buah dalam kondisi baik, meja telepon berjumlah 2 buah dalam kondisi baik, meja rapat berjumlah satu buah dalam kondisi
baik, filing cabinet berjumlah 2 buah dalam kondisi baik, lemari katalog berjumlah dua buah dalam kondisi baik, kotak
katalog berjumlah dua buah dalam kondisi baik, kursi putar berjumlah tiga buah dalam kondisi baik, printer berjumlah 3
buah dalalm kondisi baik, komputer berjumlah 4 buah dalam kondisi baik, kursi kerja berjumlah 4 buah dalam kondisi baik,
kursi putar berjumlah tiga buah dalam kondisi baik, kursi tunggu berjumlah tiga buah dalam kondisi baik, almari besi
berjumlah 2 buah dalam kondisi baik, almari sorong berjumlah 2 buah dalam kondisi baik, almari dinding berjumlah 2 buah
dalam kondisi baik, telepon berjumlah 2 buah dalam kondisi baik.
Prasarana di Ruang A Sub Bagian Umum terdiri dari Lambang garuda berjumlah satu buah dalam kondisi baik,
dispenser berjumlah satu buah dalam kondisi baik, mesin ketik manual berjumlah 2 buah dalam kondisi baik, jam dinding
berjumlah 1 buah dalam kondisi baik, televisi berjumlah satu buah dalam kondisi baik, speaker berjumlah satu buah dalam
kondisi baik, kipas angin berjumlah satu unit dalam kondisi, dan papan acara berjumlah satu buah dalam kondisi baik.
3 Ruang B Sub Bagian Umum
Fasilitas di Ruang B sub Bagian Umum masih dalam kondisi baik dan masih layak digunakan oleh Sub Bagian
Umum. Ruang B Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta memiliki fasilitas
sebagai berikut : Tabel 5. Data Sarana dan Prasarana di Ruang Pegawai B Sub
Bagian Umum Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta
No Sarana
Jumlah Kondisi
1 Rak Kayu
2 buah Baik
2 Filing cabinet
2 buah Baik
3 Almari Besi
1 buah Baik
4 Meja Kerja
7 buah Baik
5 Laptop
2 buah Baik
6 Almari Sorok Besi
1 buah Baik
7 Kursi Kerja
5 buah Baik
8 Kursi Komputer
3 buah Baik
9 Meja Komputer
3 set Baik
10 Komputer
3 unit Baik
11 Printer
3 buah Baik
No Prasarana
Jumlah Kondisi
1 Televisi
1 buah Baik
2 Kipas Angin
2 buah Baik
3 Dispenser
1 buah Baik
Sumber : Data Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta, 13 Mei
2015
Berdasarkan tabel 5 diperoleh informasi sarana di Ruang Pegawai B Sub Bagian Umum terdiri dari rak kayu berjumlah
dua buah dalam kondisi baik, filing cabinet berjumlah dua buah dalam kondisi baik, almari besi berjumlah satu buah
dalam kondisi baik, meja kerja berjumlah tujuh buah dalam kondisi baik, laptop berjumlah dua buah dalam kondisi baik,
almari sorok besi berjumlah satu buah dalam kondisi baik, kursi kerja berjumlah lima buah dalam kondisi baik, kursi
komputer tiga buah dalam kondisi baik, meja komputer berjumlah tiga set dalam kondisi baik, komputer berjumlah tiga
buah dalam kondisi baik, printer berjumlah 3 buah dalam kondisi baik. Prasarana di Ruang B Sub Bagian Umum terdiri
dari televisi berjumlah satu buah dalam kondisi baik, kipas angin berjumlah satu buah dalam kondisi baik, dan dispenser
berjumlah satu buah dalam kondisi baik.
2. Deskripsi Data Penelitian
Berdasarkan hasil observasi, wawancara dengan informan penelitian dan dokumentasi di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan
Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta tentang pengelolaan arsip dinamis aktif, diperoleh hasil penelitian sebagai berikut :
a. Penciptaan Arsip Dinamis
Surat sebagai salah satu wujud dari arsip dinamis perlu mendapat pengelolaan dengan baik dan benar agar dapat
mempelancar arus informasi dalam perkantoran. Berdasarkan hasil observasi diperoleh data terkait pengelolaan arsip dinamis aktif di
Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta bahwa arsip yang disimpan kebanyakan berupa
surat baik surat masuk dan surat keluar. Penciptaan surat terdiri
atas 2 macam yaitu pengurusan surat masuk dan keluar di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul
Yogyakartayaitu : 1
Pengurusan Surat Masuk Berdasarkan hasil observasi bahwa alur pengurusan surat
masuk di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta sebagai berikut :
a Pertama surat masuk diterima oleh Staf Sub Bagian Umum
b Surat masuk tidak disortir dengan menggunakan bantuan
alat sortir surat ke dalam jenis surat dinas dan surat pribadi. c
Surat diberi lembar disposisi dan dibuatkan kartu kendali surat masuk. Orang yang memasukkan surat diberikan bukti
tanda terima untuk konfirmasi surat yang sedang diproses. d
Surat beserta lembar disposisi yang telah diisi sebelumnya oleh petugas surat, kemudian diserahkan kepada Sekretaris
Sub Bagian Umum. e
Surat yang sudah diketahui oleh Sekretaris Sub Bagian Umum diserahkan Kepada Kepala Dinas untuk diisi
maksud dan tujuan surat. f
Surat ditindaklanjuti sesuai dengan intruksi Kepala Dinas dan kemudian surat masuk dikembalikan lagi ke Sub
Bagian Umum diarsipkan.
Sub Bagian Umum mengelola surat masuk seluruh bagian di Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul
Yogyakarta tidak sesuai dengan alur pengurusan surat masuk. Surat masuk tidak melalui proses penyortiran surat, surat
masuk tidak dikelompokkan ke dalam kelompok surat masuk dan surat pribadi. Surat rahasia tidak diberi lembar pengantar
surat rahasia. Surat masuk yang akan didistribusikan ke bagian- bagian dicatat dibuku surat masuk. Surat-surat yang telah
selesai diproses kemudian disusun dan disimpan menjadi arsip. Pada tiap bidang pengolah surat tersebut disimpan dalam map
odner briefodner dan ada pula yang menyimpan di dalam map jepit snelhecter.
2 Surat Keluar
Berdasarkan hasil observasi bahwa alur pengelolaan surat keluar yang dilakukan di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian
dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta sebagai berikut : a
Surat yang akan dikirim diketik terlebih dahulu. b
Mencetak surat dan dikonsultasikan kepada Sekretaris Sub Bagian Umum.
c Diberi nomor surat oleh petugas surat.
d Surat diberi kartu kendali surat keluar.
e Surat dimintakan tanda tangan kepala Dinas.
f Surat siap dikirim sesuai dengan alamat tujuan.
Surat keluar yang akan dikirim diberi nomor surat kemudian dibuatkan kartu kendali surat keluar. Lembar kedua
kartu kendali surat keluar diberikan kepada pegawai yang memasukkan surat sedangkan lembar pertama diarsipkan.
3 Alat Bantu
Alat bantu yang digunakan untuk pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan
Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta yaitu : a
Komputer b
Printer c
Lembar Disposisi d
Lembar Kartu Kendali Surat Masuk dan Surat Keluar e
Buku Ekspedisi f
Lembar Tanda Terima
b. Penataan Arsip Dinamis
Penataan arsip dinamis merupakan proses mengklasifikasikan dan mengatur arsip dinamis dalam suatu tatanan yang sistematis.
Penataan arsip bertujuan arsip dinamis dapat tertata dengan rapi dan teratur sesuai dengan sistem yang dipergunakan. Menata arsip
dinamis harus memperhatikan klasifikasi arsip dinamis agar mempermudah penemuan kembali arsip apabila diperlukan pada
saat waktu tertentu.
