terkandung didalamnya. Proses penemuan kembali arsip yang dibutuhkan akan menentukan baik tidaknya sistem kearsipan
dalam suatu organisasi. Proses penemuan kembali arsip menurut teori kearsipan tidak lebih dari satu menit setiap
dokumen. Tabel 11. Hasil Wawancara terkait Penemuan Kembali Arsip
Dinamis di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta.
Informan Penelitian
Hasil Wawancara Harini
Tidak lama mbak, kurang lebih 5 menit. Kalau misal itu sudah tertata dalam data arsip.
Tinggal cari nomor atau kode berkasnya.
Mujiyati Ya kurang lebih 10 menit
Satiyah Kurang lebih 7 menit
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan penelitian di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan Kehutanan
Kabupaten Bantul Yogyakarta bahwa proses penemuan kembali arsip membutuhkan waktu 5 menit sampai 10 menit
setiap satu dokumen. Pencarían arsip dinamis yang dibutuhkan dilakukan dengan menggunakan beberapa cara, salah satunya
kartu kendali. Petugas arsip akan mencari arsip yang dibutuhkan dengan menggunakan salah satu sistem tersebut
dengan melihat kode suratnya dan nomor surat yang dibutuhkan oleh pengguna.
d. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Dinamis
1 Pemeliharaan Arsip Dinamis
Seluruh arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dipelihara dan dijaga keamanannya dari kerusakan maupun
kehilangan. Mengingat arsip yang bernilai informasi sangat penting bagi suatu organisasi. Pemeliharaan arsip meliputi
usaha melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip
beserta informasinya. Berdasarkan hasil observasi di Sub Bagian Umum Dinas
Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta belum tersedia fasilitas pemeliharaan arsip dinamis yang canggih
seperti pengukur suhu udara, alat pengukur kelembaban udara, vacuum cleaner, alat pemadam kebakaran, alat atau bahan
kimia pembasmi organisme perusak. Kebersihan ruangan Sub Bagian Umum hanya dibersihkan menggunakan kemoceng dan
sapu. Ditemukannya berbagai jenis makanan dan minuman dimeja pegawai Sub Bagian Umum. Kebersihan arsip juga
belum dikerjakan secara berkala oleh petugas arsip. Penggunaan paperclip yang terbuat dari bahan logam masih
ditemukan dalam arsip berupa kertas.
Tabel 12. Hasil Wawancara terkait Pemeliharaan Arsip Dinamis di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian
dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta. Informan
Penelitian Hasil Wawancara
Harini Nah..itu dia hehehe. Belum ada petugas arsip, ya
itu tadi yang membersihkan cleaning service. Mujiyati
Tidak ada aturan, berjalan mengalir apa adanya. Yang bersih-bersih adalah petugas cleaning
service.
Satiyah Belum ada mbak. Dibersihkan tiap pagi dan
sore.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan penelitian bahwa kebersihan lingkungan kerja kearsipan kurang
diperhatikan. Kebersihan
lingkungan kerja
kearsipan hendaknya dibersihkan oleh petugas arsip bekerja sama dengan
petugas kebersihan. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kemungkinan kehilangan arsip dan arsip yang disimpan tidak
dipindahkan oleh petugas lain. Kebersihan lingkungan kerja kearsipan tidak dibersihkan secara berkala.
2 Pengamanan Arsip Dinamis
Pengamanan arsip dinamis merupakan usaha menjaga arsip agar tidak hilang dan informasinya tidak diketahui oleh
orang yang tidak berhak. Usaha pengamanan arsip merupakan usaha menjaga kerahasiaan arsip dari segi informasinya dan
mengamankan arsip dari segi fisiknya. Berdasarkan hasil observasi di Sub Bagian Umum Dinas
Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta usaha pengamanan arsip dinamis dari segi informasinya belum
dilaksanakan secara optimal filing cabinet untuk menyimpan arsip dinamis belum dijaga keamanannya, seperti filing cabinet
tidak dikunci. Pengamanan arsip dinamis dari segi fisiknya juga belum dilaksanakan secara optimal arsip dinamis yang
disimpan dalam filing cabinet belum dilindungi dengan plastik dan belum ada usaha pemotretan arsip dinamis penting bagi
organisasi tersebut.
e. Penyusutan Arsip Dinamis
Penyusutan arsip merupakan salah satu kegiatan yang termasuk
dalam pengelolaan
arsip dinamis.
Penyusutan dimaksudkan untuk mengurangi jumlah arsip yang sudah
berkurang nilai guna inaktif atau tidak digunakan lagi, sehingga volume arsip suatu organisasi akan berkurang dan diharapkan
dapat menghindarkan adanya pemborosan tenaga, ruangan, anggaran, dan perlengkapan.
Tabel 13. Hasil Wawancara terkait Penyusutan Arsip Dinamis di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan Kehutanan
Kabupaten Bantul Yogyakarta. Informan
Peneletian Hasil Wawancara
Harini Ya prosedur saya kira jelas ada mbak, karena
penyusutan pengelolaan arsip itu kan berpedoman pada peraturan bupati yang sudah ada, namun disini
belum melakukan penyusutan.
Mujiyati Belum ada
Satiyah Dari pengolah itu ada berita acara dan daftar arsip.
Berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa informan penelitian bahwa prosedur penyusutan arsip belum ada. Peraturan
