Uraian Tugas : a. Secara otomatis dari printer menerima bukti transaksi pendaftaran
pasien Rawat Jalan dan pasien IGD.
b. Melakukan print out label RWJ dan label tetap pasien untuk selanjutnya
di tempel pada formulir catatan medis pasien Rawat Jalan.
c. Mencari Berkas Rekam Medis sesuai dengan nomor rekam medis
pasien.
d. Memberi Berkas Rekam Medis yang telah ditemukan ke perawat
poliklinik.
e. Memasang tracer di tempat rak penyimpanan Berkas Rekam Medis
yang diambil.
f. Menerima Berkas Rekam Medis Rawat Jalan yang relah kembali dari
poliklinik.
g. Mengganti sampul Berkas Rekam Medis yang tidak layak pakai. h. Memeriksa kelengkapan Berkas Rekam Medis.
i. Menjaga kerahasiaan Berkas Rekam Medis. j. Memisahkan Berkas Rekam Medis dari aktif ke inaktif.
k. Menginput diagnosa jika Berkas Rekam Medis telah kembali ke
Instalasi Rekam medis.
l. Melayani peminjaman Berkas Rekam Medis atas persetujuan
3. Petugas Pengelolaan Berkas Rekam Medis
Tugas Pokok :
a. Melaksanakan kegiatan assembling, koding dan analisa kuantitatif Berkas Rekam Medis.
b. Menagih Berkas Rekam Medis pasien pulang rawat yang telah lewat dari 1x24 jam dari semua ruang perawatan.
c. Memonitoring kelengkapan isi Berkas Rekam Medis. d. Menyeleksi semua Berkas Rekam Medis pasien pulang rawat yang
belum lengkap atau belum di isi resume medisnya dan menyiapkan dalam kotak resume medis belum lengkap untuk dilengkapi oleh
DPJPDokter yang merawat. e. Memonitoring semua Berkas Rekam Medis yang resume medisnya
sudah selesai dilengkapi atau di isi dan di tandatangani oleh DPJP Dokter yang merawat.
Uraian Tugas :
a. Menerima Berkas Rekam Medis pasien pulang rawat dan formulir sensus harian RI dari semua ruang perawatan untuk diserahkan ke
bagian pengelolaan dan pelaporan Instalasi Rekam Medis. b. Mengurus kelengkapan Berkas Rekam Medis kepeda dokterruang
perawatan. c. Memberikan kode diagnosa dan tindakan berdasarkan ICDXICOPM
d. Membuat indeks penyakit, dokter dan operasi.
e. Memasukan data pasien rawat inap yang pulang ke statistik rawat inap secara komputerisasi.
f. Menyusun Berkas Rekam Medis dalam rak penyimpanan. g. Melakukan pemisahan Berkas Rekam Medis pasien yang sudah lima
tahun tidak berkunjung dari sejak tanggal terakhir kunjungan ke ruang penyimpanan inaktif non aktif.
h. Melayani peminjaman Berkas Rekam Medis atas persetujuan kepala instalasi Rekam Medis.
i. Membantu melakukan analisa kuantitatif dari kelengkapan isi Berkas Rekam Medis.
j. Menyusun kembali Berkas Rekam Medis pulang rawat inap sesuai dengan pedoman assembling yang berlaku.
k. Memperbaiki Berkas Rekam Medis yang rusak. l. Menyerahkan Berkas Rekam Medis yang telah di assembling ke bagian
koding. m. Memberikan kode penyakit pada diagnosa akhir dan kode tindakan
pada Berkas Rekam Medis. n. Memberikan peminjaman Berkas Rekam Medis.
o. Berkas Rekam Medis yang dipinjam diberi tracer pada rak penyimpanan dan dibuatkan bon peminjaman Berkas Rekam Medis.
p. Meneliti Berkas Rekam Medis inaktif non aktif dan memindahkan ke rak inaktif non aktif.
q. Membuat daftar Berkas Rekam Medis inaktif.
r. Bertanggung jawab atas kunci ruangan Rekam Medis dan keamanan penyimpanan Berkas Rekam Medis aktif dan inaktif.
4. Petugas Pelaporan Rekam Medis Tugas Pokok :
a. Membuat Laporan Intern dan Ekstern b. Membuat laporan harian, bulanan, triwulan, smester dan tahunan.
c. Mengirim laporan internal dan eksternal sesuai jadwal yang ada.
Uraian Tugas :
a. Membuat laporan harian kegiatan Rumah Sakit, yaitu kumpulan laporan dari poliklinik, ruang perawatan, IGD, Fisioterapi, dan data kamar
bersalin dan kamar operasi .
b. Merekapitulasi jumlah kunjungan pasien rawat menurut jenis kunjungan.
c. Merekapitulasi sensus harian RI dari semua ruang perawatan dan memasukkannya ke dalam formulir rekapitulasi pasien RI.
d. Membuat laporan intern kegiatan Rumah Sakit untuk Direktur dan management Rumah Sakit.
e. Membuat laporan bulanan untuk Dinas Kesehatan dan Puskesmas.
f. Membuat laporan RL 1, 2.1, 2.2, 2.3 tiap triwulan
g. Membuat laporan RL 3 Tahunan
h. Membuat laporan RL 4 tiap semester
i. Membuat laporan RL 5 Tahunan
j. Membuat indikator penilaian pelayanan Rumah Sakit BOR, LOS, TOI, BTO, GDR, NDR
k. Menerima laporan kegiatan bulanan dari setiap unit penunjang.
l. Menyediakan informasi yang dibutuhkan Management Rumah Sakit sebagai bahan untuk meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit.
m. Menyerahkanmengirimkan laporan-laporan ke puskesmas, Dinas Kesehatan dan HHG.
n. Mengarsipkan setiap laporan yang telah dibuat.
o. Mendistribusikan ke unit pelayanan terkait sebagai umpan balik
.
5. Petugas Penyimpanan Uraian Tugas :
a. Mengganti sampul Berkas Rekam Medis yang tidak layak pakai. b. Menjaga kerahasiaan Berkas Rekam Medis.
c. Memisahkan Berkas Rekam Medis aktif ke inaktif.
d. Menyimpan Berkas Rekam Medis sesuai dengan
nomor Rekam Medis.
Penyimpanan Berkas Rekam Medis
a. Sistem penyimpanan berkas rekam medis di RSIA Hermina Pasteur adalah sistem sentralisasi yaitu tidak adanya pemisahan antara berkas
rekam medis rawat jalan dan rawat inap, dan penyimpanan dengan sistem angka akhir Terminal Digit Filling System.
b. Cara penyimpanan sebagai berikut : 1 Sortir berkas rekam medis berdasarkan nomor rekam medis sesuai
dengan angka tepi Terminal Digit System oleh petugas rekam medis.
2 Memasukan berkas rekam medis kedalam rak penyimpanan sesuai dengan angka tepi.
c. Penyimpanan berkas rekam medis yang telah meninggal dipisahkan tersendiri.
Peminjaman Berkas Rekam Medis
Peminjaman berkas rekam medis Peminjaman berkas rekam medis hanya diperbolehkan untuk kepentingan antara lain :
a. Berobat ulang
b. Laporan khusus
c. Pendidikan
d. Riset Penelitian :
harus ada surat permintaan dan izin dari dokter yang merawat pasien yang bersangkutan atau direksi RSIA Hermina Pasteur
Yang berhak meminjam berkas rekam medis adalah :
1. Dokter yang merawat dan hanya untuk keperluan pasien yang bersangkutan.
2. Ketua Komite Medik untuk keperluan laporan kasus tertentu. 3. Direktur RSIA Hermina Pasteur atau pejabat yang ditunjuk oleh
Direktur untuk keperluan khusus.
Pengambilan Berkas Rekam Medis
a. Pengambilan berkas rekam medis dari piliklinik atau berkas rkam medis yang telah dipinjam oleh pihak-pihak tertentu harus dicek terlebih
dahulu oleh petugas rekam medis. b. Untuk berkas rekam medis rawat jalan dilakukan : Sebelum berkas
rekam medis rawat jalan keluar dari instalasi rekam medis untuk berobat ulang, catat pada buku ekspedisi berapa jumlah berkas rekam
medis yang keluar dari instalasi rekam medis berdasarkan nama dokter yang praktek pada saat itu.
1 Periksa cek berkas rekam medis rawat jalan yang kembali dari
poliklinik brdasarkan daftar jumlah rekam medis yang keluar dari instalasi rekam medis.
2 Apabila berkas rekam medis telah dikembalikan oleh perawat poliklinik, periksa dan hitung kembali jumlah berkas yang
dikembalikan. 3 Tulis jumlah berkas rekam medis rawat jalan yang dikembalikan
oleh perawat poliklinik pada buku ekspedisi pasien rawat jalan sesuai dengan nama dokter yang praktek pada saat itu.
4 Untuk berkas rekam medis rawat jalan yang dipinjam dan telah dikembalikan, sebelum disimpan kembali kedalam rak terlebih
dahulu berkas rekam medis yang dipinjam.
c. Untuk berkas rekam medis rawat inap : 1 Petugas rekam medis yang mengambil berkas rekam medis rawat inap
diruang perawatan setelah pasien pulang rawat dalam waktu 1x24 jam, berikut dengan lembar formulir sensus harian pasien rawat inap pada
tanggal yang bersangkutan. 2 Teliti kembali kelengkapan berkas rekam medis rawat inap pada saat
diruang perawatan. 3 Catat nomor rekam medis, nama pasien dan cek resume medis serta
status rawat jalan pasien pada buku ekspedisi pasien rawat inap sesuai dengan tanggal pulang pasien rawat inap.
2.4 Stuktur Organisasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung.
