22
5. Tunjangan jabatan struktural adalah tunjangan yang berdasarkan pada
sekretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya. 6.
Tunjangan jabatan fungsional adalah jabatan yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang menjabat jabatan fungsional sebagaimana diatur
dalam keputusan menteri yang membidangi pendayagunaan aparatur negara.
7. Tunjangan pajak penghasilan adalah tunjangan ini biasanya disubsidi oleh
pemerintah, tapi dimasukkan juga kedalam potongan.
C. Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-dokumen yang digunakan sebagi pendukung pelaksanaan
tugas yang harusdilaksanakan. Menurut Mulyadi 2001:389 dalam buku
sistem Akuntansi, dokumen ini terdiri dari :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat- surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat
keputusan pengankatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain. 2.
Kartu jam hadir Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu
hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
Universitas Sumatera Utara
23
3. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
4. Daftar gaji dan upahDokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap
karyawandikurangi potongan-potongan berupa pph pasal 21 utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain-lain.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah
Utang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.
Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk diselewengkan oleh karyawan maupun pegawai.Ada beberapa cara untuk
melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yaitu : 1.
Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi di perusahaan.
2. Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud untuk
mendapatkan pembayran dua kali. 3.
Membuat kesalahan kesalahan dalm perhitungan sehingga gaji dan upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangi jumlah yang
semestinya di bayar.
Universitas Sumatera Utara
24
4. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan
lain. 5.
Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah.
6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat dicatat sebagai pengeluaran.
Pada KPU Kabupaten Labuhan Batu utara, prosedur pencatatan gaji dan upah bagian-bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan
prosedur yang ditetapkan oleh KPU kabupaten Labuhan Batu Utara sebagai berikut :
1. Bagian Umum
a. Data Karyawan
Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan internal gaji dan upah sejak menerima pegawai-pegawai yang diperlukan
perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. data karyawan tersebut dicatat mulai dari nama,
nomor pegawai, status karyawan tersebut kawin, tidak kawin, anak yang dimiliki yang diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian penetapan
dan keterangan lainnya. b.
Pencatatan dan Pembayaran Gaji dan Upah Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang
bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan. Perusahaan juga menggunakan sistem komputerisasi dalam
menghitung gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan.
Universitas Sumatera Utara
25
Data-data karyawan dan hal-hal sebagai data pembayaran gaji karyawan. Pada Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Labuhan Batu Utara, sistem
pembayaran gaji dilakukan melalui bank yang telah ditentukan oleh pemerintah pusat, dimana bendaharawan mengirimkan laporan
permintaan gaji beserta lampiran identitas, total gaji yang diterima dan nomor rekening pegawai yang ditujukan kepada bendaharawan
pengeluaran KPU Kabupaten Labuhan Batu Utara untuk dilakukannya pengalihan atau pentransferan gaji, yang dimana identitas dan besarnya
gaji yang diterima oleh pegawai sudah terlampir didalam Database Keuangan Negara. Setelah itu laporan permintaan gaji beserta
lampirannya dikirim ke Kantor Pembendaharaan Keuangan Negara KPKN untuk dilakukannya pengalihan atau pentransferan gaji pegawai.
Sedangkan sistem pembayaran honorer dilakukan secara cash atau langsung dibayarkan kepada pegawai honorer melalui Bendahara
pengeluaran. 2.
Kepala Bagian Masing-Masing Unit Kepala bagian masing-masing unit mencek kehadiran para pegawai sebagai
bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan golongan. a.
Bagian Keuangan 1
Bendahara Bendahara bertugas menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah
diterima setelah terlebih dahulu diperiksa kendalanya dan disetujui kepada bagian keuangan dan ditanda tangani oleh Bendahara
Universitas Sumatera Utara
26
Pengeluaran. Setiap Pegawai harus membubuhkan tanda tangan ketika dia menerima pembayaran gaji. Tanda terima gaji tersebut dikirimkan
kebagian pembukuan akuntansi. 2
Bagian Pembukuan Bagian ini bertugas menyimpan semua bukti-bukti daripembayaran
gaji dan upah kemudian membukukan pembayaran tersebut kedalam buku besar gaji dan upah.
b. Internal Auditor
Tugas dari internal auditor dalam pengawasan gaji dan upah merupakan tugas yang termasuk kedalam pengawasan perusahaan secara
menyeluruh. Dalam hal pengawasan gaji dan upah ini auditor akan mengawasi apakah prosedur-prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji
telah dijalankan sebagaimana yang telah ditentukan, mengevaluasi sistem pengawasan internal gaji dan upah yang sedang dijalankan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu:
1. Time keeping departemen
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang sejumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil
produksi atau produki dalam suatu departemen perusahaan tertentu. 2.
Payrool departemen Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan
jumlah upah tiap-tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur
Universitas Sumatera Utara
27
dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan
tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun
berdasarkan clock card atau kartu waktu atau berdasarkan komputer. 3.
Cost departemen Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin
harusditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya upah.
Dengan rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa-jasa karyawan.
Prosedur perhitungan gaji dan upah pada Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Labuhan Batu Utara dibayarkan pada tanggal 1 dan 20 untuk
pemberian insentif pada suatu periode. Gaji pegawai bulanan dibayar dalam jumlah yang tetap sesuai dengan golongan masing-masing atau
ketetapan dari instansi.
Total gaji bersih = Gaji Pokok + Komisi – Potongan-potongan
Menurut Hasibuan 2005:124 sistem penghitungan gaji dan upah dapat digolongkan kedalam tiga golongan yaitu:
1. Sistem menurut upah waktu adalah dibedakan atas upah pekerjaan
yaitu upah perminggu dan upah perbulan. 2.
Sistem upah menurut kesatan adalah hasil jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah upah yang akan diterima karyawan dan
Universitas Sumatera Utara
28
biasanya diterapkan dalam perusahaan yang memproduksi barang yang sama dan hasil pekerjaan yang dapat diukur, dn upah yang
diterima tergantung dari kegiatan kerja. 3.
Sistem borongan adalah suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa didasarkan atas value pekerjaan dan lama
mengerjakannya. a.
Hari kerja Sistem pengawasan yng baik memerlukan prosedur yang
memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas masing-masing., karena itu para karyawan bagian akuntansi harus
mendapat latihan yang memadai dan diawasi dalam melaksakan tugasnya. Ketentuan jam kerja pada Komisi Pemilihan Umum
Kabupaten Labuhan Batu Utara sebagai berikut: Senin-kamis
Pukul: 08.00 -12.30 kerja Pukul: 12.30 – 13.30 istirahat
Pukul: 13.30 – 17.00 kerja Jum`at
Pukul: 08.00 – 12.00 kerja Pukul: 12.00 – 14.00 istirahat
Pukul: 14.00 – 16.00 kerja b.
Cuti Cuti yang diberikan kepada pegawai dari perusahaan instansi
sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
29
1 Cuti tahunan, diberikan pada karyawan atau pegawai yang telah
bekerja minimal satu tahun. Masa cuti yang diberikan perusahaan yaitu 12 hari dalam satu tahun. Cuti itu tidak bisa
diambil sekaligus, dalam 1 bulan hanya diperbolehkan mengambil cuti sebanyak empat hari. Selama cuti pembayaran
gaji karyawan tetap berlangsung tanpa ada pemotongan gaji. 2
Cuti khusus, dalam perusahaan instansi ini cuti khusus yang diberikan ada 2 yaitu:
a Cuti pada saat pernikahan.
Pada saat pernikahan perusahaan instansi memberikan cuti kepada pegawai sebanyak dua hari.
b Cuti pada saat melahirkan
Pada saat melahirkan perusahaan instansi memberikan cuti kepada pegawai selama dua minggu.
D. Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah
