Budaya 5S Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke

17

3.3 Budaya 5S Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke

Tak bisa dipungkiri bahwa semua perusahaan berusaha untuk meningkatkan efektifitas kerja sehingga mendatangkan profil yang selanjutnya bisa diputar kembali untuk menghasilkan produk baru,namun tak jarang terhambat oleh kurangnya modal.Di Jepang terdapat beberapa resep ampuh untuk meningkatkan efisiensi kerja tanpa modal yang tinggi. Salah satu resep tersebut adalah budaya 5S,yaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke. Konsep 5S ini diusung pertama kali oleh insinyur Jepang bernama Shingo Shigeo JapanManagement Association saat memberikan training untuk pegawai Toyota di tahun 1954 yang ditunjukan untuk meningkatkan efektifitas dan keamanan produksi, namun istilah ini telah menjadi kosakata yang dipakai secara luas sejak tahun 1980- an dan menjadi budaya yang diterapkan masyarakat Jepang selama bertahun-tahun dan ditanamkan pula kepada anak- anak. Secara gamblang 5S atau dalam bahasa indonesia bisa disingkat 5R : • Seiri 整 理 Ringkasyang berarti memisahkan antara barang yang diperlukan dan yang tidak,lalu membuang barang- barang yang tidak diperlukan. • Seiton 整頓 Rapi, yang berarti menempatkan barang pada tempat yang telah ditentukan sehingga siapapun mudah untuk mengeluarkan dan menggunakannya lagi. • Seiso 清掃 Resik , yang berarti selalu menjaga kebersihan dan kerapian tempat kerja sehingga bersih dari debu, sampahdan kotoran. • Seiketsu 清潔 Rawat yang berarti selalu melakukan 3S sebelumnya seiri,seiton,seisi secara kontinu sehingga menjadi sebuah kebiasaan dan kebersihan tempat kerja selalu terjaga. 18 • Shitsuke しつけ Rajin ,yang berarti membiasakan diri untuk menaati aturan dan prosedur kerja yang telah ditentukan . 5S mempunyai peran yang sangat positif di berbagai tahap manufaktur,mulai dari kegiatan riset dan pengembangan RD,produksi,sampai pemasaran. Sebenarnya 5S bagi orang Jepang sendiri pun hanyalah menerapkan sesuatu yang lumrah wajar di lapangan. Akan tetapi, 5S memberikan image tentang moral pegawai di suatu perusahaan dan juga memperlihatkan bagaimana kinerja manejerial dari perusahaan tersebut, sehingga meskipun isi dari budaya 5S adalah sesuatu yang biasa dan lumrah,tapi jika tidak dijalankan,image perusahaan akan hancur. Efek budaya 5S untuk perusahaan dapat dijabarkan sebagai berikut.5S mengurangi pekerjaan yang tidak perlu sehingga efektifitas kerja meningkat,mengurangi jumlah produk cacat dalam proses quality control,memberikan jaminan keamana safety first,dan menjaga kelancaran distribusi barang. Selain itu 5S dapat meningkatkan motivasi para pegawai,meningkatkan hasil pemasaran melalui servis yang memuaskan, dan memberikan kesan perusahaan yang bersih dan rapi. Dengan kata lain,secara keseluruhan 5S dapat mendatangkan profil untuk perusahaan. Dibawah ini adalah langkah- langkah yang bisa diterapkan untuk mewujudkan 5S yang biasa diterapkan dalam satu periode : 1. Langkah pertama : Seiri Ringkas Pada prinsipnya seiri berarti menyiapkan barang yang diperlukan untuk waktu tertentu dalam jumlah yang cukup. Sering kali terdapat barang- barang di lingkungan kerja yang sebenarnya tidak berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan saat ini. Oleh karena itu, diperlukan tata cara membedakan barang yang perlu dan tidak perlu. Misalnya membuang perlengkapan yang sudah usang dan jarang dipakai. 19 2. Langkah kedua : Seito Rapi Salah satu cara yang efektif untuk memudahkan pegawai mengeluarkan barang atau perlengkapan yang diperlukan adalah dengan menentukan tempat penyimpanan dan menandainya dengan label. Membedakan tahap seiri dan seiton merupakan hal yang penting. Jika budaya seiri belum tercapai dengan baik maka budaya seitonakan susah terwujud. Untuk itu dibutuhkan pelatihan yang berulang hingga seiri menjadi kebiasaan,baru memasuki tahap seiton. Ketika pegawai mulai membiasakan diri dengan seiri dan seiton, maka secara otomatis masing- masing pegawai akan semakin berusaha meningkatkan kecepatan kerja masing - masing 3. Langkah ketiga : Seiso Resik Seiso merupakan penyempurna dari tahap seiri dan seiton,yaitu resik atau bersih. Untuk memudahkan pencapaian budaya seiso diperlukan aturan kebersihan serta penjelasan mengenai keadaan yang ingin dicapai misalnya menempelkan poster yang berisi target keadaan seiri dan seiton seperti apa yang ingin dicapai. Tahap seiso bisa dimulai dengan menjaga kebersihan harian,memilah sampah, serta pembuangan sampah secara berkala.lingkungan kerja yang bersih akan menunjang pemeliharaan kesehatan serta meningkatkan motivasi kerja pegawai. 4. Langkah keempat : Seiketsu Rawat Seiketsu berarti menjaga keberlanjutan budaya 3S sebelumnya. Hal ini dapat dilakukan dengan pembuatan aturan dan pengecekan secara berkala. Aturan tersebut harus dibuat sejelas mungkin sehingga mudah dalam pelaksanaan dan pengecekan untuk meningkatkan derajat 20 pencapaian. Misalnya aturan untuk stok alat tulis kantor,jika stok telah mencapai batas minimum maka pegawai yang terakhir mengkonsumsi alat tulis tersebut wajib membeli stok baru. Pengecekan dapat dilakukan misalnya dengan piket patroli keringkasan,kerapian,keresikan yang melibatkan perwakilan dari tiap divisi. Petugas piket berkumpul pada waktu dan tempat yang ditentukan kemudian bersama-sama mengelilingi lingkungan kerja. Tiap petugas menilai dan mencatat kekurangan yang ada di lapangan. Dengan demikian divisi yang sudah maju dengan budaya ringkas,rapi,dan resiknya dapat menjadi referensi untuk divisi yang lain. 5. Langkah kelima : Shitsuke Rajin Untuk menilai apakah 5S sebelumnya telah menjadi sebuah budaya,diperlukan sebuah sistem atau prosedur ringkas yang bisa dipelajari dan diterapkan seluruh pegawai. Langkah ini disebut shitsuke dan penerapannya membutuhkan peran aktif dari para pemegang kebijakan seperti manajer divisi,dan lain-lain. Hal ini dapat dilakukan dengan penyusunan program pelatihan 5S untuk pegawai serta target yang ingin dicapai untuk tiap tahapan 5S. Mudahnya jika diambil contoh dalam merapikan dokumen, makaseiri adalah membuang semua dokumen yang sudah tidak dipakai dalam tiga tahun atau dokumen yang selalu menganggur di atas meja. Seiton adalah membagi dokumen ke dalam beberapa kelompok,misalnya dokumen seminggu yang lalu,dua minggu yang lalu,satu bulan yang lalu,enam bulan yang lalu, satu tahun yang lalu,dan seterusnya,serta memberi label. Seisi adalah menjaga agar lingkungan kerja tetap bersih dan bebas dari debu dan kotoran. Seiketsu adalah pegawasan terhadap 3S sebelumnya yang sudah dijalankan agar dapat dilakukan secara kontinu dan bukan yang hanya sesekali saja. Shitsuke adalah pembuatan sebuah prosedur standar yang isinya dokumen harus diurutkan dari A hingga Z atau lainnya. 21 Langkah- langkah di atas adalah sedikit panduan tentang cara mewujudkan 5S di perusahaan. Namun, keberhasilannya sangat ditentukan oleh peran aktif para pegawai. Peran serta ini dapat ditingkatkan dengan penyadaran bahwa bekerja di perusahaan adalah pekerjaan kolektif,bukan pribadi. Banyak hal yang bisa dipelajari dari penerapan budaya 5S ini yaitu penerapan budaya 5S akan mendidik pegawai untuk bekerja rapi dan terstrukur dan secara tidak langsung akan melahirkan masyarakat yang suka hal kerapian dan kebersihan.

3.4 Budaya Detail dan Teliti 詳細と徹底 – Shosai to Tekkaku