BAB III PEMBAHASAN
A. Perlengkapan dan Inventaris Kantor
Perlengkapan kantor adalah suatu benda atau alat yang digunakan untuk membantu menyelesaikan pekerjaan kantor. Aktivitas kerja sekretaris pada
prinsipnya adalah menitikberatkan pada pekerjaan kantor atau perusahaan yaitu membantu melayani berbagai bidang kegiatan atau kelancaran kantor. Maka
dibutuhkan berbagai macam perlengkapan kantor office equipment yaitu:
1. Peralatan kantor office appliance
Peralatan kantor yaitu segenap alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengelola bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan
kantor, organisasi atau perusahaan yang bekerja secara mekanik, elektrik, magnetik, dan kimiawi. Macam peralatan kantor itu banyak sekali dan tampaknya
terus bertambah sejalan dengan kemajuan teknologi modern. Berikut adalah beberapa contoh dari kantor terdiri dari:
a. Komputer
Komputer merupakan suatu alat yang elektronis yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk manghasilkan
informasi. Di samping untuk melakukan perhitungan, komputer juga berfungsi untuk mencatat dan menyimpan data, mengolahnya, serta dapat dipakai sebagai
media komunikasi. Komputer dapat menyajikan informasi yang diminta dengan data yang dimasukkan.
Universitas Sumatera Utara
b. Mesin Tik Manual Manual Typewrite
Mesin ketik atau mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada
dokumen, biasanya kertas. Mereka yang menggunakan mesin ketik dikenali sebagai juru ketik.
Mesin ketik mempunyai tombol mesin ketik, dengan tombol untuk huruf pada font. Cara bagaimana mesin ketik meletakkan tanda pada kertas sekarang adalah
macam-macam, mirip dengan macamnya jenis mesin cetak. Tapi sampai penghujung abad ke-20, hal ini biasanya dilakukan dengan pukulan logam atau,
kemudian dengan unsur jenis plastik berlogam pada pita bertinta yang menyebabkan tinta melekat pada kertas. Kertas karbon kadang kala diselipkan
antara beberapa lapisan kertas, agar salinan huruf dicetak pada setiap lapisan kertas.Seperti nama sebutannya, mesin ini berfungsi untuk mengetik data atau
informasi. Mesin Tik tidak dapat menyimpan atau mengolah data seperti halnya komputer.
c. Printer
Printer merupakan peralatan output yang menghasilkan gambaran data yang tetap dari hasil proses komputer dan bersifat pribadi. Printer merupakan
sebuah perangkat keras yang dihubungkan pada komputer yang berfungsi untuk menghasilan cetakan baik berupa tulisan ataupun gambar dari komputer pada
media kertas atau yang sejenisnya. Jenis printer ada tiga macam, yaitu jenis Printer Dot metrix, printer Ink jet, dan printer Laser jet.
d. Laptop
Universitas Sumatera Utara
Laptop dikenal juga dengan istilah notebook merupakan komputer portabel, kecil dan dapat dibawa ke mana-mana dengan sangat mudah, yang
terintegrasi pada sebuah casing. Berat Laptop berkisar dari 1 hingga 6 kilogram tergantung dari ukurannya. Fungsi laptop sama saja dengan fungsi computer.
2. Perabot Kantor office furnishings.
Perabot kantor yang dalam bahasa inggris disebut office furnishings, biasanya perabot meliputi benda-benda yang dibuat dari kayu, besi, formika, dan
lain-lain. Tata ruang kantor yang disusun secara baik akan tampak lebih rapi apabila perabot kantornya seragam. Tata ruang itu juga akan memperlancar
pelaksanaan kerja perkantoran bilamana perabotnya memenuhi syarat-syarat efisiensi ruang dan bentuk yang tetap. Adapun beberapa contoh perabot kantor
untuk pekerjaan kantor yaitu:
a. Lemari Arsip Filling Cabinet
Filing cabinet dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naskah-naskahdokumen bersama dengan guide-guidenya. Umumnya filling cabinet
ini berlaci empat tetapi ada juga yang berlaci lima bahkan berlaci enam. Biasanya lemari ini terbuat dari besi.
b. Meja dan Kursi
Meja merupakan Salah satu perabot kantor yang dipergunakan untuk keperluan menulis atau untuk mengetik. Kursi merupakan Salah satu perabot kantor,
merupakan perlengkapan meja yang dipergunakan sebagai tempat duduk oleh para pegawai pada waktu membaca, menulis, atau mengetik.
c. Rak Arsip
Universitas Sumatera Utara
Rak arsip adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan, kemudian di beri tiang untuk menaruh atau menyimpan
berkas-berkas atau arsip.
3. Hiasan Kantor office ornament
Hiasan kantor adalah alat kelengkapan kerja kantor yang bersifat hiburan atau seni keindahan kantor. Contoh gambar-gambar, dekorasi termasuk bagan
statistik dan struktur organisasi. Dalam perkantoran hiasan kantor itu perlu digunakan, adanya hiasan kantor akan menambah kenyamanan tersendiri bagi
pegawai yang menggunakan ruang tersebut.
4. Perbekalan Kantor office supplies
Perbekalan kantor adalah sarana yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas kantor. Biasanya, perbekalan kantor merupakan barang habis
pakai. Contoh perbekalan kantor adalah : -
Barang lembaran : misalnya kertas tik, karbon, dan berkas.
- Barang bentuk lainnya
: misalnya lem, karet penghapus, dan tinta. -
Alat tulis : misalnya pensil, pulpen, cap nomor.
- Alat keperluannya lainnya
: alat pencabut jepitan kawat, bantalan cap. Dalam perkantoran ada sebuah daftar yang memuat nama barang milik
instansi yang disebut Inventaris. Dari beberapa pendapat ahli tentang pengertian inventaris, dapat disimpulkan bahwa inventaris adalah sebuah daftar yang memuat
nama-nama barang yang dipakai di kantor serta barang milik instansi atau perusahaan. Dalam daftar inventaris harus disusun secara sistematis dan teratur
sehingga dapat diketahui apabila terjadi pengurangan dan penambahan barang- barang inventaris.
Universitas Sumatera Utara
Laporan barang-barang inventaris mutlak dilaporkan dan dilakukan. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi pemakaian barang yang berlebihan dalam
ruang kantor. Berikut adalah contoh daftar inventaris yang dimiliki Bagian Akademik Fakultas Universitas Sumatera Utara.
Tabel 3.1 Laporan Inventaris Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
No. Nama Inventaris
Jumlah Satuan
1. Lemari Penyimpan
8 Buah
2. Mesin Ketik Manual
1 Buah
3. Lemari Besi Metal
4 Buah
4. Lemari Kayu
3 Buah
5. Rak Kayu
1 Buah
6. Filing Cabinet Kayu
14 Buah
7. White Board
2 Buah
8. Meja Kerja Kayu
8 Buah
9. Kursi Besi Metal
2 Buah
10. Meja Komputer
6 Buah
11. Meja Ketik
1 Buah
12. Kursi Fiber Glas Plastik
2 Buah
13. Jam Elektronik
1 Buah
14. Lemari Es
1 Buah
15. AC Split
7 Buah
16. Televisi
1 Buah
17. Loudspeaker
2 Buah
18. UPS Uninterruptible Power Supply
1 Buah
19. Printer
6 Buah
20. Meja Cetak Tangan
3 Buah
21. Kursi Dorong
2 Buah
22. Alat Pemadam Kebakaran
1 Buah
23. Meja Kerja
1 Buah
24. Laptop
1 Buah
Universitas Sumatera Utara
Sumber : Tata Usaha Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
B. Fungsi Perlengkapan Kantor