2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal I berbunyi sebagai berikut :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-
Badan Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta danatau
perorangan dalam bentuk corak ataupun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Defenisi di atas menjelaskan bahwa arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan bagi seluruh kegiatan organisasi, dimana suratwarkat yang diproses berdasarkan
pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.
B. Jenis Arsip
Menurut fungsi dan kegunaanya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971, yang
dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut: 1.
Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah
Universitas Sumatera Utara
arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan
kegunaannya dapat dibedakan menjadi : a.
Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi, arsip aktif masih ada ditempat-tempat unit
pengolah dalam suatu kantororganisasi. b.
Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip semi aktif maksudnya arsip-arsip dalam masa
transisi secara aktif dan inaktif. c.
Arsip inaktif atau semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Singkatnya dapat
dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
C. Peranan dan Tujuan Kearsipan
1. Peranan Kearsiapan Peranan kearsipan adalah sebagai alat utama ingatan organisasi dan bahan
informasi, sebagai alat pembuktian bukti otentik, bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan, barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap
kegiatan pada umumnya,
Universitas Sumatera Utara
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan-keputusan perumusan kebijakan. Oleh sebab
itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, dan benar haruslah memiliki prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.
Jadi, dapat kita simpulkan bahwa peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan
administrasi.
2. Tujuan Kearsipan Tujuan arsip secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangssan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban
tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan kearsipan adalah agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan
kembali, arsip terawat dengan baik dan tersimpan rapi, terjamin keselamatannya dengan sistem tertentu
D. Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik
