Surat keluar yang akan dikirim diberi nomor surat kemudian dibuatkan kartu kendali surat keluar. Lembar kedua
kartu kendali surat keluar diberikan kepada pegawai yang memasukkan surat sedangkan lembar pertama diarsipkan.
3 Alat Bantu
Alat bantu yang digunakan untuk pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan
Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta yaitu : a
Komputer b
Printer c
Lembar Disposisi d
Lembar Kartu Kendali Surat Masuk dan Surat Keluar e
Buku Ekspedisi f
Lembar Tanda Terima
b. Penataan Arsip Dinamis
Penataan arsip dinamis merupakan proses mengklasifikasikan dan mengatur arsip dinamis dalam suatu tatanan yang sistematis.
Penataan arsip bertujuan arsip dinamis dapat tertata dengan rapi dan teratur sesuai dengan sistem yang dipergunakan. Menata arsip
dinamis harus memperhatikan klasifikasi arsip dinamis agar mempermudah penemuan kembali arsip apabila diperlukan pada
saat waktu tertentu.
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Sub Bagian Umum menggunakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan
subyek, kronologis dan nomor. Sistem penyimpanan arsip di Sub Bagian Umum disesuaikan dengan jenis arsip yang disimpan.
Tabel 6. Hasil Wawancara Terkait Sistem penyimpanan Arsip Dinamis di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan
Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta Informan Penelitian
Hasil Wawancara Harini
Menggunakan menurut subyek,nomor, dan kronologis
Mujiyati Subyek , kronologis dan nomor
Satiyah Subyek, nomor, dan kronologis mbak
Berdasarkan tabel hasil wawancara dengan informan penelitian bahwa di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan
Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta penataan arsip dinamis menerapkan sistem subjek, sistem kronologis dan sistem nomor.
Dokumen yang sudah selesai diproses tidak segera secepatnya disimpan dalamfiling cabinet, dokumen tersebut diletakkan di map
jepit dalam waktu yang tidak ditentukan. Petugas arsip akan mengarsipkan dokumen tersebut ketika pekerjaan menangani surat
dan pelayanan tamu sudah selesai.
Tabel 7. Hasil Wawancara terkait Azas Penyimpanan Arsip Dinamis di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan
Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta Informan
Penelitian Hasil Wawancara
Harini Kalau di Sub Bagian Umum menggunakan
Kombinasi karena setiap bidang mengolah arsip sendiri-sendiri kemudian dikirim lagi ke Sub
Bagian Umum
Mujiyati Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi
Satiyah Kombinasi mbak, di sini mengelola arsip umum
yang arsip kepegawaian ke SubBag kepegawaian, keuangan juga.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan penelitian di Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta
mempergunakan azas kombinasi yaitu penyimpanan arsip tidak hanya disimpan Sub Bagian Umum tetapi juga setiap bagian dapat
mengelola arsip sendiri. Sub Bagian Umum merupakan bagian yang mengelola surat masuk dan surat keluar di Dinas Pertanian
dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta. Surat yang dikelola di Sub Bagian Umum merupakan jenis surat yagn bersifat umum,
sedangkan surat yang jenisnya terkait kepegawaian dan keuangan dikelola oleh Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian Keuangan.
Ada pembagian tugas dalam hal penyimpanan surat ke bagian masing-masing sesuai dengan bidang kerja untuk mengurangi
beban kerja Sub Bagian Umum. Surat tembusan penelitian dikelola dengan baik. Berdasarkan
hasil observasi bahwa surat tembusan penelitian langsung dikelola tiap bidang-bidang yang ditujukan. Surat tembusan melewati
proses pencatatan, penyimpanan, dan penyusutan. Surat tembusan merupakan salah satu arsip yang harus dikelola dengan baik karena
Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta merupakan instansi yang harus mendata penelitian yang dilakukan
oleh mahasiswa di Bantul.
c. Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip Dinamis
1 Peminjaman Arsip Dinamis
Arsip merupakan sumber informasi yang digunakan dalam pencapaian arsip dalam suatu organisasi harus
menerapkan berbagai peraturan agar tidak mudah hilang dan kerahasiaannya tetap terjaga. Proses peminjaman arsip harus
menggunakan lembar peminjaman arsip out slip untuk setiap peminjaman arsip yang dibutuhkan. Peminjaman perlu
mengisikan identitas di dalam buku peminjaman arsip. Tabel 8. Hasil Wawancara terkait Prosedur Peminjaman Arsip
Dinamis di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta.
Informan Penelitian
Hasil Wawancara Harini
Ya, prosedur harus mencari dan arsip apa yang mau dipinjam dan tanda tangan disitu
nanti kembali mau digunakan kapan itu nanti tanda tangan dibuku. Belum membuat
lembar arsip yang dipinjam
Mujiyati Ada, walaupun belum dibuat secara tertulis.
Tidak ada tata cara secara khusus karena belum ada SOP tentang peminjaman
kearsipan belum dibikin.
Satiyah Belum ada sejauh ini
