Perancangan Prosedur Pembelian TEMUAN LAPANGAN DAN PERANCANGAN SISTEM
b. Perancangan Prosedur-prosedur dalam pembelian persediaan obat Rumah
Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut 1
Prosedur Permintaan Pembelian Persediaan Obat Prosedut permintaan pembelian dilakukan oleh karyawan gudang
karyawan gudang bertugas untuk mengecek jumlah persediaan melalui kartu gudang, kemudian membuat Surat Permintaan Pembelian
sebanyak 2 lembar yang akan ditujukan ke karyawan Pembelian dan disimpan sebagai arsip.
2 Prosedur Pembelian Persediaan Obat
Karyawan Pembelian menerima Surat Permintaan Pembelian dari Karyawan Gudang dan kemudian membuatkan Surat Order Pembelian
sebanyak 5 lembar yang ditujukan ke pemasok, Panti Rapih, Penerimaan,Bagian akuntansi, dan untuk diarsipkan.
3 Prosedur Penerimaan Persediaan Obat
Karyawan Penerimaan menerima barang beserta faktur dari pemasok, kemudian karyawan penerimaan mencocokan barang yang datang
dengan Surat Order Pembelian yang telah diterima sebelumnya, jika barang yang datang sesuai pesanan, fungsi pembelian akan membuat
Laporan Penerimaan Barang, dan jika barang yang datang tidak sesuai dengan pesanan maka karyawan penerimaan akan membuatkan faktur
pembelian dan dikembalikan ke pemasok lagi
4 Prosedur Pencatatan Faktur Pembelian
Prosedur pencatatan Faktur dilakukan oleh bagian akuntansi, dimana bagian akuntansi ini akan memperoleh laporan penerimaan
barang serta faktur dari bagian penerimaan, dari dokumen tersebut maka bagian akuntansi akan memasukkannya kedalam faktur
pembelian, 5
Prosedur Peyimpanan Persediaan Obat. Prosedur penyimpanan persediaan obat dilakukan oleh karyawan
gudang yang telah menerima barang dari karyawan penerimaan, dan kemudian karyawan gudang mengisi kartu gudang untuk data
persediaan. c.
Dokumen Pembelian Dokumen yang akan digunakan untuk proses pembelian persediaan obat
di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah 1
Surat Permintaan Pembelian Surat Permintaan Pembelian berisi tentang permintaan persediaan
obat. Surat ini berfungsi untuk memberikan perintah kepada karyawan pembelian untuk melakukan pembelian persediaan obat sesuai dengan
pesanan yang telah dibuat.
2 Surat Order Pembelian
Surat Order Pembelian SOP dibuat oleh Karyawan Bagian Pembelian yang berfungi sebagai surat pesanan kepada pemasok untuk
mengirimkan obat ke Rumah Sakit. 3
Laporan Penerimaan Barang Laporan Penerimaan Barang dibuat oleh Karyawan Bagian
Penerimaan. Laporan Penerimaan Barang berisi tentang barang yang sudah masuk dan dikirim oleh pemasok ke Rumah Sakit
4 Bukti Kas Keluar
Bukti Kas keluar dibuat oleh bagian keuangan setelah melakukan pembayaran pembelian kepada pemasok.
d. Catatan yang digunakan untuk pembelian persediaan obat Rumah Sakit
Panti Rini Yogyakarta adalah : 1
Jurnal Pembelian Jurnal Pembelian Persediaan digunakan untuk mencatat transaski
pembelian persediaan. 2
Faktur Pembelian Faktur Pembelian berisi tentang harga barang yang telah dibeli, dan di
dalamnya terdapat tanggal jatuh tempo waktu pembayaran.
3 Kartu Persediaan
Kartu persediaan digunakan untuk mencatat harga pokok pembelian. e.
Perancangan Flow chart Pembuatan rancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat digunkan
untuk memberikan gambaran jelas mengenai aliran dokumen yang digunakan dalam pembelian persediaan obat. Rancangan Flow Chart
pembelian persediaan obat dibuat berdasarkan perancangan fungsi-fungsi yang terkait.
Gambar 5.17 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Fungsi Gudang
Gambar 5.18 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Fungsi Pembelian
Keterangan
OP : Order Pembelian
Gambar 5.19 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat pada Panti Rapih
Gambar 5.20 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Karyawan Penerimaan
Gambar 5.21 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Keuangan
Gambar 5.22 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Akuntansi
2. Perancangan Diagram Arus Data DFD
Diagram Arus Data DFD merupakan alat untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar top level dan memecah-mecahkannya
menjadi bagian yang lebih rinci lower level. Perancangan Diagram Arus Data dapat dilihat di gambar berikut
a. Perancangan Konteks Diagram
Gambar 5.23 Perancangan Konteks Diagram Pembelian Persediaan Obat
b. Perancangan diagram berjenjang
Gambar 5.24 Perancangan Diagram Berjenjang Pembelian Persediaan Obat
c. Perancangan Diagram level 0
Gambar 5.25 Perancangan Diagram Level 0
d. Perancangan Diagram Level 1
1 Diagram level 1 untuk proses 1
Gambar 5.26 Perancangan Diagram Level 1 Proses Permintaan Pembelian
2 Diagram level 1 untuk proses 2
Gambar 5.27 Perancangan Diagram Level 1 Proses Membuat Surat Order Pembelian
3 Diagram level 1 untuk proses 3
Keterangan
SOP : Surat Order Pembelian
Gambar 5.28 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyerahan SOP ke Pemasok
4 Diagram level 1 untuk proses 4
Gambar 5.29 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penerimaan Persediaan Obat
5 Diagram level 1 untuk proses 5
Gambar 5.30 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyimpanan Persediaan Obat.
6 Diagram Level 1 untuk proses 6
Gambar 5.31 Perancangan Diagram Level 1 Proses Pencatatan Pembelian Persediaan Obat
3. Perancangan Jurnal
Perancangan Jurnal Pembelian Persediaan Obat akan dibuat sebagai berikut a.
Pembelian Persediaan Obat secara kredit : Pembelian
XX Utang
XX b.
Pelunasan utang Utang
XX Kas
XX c.
Penggunaan persediaan Pemakaian Persediaan
XX Persediaan
XX