23 Dalam beberapa kesempatan Penulis diikutsertakan dalam kegiatan
rapat. Dalam membuat notulen, ada beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain tempat, waktu rapat, peserta rapat, topik, dan
kronoligis jalannya rapat. Isi risalah rapat minimal berisikan pembukaan, hasil pembahasan, dan
kesimpulan yang dibacakan oleh si pemimpin rapat tersebut contoh notulen terlampir.
Sebelum rapat dimulai, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan antara lain kesiapan ruang rapat, LCD, komputer, Meja, Kursi dan layout dari
ruang rapat itu sendiri oval shape. Jika tersedia snack, maka petugas yang mempersiapkan rapat memberikan snack, petugas yang
mempersiapkan rapat memberikan snack pada tempat duduk masing- masing peserta.
Pada awal rapat, pemimpin rapat membuka rapat tersebut dengan menyampaikan tema dan tujuan dari rapat tersebut lalu pemimpin rapat
mempersilahkan pelaksana yang ditunjuk menjelaskan materi rapat presetnasi. Kepada peserta rapat diberikan waktu untuk memberikan
pendapat. Pada akhir rapat, pemimpin rapat membacakan kesimupulan rapat. Saat mengikuti rapat Penulis mencatat hal-hal penting apa saja
yang dibahas dalam rapat tersebut. Setelah notulen dibuat lalu diberikan kepada seksi yang bersangkutan untuk dicek perlu dilakukan revisi atau
tidak. Adapun hal – hal yang dibahas dalam rapat tersebut adalah, masalah Mekanisme Setelmen Transaksi Surat Utang Negara SUN.
10. Kajian Sistem File di Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen
24 Pada saat Penulis melakukan survey diLapangan ditemukan bahwa arsip
pada Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen kurang baik disebabkan beberapa faktor
a. Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen baru saja pindah ke gedung baru oleh karena itu arsip yang ada belum tersusun dengan
baik pada tempatnya. b. Tempat yang dijadikan untuk peletakan arsip belum siap untuk
digunakan. Adapun arsip yang tidak diletakan pada ruang penyimpan arsip dan juga
kurang memenuhi syarat pengarsipan yang baik dan benar. Maka dengan itu Penulis merapikan arsip di beberapa unit yang ada di Direktorat
Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen, contohnya Subdit AkLap Akuntansi dan Pelaporan, ST Setelmen Transaksi dan AV Administrasi dan
Verifikasi. Arsip – arsip tersebut diurutkan sesuai dengan perihal dan tahun dari dokumen. Adapun saran untuk arsip – arsip yang diletakan
diruang arsip terlampir pada laporan. 3.3.
Hambatan Dan Penyelesaian Selama Praktek Kerja Lapangan
Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan Penulis tidak menemukan hambatan-hambatan yang berarti. Hanya saja Penulis merasa sedikit asing
dalam menggunakan alat-alat elektronik kantor, karena selama perkuliahan di kampus kurang memperkenalkan dan mengopersikan alat-alat elektronik
kantor yang semakin lama semakin berkembang. 1. Hambatan Intern
25 Penulis sering sekali mendapatkan hambatan dalam mengirim surat
melalui mesin fax otomatis ke luar Negeri, Penulis sering mendapatkan respon dari mesin fax surat yang dikirim pending dan error misalnya
dengan message Comm.Error. Penyelesaian :
Melaporkan kejadian tersebut kepada Pihak yang menugaskan Penulis, kemudian Pihak yang menugaskan meminta untuk mengulang
pengiriman. Sebagian dapat berhasil, sebagian pending. Hal ini lebih disebabkan adanya perbedaan zona waktu kerja antara Jakarta dengan
waktu negara yang dituju. 2. Hambatan Ekstern
Penulis mendapatkan hambatan pada saat gangguan Server yang mengakibatkan seluruh staff tidak dapat melakukan pekerjaannya
masing-masing antara lain, tidak dapat menginput data surat masuk dan keluar, tidak membuka file.
Penyelesaian : Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen menghubungi Bagian
Teknologi Informasi untuk mengatasi gangguan server.
26
BAB IV - PENUTUP
4.1. Kesimpulan
