22 program excel. Surat tersebut dicatat nomor surat, document id, tanggal
surat, perihalsubject, darimana surat tersebut berasal, alamat tujuan dari surat tersebut . Surat masuk tersebut diberi lembar disposisi, diisi nomor
agenda surat, tanggal surat tersebut diterima. Setelah itu surat-surat masuk tersebut dihantarkan ke Kasubdit Setelmen Transaksi untuk
diparaf, setelah diparaf dipilah-pilah untuk disampaikan ke masing- masing di lingkungan Setelmen Transaksi.
7. Menginput Surat Keluar
Surat keluar seperti nota dinas, surat undangan rapat dan surat perintah pembayaran SPM yang dikeluarkan instansi diinput terlebih dahulu
oleh Penulis melalui program komputer excel yang telah disediakan, lalu Penulis mengisi tanggal, pengirim, dan perihalnya pada agenda surat
dikomputer. Selanjutnya diberi nomor pada surat sesuai agenda dikomputer dan diberikan kepada pihak pengirim untuk diperiksa dan
ditandatangan.
8. Mengoperasikan Fax
Mengirim surat keluar kepada pihak yang dituju dengan menggunakan mesin fax.
Jenis surat DoP Debt Outstanding Position, GoP Grant Outstanding Position pada Bank Luar Negeri seperti, Exim bank of
China, MAFF Japan, ING Bank Amsterdam, Exim bank Korea, Banque De France dan BNP Paribas London. Adapun cara memfax dimulai
dengan menekan nomor 007+ untuk kode keluar negeri dan menekan nomor yang dituju.
9. Membuat Notulensi
23 Dalam beberapa kesempatan Penulis diikutsertakan dalam kegiatan
rapat. Dalam membuat notulen, ada beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain tempat, waktu rapat, peserta rapat, topik, dan
kronoligis jalannya rapat. Isi risalah rapat minimal berisikan pembukaan, hasil pembahasan, dan
kesimpulan yang dibacakan oleh si pemimpin rapat tersebut contoh notulen terlampir.
Sebelum rapat dimulai, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan antara lain kesiapan ruang rapat, LCD, komputer, Meja, Kursi dan layout dari
ruang rapat itu sendiri oval shape. Jika tersedia snack, maka petugas yang mempersiapkan rapat memberikan snack, petugas yang
mempersiapkan rapat memberikan snack pada tempat duduk masing- masing peserta.
Pada awal rapat, pemimpin rapat membuka rapat tersebut dengan menyampaikan tema dan tujuan dari rapat tersebut lalu pemimpin rapat
mempersilahkan pelaksana yang ditunjuk menjelaskan materi rapat presetnasi. Kepada peserta rapat diberikan waktu untuk memberikan
pendapat. Pada akhir rapat, pemimpin rapat membacakan kesimupulan rapat. Saat mengikuti rapat Penulis mencatat hal-hal penting apa saja
yang dibahas dalam rapat tersebut. Setelah notulen dibuat lalu diberikan kepada seksi yang bersangkutan untuk dicek perlu dilakukan revisi atau
tidak. Adapun hal – hal yang dibahas dalam rapat tersebut adalah, masalah Mekanisme Setelmen Transaksi Surat Utang Negara SUN.
10. Kajian Sistem File di Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen
