Deskripsi Tentang Sistem Akuntansi Pembelian Persediaan Obat di Rumah

a. Prosedur Order Pembelian Order pembelian dilakukan oleh bagian gudang, dimana bagian gudang ini membuat surat order sebanyak lima rangkap yang ditujukan untuk bagian akuntansi, bagian keuangan , bagian pembelian Panti Rapih, bagian gudang, dan pemasok. Kemudian surat order pembelian tersebut diserahkan kepada sopir yang akan mengantar surat order tersebut ke Rumah Sakit Panti Rapih. Sebelum berangkat, sopir mengisi dan menandatangai buku perjalanan. b. Prosedur Penerimaan Barang Penerimaan barang dilakukan oleh bagian gudang, dimana bagian gudang menerima barang yang telah dipesan dan menerima faktur penjualan yang telah di buat oleh pemasok, kemudian bagian gudang membuat surat bukti penerimaan barang sebanyak empat rangkap yang ditujukan untuk bagian akuntansi, bagian keuangan, bagian gudang, dan bagian pembelian. c. Prosedur Pencatatan Barang Pencatatan barang dilakukan oleh bagian gudang, dimana bagian gudang membuat data kartu gudang. 3. Dokumen –dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian Dalam melaksanakan prosedur pembelian obat, Rumah Sakit Panti Rini menggunakan beberapa dokumen yang terkait dengan pembelian, dokumen- dokumen itu adalah Tabel 5.2 Dokumen yang digunakan oleh Rumah Sakit Panti Rini No. Teori Praktek Ada Tidak 1. Surat Permintaan Pembelian  2. Surat Penawaran Harga  3. Surat order pembelian  4. Laporan penerimaan barang  5. Surat perubahan order  6. Bukti kas keluar  Sumber : Data diolah Dari tabel diatas sistem pembelian Rumah sakit menggunakan dokumen Surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan bukti kas keluar. Surat permintaan pembelian tidak digunakan karena fungsi gudang dalam pembelian langsung membuat surat order pembelian tanpa melakukan permintaan pembelian terlebih dahulu. Dalam proses pembelian obat, Rumah Sakit Panti Rini juga tidak menggunakan surat penawaran harga karena harga sudah ditetapkan oleh pihak pemasok sehingga dalam proses pembelian tidak memerlukan dokumen tersebut. Untuk surat perubahan order, Rumah Sakit Panti Rini tidak menggunakannya, karena pembelian jarang sekali melakukan perubahan order, jikapun ada perubahan maka surat perubahan order ini diganti dengan surat order pembelian yang dikirim kembali ke pemasok. 4. Catatan dalam sistem akuntansi pembelian Dalam melaksanakan proses pembelian terdapat beberapan catatan-catatan yang menunjang proses pembelian. Catatan yang terdapat dalam sistem pembelian di Panti Rini adalah Tabel 5.3 Catatan yang digunakan dalam sistem pembelian persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. No. Teori Praktek Ya Tidak 1. Register Kas Keluar  2. Jurnal Pembelian  3. Kartu Utang  4. Kartu Persediaan  Sumber : Data diolah Dari tabel diatas dapat dilihat Sistem Akuntansi Pembelian persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini dalam mencatat adanya utang belum menggunakan kartu utang, pada prakteknya kartu utang ini digantikan dengan faktur dari pemasok, dimana faktur ini disimpan menurut tanggal faktur oleh fungsi akuntansi yang kemudian digunakan untuk melihat jika ada utang yang belum dibayar Dalam sistem akuntansi pembelian persediaan obat, terdapat beberapa catatan pembantu, catatan tersebut adalah a. Buku Perjalananekspedisi Buku perjalananekspedisi ini digunakan oleh bagian gudang untuk mengecek jumlah Surat Order Pembelian yang dikirim ke Panti Rapih. Buku perjalanan ini dibawa oleh sopir untuk mengantar Surat Order Pembelian ke Panti Rapih. Buku perjalanan ini di dalamnya berisi tentang 1 Jumlah Surat Order Pembelian yang dikirim 2 Tanda Tangan kepala gudang Rumah Sakit Panti Rini sebagai pembuat Surat Order Tersebut. 3 Tanda tangan sopir sebagai bukti telah diantarkan 4 Tanda tangan bagian pembelian Rumah Sakit Panti Rapih sebagai bukti telah diterimanya Surat Order Tersebut b. Buku Habis Persediaan Buku habis persediaan dibuat dan digunakan oleh gudang untuk mengecek jumlah persediaan yang berada di dalam gudang, buku habis persediaan digunakan oleh gudang sebagai pedoman pembelian. 5. Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Bagan alir sistem akuntansi pembelian persediaan Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut : Gambar 5.1 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Gudang Gambar 5.2 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Sopir, dan Pembelian Panti Rapih Gambar 5.3 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Keuangan Gambar 5.4 : Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Akuntansi

B. Permasalahan yang ditemukan

1. Mengidentifikasi Permasalahan Permasalahan –permasalahan yang terjadi dalam proses pembelian obat di Rumah sakit Panti Rini Adalah a. Semua kegiatan pembelian ada di tangan gudang, gudang bertanggung jawab penuh atas pengadaan persediaan sehingga Dokumen-dokumen pembelian sering tercampur, salah catat, dan rekap dokumen oleh gudang sering terdapat kekeliruan. b. Pembelian terkadang tidak memperhatikan anggaran yang ada. 2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah Dari permasalahan-permasalahan yang terjadi diatas dapat di identifikasi kemungkinan penyebab terjadinya masalah tersebut antara lain: a. Permasalahan yang pertama adalah .Semua kegiatan pembelian ada di tangan gudang. Gudang bertanggung jawab penuh atas pengadaan persediaan sehingga dokumen-dokumen pembelian sering ada yang salah catat, dan rekap dokumen oleh gudang sering terdapat kekeliruan. Masalah ini dapat diidentifikasi bahwa penyebab masalah ini adalah Fungsi gudang merangkap sebagai fungsi penerimaan dan fungsi pembelian. b. Permasalahan kedua adalah Pembelian terkadang tidak memperhatikan anggaran yang ada. .masalah ini dapat diidentifikasi bahwa yang menyebabkan masalah ini adalah tidak adanya surat permintaan pembelian. Pembelian obat langsung dilakukan oleh bagian gudang dengan cara membuat surat order pembelian yang sebelumnya sudah ditandatangani oleh apoteker, dan kegiatan ini dapat dilakukan sewaktu- waktu dengan pedoman jumlah barang yang ada. 3. Mengidentifikasi Titik-titik Keputusan a. Penyebab masalah yang pertama adalah terjadinya tugas ganda yang dilakukan oleh salah satu fungsi atau lebih yaitu, fungsi gudang merangkap sebagai fungsi penerimaan dan fungsi pembelian.. Titik keputusan yang mengakibatkan permasalahan ini adalah “Pemisahan tanggung jawab dalam proses pembelian”. Proses pembelian persediaan obat seharusnya terdapat fungsi-fungsi yang terlibat didalamnya. Fungsi- fungsi tersebut adalah Fungsi Pembelian, Fungsi Gudang, dan Fungsi penerimaan. Fungsi Pembelian berperan untuk memesan persediaan obat kepada pemasok, fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk menerima dan mengecek persediaan yang telah dikirim oleh pemasok sebelum diserahkan ke gudang, sedangkan fungsi gudang berperan untuk menyimpan persediaan obat dan memantaunya memlalui kartu gudang. b. Penyebab masalah yang kedua adalah tidak adanya surat permintaan pembelian. Titik keputusan masalah ini terletak pada “Penggunaan dokumen- dokumen pembelian”. Proses pembelian persediaan obat seharusnya terdapat Surat permintaan pembelian, dimana surat permintaan pembelian ini akan dicocokan dengan anggaran pembelian yang telah ditentukan sebelumnya agar pengeluaran dapat terkendali. 4. Mengidentifikasi Personil Kunci Identifikasi personil-personil kunci dilakukan dengan menngacu pada diagram alir dokumen dan deskripsi jabatan Bagian Gudang 1 Membuat Surat Order Pembelian 2 Melakukan pembelian ke supplier 3 Menerima barang dan faktur dari pemasok 4 Membuat Laporan Bukti Penerimaan Barang

C. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Persediaan Obat

Rumah Sakit Panti Rini Setelah melakukan penelitian dan mengidentifikasi masalah yang terdapat dalam sistem akuntansi pembelian persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini, penulis akan memberi solusi untuk mengatasi permaslahan yang dialami. 1. Masalah pertama yaitu : Dokumen pembelian sering tercampur karena semua kegiatan pembelian ada di tangan gudang, gudang bertanggung jawab penuh atas pengadaan persediaan.