Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan-keputusan perumusan kebijakan. Oleh sebab
itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, dan benar haruslah memiliki prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.
Jadi, dapat kita simpulkan bahwa peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan
administrasi.
2. Tujuan Kearsipan Tujuan arsip secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangssan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban
tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan kearsipan adalah agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan
kembali, arsip terawat dengan baik dan tersimpan rapi, terjamin keselamatannya dengan sistem tertentu
D. Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik
Tujuan adalah sesuatu yang ingin hendak dicapai. Setiap sistem mempunyai tujuan. Demikian juga sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu
menjamin keselamatan arsip dan penyedia kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Untuk mencapai tujuan instansi baik pemerintah maupun swasta
harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Menurut Wursanto
Universitas Sumatera Utara
2000:32 sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
1. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam
pengembalian arsip-arsip. 2.
Mudah dimengerti Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan
sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. 3.
MurahEkonomis Sistem kearsipan yang diselenggraakan harus mudahekonomis baik dalam
penegeluaran danabiaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
4. Tidak memakan tempat
Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang gedung arsip, rak arsip, lemari dan sebagainya terlepas dari jenis dan bentuk tempat
yang dipergunakan pada dasarnya. 5.
Mudah dicapai Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis
dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh
organisasi lain. 6.
Fleksibel atau luwes
Universitas Sumatera Utara
Fleksibel atau luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembnagan organisasi.
Organisasi pada umumnya bersifat dinamis berkembang. Jadi jangan sampai filling yang dilaksananakan setiap saat berubah karena perkembangan
organisasi. 7.
Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan
mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh
binatang, serangga, rayap, dan kelembapan udara. 8.
Mempermudah pengawasan Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan
akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapanperalatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar
Tunjuk Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya.
E. Alat-Alat Yang Digunakan Untuk Penyimpanan Arsip
