Universitas Sumatera Utara
1. Suatu organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tepat, jelas dan tegas, 2.
Suatu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang efektif yang memungkinkan untuk mengadakan pengawasan akuntansi terhadap harta
milik, hutang, pendapatan serta biaya, 3.
Adanya praktek-praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi di setiap bagian dalam organisasi,
4. Suatu tingkat kecakapan kualitas pegawai yang sesuai dengan syarat yang
diminta oleh tanggung jawabnya. Sifat gaji pada umumnya menurut Hartadi 1999: 11 adalah :
1. Berlaku secara nasional,
2. Dikeluarkan oleh pemerintah pusat,
3. Biasanya ditinjau 5 tahun sekali,
4. Ada sistem kenaikan denagan jumlah perincian dari pusat pemerintahan,
5. Dasar pemberian adalah golongan tingkat pekerjaan, dan
6. Diikuti dengan sistem tunjangan.
C. Prosedur Pencatatan Gaji
Pada Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji yang dilakukan adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
1. Bagian Pembuat Data
Bagian pembuat data bertugas mengolah data dimana data harus selalu dicek apakah ada perubahan atau tidak. Bila ada perubahan, maka secara
otomatis akan berubah oleh database. Setiap bulannya bagian pembuat data mengajukan data-data tersebut
ke bendahara pengeluaran, bendahara pengeluaran akan mengeluarkan Surat Perintah Membayar SPT. Setelah itu, baru pihak bendahara
pengeluaran mengirim Ske Kantor Perbendaharaan Negara supaya dikeluarkannya Surat Perintah Pencairan Dana SP2D untuk disetujui.
2. Bendaharawan
Bendaharawan akan pergi ke kantor Gubernur bagian biro keuangan dengan membawa surat pengantar permintaan SP2D. Setelah SP2D
disetujui bendahara akan mengambil uang tersebut ke Bank SUMUT karena dana yang sudah dicairkan akan ditransfer ke rekening Bank
SUMUT Dinas Pertambangan dan Energi. Setelah dana tersebut dicairkan maka para pegawai akan menerima gajinya di Kantor Dinas Pertambangan
dan Energi Provinsi Sumatera Utara.
3. Internal Auditor
Dalam hal gaji auditor ini akan mengawasi apakah prosedur-prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang
telah ditentukan.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Yogianto 1995:1 mengutip dari Richard F. Neuschel arti dari prosedur adalah sebagai berikut:
Urutan-urutan yang
tepat dan
tahapan-tahapan instruksi
yang menerangkan apa what yang harus dikerjakan, siapa who yang
mengerjakan, kapan when dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Adapun bagian-bagian yang diperhatikan dalam memlilih prosedur
pencatatan gaji menurut Usry 1999: 23-24 adalah sebagai berikut: a.
Time Keeping Departement Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data
tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu,
b. Payroll Departement
Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah gaji dan menjatahkan jumlah gaji tiap-tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur
dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan
tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun
berdasarkan Clock Card atau kartu waktu kerja atau berdasarkan komputer,
c. Cost Departement
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian gaji yang harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu
Universitas Sumatera Utara
pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasi biaya upah. Dengan memakai kartu rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya produksi
dan jasa-jasa untuk tiap pesanan karyawan, unit output, kegiatan departemen dan masing-masing jenis produk.
Menurut penulis, prosedur pencatatan gaji yang ada pada Dinas Pertambangan dan Enegi Provinsi Sumatera Utara sudah sesuai dengan
prosedur pencatatan gaji yang dijalankan oleh bagian-bagian yang terpisah sehingga tidak terjadinya penyelewengan. Sedangkan menurut teori hanya
menjelaskan departemen-departemennya. Oleh karena itu prosedur yang dijalankan oleh Dinas Pertambangan dan Enegi Provinsi Sumatera Utara
sudah sesuai.
D. Prosedur Perhitungan Gaji
