10
2.3. Pengelolaan Arsip
Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya, secara umum arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor selain formulir, surat dan laporan.
Sedangkan kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha yang dilakukan oleh setiap badan usahainstansi
pemerintah. Arsip dapat digolongkan ke dalam beberapa kategori berikut :
1. Menurut subyekisinya : arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, arsip pendidikan
2. Menurut bentukwujudnya : surat, pita rekaman, piringan hitam, mikrofilm 3. Menurut nilaikegunaannya : nilai kegunaan administrasi, hukum,
keuangan, kebijaksanaan, pelaksanaan kegiatan, sejarah dan penelitian. 4. Menurut sifat kepentingannya : arsip non essensial, arsip yg diperlukan,
arsip penting, arsip vital 5. Menurut Keseringan penggunaannya :arsip aktif, pasif dan abadi.
6. Menurut fungsinya : arsip dinamis dan statis 7. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya : arsip sentral dan unit
8. Menurut keasliannya : arsip asli, tembusantindasan, salinan dan berupa petikan.
Di Indonesia, pada awalnya pengelolaan arsip dikenal dengan dua sistem, yaitu Sistem Kearsipan Agenda dan Sistem Kearsipan Kartu Kendali.
Dinamakan Sistem Kearsipan Agenda karena salah satu alat Bantu utama yang digunakan untuk melaksanakan system tersebut adalah buku agenda.
Sedangkan system yang dinamakan Sistem Kartu Kendali karena alat Bantu utama yang dipergunakan untuk mengelola atau melaksanakan kearsipan
adalah kartu kendali. Saat ini system filing telah berkembang menjadi 5 sistem dasar yang dapat
digunakan, yaitu: 1. Alfabetis, adalah penyimpanan atau penempatan dokumen diurutkan
berdasarkan alphabet atau abjad. Yang diurutkan disini adalah nama orang
11 atau nama perusahaan. Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad
berdasarkan huruf pertama. Penempatan dan pengurutannya sama persis dengan pengurutan kata-kata pada kamus.
2. Numeric, atau system angka, yaitu penyimpanan arsip yang pengurutannya didasarkan pada nomor. Dapat menggunakan nomor surat tetapi dapat juga
menggunakan kode yang terdiri dari angka-angka. 3. Subjek, yaitu penyimpanan arsip yang didasarkan pada subjek surat. Jadi
arsip-arsip dikelompokkan berdasarkan pada subjek atau perihal surat. 4. Tanggal, yaitu penyimpanan arsip yang diurutkan berdasarkan tanggal
surat atau tanggal datangnya surat. Sistem ini juga di kenal dengan istilah sistem kronologis.
5. GeografiWilayah, yaitu penyimpanan warkat yang dikelompokkan berdasarkan asal darimana warkat tersebut dikirim.
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan
pada umumnya. Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
1. Map, berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk penyimpanan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut
stopmap folio, stopmap bertali portapel, map jepitan snellhechter, map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner.
Penyimpanan ordner lebih baik di rak atau lemari, bukan di filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan stopmap folio dan
snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung bila yang menggunakan snelhechter gantung didalam filing cabinet,
sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.
2. Folder, merupakan lipatan kertas tebalkarton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau
satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti
12 stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi dengan daun penutup, atau mirip
snelhechter tetapi tidak dilengkapi jepitan. Biasanya folder menggunakan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang berfungsi untuk
menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
3. Guide, adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk danatau sekatpemisah dalam penyimpanan arsip. Guide
terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi pengelompokan dan
badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam system filing adalah sebanyak pembagian pengelompokkan arsip menurut subyeknya.
Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk heading subjek utama main subjek, guide ke dua untuk menempatkan sub-subyek, guide ke tiga
untuk yang lebih khusus lagi dst. 4. Sekat, biasanya digunakan untuk memberi batas antara arsip-arsip yang
berbeda kategori di dalam 1 filing cabinet. 5. Filing Cabinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang
yang diletakkan secara vertical berdiri dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang
memiliki gawang untuk tempat menyangkutkan folder gantung. Filing cabinet terdiri berbagai jenis ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, dsb.
13
BAB III - PEMBAHASAN
3.1. Gambaran Umum Instansi
Kategori