a. Tahap penyajian : Adanya ide atau gagasan oleh komunikator
b. Tahap encoding : Pengubahan kedalam sandi atau kode
c. Tahap pengiriman : Komunikan mengirim idedisandikan
d. Tahap penerimaan : Komunikan menerima ide dan memahami
e. Tahap Feed back : Komunikan memberi umpan balik
D. Tujuan Komunikasi
Komunikasi mempunyai tujuan tertentu yaitu pesan yang disampaikan oleh komunikator yang diharapkan dapat dimengerti atau dipahami oleh komunikan.
Adapun tujuan dari komunikasi adalah sebagai berikut:
1. Perubahan sikap attitude change
Suatu pesan disampaikan dengan tujuan agar komunikan atau orang lain mempunyai sikap tertentu. Untuk itu komunikator harus menyampaikan
informasi sebenarnya dengan lengkap sehingga komunikan mengerti dan dapat menentukan sikap.
2. Perubahan pendapat opinion change
Memahami pendapat seseorang bukanlah sesuatu yang sederhana. Banyak individu yang tidak dapat mengungkapkan pendapatnya sesuai dengan yang
diinginkannya. Terutama menyangkut masyarakat luas. Dengan adanya pernyataan yang konsisten dari komunikator diharapkan adanya perubahan
pendapat dari komunikan. 3.
Perubahan perilaku behavior change
Universitas Sumatera Utara
Pesan hendaknya dapat menimbulkan perilaku seseorang atau sejumlah orang yang menuju sasaran komunikator.
4. Perubahan sosial social change
Perubahan sosial yaitu menyangkut hubungan manusia sebagai makhluk sosial. Pesan memungkinkan seseorang bersikap dan bertindak sebagai
anggota organisasi yang menyebabkan ia sadar akan fungsi sosialnya untuk aktif dalam organisasi dan menjadi bagian dari lingkungan masyarakat.
Dalam melancarkan komunikasi perlu dihindari pengucapan dengan penyampaian kata-kata yang mengandung konotatif. Jika terpaksa harus kata-kata
konotatif tersebut karena tidak ada perkataan lain yang tepat, maka kata yang mengandung pengertian konotatif tersebut perlu diberi penjelasan untuk
mencegah timbulnya salah paham oleh penerima pesan.
E. Pengertian Komunikasi Perkantoran
Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor
yaitu komunikasi yang tejadi dan berlangsung dalam kantor. Kantor adalah orang- orang, yang mengandung suatu pengertian bahwa suatu kenyataan pekerjaan
kantor itu dilaksanakan oleh orang-orang. Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktivitas orang-orang yang ada dalam kantor. Perlu diperhatikan lebih lanjut
bahwa pengertian kantor tidak cukup hanya melihat gedung atau orang-orang yang ada dalam gedung, tetapi harus melihat kegiatan yang dilakukan oleh orang -
orang yang ada dalam gedung itu.
Universitas Sumatera Utara
Dinamakan kantor apabila orang-orang yang ada didalamnya melakukan kegiatan yang bersifat tulis – menulis. Di negara kita kegiatan itu disebut dengan
istilah yang lebih popular “tata usaha”. Jadi, suatu tempat di mana dilaksanakan kegiatan tata usaha disebut dengan kantor.
Kantor merupakan pengolahan keterangan – keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat
pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau pekerjaan tata usaha. Setiap kantor pada hakikatnya juga berkedudukan sebagai suatu organisasi.
Komunikasi kantor adalah suatu prosses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit
kepada unit lain yang berlangsung atau yang terjadi dalam kantor. Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
1. Tata hubungan administrasi; disebut juga tata hubungan fungsi, yakni
fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer. Jadi tata hubungan administrasi, adalah
tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer dengan para
bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah. 2.
Hubungan tata usaha; adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi, yang tidak mengandung
unsur perintah. Hubungan ini hanya bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengiriman informasi ini dapat
Universitas Sumatera Utara
dilakukan melalui surat-surat atau warkat salinan, tembusan, kutipan atau dapat juga melalui telepon.
Suatu organisasi yang baik dalam menyampaikan suatu informasi akan menggunakan segala macam saluran yang mungkin terutama saluran perintah dan
tanggungjawab yang resmi. Disamping tidak mengabaikan saluran hubungan informal diantara para anggotanya juga mempertimbangkan cara dan alat untuk
mengadakan hubungan. Dengan demikian pesan yang dikehendaki dapat mencapai tujuan yang efektif.
Dalam upaya menciptakan dan memelihara sistem komunikasi, seseorang manajer perlu memahami azas-azas komunikasi dan menerapkannya dalam
pelaksanaan tugasnya. Azas pokok komunikasi yaitu: a.
Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. b.
Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada satu hal lain yang telah dimengerti.
c. Orang yang melakukan informasi mempunyai suatu kewajiban untuk
membuat dirinya mengerti. d.
Orang yang tidak mengerti dalam menerima berita mempunyai suatu kewajiban untuk meminta suatu penjelasan.
Aktivitas suatu organisasi sangat tergantung kepada bermanfaat tidaknya data yang dikomunikasikan. Kegagalan komunikasi akan terjadi jika anggota
organisasi menyampaikan segala hal yang tidak sesuai dengan informasi yang sebenarnya.
Universitas Sumatera Utara
F. Faktor-Faktor Penghambat Dalam Komunikasi
