Peminjaman Arsip Deskripsi Teori

Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono 2005: 92, usaha pengamanan arsip yang bersifat rahasia dapat dilakukan sebagai berikut : 1 Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia 2 Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip 3 Diberlakukan larangan bagi semua orang selain petugas arsip mengambil arsip dari tempatnya 4 Arsip diletakkan pada tempat yang aman dari pencurian. Oleh karena itu arsip haruslah disimpan pada tempat yang terjamin tingkat keamanannya sehingga tidak terjadi kemungkinan kehilangan arsip tersebut. Menurut Wursanto 2004 : 230 „‟Pengamanan terhadap kertas arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain : 1 Restorasi Arsip Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, sulit dipergunakan kembali, sehinggga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi. 2 Laminasi Arsip Laminasi arsip adalah menutup kertas arsip diantara dua lembar plastik sehingga arsip itu terlindungi dan aman dari bahaya kena air, udara, dan serangga pemakan arsip. Dengan cara demikian arsip akan tahan lebih lama untuk dsimpan. 3 Microfilm Microfilm dipergunakan untuk mengawetakan arsip-arsip yang sudah rusak sehingga tidak dapat diretorasi, dengan cara mengadakan pemotretan suatu arsip yang perlu diawetkan, dipindahkan ke lembaran film kecil. Dari berbagai pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa pengamanan arsip memilki tujuan untuk menjaga kerahasiaan informasi arsip agar tidak diketahui oleh pihak yang tidak berhak, dan juga mengamankan arsip dari kehilangan baik fisik maupun isinya. Sedangkan pengamanan dapat dilakukan dengan menyimpan arsip pada tempat yang benar-benar aman, petugas arrsip memiliki komitmen kerja tinggi dengan cara restorasi arsip, laminasi arsip, dan microfilm. 2 Pemeliharaan arsip Arsip mempunyai peranan penting bagi suatu kantor maupun perusahaan. Oleh karena itu perlu suatu pemeliharaan agar arsip tetap awet dan terpelihara sehingga informasi yang terdapat di dalamnya bisa terus di peroleh apabila dibutuhkan. Menurut Wursanto 2004 : 220 pemeliharaan arsip adalah : Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak di inginkan. Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor adalah faktor eksternal dan faktor internal. Faktor internal adalah faktor kerusakan yang disebabkan dari dalam, sedangkan faktor eksternal adalah faktor kerusakan yang disebabkan dari luar arsip. Menurut Wursanto 2004: 226 faktor-faktor yang menyebakan kerusakan arsip ada dua adalah :