2. Apabila antara PT.Metro dan supllier telah mengadakan kesepakatan tentang
harga, maka bagian pembelian mengirimkan order pembelian kepada supllier. 3.
Apabila pemesanan barang telah dilakukan maka bagian pembelian menerima barang yang dikirimkan dari supllier ke PT.Metro
4. Setelah barang diterima oleh PT.Metro maka bagian gudang bertugas untuk
menyimpan barang yang telah diterima dari supllier. Untuk mengawasi barang dalam gudang, bagian gudang menyelenggarakan pencatatan dalam kartu
gudang dan kartu barang.
C. Dokumen yang Digunakan Dalam Pembelian
Didalam sistem pembelian digunakan dokumen-dokumen untuk memudahkan semua pekerjaan. Adapun dokumen-dokumen yang digunakan
dalam sistem pembelian antara lain : 1.
Surat permintaan pembelian 2.
Surat permintaan penawaran harga 3.
Surat order pembelian 4.
Laporan penerimaan barang 5.
Surat perubahan order pembelian 6.
Bukti kas keluar
•
Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian
Universitas Sumatera Utara
barang dengan jenis jumlah dan mutu seperti yang tercantum dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap
permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. Adakalanya surat permintaan pembelian berupa
surat permintaan pembelian berulang kali Repley Travelling purches requestion. Dokumen ini digunakan jika pesanan berulang kali dilakukan secara rutin, tetapi
penulisannya tidak diinginkan berulang kali. Informasi pokok dalam dokumen surat permintaan pembelian berulang kali disimpan sebagai lampiran kartu
gudang.
•
Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen permintaan penawaran harga digunakan untuk meminta penawara harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali
terjadi.
•
Surat Order Pembelian
Dokumen order pambelian digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan
fungsi sebagai berikut : 1.
Surat order pembelian Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang
dikirimkan kepada pemasok sebagi order yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
2. Tembusan pengakuan oleh pemasok
tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tanggan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali keperusahaan
sebagai bukti telah terima dan disetujuainya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut
dalam dokumen tersebut. 3.
Tembusan bagi unit permintaan barang Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa
barang yang dimintanya telah dipesan. 4.
Arsip tanggal penerimaan Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut
tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah
ditetapkan. 5.
Arsip pemasok Tembusan surat order pambelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut
nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok. 6.
Tembusan fungsi penerimaan Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai
otorisasi untuk menerima barang sejenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang terjantum dalam dokumen tersebut.
Universitas Sumatera Utara
7. Tembusan fungsi akuntansi
Tembusan surat order pembeliaan ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.
•
Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis spesifikasi, mutu dan
kuantitas seperti yang tecantum dalam surat order pembelian.
•
Surat Perubahaan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahaan
kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian substitusi atau hal lain yang bersangkutan dengan perubaha disain. Biasanya perubahaan tersebut
diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
•
Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini jug berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk
pembayaran hutang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat
Universitas Sumatera Utara
pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran Berfungsi sebagai remittance advice.
Pada PT. Metro, seluruh pembelian dikoordinasikan langsung oleh bagian pembelian. Bagian pembelian langsung mengorder barang kesupplier melalui via
telepone dan tidak menggunakan surat order pemesanan barang dan barang tersebut langsung dikirimkan pihak supplier ke PT. Metro tanpa menggunakan
surat permintaan pembelian berulang kali travelling purchase requisition. Disaat pengiriman barang oleh supplier, barang dikirim bersamaan dengan surat
penerimaan barang dan surat jalan.
D. Prosedur Pembelian
