1 Penyortiran surat
a Meneliti asal sumber surat itu.
b Meneliti cara pengiriman surat.
c Memisahkan menurut beberapa macam kelompok surat,
misalnya surat dinas baik dari instansi maupun perorangan, kemudian ditempatkan pada folder-folder tersendiri.
2 Pembukaan sampul
3 Pengeluaran surat dari dalam sampul
4 Penelitian surat
5 Pembacaan surat
6 Penyampaian surat
7 Pencatatan surat
b. Pengelolaan Surat Keluar
Setelah melakukan pengelolaan surat masuk, tahap selanjutnya adalah pengelolaan surat keluar. Pengelolaan surat keluar adalah
semua kegiatan dari pembuat surat hingga pengiriman dan penyimpanannya.
Menurut Dorotul Yahmah 2009: 133, pengiriman surat keluar dimulai dari instruksi pimpinan tentang dibuat surat.
a. Pembuatan konsep surat
b. Pengetikan surat
c. Pelipatan dan penyampulan
d. Pembubuhan alamat
e. Pencatatan surat
f. Pengiriman dan penyimpanan surat
Menurut Wursanto 2004: 144, kegiatan pengelolaan surat keluar dapat diuraikan sebagai berikut :
1 Pembuatan konsep surat
2 Persetujuan konsep surat
3 Pengetikan konsep sutrat
4 Pengiriman surat
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam prosedur pengelolaan surat terbagi atas dua macam
kegiatan, yaitu pengurusan atau pengelolaan suarat masuk dimulai dari penerimaan surat masuk, membuka suratmenstempel,
mengelompokkan surat, menilai surat, mencatat surat, mengarahkan surat.
Sedangkan untuk pengelolaan surat keluar yaitu pembuatan konsep surat, persetujuan konsep surat, pengetikan surat,
penyuntingan surat, pencatatan surat, pengiriman dan penyimpanan surat.
Berdasarkan kedua penjelasan mengenai prosedur pengelolaan surat masuk maupun surat keluar dapat ditarik kesimpulan bahwa
pengelolaan surat merupakan rangkaian kegiatan penataan atau penanganan surat dalam suatu organisasi atau instansi dengan
langkah-langkah yang telah ditentukan dan menggunakan fasilitas yang sesuai untuk mencapai tujuan. Pengelolaan surat memberikan
manfaat untuk organisasi dalam rangka mempelancar komunikasi melalui media surat dan sebagai bukti otentik.
7. Faktor-faktor Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
Mengingat pentingnya arsip dinamis aktif bagi kehidupan suatu organisasi maka sudah menjadi kewajiban bagi organisasi untuk senantiasa
berupaya melaksanakan administrasi kearsipan yang baik. Oleh karena itu
perlu diperhatikan faktor-faktor yang dapat menentukan keberhasilan pengelolaan arsip.
MenurutWidjaja, A. W 1993: 103, faktor-faktor yang menentukan keberhasilan pengelolaan arsip yaitu :
a. Sistem penyimpanan arsip.
b. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat.
c. Petugas kearsipan.
d. Lingkungan kerja kearsipan.
Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono 2005: 16, faktor- faktor yang harus dilakukan dalam pengelolaan arsip meliputi :
a. Pegawaipetugas yang cakap sesuai dengan bidang yang dihadapi
b. Keuangan yang mendukung untuk keberhasilan rencana
pengurusan arsip c.
Peralatan yang memadai. d.
Sistem atau metode penyimpanan yang baik serta didukung dengan mesin-mesin yang akan mengakibatkan kelancaran kerja
pengelolaan arsip. e.
Pemilihan sistem peralatan berkas arsip yang sesuai dengan aktivitas masing-masing melalui prosedur kerja terarah.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa faktor- faktor pengelolaan arsip ada lima yaitu: sistem penyimpanan, fasilitas arsip
yang memenuhi syarat, petugas kearsipan, lingkungan kerja kearsipan, dan keuangan. Kelima faktor tersebut tentunya sangat perlu diperhatikan bagi
setiap organisasi yang melakukan kegiatan administrasi mengingat nilai guna, fungsi dan peranan arsip bagi kelangsungan hidup suatu organisasi
tersebut.Sehingga dengan begitu organisasi terkait dapat berupaya menyelenggarakan manajemen kearsipan yang baik.
Beberapa ahli mengemukakan pendapatnya mengenai faktor-faktor tersebut, seperti yang diuraikan berikut ini.
a. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip memiliki pengaruh yang besar untuk mempermudah dalam penemuan kembali suatu arsip dengan
cepat apabila dibutuhkan, agar penyimpanan arsip dapat ditata dengan baik maka diperlukan suatu cara atau sistem untuk
melaksanakan penyimpanan arsip secara efektif. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono 2005: 51, sistem penyimpanan
adalah : Sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar
kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan
dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.
Menurut Widjaja, A.W 1993: 103, “Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu
pedoman tertentu untuk menyusun atau menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara
tepat”. Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan
bahwa sistem penyimpanan arsip memiliki pengaruh yang besar dalam keberhasilan pengelolaan arsip. Menurut Wursanto 2004:
87, penyimpanan
arsip hendaknya
dilakukan dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu yang memunginkan :
1 Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila
sewaktu-waktu diperlukan. 2
Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
3 Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat
dilakukan dengan mudah. Dengan cara demikian arsip tidak akan mudah dan cepat
rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanan. Menurut The Liang Gie 2009: 120, dikenal lima sistem
penyimpanan dalam kearsipan, yaitu : 1
Penyimpanan menurut abjad alphaberic filing 2
Penyimpanan menurut pokok subject filing 3
Penyimpanan menurut wilayah geographic filing 4
Penyimpanan menurut nomor numerical filing 5
Penyimpanan menurut tanggal chronological filing Penjelasan mengenai kelima sistem penyimpanan arsip
tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1
Sistem penyimpanan abjad merupakan penyimpanan arsip yang berpedoman pada urutan abjad. Kode penyimpanan arsip
menggunakan huruf A sampai Z sebagai heading atau kepala. Sistem penyimpanan ini tergolong sederhana, penyimpanan
arsip dilakukan dengan berdasarkan urutan abjad dari nama- nama orang atau nama organisasi pada kepala surat yang
tercantum dalam
warkat. Petugas
arsip tidak
perlu membutuhkan alat bantu dalam menemukan kembali arsip atau
warkat, tetapi langsung dapat mencarinya pada tempat
