a. Nilai kegunaan administrasi.
b. Nilai kegunaan dokumentasi.
c. Nilai kegunaan hukum.
d. Nilai kegunaan fiskal berkaitan dengan keuangan.
e. Nilai kegunaan perorangan.
f. Nilai kegunaan pemeriksaan.
g. Nilai kegunaan penunjang.
Menurut Wursanto 2004: 24, arsip memiliki nilai guna sebagai berikut :
a. Arsip yang mempunyai nilai guna informasi
b. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi
c. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum
d. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sejarah
e. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan ilmiah
f. Arsip yang mempunyai nilai keuangan
g. Arsip yang mempunyai nilai pendidikan
h. Arsip yang mempunyai nilai dokumentasi
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa kegunaan arsip adalah sebagai nilai guna administrasi, hukum, keuangan,
penelitian, pendidikan, dokumentasi, penelitian. Oleh karena itu arsip harus dijaga dan disimpan dengan baik dan tepat agar nilai kegunaan
arsip terjaga.
5. Tujuan Kearsipan
Kegiatan kearsipan dilaksanakan untuk memberikan pelayanan kepada berbagai unit kerja dalam suatu organisasi ataupun lembaga guna
mencapai tujuan yang telah ditentukan. Basir Barthos 2007: 12, menyatakan bahwa :
tujuan kearsipan
ialah menjamin
keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta
untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Tujuan kearsipan menurut Undang-undang No 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, pada Bab Dua Pasal 3 ayat 7, adalah :
“Untuk menjamin terciptanya keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan
sebagai identitas dan jati diri bangsa”.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan, bahan pertanggungjawaban,
tentang perencanaan, dan penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara.
6. Penciptaan Arsip Dinamis
Kelancaran arus informasi pada suatu kantor menjadi salah satu syarat mutlak yang harus terpenuhi agar tujuan dari kantor tersebut
tercapai. Salah satu dari jenis komunikasi yang berjalan di suatu kantor adalah komunikasi tertulis yang salah satunya adalah dengan
menyelenggarakan pengelolaan arsip. Di dalam pengelolaan arsip menuntut adanya penataan arsip yang baik agar nantinya dapat membantu
kelancaran dari komunikasi tertulis dalamkantor dan tugas-tugas yang akan dilaksanakan nantinya. Apabila pengelolaan arsip berjalan dengan
baik maka arus informasi tertulis akan berjalan lancar dan berdampak pula pada lancarnya kegiatan di suatu instansi atau kantor.
Usaha yang dapat dilaksanakan untuk dapat mencapai salah satunya adalah dengan melaksanakan pengelolaan arsip dinamis aktif
dengan benar dan baik. Salah satu dari jenis arsip dinamis aktif adalah surat. Surat dianggap penting karena merupakan sarana komunikasi tertulis
utama yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak ke pihak lain dalam suatu instansi. Surat juga merupakan arsip yang paling
tinggi intensitas pengelolaannya sebagai arsip di organisasi atau kantor. Oleh karena itu, surat tersebut perlu mendapatkan pengelolaan yang baik
dan benar.Seperti yang sudah disebutkan, surat merupakan salah satu alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara
tertulis. Jika demikian pengelolaan surat sebagai salah satu bentuk atau wujud arsip dinamis harus baik dan benar agar arus komunikasi berjalan
dengan lancar di suatu kantor atau instansi. Penciptaan arsip meliputi kegiatan pengurusan surat masuk dan surat keluar merupakan kegiatan
yang selalu ada dalam suatu kantor. Pengurusan surat masuk dan surat keluar dari satu intansi dengan intansi lain tidak selalu sama.
a. Pengelolaan Surat Masuk.
Pengelolaan surat masuk adalah seluruh kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengolahannya atau penyelesaiannya
hingga surat itu disimpan. Menurut Dorotul Yahmah 2009: 124, kegiatan surat masuk
dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu : 1
Penerimaan Surat Kegiatan yang dilakukan dalam penerimaan surat yaitu:
