertikal 2. Komunikasi horizontal

1. Komunikasi vertikal

2. Komunikasi horizontal

(2)

(3)

(4)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah dilakukan penelitian Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka ditarik kesimpulan dan saran terhadap penerapan komunikasi sebagai berikut:

A. KESIMPULAN

1. Komunikasi adalah alat untuk membina hubungan kerjasama yang baik dan harmonis diantara pihak komunikator dengan pihak komunikan terutama dalam aktivitas kerja pegawai.

(5)

B.SARAN

Berdasarkan uraian dan kesimpulan diatas, dibuat saran-saran sebagai berikut:

(6)

DAFTAR PUSTAKA

AW, Suranto, 2005, Komunikasi Perkantoran; Prinsip Komunikasi untuk Meningkatkan Kinerja Perkantoran, Cetakan I. Depok, Yogyakarta:Media Wacana.

Ardana, dkk. 2008, Perilaku Keorganisasian, Cetakan I. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Cangara, Hafied. 2006, Pengantar Ilmu Komunikasi, Edisi I. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.

Dewi, Sutrisna. 2007, Komunikasi Bisnis, Edisi I. Yogyakarta: Andi.

Djoko, Purwanto, 2003, Komunikasi Bisnis, Edisi II, Cetakan kesebelas. Jakarta: Erlangga.

Effendy, Uchana, 2001, Sistem Informasi Manajemen, Bandung: Penerbit Remaja.

Sedarmayanti, 2001, Manajemen Perkantoran. Cetakan II. Bandung: Mandar Maju.

Stephen P, Robins & Coulter, 2002, Prinsip Perilaku Organisasi, Edisi V, Cetakan ketujuh, Jakarta: Erlangga.

www. komunikasi.com, diakses oleh Roby Sirait pada tanggal 18 Mei 2011, pada pukul 19.00 Wib.

Djoko, Purwanto, 2003, Komunikasi Bisnis, Edisi II, Cetakan kesebelas. Jakarta: Erlangga.

Effendy, Uchana, 2001, Sistem Informasi Manajemen, Bandung: Penerbit Remaja.

Stephen P, Robins & Coulter, 2002, Prinsip Perilaku Organisasi, Edisi V, Cetakan ketujuh, Jakarta: Erlangga.

Penerapan Komunikasi Dalam Aktivitas Kerja Pegawai Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universiras Sumatera Utara