Perancangan Prosedur Pembelian TEMUAN LAPANGAN DAN PERANCANGAN SISTEM

b. Perancangan Prosedur-prosedur dalam pembelian persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut 1 Prosedur Permintaan Pembelian Persediaan Obat Prosedut permintaan pembelian dilakukan oleh karyawan gudang karyawan gudang bertugas untuk mengecek jumlah persediaan melalui kartu gudang, kemudian membuat Surat Permintaan Pembelian sebanyak 2 lembar yang akan ditujukan ke karyawan Pembelian dan disimpan sebagai arsip. 2 Prosedur Pembelian Persediaan Obat Karyawan Pembelian menerima Surat Permintaan Pembelian dari Karyawan Gudang dan kemudian membuatkan Surat Order Pembelian sebanyak 5 lembar yang ditujukan ke pemasok, Panti Rapih, Penerimaan,Bagian akuntansi, dan untuk diarsipkan. 3 Prosedur Penerimaan Persediaan Obat Karyawan Penerimaan menerima barang beserta faktur dari pemasok, kemudian karyawan penerimaan mencocokan barang yang datang dengan Surat Order Pembelian yang telah diterima sebelumnya, jika barang yang datang sesuai pesanan, fungsi pembelian akan membuat Laporan Penerimaan Barang, dan jika barang yang datang tidak sesuai dengan pesanan maka karyawan penerimaan akan membuatkan faktur pembelian dan dikembalikan ke pemasok lagi 4 Prosedur Pencatatan Faktur Pembelian Prosedur pencatatan Faktur dilakukan oleh bagian akuntansi, dimana bagian akuntansi ini akan memperoleh laporan penerimaan barang serta faktur dari bagian penerimaan, dari dokumen tersebut maka bagian akuntansi akan memasukkannya kedalam faktur pembelian, 5 Prosedur Peyimpanan Persediaan Obat. Prosedur penyimpanan persediaan obat dilakukan oleh karyawan gudang yang telah menerima barang dari karyawan penerimaan, dan kemudian karyawan gudang mengisi kartu gudang untuk data persediaan. c. Dokumen Pembelian Dokumen yang akan digunakan untuk proses pembelian persediaan obat di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah 1 Surat Permintaan Pembelian Surat Permintaan Pembelian berisi tentang permintaan persediaan obat. Surat ini berfungsi untuk memberikan perintah kepada karyawan pembelian untuk melakukan pembelian persediaan obat sesuai dengan pesanan yang telah dibuat. 2 Surat Order Pembelian Surat Order Pembelian SOP dibuat oleh Karyawan Bagian Pembelian yang berfungi sebagai surat pesanan kepada pemasok untuk mengirimkan obat ke Rumah Sakit. 3 Laporan Penerimaan Barang Laporan Penerimaan Barang dibuat oleh Karyawan Bagian Penerimaan. Laporan Penerimaan Barang berisi tentang barang yang sudah masuk dan dikirim oleh pemasok ke Rumah Sakit 4 Bukti Kas Keluar Bukti Kas keluar dibuat oleh bagian keuangan setelah melakukan pembayaran pembelian kepada pemasok. d. Catatan yang digunakan untuk pembelian persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah : 1 Jurnal Pembelian Jurnal Pembelian Persediaan digunakan untuk mencatat transaski pembelian persediaan. 2 Faktur Pembelian Faktur Pembelian berisi tentang harga barang yang telah dibeli, dan di dalamnya terdapat tanggal jatuh tempo waktu pembayaran. 3 Kartu Persediaan Kartu persediaan digunakan untuk mencatat harga pokok pembelian. e. Perancangan Flow chart Pembuatan rancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat digunkan untuk memberikan gambaran jelas mengenai aliran dokumen yang digunakan dalam pembelian persediaan obat. Rancangan Flow Chart pembelian persediaan obat dibuat berdasarkan perancangan fungsi-fungsi yang terkait. Gambar 5.17 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Fungsi Gudang Gambar 5.18 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Fungsi Pembelian Keterangan OP : Order Pembelian Gambar 5.19 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat pada Panti Rapih Gambar 5.20 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Karyawan Penerimaan Gambar 5.21 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Keuangan Gambar 5.22 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Akuntansi 2. Perancangan Diagram Arus Data DFD Diagram Arus Data DFD merupakan alat untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar top level dan memecah-mecahkannya menjadi bagian yang lebih rinci lower level. Perancangan Diagram Arus Data dapat dilihat di gambar berikut a. Perancangan Konteks Diagram Gambar 5.23 Perancangan Konteks Diagram Pembelian Persediaan Obat b. Perancangan diagram berjenjang Gambar 5.24 Perancangan Diagram Berjenjang Pembelian Persediaan Obat c. Perancangan Diagram level 0 Gambar 5.25 Perancangan Diagram Level 0 d. Perancangan Diagram Level 1 1 Diagram level 1 untuk proses 1 Gambar 5.26 Perancangan Diagram Level 1 Proses Permintaan Pembelian 2 Diagram level 1 untuk proses 2 Gambar 5.27 Perancangan Diagram Level 1 Proses Membuat Surat Order Pembelian 3 Diagram level 1 untuk proses 3 Keterangan SOP : Surat Order Pembelian Gambar 5.28 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyerahan SOP ke Pemasok 4 Diagram level 1 untuk proses 4 Gambar 5.29 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penerimaan Persediaan Obat 5 Diagram level 1 untuk proses 5 Gambar 5.30 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyimpanan Persediaan Obat. 6 Diagram Level 1 untuk proses 6 Gambar 5.31 Perancangan Diagram Level 1 Proses Pencatatan Pembelian Persediaan Obat 3. Perancangan Jurnal Perancangan Jurnal Pembelian Persediaan Obat akan dibuat sebagai berikut a. Pembelian Persediaan Obat secara kredit : Pembelian XX Utang XX b. Pelunasan utang Utang XX Kas XX c. Penggunaan persediaan Pemakaian Persediaan XX Persediaan XX

H. Perancangan Output

1. Laporan Order Pembelian Persediaan Obat Gambar 5.32 Perancangan Output Laporan Order Pembelian Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta Untuk pembelian obat golongan G yaitu obat golongan obat keras, dilakukan pelaporan pembelian obat ke dinas kesehatan. RUMAH SAKIT PANTI RINI Jalan Solo Km 13,2 Kalasan Sleman Telp: 0274 49022 Fax: 290726 Yogyakarta 55671 Laporan Order Pembelian Barang Tanggal No. Order Pembelian Kode Barang Nama Barang Jumlah Pemesanan Harga Jumlah Harga Total Harga 2. Laporan Penerimaan Persediaan Obat Gambar 5.33 Perancangan Output Laporan Penerimaan Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta 3. Laporan Data Persediaan Obat Gambar 5.34 Perancangan Output Laporan Data Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta RUMAH SAKIT PANTI RINI Jalan Solo Km 13,2 Kalasan Sleman Telp: 0274 49022 Fax: 290726 Yogyakarta 55671 Laporan Persediaan Obat Kode Barang : Titik Pemesanan Kembali : Nama Barang : Tanggal Masuk Keluar Saldo Unit Satuan Unit Satuan Unit Satuan RUMAH SAKIT PANTI RINI Jalan Solo Km 13,2 Kalasan Sleman Telp: 0274 49022 Fax: 290726 Yogyakarta 55671 Laporan Penerimaan Barang Tanggal No. Order Pembelian Kode Barang Nama Barang Jumlah diterima Harga Jumlah Harga Total Harga 4. Jurnal Pembelian Gambar 5.35 Perancangan Output Jurnal Pembelian Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta