Sistem Informasi Administrasi Kependudukan SIAK seperti perangkat lunak yaitu aplikasi perekaman data dan perekaman biometrik, perangkat jaringan
seperti switch, router, radio frekuensi, penyedia bandwitchgelombang,perangkat keras seperti komputer, jaringan VPN sudah tersedia di Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil. Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan SIAK di
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Binjai ini dibiayai oleh APBD Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kota Binjai berdasarkan Peraturan
Daerah Nomor 7 Tahun 2011. Namun mulai Oktober 2014 implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan SIAK dibiayai oleh Pemerintah Pusat
berdasarkan revisi Undang – Undang yaitu Undang – Undang Nomor 24 tahun 2013 tentang administrasi kependudukan. Berbagai kekurangan menyangkut
ketersediaan fasilitas – fasilitas tersebut tidak membuat implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan SIAK di Kota Binjai terhenti.
Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan SIAK tetap berjalan, harapannya ke depan fasilitas – fasilitas yang belum tersedia dapat
disediakan sehingga implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan SIAK dapat berjalan dengan lebih baik dari sebelumnya dan masyarakat
mendapat pelayanan yang cepat dan nyaman.
5.5 Struktur Birokrasi
a. Kutipan Wawancara dengan Kepala Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Binjai H.Wahyudi, SH
1. Apakah ada petunjuk teknis dan pelaksana dalam mengimplementasikan
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan SIAK ? Jawab :
Petunjuk teknis dan pelaksana dalam mengimplementasikan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan SIAK adalah Peraturan
Menteri Dalam Negeri Permendagri Nomor 25 tahun 2011 tentang Pedoman Pengkajian Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan SIAK.
2. Bagaimana struktur organisasi dalam mengimplementasikan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan SIAK di Kantor Dinas ini ? Jawab :
Kepala Dinas
Bidang Pelayanan Kependudukan
Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil
Bidang Informasi Telematika
Bidang Pengolahan dan Perubahan Data
b. Kutipan Wawancara dengan Kepala Bidang SIAK
1. Apakah petunjuk teknis dan pelaksana telah diterapkan dalam
mengimplementasikan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan SIAK ?
Jawab : Ya, para petugas pelaksana telah diberikan petunjuk teknis dan
pelaksanaan sistem tersebut baik melalui pelatihan, buku – buku petunjuk yang diberikan, maupun peraturan – peraturan yang telah ditetapkan
seperti Undang – Undang Nomor 23 Tahun 2006, Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007, Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun 2008,
Permendagri Nomor 25 Tahun 2011, dan Perda Nomor 7 Tahun 2011 tentang penyelenggaraan administrasi kependudukan dengan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan SIAK.
2. Bagaimana struktur organisasi dalam bidang Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan SIAK ? Jawab :
KEPALA DINAS
Kabid Informasi dan Telematika
Kasi Aplikasi Telematika Kasi Penyuluhan dan Informasi Kependudukan
Kasi Penyuluhan dan Informasi Catpil
c. Hasil Analisis Struktur Birokrasi
Birokrasi adalah salah satu badan yang menjadi pelaksana dalam suatu kebijakan. Pada dasarnya para pelaksana kebijakan mengetahui apa yang akan
dilakukan karena adanya sebuah perencanaan namun dalam pelaksanaannya para pelaksana masih sering dihambat oleh struktur – struktur organisasi dalam
menjalankan kebijakn tersebut. Karena struktur organisasi yang bertugas mengimplementasikan kebijakan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap
implementasi kebijakan. Ada dua aspek penting dalam struktur organisasi yang memiliki pengaruh
penting pada implementasi suatu kebijakan. Pertama adalah ukuran dasar prosedur kerja atau Standard Operating Procedures SOP. SOP digunakan untuk
menyeragamkan tindakan – tindakan dari para pelaksana kebijakan dalam organisasi – organisasi yang kompleks dan tersebar luas, yang pada gilirannya
dapat menimbulkan kesamaan yang besar dalam penerapan berbagai aturan. Penerapan SOP dapat membantu implementasi kebijakan apabila SOP yang
digunakan disesuaikan dengan tujuan kebijakan serta mampu menanggapi keadaan – keadaan yang baru.
Dalam implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan SIAK, Standard Operating Procedur SOP yang diterapkan sangat membantu
para pelaksana dalam mengimplementasikan kebijakan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan SIAK. Hal tersebut didukung hasil wawancara
yang dilakukan penulis dengan Kepala Bidang Sistem Informasi Administrasi Kependudukan SIAK yang menyatakan bahwa SOP pelaksanaan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan SIAK telah ditetapkan dalam Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun 2008 yang didalamnya mengatur tentang persyaratan
serta tata cara pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. Hal tersebut kemudian ditindaklanjuti oleh bidang Sistem Informasi Administrasi Kependudukan SIAK
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Binjai yang menyusun mekanisme pengurusan Kartu Tanda Penduduk KTP dan Kartu Keluarga KK yang
dilengkapi dengan jangka waktu pelayanannya. Mekanisme tersebut menjadi patokan bagi para pelaksana dan telah disesuaikan dengan perkembangan
kebutuhan masyarakat terhadap dokumen kependudukan serta menggunakan teknologi informasi. Sejauh ini mekanisme tersebut sangat membantu
implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan SIAK di Kota Binjai.
Kedua adalah struktur organisasi bersifat fragmentasi yaitu pembagian atau penyebaran wewenang dan sumber – sumber daya untuk melaksanakan suatu
kebijakan. Penyebaran tugas dan tanggung jawab tersebut tentunya membutuhkan koordinasi yang intensif dari berbagai organisasi yang terlibat. Koordinasi antar
organisasi membutuhkan waktu yang lebih untuk melakukannya dan konsekuensi yang paling buruk adalah apabila koordinasi antar organisasi tidak berjalan
dengan baik. Fragmentasi organisasi dalam implementasi Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan SIAK di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Binjai memang ada, namun hal tersebut tidak menyebabkan Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan SIAK tidak berjalan. Hal ini dapat dilihat dari
pengurusan dokumen kependudukan yang seharusnya dilaksanakan oleh bidang Sistem Informasi Administrasi Kependudukan SIAK tetapi di lapangan ternyata
masih terbagi dengan bidang pencatatan sipil namun hal tersebut masih terjadi di dalam satu organisasi dinas yang menaunginya sehingga koordinasi antar bidang
atau seksi yang berkaitan dapat berjalan dengan baik.
5.6 Tanggapan Masyarakat
