Diadakan pemisahan fungsi yang jelas bagi pihak yang : meminta pembelian

bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persedian barang yang dibeli kedalam kartu persediaan. Sistem akuntansi pembelian agar telaksana dengan baik perlu diperhatikan prinsip – prinsip internal control untuk mendapat pengawasan yang memadai. Prinsip – prinsip internal control pembelian yang dikutip dari buku Zaki Baridwan 1994 : 174 – 175 adalah :

1. Diadakan pemisahan fungsi yang jelas bagi pihak yang : meminta pembelian

melakukan pembelian menerima pembelian menyimpan barang mencatat terjadinya pembelian dan timbulnya utang mengeluarkan uang untuk membayar pembelian 2. Setiap pembelian harus didasarkan pad permintaan pembelian dengan harga yang bersaing serta kuantitas optimal. 3. Bagian pembelian harus mengikuti pengiriman barang – barang dari penjualan untuk memastikan ketepatan waktunya. 4. Barang – barang yang akan diterima harus sesuai dengan spesifikasi dalam order pembelian. 5. Faktur pembelian diperiksa kebenaranya sebelum disetujui untuk dibayar. 6. Distribusi debit dari barang – barang atau jasa yang dibeli harus dilakukan dengaan benar sehingga laporan – laporan untuk pimpinan datanya dapat dipercaya. PT. Metro Medan dalam kegiatanya adalah menjalankan usaha penjualan dan pemasaran barang – barang elektronik dan furniture dengan penjualan secara tunai maupun kredit, mengadakan suatui sistem pembelian yang dilakukan oleh bagian – bagian yang terkait. Dalam hal ini pembelian suatu barang diadakan untuk memenuhi pesanan dari konsumen yang membutuhkan barang-barang electronik maupun furniture. Bila diantara kedua belah pihak telah mengadakan kesepakatan mengenai harga, maka bagian pembelian mengorder barang ke supllier sesuai pesanan konsumen. Untuk memutuskan apakah order tersebut Universitas Sumatera Utara diterima, bagian purchesing mengadakan koordinasi dengan chief accounting. Apakah untuk memenuhi pesanan tersebut dana yang dimiliki PT.Metro mencukupi atau tidak maka bagian purchesing langsung meminta persetujuan dari direktur operasional. Bila direktur operasional menyetujuinya maka pesanan yang diminta oleh konsumen dipenuhi. Adakalanya PT.Metro melakukan pembelian dengan kredit dalam jangka waktu 30 sampai 45 hari. Pembayaran hutang jatuh tempo dilakukan oleh kasir cabang saat pihak supllier datang untuk menagih hutang jatuh tempo dengan membawa bukti surat penerimaan barang yang dikeluarkan oleh bagian gudang. Barang yang dikembalikan kepada penjual dibuat laporan tersendiri, biasanya laporan tersebut dinamakan dengan laporan perbedaan barang Material discrepancy report. Laporan ini dibuat rangkap tiga dengan ketentuan sebagai berikut : a. Lembar asli dikirim kebagian pembelian yang akan dibandingkan dengan order pembelian. b. Copy pertama dikirimkan ke gudang bersama dengan barangnya. c. Copy kedua disimpan di bagian penerimaan sebagai arsip. Bagian yang terkait dalam prosedur pembelian pada PT.Metro adalah : 1. Pelaksanaan pembelian barang, baik untuk barang yang hendak dijual maupun barang untuk persediaan, langsung ditangani oleh bagian pambelian. Bagian pembelian langsung berhubungan dengan supllier yang telah ditetapkan sejak berdirinya PT.Metro. Supllier elektronik ialah Sharp dan LG serta untuk furniture adalah Ocean, Olympic dan Elite. Universitas Sumatera Utara 2. Apabila antara PT.Metro dan supllier telah mengadakan kesepakatan tentang harga, maka bagian pembelian mengirimkan order pembelian kepada supllier. 3. Apabila pemesanan barang telah dilakukan maka bagian pembelian menerima barang yang dikirimkan dari supllier ke PT.Metro 4. Setelah barang diterima oleh PT.Metro maka bagian gudang bertugas untuk menyimpan barang yang telah diterima dari supllier. Untuk mengawasi barang dalam gudang, bagian gudang menyelenggarakan pencatatan dalam kartu gudang dan kartu barang.

C. Dokumen yang Digunakan Dalam Pembelian