Sistem pengamanan arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, para pegawainya mempunyai kewajiban menjaga
kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan, dari pihak internal maupun eksternal. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada pihak yang
tidak berwenang. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarang tempat, tetapi terkadang
terdapat juga arsip-arsip yang bertumpuk dan berserakan di luar almari arsip dan filling cabinet. Hal ini lumayan sering terjadi ketika pegawai lupa untuk
mengembalikan arsip-arsip tersebut ke dalam alamari arsip atau filling cabinet.
3. Sistem Pemeliharaan Arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Usaha pemeliharaan arsip
berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut
informasinya isinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan.
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut: a.
Pengaturan Ruangan Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut:
1 Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab dan ruangan dijaga
tetap kering. Oleh sebab itu ruangan harus diberi ventilasi secukupnya
Universitas Sumatera Utara
2 Ruangan harus terang, dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam,
yaitu sinar matahari. 3
Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air, misalnya banjir. Maka periksalah ruangan untuk mengetahui kemungkinan adanya talang,
saluran air dan atap gedung yang bocor. 4
Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api misalnya kebakaran.
5 Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama serangan
perusakpemakan kertas arsip 6
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan didalamnya.
7 Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-ruangan
kantor yang lain. 8
Lokasi ruanggedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat- tempat industri, sebab polusi udara kotoran udara sebagai hasil
pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip. b.
Kebersihan Kebersihan arsip meliputi:
1 Kebersihan ruangan
Membersihkan ruangan sebaiknya dilakukan sekurang-kurangnya seminggu sekali. Dibersihkan dengan alat penyedot debu vacuum cleaner
dan dilarang merokok, makan dan minum didalam ruangan penyimpanan arsip.
Universitas Sumatera Utara
2 Kebersihan arsip Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara arsip-arsip
dibersihkan dengan vacuum cleaner, jangan membersihkan dengan sabut bulu ayam atau sulak. Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak dimakan
rayap dan arsip-arsip yang rusak bukan dimakan rayap harus segera dipisahkan yang satu dengan yang lainnya untuk kemudian diserahkan
kepada yang berwenang untuk diperbaiki. Arsip-arsip juga harus bersih dari karat.
c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip
Tempat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip adalah: 1 Rak arsip, sebaiknya dibuat dari logam. Rak dilengkapi dengan papan-
papan rak, jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih enam inci. Rak arsip yang terbuat dari kayu hendaknya diolesi
dengan dieldrin. 2 Almari arsip, almari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara
tertutup, sehingga arsip-arsip tidak berhubungan dengan udara luar. Tetapi almari harus sering dibuka, untuk menjaga tingkat
kelembabannya. Untuk menjaga agar tingkat kelembaban dalam almari tetap terjamin seperti yang diinginkan, dapat ditaruh kapur barus.
Susunlah arsip-arsip didalam almari agak renggang atau jangan terlalu rapat. Apabila almari terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan
dieldrin.
Universitas Sumatera Utara
Sistem pemeliharaan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari ruangan
tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang cukup dan menggunakan pendingin ruangan AC agar menjaga kelembaban udara stabil dan tidak lembab.
Digunakan kapur barus confer di setiap almari arsip. Almari arsip yang dipakai untuk penyimpanan arsip yang terbuat dari logam besi karena lebih kuat, tahan
air, dan panas serta praktis. Ruangan arsip juga dibersihkan setiap hari.
G. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
