Perancangan Database TEMUAN LAPANGAN DAN PERANCANGAN SISTEM

Gambar rancangan ERD untuk Rumah Sakit Panti Rini Adalah Sebagai Berikut : Gambar 5.15 Entity Relationship Diagram Pembelian Persediaan Obat Setelah membuat ERD selanjutnya kita akan membuat Relationship Tabel untuk setiap tabel yang terkait. Rancangan Relationship Tabel untuk Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut : Gambar 5.16 Relationship Tabel Pembelian Persediaan Obat 2. Perancangan Kamus Data Perancangan kamus data merupakan penjabaran atas detil dari item-item yang terdapat dalam tabel relasi entitas. Adapun istilah-istilah dalam membaca kamus data, istilah-istilah tersebut antaralain adalah Type C yang berarti Character, Type Data N yang berarti Number, Default Value Not Null yang berarti field-field yang tersedia tidak boleh kosong, atau harus diisi, Defalut Value Null yang berarti field-field yang tersedia tidak harus diisi. Perancangan kamus data untuk aktivitas pembelian di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut a. Tabel Persediaan Obat Tabel 5.4 Perancangan Kamus Data Persediaan Obat No . Field Name Type Default Value Field Size Fomat PK FK 1. Kode Barang C Not Null 5 Character PK 2. Kode Jenis C Not Null 5 Character 3. Nama Barang C Not Null 20 Character 4. Satuan C Null 10 Character 5. Stock Awal N Not Null 10 Number 6. Stock Akhir N Not Null 10 Number b. Tabel Pemasok Tabel 5.5 Perancangan Kamus Data Pemasok No. Field Name Type Default Value Field Size Format PK FK 1. Kode Pemasok C Not Null 5 Character PK 2 Nama Pemasok C Not Null 20 Character 3. Alamat C Null 50 Character 4. Kota C Null 20 Character 5. Kode Pos C Null 15 Character 6. Telepon C Null 15 Character 7. Fax C Null 15 Character 8. Email C Null 20 Character 9. Kontak C Null 15 Character c. Tabel Order Pembelian Tabel 5.6 Perancangan Kamus Data Order Pembelian No. Field Name Type Default Value Field Size Format PK FK 1. No Order C Not Null 5 Character PK 2. Kode Barang C Not Null 5 Character 3. Nama Barang C Not Null 10 Character 4. Tanggal Pemesanan D Not Null - ddmmyy 5. Tanggal dibutuhkan D Not Null - ddmmyy 6. Kode Pemasok C Not Null 5 Character 7. Nama Pemasok C Not Null 20 Character 8. Jumlah N Not Null - Number 9 Satuan C Null 10 Character d. Tabel Pembelian Tabel 5.7 Perancangan Kamus Data Pembelian No. Field Name Type Default Value Field Size Format PK FK 1. No Order C Not Null 5 Character FK 2. Kode Barang C Not Null 5 Character FK 3. Satuan C Null 10 Character 4. Harga Beli N Null - Number 5. Jumlah N Null - Number 6. Diskon C Null 10 Character 7. Total N Null - Number 8. Total Akhir N Null - Number e. Tabel Laporan Penerimaan Barang Tabel 5.8 Perancangan Kamus Data Laporan Penerimaan Barang No. Field Name Type Default Value Field Size Format PK FK 1. No. Laporan Penerimaan C Not Null 5 Character 2. Kode Barang C Not Null 5 Character 3. Nama Barang C Not Null 20 Character 4. No Order Pembelian C Not Null 5 Character 5. Kode Pemasok C Not Null 5 Character 6. Nama Pemasok C Not Null 20 Character 7. Tanggal Terima D Not Null - ddmmyy 8. Jumlah N Not Null - Number 9. Satuan C Null 10 Character 10. Harga Beli N Not Null - Number 11. Total N Not Null - Number f. Tabel Faktur Pembelian Tabel 5.9 Perancangan Kamus Data Faktur Pembelian No. Field Name Type Default Value Field Size Format PK FK 1. No. Faktur C Not Null 5 Character 2. No Jurnal C Null 5 Character 3. Tanggal faktur D Null ddmmyy 4. Kode Pemasok C Not Null 5 Character 5. Nama Pemasok C Not Null 20 Character 6. Uang Muka N Null 7. Keterangan C Null 50 Character 8 Jatuh Tempo D Null ddmmyy 9. Syarat Pembelian C Null 10 Character

G. Perancangan Prosedur Pembelian

Perancangan Prosedur untuk sistem akuntansi Pembelian Rumah sakit Panti Rini Yogyajarta meliputi perancangan Diagram Alir Flow chart, Diagram Arus Data DFD, dan perancangan Jurnal. 1. Perancangan Diagram Alir Flow Chart Dalam membuat perancangan Flow Chart, ada beberapa hal yang harus dilakukan yaitu : a. Perancangan Fungsi-fungsi yang terkait dengan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian. Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini adalah sebagai berikut : 1 Fungsi Gudang Fungsi Gudang dilakukan oleh Karyawan Gudang. Karyawan Gudang melakukan pengecekan terhadap persediaan obat dan melakukan permintaan pembelian kepada Karyawan Pembelian 2 Fungsi Pembelian Fungsi Pembelian dilakukan oleh Karyawan Pembelian yang bertanggungjawab untuk membuat surat order pembelian SOP dan melakukan pemesanan persediaan obat. 3 Fungsi Penerimaan Barang. Fungsi penerimaan dilakukan oleh Karyawan Penerimaan yang menerima barang serta melakukan pengecekan terhadap kualitas dan kuantitas persediaan obat sebelum disimpan di gudang. 4 Fungsi Akuntansi Bagian Akuntansi mempunyai tanggung jawab untuk membukukan dan mencatat segala transaksi yang dilakukan oleh Rumah Sakit Panti Rini, terutama dalam kasus ini adalah transaski pembelian persediaan obat. b. Perancangan Prosedur-prosedur dalam pembelian persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut 1 Prosedur Permintaan Pembelian Persediaan Obat Prosedut permintaan pembelian dilakukan oleh karyawan gudang karyawan gudang bertugas untuk mengecek jumlah persediaan melalui kartu gudang, kemudian membuat Surat Permintaan Pembelian sebanyak 2 lembar yang akan ditujukan ke karyawan Pembelian dan disimpan sebagai arsip. 2 Prosedur Pembelian Persediaan Obat Karyawan Pembelian menerima Surat Permintaan Pembelian dari Karyawan Gudang dan kemudian membuatkan Surat Order Pembelian sebanyak 5 lembar yang ditujukan ke pemasok, Panti Rapih, Penerimaan,Bagian akuntansi, dan untuk diarsipkan. 3 Prosedur Penerimaan Persediaan Obat Karyawan Penerimaan menerima barang beserta faktur dari pemasok, kemudian karyawan penerimaan mencocokan barang yang datang dengan Surat Order Pembelian yang telah diterima sebelumnya, jika barang yang datang sesuai pesanan, fungsi pembelian akan membuat Laporan Penerimaan Barang, dan jika barang yang datang tidak sesuai dengan pesanan maka karyawan penerimaan akan membuatkan faktur pembelian dan dikembalikan ke pemasok lagi