Sumber : Tata Usaha Sub Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
B. Fungsi Perlengkapan Kantor
Adanya perlengkapan kantor adalah bertujuan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor dengan efektif dan efisien mungkin. Begitu juga pada Bagian
Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai pekerjaan yang harus diselesaikan dengan menggunakan perlengkapan kantor. Adapun
pekerjaan tersebut adalah : 1.
Menghimpun Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengumpulkan segala
informasi yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga siap dipergunakan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Demikian juga dengan bagian ini yaitu
menghimpun data nilai mahasiswai Fakultas Ekonomi mulai dari nilai semester pertama sampai semester yang sedang dijalani sekarang.
2. Mencatat
Mencatat adalah kegiatan membukukan setiap informasi yang berhasil dihimpun ke dalam bentuk tulisan, grafik, gambar, lukisan, rekaman suara,
rekaman gambar foto dan video, maupun dalam bentuk kode atau simbol lainnya sehingga dapat dibaca, dilihat, didengar, dan dikirim kepada pihak yang
membutuhkan untuk dipakai atau disimpan. Yang termasuk dalam kegiatan mencatat, antara lain menulis, mengetik, mengagendakan, memberi nomor,
member cap stempel, registrasi, memfoto, merekam, membuat grafik, table, 25.
CPU 6
Buah
Universitas Sumatera Utara
diagram, dan sebagainya. Contoh, Bagian Akademik akan mencatat data nilai mahasiswa yang sudah dihimpun ke Kartu Evaluasi Hasil Belajar Mahasiswa.
3. Mengolah
Mengolah adalah kegiatan untuk mengubah informasi atau data ke dalam bentuk yang mempunyai nilai guna lebih, bila dibandingkan sebelumnya dan
digunakan bagi kepentingan lembaga. Kegiatan yang termasuk kegiatan mengolah, antara lain menerjemahkan, menghitung, menganalisa,
menginterpretasi, dan sebagainya. Dari data nilai yang sudah dicatat dan dihimpun, bagian akademik akan mengolah nilai dengan menghitung nilai
mahasiswa dan menjadikannya sebagai dasar pengambilan keputusan apakah mahasiswa i tersebut masih dapat melanjutkan studinya pada Fakultas Ekonomi.
4. Menggandakan
Menggandakan ialah kegiatan untuk memperbanyak informasi atau data yang telah berhasil dicatat, ditulis, maupun direkam sebanyak jumlah yang
dibutuhkan oleh suatu lembaga melalui fotokopi, stensil, sheet, atau dengan cara- cara perbanyakan yang lain. Maka dari itu, data yang diperoleh bagian Akademik
akan digandakan sesuai dengan yang dibutuhkan karena data yang diperoleh bagian Akademik sering dibutuhkan oleh bagian lain baik salinan yang asli atau
pun salinan hasil dari foto kopi. 5.
Mengirim Mengirim adalah kegiatan menyampaikan atau mendistribusikan informasi
ke berbagai pihak yang membutuhkan, baik melalui pos, kurir, telepon, telex, fax, radio, maupun dengan alat-alat komunikasi lainnya.
Universitas Sumatera Utara
6. Menyimpan
Menyimpan adalah kegiatan untuk menempatkan informasi yang telah dicatat dengan berbagai cara dan alat dalam suatu tempat tertentu yang dianggap
aman sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali, informasi tersebut mudah ditemuka n. Data-data nilai yang diperoleh bagian Akademik disimpan dengan
sistem kearsipan tertentu agar sewaktu yang akan datang dapat dipergunakan kembali.
Dari pekerjaan-pekerjaan diatas, perlengkapan kantor menjadi hal yang vital dalam menyelesaikannya. Perlengkapan kantor merupakan salah penunjang
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efektif dan efisien. Perkembangan teknologi yang semakin maju, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat
dan ini dapat ditunjang dengan menggunakan perlengkapan kantor yang berfungsi dapat membantu menyelesaikan pekerjaan pada Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun fungsi perlengkapan kantor pada Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : 1.
Untuk menghemat tenaga dan pikiran para pegawai dalam melakukan pekerjaannya.
2. Mengurangi kebosanan dan keletihan bekerja apabila harus mengerjakan
pekerjaan yang berulang-ulang. 3.
Untuk menghemat waktu. 4.
Untuk menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
Universitas Sumatera Utara
5. Meningkatkan ketelitian yang sempurna karena jika dikerjakan secara manual
bisa terjadi kesalahan, dengan demikian perlu ada mesin-mesin misalnya mesin hitung, komputer, dan mesin tik elektronik.
6. Untuk membantu menyelesaikan tugas-tugas yang berhubungan dengan
pekerjaan kantor. Akhirnya dari perpaduan antara pekerjaan kantor dan fungsi perlengkapan
kantor terciptalah benda-benda hasil kerja yang dapat berbentuk segala macam surat, warkat, formulir, buku dan benda berketerangan lainnya.
C. Hambatan - Hambatan
