a. Mudah penggunaannya bila hanya perihalnya yang diketahui
b. Perluasan yang tidak terbatas
c. Biasanya pimpinan kantor lebih banyak menanyakan surat atau arsip
berdasarkan masalah Kekurangan penyimpanan arsip dengan sistem berdasarkan masalah yaitu :
a. Kesulitan penggolongan
b. Tidak begitu cocok untuk macam-macam surat
c. Penyusunan arsip akan gagal apabila petugas kearsipan tidak memiliki
keterampilan, kemampuan menganalisis serta memahami tugas dan fungsi organisasinya.
2. Sistem Pengamanan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pengamanan arsip dapat dilihat dari beberapa segi yaitu: a.
Pengamanan arsip dari segi informasinya. Pengamanan arsip dari segi informasinya telah diatur dalam Undang-
Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai
ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja, seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut:
1 Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki
arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 sepuluh tahun.
2 Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal
1 huruf a Undang-Undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-
Universitas Sumatera Utara
hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut
dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 dua puluh tahun.
b. Pengamanan arsip dari segi fisiknya
Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan kertas arsip dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal
dari dalam dan faktor eksternal dari luar. Faktor internal meliputi kualitas kertas, tinta, dan bahan perekat atau lem. Faktor eksternal antara lain meliputi
kelembaban udara, udara terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur dan sejenisnya, rayap, ngengat dan beberapa jenis serangga
perusakpemakan kertas arsip lainnya. Pengamanan terhadap arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
1 Restorasi arsip, adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, sulit
dipergunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi.
2 Laminasi arsip, adalah menutup kertas arsip diantara 2 lembar plastik
sehingga arsip itu terlindungi dan aman dari bahaya kena air, udara lembab, kering dan serangan serangga perusakpemakan arsip.
3 Microfilm, dipergunakan untuk mengawetkan arsip-arsip yang sudah
rusak sehingga tidak dapat direstorasi, dengan cara mengadakan pemotretan suatu arsip yang perlu diawetkan, dipindahkan ke lembaran
film kecil.
Universitas Sumatera Utara
Sistem pengamanan arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, para pegawainya mempunyai kewajiban menjaga
kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan, dari pihak internal maupun eksternal. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada pihak yang
tidak berwenang. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarang tempat, tetapi terkadang
terdapat juga arsip-arsip yang bertumpuk dan berserakan di luar almari arsip dan filling cabinet. Hal ini lumayan sering terjadi ketika pegawai lupa untuk
mengembalikan arsip-arsip tersebut ke dalam alamari arsip atau filling cabinet.
3. Sistem Pemeliharaan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
