B. Sistem Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan oleh perusahaan untuk pengadaan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Pengadaan barang dan jasa bisa
dilakukan dengan dua cara yaitu: Pembelian secara tunai dan pembelian secara kredit.
1. Pembelian Secara Tunai
Pada pembelian tunai prosedur yang terkait adalah sebagai berikut : •
Prosedur penerimaan barang •
Prosedur pengeluaran kas
2. Pembelian Secara Kredit
Pada pembelian secara kredit prosedur yang terkait adalah sebagai berikut :
• Prosedur pembuatan order pembelian
• Prosedur penerimaan barang
• Prosedur pencatatan utang
• Prosedur pengeluaran kas.
3. Bagian – Bagian yang Terkait dalam Sistem Pembelian
Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan. Bagian – bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian
gudang, bagian pembelian, bagian penerimaan barang dan bagian akuntansi.
Universitas Sumatera Utara
Fungsi dari bagian – bagian yang terkait dalam prosedur pembelian adalah sebagai berikut :
•
Bagian Gudang
Merupakan bagian yang bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk
menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan untuk barang – barang yang langsung pakai permintaan pembelian langsung diajukan oleh
pemakai barang. Untuk mengawasi barang dalam gudang, bagian gudang menyelenggarakan pencatatan dalam kartu gudang dan kartu barang. Catatan ini
hanya menunjukkan kuantitas tanpa jumlah rupiah.
•
Bagian Pembelian
Bagian ini bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan
mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Untuk dapat melaksanakan fungsi ini yaitu bagian pembelian harus dilakukan langkah –
langkah untuk menjamin bahwa : Pembelian dilakukan dengan harga yang menguntungkan perusahaan dan kualitas
yang sesuai.Barang – barang yang dibeli akan dapat diterima tepat pada waktu yang dibutuhkan.
Universitas Sumatera Utara
•
Bagian Penerimaan Barang
Dalam sistem pembelian fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari
pemasok guna menentukan dapat tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
Apabila barang yang diterima oleh perusahaan sudah disetujui baik kuantitas maupun kualitasnya, maka bagian penerimaan barang membuat laporan
penerimaan barang atau menandatangani tembusan order pembelian yang berfungsi sebagai laporan penerimaan barang. Untuk barang-barang yang ditolak
karena cacat atau tidak sesuai order pembelian, bagian penerimaan barang membuat berita acara penolakan barang yang diserahkan kepada bagian
pembelian. Barang yang ditolak oleh bagian penerimaan barang diserahkan kepada bagian pengiriman yang bertugas mengembaliakan barang yang rusak atau
cacat kepeda panjual.
•
Bagian Akuntansi
Bagian yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian,
fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen
sumber Bukti Kas Keluar yang berfungsi sebagai catatan hutang atau sebagai buku pembantu hutang. Dalam sistem pembelian, fungsi pencatatan persediaan
Universitas Sumatera Utara
bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persedian barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.
Sistem akuntansi pembelian agar telaksana dengan baik perlu diperhatikan prinsip – prinsip internal control untuk mendapat pengawasan yang memadai.
Prinsip – prinsip internal control pembelian yang dikutip dari buku Zaki Baridwan 1994 : 174 – 175 adalah :
1. Diadakan pemisahan fungsi yang jelas bagi pihak yang : meminta pembelian
Kategori