20
1. Mengatur kearsipan aktif dan tidak aktif
Dokumen-dokumen yang sudah tidak aktif dipisahkan dengan dokumen- dokumen yang masih aktif, kemudian dokumen-dokumen yang sudah
tidak aktif tersebut disimpan ditempat khusus atau bahkan dimusnahkan apabila dokumen tersebut sudah benar-benar tidak diperlukan lagi.
Adapun jenis jenis dokumen tersebut adalah Surat Perintah Pembukuan Dan Penarikan Pinjaman Dan Hibah Luar Negeri SP4, Undangan
Rapat, Notice of Payment NoP, Daftar hadir rapat, bahan-bahan presentasi dan dokumen tidak penting.
2. Mengatur File sesuai dengan Jenis Surat dan Tahun
Dokumensurat-surat Negara yang sudah tidak aktif dipisahkan menurut jenis suratnya lalu diurutkan berdasarkan tahun dokumensurat.
Suratdokumen tersebut walaupun bukan termasuk dalam arsip aktif dan secara operasional juga tidak dibutuhkan lagi tidak dapat dimusnahkan
karena sewaktu – waktu digunakan dalam proses hukum. Adapun jenis jenis dokumen tersebut, SUN Surat Utang Negara, SULNI Surat
Utang Luar Negeri, BSPUN Buku Saku Perkembangan Utang Pemerintah, Data Requested kegiatan pengarsipan ini sebenarnya diluar
jobdesk Penulis, Penulis hanya membantu Subdit Akuntansi dan Pelaporan.
3. Mencopy dan Scan dokumen - dokumen Penting
Dokumen-dokumen yang penting dicopy dan discan lalu disimpan dalam folder yang telah disediakan. Dokumen-dokumen tersebut disimpan
dalam format Pdf. Dan untuk dokumen-dokumen yang difotocopy
21 selanjutnya diproses diinput ke dalam komputer sesuai dengan jenisnya
dan diserahkan kepada pihak yang bersangkutan sesuai dengan disposisi. Adapun proses sebelum melakukan scaning dan mencopy dokumen
adalah, surat masuk ataupun surat keluar yang berupa Surat Perintah Pembukuan Dan Penarikan Pinjaman Dan Hibah Luar Negeri SP4,
Notice of Payment NoP disampaikan terlebih dahulu kepada Kasubdit lalu dicek dan diberikan disposisi lebih lanjut
4. Menangani Surat Yang Harus Didisposisikan
Bila ada surat yang harus didisposisikan kepada Kasi Setelmen Transaksi Pinjaman dan Hibah I atau Pinjaman dan Hibah II maka surat
tersebut langsung disampaikan kepada pihak yang sesuai dalam disposisi. Dokumen yang diproses dalam hal ini adalah Surat Perintah
Pembukuan Dan Penarikan Pinjaman Dan Hibah Luar Negeri SP4, Nota Dinas, Surat Perintah Membayar SPM, dan Surat Undangan
Rapat. 5.
Menginput dokumen lelang
Dokumen-dokumen mengenai lelang hibah barangjasa diproses dari data yang sudah discan dalam bentuk Pdf untuk diinput dalam excel.
Adapun dokumen-dokumen lelang hibah barangjasa itu adalah lelang
dari beberapa lender seperti Bank Mandiri berupa barang. 6.
Menghandle surat masuk
Surat masuk yang diterima dipilah-pilah antara lain registrasi, Notice of Disbursment NoD, Notice of Payment NoP, atau dokumen surat
lainnya kemudian dicatat ke Agenda Surat Masuk yang terdapat di
22 program excel. Surat tersebut dicatat nomor surat, document id, tanggal
surat, perihalsubject, darimana surat tersebut berasal, alamat tujuan dari surat tersebut . Surat masuk tersebut diberi lembar disposisi, diisi nomor
agenda surat, tanggal surat tersebut diterima. Setelah itu surat-surat masuk tersebut dihantarkan ke Kasubdit Setelmen Transaksi untuk
diparaf, setelah diparaf dipilah-pilah untuk disampaikan ke masing- masing di lingkungan Setelmen Transaksi.
7. Menginput Surat Keluar
