bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persedian barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.
Sistem akuntansi pembelian agar telaksana dengan baik perlu diperhatikan prinsip – prinsip internal control untuk mendapat pengawasan yang memadai.
Prinsip – prinsip internal control pembelian yang dikutip dari buku Zaki Baridwan 1994 : 174 – 175 adalah :
1. Diadakan pemisahan fungsi yang jelas bagi pihak yang : meminta pembelian
melakukan pembelian menerima pembelian
menyimpan barang mencatat terjadinya pembelian dan timbulnya utang
mengeluarkan uang untuk membayar pembelian 2. Setiap pembelian harus didasarkan pad permintaan pembelian dengan
harga yang bersaing serta kuantitas optimal. 3. Bagian pembelian harus mengikuti pengiriman barang – barang dari
penjualan untuk memastikan ketepatan waktunya. 4. Barang – barang yang akan diterima harus sesuai dengan spesifikasi
dalam order pembelian. 5. Faktur pembelian diperiksa kebenaranya sebelum disetujui untuk
dibayar. 6. Distribusi debit dari barang – barang atau jasa yang dibeli harus
dilakukan dengaan benar sehingga laporan – laporan untuk pimpinan datanya dapat dipercaya.
PT. Metro Medan dalam kegiatanya adalah menjalankan usaha penjualan dan pemasaran barang – barang elektronik dan furniture dengan penjualan secara
tunai maupun kredit, mengadakan suatui sistem pembelian yang dilakukan oleh bagian – bagian yang terkait. Dalam hal ini pembelian suatu barang diadakan
untuk memenuhi pesanan dari konsumen yang membutuhkan barang-barang electronik maupun furniture. Bila diantara kedua belah pihak telah mengadakan
kesepakatan mengenai harga, maka bagian pembelian mengorder barang ke supllier sesuai pesanan konsumen. Untuk memutuskan apakah order tersebut
Universitas Sumatera Utara
diterima, bagian purchesing mengadakan koordinasi dengan chief accounting. Apakah untuk memenuhi pesanan tersebut dana yang dimiliki PT.Metro
mencukupi atau tidak maka bagian purchesing langsung meminta persetujuan dari direktur operasional. Bila direktur operasional menyetujuinya maka pesanan yang
diminta oleh konsumen dipenuhi. Adakalanya PT.Metro melakukan pembelian dengan kredit dalam jangka
waktu 30 sampai 45 hari. Pembayaran hutang jatuh tempo dilakukan oleh kasir cabang saat pihak supllier datang untuk menagih hutang jatuh tempo dengan
membawa bukti surat penerimaan barang yang dikeluarkan oleh bagian gudang. Barang yang dikembalikan kepada penjual dibuat laporan tersendiri,
biasanya laporan tersebut dinamakan dengan laporan perbedaan barang Material discrepancy report.
Laporan ini dibuat rangkap tiga dengan ketentuan sebagai berikut : a.
Lembar asli dikirim kebagian pembelian yang akan dibandingkan dengan order pembelian.
b. Copy pertama dikirimkan ke gudang bersama dengan barangnya.
c. Copy kedua disimpan di bagian penerimaan sebagai arsip.
Bagian yang terkait dalam prosedur pembelian pada PT.Metro adalah : 1.
Pelaksanaan pembelian barang, baik untuk barang yang hendak dijual maupun barang untuk persediaan, langsung ditangani oleh bagian pambelian. Bagian
pembelian langsung berhubungan dengan supllier yang telah ditetapkan sejak berdirinya PT.Metro. Supllier elektronik ialah Sharp dan LG serta untuk
furniture adalah Ocean, Olympic dan Elite.
Universitas Sumatera Utara
2. Apabila antara PT.Metro dan supllier telah mengadakan kesepakatan tentang
harga, maka bagian pembelian mengirimkan order pembelian kepada supllier. 3.
Apabila pemesanan barang telah dilakukan maka bagian pembelian menerima barang yang dikirimkan dari supllier ke PT.Metro
4. Setelah barang diterima oleh PT.Metro maka bagian gudang bertugas untuk
menyimpan barang yang telah diterima dari supllier. Untuk mengawasi barang dalam gudang, bagian gudang menyelenggarakan pencatatan dalam kartu
gudang dan kartu barang.
C. Dokumen yang Digunakan Dalam Pembelian