proses pencatatan, penyimpanan, dan penyusutan. Surat tembusan merupakan salah satu arsip yang harus dikelola dengan baik karena
Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta merupakan instansi yang harus mendata penelitian yang dilakukan
oleh mahasiswa di Bantul.
c. Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip Dinamis
1 Peminjaman Arsip Dinamis
Arsip merupakan sumber informasi yang digunakan dalam pencapaian arsip dalam suatu organisasi harus
menerapkan berbagai peraturan agar tidak mudah hilang dan kerahasiaannya tetap terjaga. Proses peminjaman arsip harus
menggunakan lembar peminjaman arsip out slip untuk setiap peminjaman arsip yang dibutuhkan. Peminjaman perlu
mengisikan identitas di dalam buku peminjaman arsip. Tabel 8. Hasil Wawancara terkait Prosedur Peminjaman Arsip
Dinamis di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta.
Informan Penelitian
Hasil Wawancara Harini
Ya, prosedur harus mencari dan arsip apa yang mau dipinjam dan tanda tangan disitu
nanti kembali mau digunakan kapan itu nanti tanda tangan dibuku. Belum membuat
lembar arsip yang dipinjam
Mujiyati Ada, walaupun belum dibuat secara tertulis.
Tidak ada tata cara secara khusus karena belum ada SOP tentang peminjaman
kearsipan belum dibikin.
Satiyah Belum ada sejauh ini
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan penelitian dapat disimpulkan bahwa prosedur peminjaman arsip dinamis
belum dilaksanakan secara benar karena SOP terkait peminjaman arsip dinamis belum dibuat oleh SKPD sehingga
Sub Bagian Umum belum menerapkan prosedur dalam peminjaman arsip dinamis.
Hal tersebut diperkuat dengan hasil observasi di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten
Bantul Yogyakarta belum menerapkan prosedur peminjaman arsip dengan benar. Sub Bagian Umum belum tersedia lembar
peminjaman arsip dinamis. Peminjaman arsip dinamis dilakukan dengan komunikasi verbal antara petugas arsip
dengan peminjaman arsip, peminjaman arsip tidak mengisi identitas peminjaman ke dalam buku peminjaman arsip.
Tabel 9. Hasil Wawancara terkait dengan Jangka Waktu Peminjaman Arsip Dinamis di Sub Bagian Umum
Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta.
Informan Penelitian
Hasil Wawancara Harini
Selama ini belum ada jangka waktunya kapan dan itu apa? Sejauh yang meminjam
itu ya, belum ada ketentuan peminjaman arsip. Belum ada SOP.
Mujiyati Belum ada
Satiyah Belum ada ketentuannya mbak
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan penelitian bahwa jangka waktu peminjaman arsip belum ditentukan
karena belum adanya standar operasional prosedur terkait peminjaman arsip dinamis sehingga selama ini peminjam arsip
dalam meminjam arsip tidak ditentukan beberapa hari waktu pinjam, sanksi yang diberikan apabila terlambat dalam
meminjam Tabel 10. Hasil Wawancara terkait Jumlah Arsip Dinamis yang
dipinjam di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta.
Informan Penelitian
Hasil Wawancara Harini
Nah ..itu tidak mesti. Itu hitungan tahun aja, berapa ya? Satu tahun sampai 5, jarang sekali.
Mujiyati Baru 1 kali satu bulan ini. Setiap bulannya tidak
mesti mbak. Satiyah
Kurang tahu mbak 1-2 buah.
Berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa informan penelitian bahwa peminjaman arsip dinamis kurang lebih 1-2
setiap bulannya. Ibu Harini sebagai informan penelitian mengungkapkan bahwa peminjaman arsip dinamis setiap tahun
sekitar 5 warkat akan tetapi Ibu Harini kurang mengetahui seberapa banyak arsip yang dipinjam setiap bulannya.
2 Penemuan Kembali Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan dan menyimpan berbagai informasi yang sewaktu-waktu
diperlukan harus cepat dan tepat diketemukan. Penemuan kembali arsip tidak hanya menemuka kembali arsip dalam
bentuk fisiknya, tetapi dapat menemukan informasi yang
terkandung didalamnya. Proses penemuan kembali arsip yang dibutuhkan akan menentukan baik tidaknya sistem kearsipan
dalam suatu organisasi. Proses penemuan kembali arsip menurut teori kearsipan tidak lebih dari satu menit setiap
dokumen. Tabel 11. Hasil Wawancara terkait Penemuan Kembali Arsip
Dinamis di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta.
Informan Penelitian
Hasil Wawancara Harini
Tidak lama mbak, kurang lebih 5 menit. Kalau misal itu sudah tertata dalam data arsip.
Tinggal cari nomor atau kode berkasnya.
Mujiyati Ya kurang lebih 10 menit
Satiyah Kurang lebih 7 menit
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan penelitian di Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan Kehutanan
Kabupaten Bantul Yogyakarta bahwa proses penemuan kembali arsip membutuhkan waktu 5 menit sampai 10 menit
setiap satu dokumen. Pencarían arsip dinamis yang dibutuhkan dilakukan dengan menggunakan beberapa cara, salah satunya
kartu kendali. Petugas arsip akan mencari arsip yang dibutuhkan dengan menggunakan salah satu sistem tersebut
dengan melihat kode suratnya dan nomor surat yang dibutuhkan oleh pengguna.
d. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Dinamis
1 Pemeliharaan Arsip Dinamis
