Penyimpanan dan Penataan Arsip Dinamis
Wahyono 2005: 71, “sistem kronologis kurang efektif apabila digunakan dalam mengelola dokumen yang banyak, sistem ini
digunakan dalam kantor kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk denga
n buku agenda”. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun, dekade, ataupun abjad. Sistem penyimpanan
kronologis ini cukup banyak digunakan, akan tetapi dalam pengembangannya, sistem ini kurang efektif apabila digunakan dalam
mengelola dokumen yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan dalam kantor kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan
buku agenda. Asas pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat
dibuat atau diterima oleh suatu organisasi perusahaan sampai kemudian oleh suatu organisasi perusahaaan sampai kemudian ditetapkan untuk
disimpan. Untuk keperluan pengelolaan arsip, ada beberapa pilihan asas pengelolaan arsip yang dapat diterapkan sesuai dengan tipe organisasi
yang bersangkutan. Menurut Sri Endang dkk 2009: 33-35 ada 3 asas dalam pengelolaan arsip dinamis adalah:
a. Asas sentralisasi
Asas sentaralisasi adalah pengendalian kegiatan pengurusan surat atau arsip, baik surat masuk maupun surat keluar,
sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang dibuat oleh unit kearsipan.
b. Asas desentralisasi
Asas desentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengelolaan surat atau arsip, baik surat atau arsip, baik surat masuk maupun
surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi.
c. Asas gabungan
Asas gabungan merupakan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi adalah masing-masing unit kerja dapat
melaksanakan pengelolaan suratnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat.
Asas pengelolaan arsip dinamis menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono 2005: 22-24 memiliki beberapa keuntungan dan kerugian
yaitu: a.
Sentralisasi 1
Keuntungan a
Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat.
b Petugas dapat kosentrasi lebih terhadap pekerjaanya.
c Tidak ada duplikasi arsip, karena kantor hanya
menyimpan satu arsip. d
Sistem penyimpanan dari berbagi arsip dapat diseragamkan sehingga penyimpanan arsip lebih
sederhana. 2
Kerugian a
Sistem ini hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
b Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu
sistem penyimpanan yang seragam. c
Unit kerja yang memerlukan arsip akan membutuhkan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang
diperlukan. b.
desentralisasi 1
Keuntungan a
Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.
b Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada
dalam unit kerja sendiri, sehingga relative dapat dijangkau dengan mudah dan cepat.
c Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena
arsipnya sudah kenal baik. 2
Kerugian a
Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
b Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan
arsip disetiap unit kerja sehingga penghematan penilaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
c Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena
petugas-petugas umunya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
d Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit
kerja dan ini merupakan pemborosan. c.
kombinasi sentralisasi dan desentralisasi sistem ini digunakan untuk mengatasi kelemahan pengelolaan
arsip baik sentralisasi atau desentralisasi. Penanganan arsip secara kombinasi.
Penerapan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip seperti yang telah diutarakan di atas baik kantor swasta maupun
pemerintah tidak sama. Ada kantor yang menggunakan sistem abjad, ada kantor yang menggunakan sistem subyek, wilayah, tanggal dan
sebagainnya. Bahkan ada yang memadukan sistem yang satu dengan sistem yang lain. Hal tersebut tidak menjadi masalah karena pada dasarnya
semua sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip terebut sama baiknya. Sistem penyimpanan dapat mempermudah dan mempercepat
dalam proses penyimpanan mauun penemuan kembali arsip, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja kearsipan dapat ditingkatkan. Basir Barthos
2007: 49 menyatakan bahwa “penataan yang baik dan teratur berusaha untuk menyimpan serapi mungkin, setepat mungkin bahan-bahan yang
diterima, menemukan kembali secepat mungkin apabila dikehendaki, menyimpan dengan segera arsipnya”. Menurut Sri Endang dkk 2009: 77
sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria- kriteria sebagai berikut:
a. Mudah dilaksanakan dan digunakan
b. Hemat tenaga dan peralatan
c. Hemat waktu dan biaya
d. Sederhana
e. Fleksibel dan mudah dikembangkan
f. Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa penggunaan sistem dan asas penyimpanan sangat diperlukan dalam
penyimpanan dan penataan arsip. Hal ini bertujuan agar penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dapat menjadi lebih mudah,
cepat dan tepat. Masing-masing kantor akan berbeda-beda dalam penggunaan sistem dan asas penyimpanan sesuai dengan kebutuhan dan
kondisi masing-masing kantor yang bersangkutan.