BAB II ANALISA PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA UNIT REKAM MEDIS DENGAN METODE WISN (WORK LOAD INDICATOR STAFF NEED) DI RUMAH SAKIT IBU

BAB II

ANALISA PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA UNIT

REKAM MEDIS DENGAN METODE WISN (

WORK LOAD

INDICATOR STAFF NEED

) DI RUMAH SAKIT IBU DAN

ANAK HERMINA PASTEUR BANDUNG

2.1 Sejarah Singkat Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung

A. SEKILAS TENTANG HERMINA HOSPITAL GROUP

Rumah Sakit Ibu dan Hermina Group berawal dari Rumah Sakit Ibu Anak (RSIA) Hermina Jatinegara yang terletak di Jalan Raya Jatinegara Barat no. 126 Jakarta Timur. Didirikan pada tahun 1967 yang pada mulanya bernama Rumah Bersalin (RB) Djatinegara dengan kapasitas 7 tempat tidur, Rumah Bersalin (RB) Jatinegara didirikan atas prakarsa dari Ibu Hermina Sulaiman. Pada tahun 1970 bekerjasama dengan Dr. Budiono Wibowo, seorang Dokter Spesialis kebidanan dan kandungan mengembangkan fasilitas pelayanan menjadi 13 tempat tidur dan mengganti nama Rumah Bersalin (RB) Djatinegara menjadi Rumah Bersalin (RB) Hermina.

Atas dasar keinginan untuk mengembangkan Rumah Bersalin (RB) ini, maka pada tahun 1983 dibentuk Yayasan Hermina. Yayasan Hermina ini kemudian mengajukan ijin untuk mendirikan Rumah Bersalin Hermina

pada tanggal 25 April 1985 diresmikan berdirinya Rumah Sakit Bersalin Hermina. Penambahan lahan dan bangunan Rumah Sakit dilaksanakan mulai tahun 1991, sehingga Rumah Sakit Bersalin Hermina dapat dikembangkan menjadi Rumah Sakit Ibu Anak Hermina.

Penambahan lahan dan bangunan Rumah Sakit dilaksanakan mulai tahun 1991, sehingga Rumah Sakit Bersalin Hermina dapat dikembangkan menjadi RSIA Hermina. Dalam upaya untuk memberikan kemudahan pelayanan kepada masyarakat luas maka mulai 1996 Rumah Sakit Ibu Anak dan Rumah Sakit Hermina mulai mendirilkan cabang-cabang di : 1. RSIA HERMINA Podomoro pada 1996

2. RSIA HERMINA Bekasi pada 1997 3. RSIA HERMINA Depok pada 2000 4. RS HERMINA Daan Mogot pada 2002 5. RSIA HERMINA Bogor pada 2002

6. RSIA HERMINA Pasteur Bandung pada 2004 7. RS HERMINA Pandanaran Semarang pada 2005 8. RSIA HERMINA Tangkubanprahu Malang pada 2006 9. RS HERMINA Sukabumi pada 2007

10. RS HERMINA Tangerang pada 2008 11. RS HERMINA Grand Wisata pada 2009 12. RS HERMINA Arcamanik pada 2010 13. RS HERMINA Galaxy pada 2010 14. RS HERMINA Palembang pada 2011 15. RSIA HERMINA Ciputat pada 2011 16. RS HERMINA Serpong pada 2013

17. RS HERMINA Mekarsari

B. SEJARAH RSIA HERMINA PASTEUR

Semakin tingginya kesadaran masyarakat akan pentingnya kesehatan dalam kehidupan, maka tuntutan akan hadirnya rumah sakit dimanapun juga semakin tinggi. Oleh karena itu, Manajemen Hermina Hospital Group mengembangkan sayapnya untuk pertama kali diluar kawasan Jabodetabek.

Awalnya RSIA Hermina Pasteur merupakan bangunan ruko yang terletak di kawasan strategis kota Bandung tepatnya di jalan Dr. Djundjunan no.107, Bandung 40173. Setelah melakukan penjajakan dan studi kelayakan, akhirnya manajemen Hermina Hospital Group (HHG) memutuskan untuk membeli tanah dan bangunan tersebut. Hal ini disahkan melalui akta pendirian perusahaan No. 10 tanggal 5 agustus 2003 dimana status kepemilikan menjadi hak PT. Medikaloka Pasteur (Swasta). Pada Desember 2003 mulai melakukan renovasi dan penambahan gedung baru 5 lantai di belakang bangunan utama. Proses bangunan berlangsung hingga Agustus 2004 dan luasbangunan saat ini 5.353 M2_{. Tepatnya 19}

September 2004 berdasarkan surat izin penyelenggaraan RS Nomor 503/FK.19821-Yankesru/2004 per tanggal 30 Agustus 2004, diresmikan RSIA Hermina Pasteur yang merupakan cabang ke-7 Hermina Hospital Group (HHG) dengan kapasitas Rawat Inap sebanyak 85 tempat tidur terdiri dari 35 tempat tidur Ibu, 26 tempat tidur Anak, 16 tempat tidur

Perina, 4 tempat tidur NICU/ICU, 1 tempat tidur PICU, 1 tempat tidur ICU, dan 2 tempat tidur HCU.

C. PELAYANAN RSIA HERMINA PASTEUR

Pelayanan yang diberikan oleh Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur adalah :

Pelayanan Rawat Jalan, terdiri dari :

Poliklinik Spesialis dan Subspesialis Anak (gawat darurat, hematologi, infeksi, neuropediatrik, endokrinologi, pulmonologi, perinatologi, gizi/laktasi)

Poliklinik Kebidanan dan Penyakit Kandungan Klinik Fertilitas

Klinik Fetomaternal Poliklinik Penyakit Dalam Poliklinik Jantung

Klinik Paru dan Asma Poliklinik Mata Poliklinik THT

Poliklinik Penyakit Kulit dan Kelamin Rehabilitasi Medik

Poliklinik Gigi Umum dan Spesialistik (bedah mulut, konservasi gigi, prostodonti, ortodonti, pedodonti) yang memberikan pelayanan perawatan gigi baik untuk dewasa maupun anak-anak dengan peralatan yang lengkap

Pelayanan Rawat Inap, terdiri dari : Pelayanan Perawatan Ibu

Pelayanan Perawatan Anak

Pelayanan Perawatan Perina, NICU, ICU, HCU, PICU Pelayanan Kamar Bersalin dan Kamar Operasi

Pelayanan Gawat Darurat Pelayanan Penunjang Medis

Terdiri dari Instalasi Farmasi, Laboratorium (Patologi Anatomi dan Patologi Klinik) dan Radiologi 24 jam, Fisioterapi, Sterilisasi (CSSD), USG 2D dan 3D, ECG (Electro Cardio Graphy), dan Instalasi Rekam Medis.

2.2 Tujuan, Visi, Misi dan Motto

A. Visi, Misi dan Motto RSIA Hermina Pasteur Bandung

1. VISI

Menjadikan RSIA HERMINA PASTEUR sebagai rumah sakit ibu dan anak yang terkemuka di wilayah cakupannya dan mampu bersaing di era globalisasi.

2. MISI

a. Melakukan upaya secara berlanjut untuk meningkatkan mutu pelayanan kepada pelanggan.

b. Melakukan pendidikan dan pelatihan kepada para karyawan agar mampu memberikan pelayanan yang profesional.

c. Melakukan pengelolaan rumah sakit secara profesional agar tercapai efisiensi dan efektifitas yang tinggi.

3. MOTTO

4. TUJUAN

a. Mewujudkan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya bagi semua lapisan masyarakat melalui pemeliharaan kesehatan secara preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitatif yang dilaksanakan secara menyeluruh.

b. Mengkhususkan diri pada pelayanan kesehatan ibu dan anak sampai usia 12 tahun.

B. Visi, Misi, Motto, dan Tujuan Instalasi Rekam Medis RSIA Hermina Pasteur Bandung

1. Visi Instalasi Rekam Medis RSIA Hermina Pasteur

Mendukung terciptanya RSIA Hermina Paseur sebagai Rumah Sakit yang terkemuka di wilayah cakupannya dan mampu bersaing di Era Globalisasi.

3. Misi Instalasi Rekam Medis RSIA Hermina Pasteur

a. Menciptakan suatu sistem pengelolaan Rekam Medis yang handal. b. Melakukan pengelolaan Rekam Medis secara profesional, cepat,

tepat dan akurat.

c. Meningkatkan profesionalisme tenaga Rekam Medis. 4. Motto Instalasi Rekam Medis RSIA Hermina Pasteur

Memberikan Pelayanan Rekam Medis yang cepat, tepat dan akurat.

5. Tujuan Instalasi Rekam Medis RSIA Hermina Pasteur

Menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan RSIA Hermina Pasteur.

2.3 Unit-unit kerja, Tugas Pokok dan Fungsi Rekam Medis di RSIA Hermina Pasteur Bandung

1. Kepala Instalasi Rekam Medis

Tugas pokok :

a. Bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional instalasi Rekam Medis dan menyusun rencana kerja urusan instalasi rekam medis.

b. Mengawasi dan melaksanakan kegiatan instalasi Rekam Medis dan melakukan evaluasi terhadap program dan kegiatan instalasi rekam medis.

c. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan pelayanan di instalasi Rekam Medis dan membuat usulan untuk pengembangan

Uraian Tugas :

Medis.

b. Mengendalikan kebutuhan dan persediaan serta penerimaan, penyimpanan, penyiapan berkas, pengisian data awal pasien, pengecekan kelengkapan isi dan penyimpanan berkas di Instalasi Rekam Medis.

c. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan instalasi rekam medis.

d. Melaksanakan dan mengawasi kegiatan rekam medis sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan di rumah sakit.

e. Mengajukan permintaan dokter yang merawat pasien untuk mengisi berkas rekam medis yang belum lengkap.

f. Melakukan kegiatan administrasi, pencatatan dan pelaporan secara periodik (harian, mingguan, bulanan, triwulan dan semesteran) serta melakukan evaluasi kegiatan pelayanan di Instalasi Rekam Medis.

g. Mengawasi dan melaksanakan pemeliharaan fasilitas, sarana dan peralatan yang ada di Instalasi Rekam Medis.

h. Membuat laporan dan menganalisa kegiatan untuk program peningkatan mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis.

i. Membuat usulan untuk peningkatan dan pengembangan pelayanan di Rekam Medis.

Uraian Tugas :

a. Secara otomatis dari printer menerima bukti transaksi pendaftaran pasien Rawat Jalan dan pasien IGD.

b. Melakukan print out label RWJ dan label tetap pasien untuk selanjutnya di tempel pada formulir catatan medis pasien Rawat Jalan.

c. Mencari Berkas Rekam Medis sesuai dengan nomor rekam medis pasien.

d. Memberi Berkas Rekam Medis yang telah ditemukan ke perawat poliklinik.

e. Memasang tracer di tempat rak penyimpanan Berkas Rekam Medis yang diambil.

f. Menerima Berkas Rekam Medis Rawat Jalan yang relah kembali dari poliklinik.

g. Mengganti sampul Berkas Rekam Medis yang tidak layak pakai. h. Memeriksa kelengkapan Berkas Rekam Medis.

i. Menjaga kerahasiaan Berkas Rekam Medis.

j. Memisahkan Berkas Rekam Medis dari aktif ke inaktif.

k. Menginput diagnosa jika Berkas Rekam Medis telah kembali ke Instalasi Rekam medis.

l. Melayani peminjaman Berkas Rekam Medis atas persetujuan

Tugas Pokok :

a. Melaksanakan kegiatan assembling, koding dan analisa kuantitatif Berkas Rekam Medis.

b. Menagih Berkas Rekam Medis pasien pulang rawat yang telah lewat dari 1x24 jam dari semua ruang perawatan.

c. Memonitoring kelengkapan isi Berkas Rekam Medis.

d. Menyeleksi semua Berkas Rekam Medis pasien pulang rawat yang belum lengkap atau belum di isi resume medisnya dan menyiapkan dalam kotak resume medis belum lengkap untuk dilengkapi oleh DPJP/Dokter yang merawat.

e. Memonitoring semua Berkas Rekam Medis yang resume medisnya sudah selesai dilengkapi atau di isi dan di tandatangani oleh DPJP/ Dokter yang merawat.

Uraian Tugas :

a. Menerima Berkas Rekam Medis pasien pulang rawat dan formulir sensus harian RI dari semua ruang perawatan untuk diserahkan ke bagian pengelolaan dan pelaporan Instalasi Rekam Medis.

b. Mengurus kelengkapan Berkas Rekam Medis kepeda dokter/ruang perawatan.

c. Memberikan kode diagnosa dan tindakan berdasarkan ICDX/ICOPM d. Membuat indeks penyakit, dokter dan operasi.

e. Memasukan data pasien rawat inap yang pulang ke statistik rawat inap secara komputerisasi.

f. Menyusun Berkas Rekam Medis dalam rak penyimpanan.

g. Melakukan pemisahan Berkas Rekam Medis pasien yang sudah lima tahun tidak berkunjung dari sejak tanggal terakhir kunjungan ke ruang penyimpanan inaktif (non aktif).

h. Melayani peminjaman Berkas Rekam Medis atas persetujuan kepala instalasi Rekam Medis.

i. Membantu melakukan analisa kuantitatif dari kelengkapan isi Berkas Rekam Medis.

j. Menyusun kembali Berkas Rekam Medis pulang rawat inap sesuai dengan pedoman assembling yang berlaku.

k. Memperbaiki Berkas Rekam Medis yang rusak.

l. Menyerahkan Berkas Rekam Medis yang telah di assembling ke bagian koding.

m. Memberikan kode penyakit pada diagnosa akhir dan kode tindakan pada Berkas Rekam Medis.

n. Memberikan peminjaman Berkas Rekam Medis.

o. Berkas Rekam Medis yang dipinjam diberi tracer pada rak penyimpanan dan dibuatkan bon peminjaman Berkas Rekam Medis. p. Meneliti Berkas Rekam Medis inaktif (non aktif) dan memindahkan ke

rak inaktif (non aktif).

r. Bertanggung jawab atas kunci ruangan Rekam Medis dan keamanan penyimpanan Berkas Rekam Medis aktif dan inaktif.

4. Petugas Pelaporan Rekam Medis

Tugas Pokok :

a. Membuat Laporan Intern dan Ekstern

b. Membuat laporan harian, bulanan, triwulan, smester dan tahunan.

c. Mengirim laporan internal dan eksternal sesuai jadwal yang ada.

Uraian Tugas :

a. Membuat laporan harian kegiatan Rumah Sakit, yaitu kumpulan laporan dari poliklinik, ruang perawatan, IGD, Fisioterapi, dan data kamar bersalin dan kamar operasi .

b. Merekapitulasi jumlah kunjungan pasien rawat menurut jenis kunjungan.

c. Merekapitulasi sensus harian RI dari semua ruang perawatan dan memasukkannya ke dalam formulir rekapitulasi pasien RI.

d. Membuat laporan intern kegiatan Rumah Sakit untuk Direktur dan management Rumah Sakit.

f. Membuat laporan RL 1, 2.1, 2.2, 2.3 (tiap triwulan)

g. Membuat laporan RL 3 (Tahunan)

h. Membuat laporan RL 4 (tiap semester)

i. Membuat laporan RL 5 (Tahunan)

j. Membuat indikator penilaian pelayanan Rumah Sakit (BOR, LOS, TOI, BTO, GDR, NDR)

k. Menerima laporan kegiatan bulanan dari setiap unit penunjang.

l. Menyediakan informasi yang dibutuhkan Management Rumah Sakit sebagai bahan untuk meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit.

m.Menyerahkan/mengirimkan laporan-laporan ke puskesmas, Dinas Kesehatan dan HHG.

n. Mengarsipkan setiap laporan yang telah dibuat.

o. Mendistribusikan ke unit pelayanan terkait sebagai umpan balik.

5. Petugas Penyimpanan Uraian Tugas :

a. Mengganti sampul Berkas Rekam Medis yang tidak layak pakai. b. Menjaga kerahasiaan Berkas Rekam Medis.

d. Menyimpan Berkas Rekam Medis sesuai dengan nomor Rekam Medis.

Penyimpanan Berkas Rekam Medis

a. Sistem penyimpanan berkas rekam medis di RSIA Hermina Pasteur adalah sistem sentralisasi yaitu tidak adanya pemisahan antara berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap, dan penyimpanan dengan sistem angka akhir (Terminal Digit Filling System).

b. Cara penyimpanan sebagai berikut :

1) Sortir berkas rekam medis berdasarkan nomor rekam medis sesuai dengan angka tepi (Terminal Digit System) oleh petugas rekam medis.

2) Memasukan berkas rekam medis kedalam rak penyimpanan sesuai dengan angka tepi.

c. Penyimpanan berkas rekam medis yang telah meninggal dipisahkan tersendiri.

Peminjaman Berkas Rekam Medis

Peminjaman berkas rekam medis Peminjaman berkas rekam medis hanya diperbolehkan untuk kepentingan antara lain :

a. Berobat ulang

b. Laporan khusus

c. Pendidikan

d. Riset / Penelitian :

harus ada surat permintaan dan izin dari dokter yang merawat pasien yang bersangkutan atau direksi RSIA Hermina Pasteur

1. Dokter yang merawat dan hanya untuk keperluan pasien yang bersangkutan.

2. Ketua Komite Medik untuk keperluan laporan kasus tertentu.

3. Direktur RSIA Hermina Pasteur atau pejabat yang ditunjuk oleh Direktur untuk keperluan khusus.

Pengambilan Berkas Rekam Medis

a. Pengambilan berkas rekam medis dari piliklinik atau berkas rkam medis yang telah dipinjam oleh pihak-pihak tertentu harus dicek terlebih dahulu oleh petugas rekam medis.

b. Untuk berkas rekam medis rawat jalan dilakukan : Sebelum berkas rekam medis rawat jalan keluar dari instalasi rekam medis untuk berobat ulang, catat pada buku ekspedisi berapa jumlah berkas rekam medis yang keluar dari instalasi rekam medis berdasarkan nama dokter yang praktek pada saat itu.

1) Periksa / cek berkas rekam medis rawat jalan yang kembali dari poliklinik brdasarkan daftar jumlah rekam medis yang keluar dari instalasi rekam medis.

2) Apabila berkas rekam medis telah dikembalikan oleh perawat poliklinik, periksa dan hitung kembali jumlah berkas yang dikembalikan.

3) Tulis jumlah berkas rekam medis rawat jalan yang dikembalikan oleh perawat poliklinik pada buku ekspedisi pasien rawat jalan sesuai dengan nama dokter yang praktek pada saat itu.

4) Untuk berkas rekam medis rawat jalan yang dipinjam dan telah dikembalikan, sebelum disimpan kembali kedalam rak terlebih dahulu berkas rekam medis yang dipinjam.

c. Untuk berkas rekam medis rawat inap :

1) Petugas rekam medis yang mengambil berkas rekam medis rawat inap diruang perawatan setelah pasien pulang rawat dalam waktu 1x24 jam, berikut dengan lembar formulir sensus harian pasien rawat inap pada tanggal yang bersangkutan.

2) Teliti kembali kelengkapan berkas rekam medis rawat inap pada saat diruang perawatan.

3) Catat nomor rekam medis, nama pasien dan cek resume medis serta status rawat jalan pasien pada buku ekspedisi pasien rawat inap sesuai dengan tanggal pulang pasien rawat inap.

2.4 Stuktur Organisasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung.

Bagan 2.1

2.5 Struktur Organisasi Rekam Medis di RSIA Hermina Pasteur Bandung

Rekam Medis RSIA Hermina Pasteur dikepalai oleh kepala instalasi rekam medis yang membawahi bagian pengelolaan data, bagian retrieval , dan penyimpanan serta bagian pelaporan.

Bagan 2.2

Stuktur Organisasi Rekam Medis di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung

2.6 Hasil Observasi

A. Analisa Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Unit Rekam Medis Dengan Metode WISN ( Work Load Staff Need ) di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung

Salah satu unsur yang penting untuk menghasilkan rekam medis dengan kualitas yang baik, bersifat lengkap, akurat dan terintegrasi adalah dengan menyediakan sumber daya manusia yang kompeten di bidang rekam medis. Sehingga dapat terwujudnya pelayanan rekam medis yang efektif dan efisien.

Setelah melaksanakan Observasi penulis mendapatkan gambaran mengenai sumber daya manusia rekam medis yang ada di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung yang memiliki 6 orang karyawan D3 Rekam Medis dan 8 orang karyawan lulusan SMA. Pelayanan yang diberikan oleh staff rekam medis masih kurang maksimal karena masih banyak pekerjaan yang terbengkalai yang disebabkan oleh kurangnya pengetahuan Rekam Medis. Dari hal tersebut penulis melakukan perhitungan beban kerja dan jumlah SDM yang diperlukan dengan metode WISN. Berikut kualifikasi pendidikan Petugas Rekam Medis dan Bagian Unit Kerjanya di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung

Tabel 2.1

Tabel Pendidikan Petugas Rekam Medis dan Bagian Unit Kerjanya Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

NO Petugas Rekam Medis

Uraian Tugas Jabatan

1

Irma Rimadhani, Amd.PerKes

Kepala Ins Rekam Medis, Penanggung jawab sekaligus merangkap petugas retrieval rawat jalan

D3 Rekam Medis

2 Ahmad Angga Wijaya, Amd.PerKes - Assembling - Coding

- Analisa Kualitatif - Pelaporan Eksternal - Retrieval Rawat Jalan

D3 Rekam Medis

3

Daria Amanda, Amd.PerKes.

- PJ Pelaporan Eksternal dan Internal

- Retrieval Rawat Jalan

- Penerimaan SKL dan Asuransi D3 Rekam Medis

4

Hendarsyah Hardiana, Amd.Perkes

- Retrieval Rawat Jalan - Assembling

- Coding

- Analisa Kualitatif - Pelaporan Eksternal - Pelaporan Internal

D3 Rekam Medis

5

Indah Nur Aulia, Amd.Perkes

- Retrieval Rawat Inap - Assembling

- Coding

- Statistik Rawat Inap

D3 Rekam Medis

6

Taufiq Nugraha, Amd.PerKes

- Retrieval Rawat Jalan - Assembling

- Coding

- Analisa Kualitatif

D3 Rekam Medis

7 Acep Bagja

- PJ Retrieval Rawat Inap - Assembling

- Analisa Kualitatif

SMA

8 Ahmad Aguscik

- Pelaksana Retrieval Rawat Jalan

- Pelayanan SKL dan Asuransi

SMA 9 Beny Sukmawan - PJ Retrieval Rawat Jalan

- Pelayanan SKL dan Asuransi SMA 10 Budiyono

- Pelaksana Retrieval Rawat Jalan

- Pelayanan SKL dan Asuransi

SMA 11 Cevi Asmara - Pelaksana Filling

- Pelaksana Retrieval Rawat

Jalan

- Pelayanan SKL dan Asuransi 12 Heti Nurhayati

- Pelaksana Retrieval Rawat Jalan

- Pelayanan SKL dan Asuransi

SMA

13 M. Darmansyah

- PJ Filling

- Pelaksana Retrieval Rawat Jalan

- Pelayanan SKL dan Asuransi

SMA

14 Mubasyiroh

- Pelaksana Retrieval Rwat Jalan

- Pelayanan SKL dan Asuransi

SMA

B. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Dengan Metode WISN diunit Rekam Medis

1. Tabel Waktu Kerja Tersedia

Tabel 2.2

Waktu Kerja Tersedia untuk Staff Rekam Medis di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

Kode Faktor

Waktu Petugas RM

Ket A Hari Kerja 300 Hari/Tahun B Cuti Tahunan 12 Hari/Tahun C Diklat 1 (20 Jam/Tahun) Hari/Tahun D Libur Nasional 13 Hari/Tahun E Ketidak Hadiran Kerja 6 Hari/Tahun

F Waktu Kerja 7 Jam/Hari

Hari Kerja Tersedia 268 Hari Kerja/Tahun Waktu Kerja Tersedia 1876 Jam/Tahun

112560 Menit/Tahun Sumber : Unit Personalia Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

2. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM Tabel 2.3

Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

No Unit Kerja Sub Unit Kerja Kategori SDM

1 Rekam Medis Kepala Bagian Rekam Medis

Sarjana/D3 Rekam Medis

2 Pengelolaan Data

Analisa Kuantitatif D3 Rekam _Medis/SMA Assembling Rawat Inap D3 Rekam _Medis/SMA Assembling Rawat jalan D3 Rekam

Medis/SMA Coding Rawat Inap D3 Rekam Medis Coding Rawat jalan D3 Rekam Medis 3 Pelaporan Laporan Intern Rumah Sakit D3 Rekam Medis Laporan Ekstern Rumah Sakit D3 Rekam Medis

4

Retrieval Rekam Medis

Pengambilan Rekam Medis Rawat Jalan

SMA Pendistribusian Rekam Medis

Rawat Jalan ke IGD dan Poli

SMA Pengambilan Rekam Medis Rawat

Inap

SMA 5 Sensus

Sensus harian rawat inap D3 Rekam Medis/SMA

6 Administrasi

Melayani pasien Jaminan Asuransi/Perusahaan, Visum dll

D3 Rekam Medis/SMA Melayani fotocopy Resume Medis

untuk piutang

D3 Rekam Medis/SMA Pengurusan SKL ( Surat Keterangan

Lahir

D3 Rekam Medis/SMA 3. Menyusun Standar Beban Kerja

Menyusun Standar Beban Kerja Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

No Sub Unit Kerja Uraian Kegiatan

1 Retrieval Rekam Medis

a. Rekam Medis Rawat Jalan

 Menyiapkan berkas rekam medis baru (untuk pasien baru)

 Pengambilan berkas rekam medis dari rak penyimpanan ( untuk pasien lama)

 Pendistribusian berkas rekam medis ke IGD dan atau Poliklinik

 Pengecekan pengembalian berkas rekam medis dari poliklinik

b. Rekam Medis Rawat Inap

 Pengambilan Berkas Rekam Medis pasien pulang dari semua lantai perawatan

 Pengecekan dan pencatatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap

 Statistik berkas rekam medis pasien pulang

2 Pengelolaan Data

a. Pengolaha

n Data Rawat Jalan

 Menerima hasil pemeriksaan dan tindakan yang menyusul dari poliklinik

 Membaca diagnosa

 Menentukan kode diagnosa

b. Pengolaha

n Data Rawat Inap

 Mengecek kelengkapan lembar Rekam Medis  Mengecek kelengkapan pengisian Rekam Medis  Membaca diagnosa

 Menentukan kode diagnosa

 Mencatat data pasien serta diagnosa kedalam data pasien pulang

 Mengajukan pengisian Resume Medis ke Dokter Penanggung Jawab Pasien (jika tidak diisi) 3 Pelaporan a. Laporan Intern Rumah Sakit

 Laporan kegiatan kunjungan pasien poliklinik  Laporan kegiatan kunjungan pasien IGD

 Laporan kegiatan pasien baru/lama per Dokter/spesialis

 Laporan kegiatan kunjungan pasien rawat inap  Laporan kondisi pasien pulang

 Laporan jumlah pasien rawat inap dan jalan. Indicator : BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, dan GDR

b. Laporan Ekstern Rumah Sakit

 Membuat laporan RL 1, 2.1, 2.2, 2.3 (tiap triwulan)

 Membuat laporan RL 3 (Tahunan)

 Membuat laporan RL 4 (tiap semester)

 Laporan DHF

 Laporan HIV/AIDS

4 Penyimpanan

 Penyortiran berkas rekam medis yang telah selesai diolah berdasarkan nomor tepi

 Penjajaran atau penyimpanan kembali berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap ke rak penyimpanan

5 Sensus Harian

Sensus Harian Rawat Inap  Membaca data

 Menyusun beradasarkan ruangan

 Memindahkan pasien yang tidak sesuai ruangan 6 Administrasi  Melayani pasien Jaminan Asuransi/Perusahaan,

Visum dll

 Melayani fotocopy Resume Medis untuk piutang  Melayani pengurusan SKL (Surat Keterangan

Lahir)

Sumber : Unit Rekam Medis Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Tabel 2.5

Kegiatan Pokok dan Rata-rata Waktu Kerja Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

No Kegiatan Kegitan Pokok

Rata-rata Waktu (Menit) Standar Beban Kerja 1 Retrieval

Menyiapkan Berkas Rekam Medis Baru (Untuk Pasien Baru)

4 28140 Pengambilan Berkas Rekam

Medis dari Rak

Penyimpanan (Untuk Pasien Lama)

5 22512

Cek Pengembalian Berkas Rekam Medis dari Poli

2 56280 Pengambilan Berkas Rekam

Medis Pasien Pulang dari Semua Lantai Perawatan

3 37520 Pengecekan dan Pencatatan

Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap

2 56280 2 Pengelolaan

Data

Assembling rawat Inap 10 11256 Coding Rawat Jalan 1 112560 Coding Rawat Inap 5 22512 Analisa Kuantitatif Berkas

Rekam Medis Rawat Inap

7 16080 Statistik Berkas Rekam 3 37520

Medis Rawat Inap Pasien Pulang

3 Pelaporan Pelaporan Intern 40 2814 Pelaporan Ekstern 5 22512

4 Penyimpanan

Penyortiran berkas rekam medis yang telah selesai diolah berdasarkan nomor tepi

1 112560

Penjajaran / Penyimpanan kembali Berkas Rekam Medis yang Telah Diolah ke Rak Penyimpanan

1 112560

5 Sensus Harian Sensus Harian Rawat Inap 10 11256

6 Administrasi

Melayani pasien jaminan asuransi/perusahaan, visum dll, Melayani foto copy resume medis dan hasil lab (harian)

5 22512

Pengurusan resume medis untuk keuangan bagian piutang

5 22512

Pengurusan SKL ( Surat

Keterangan Lahir) 5 22512 ∑ Standar Beban Kerja 898738

Sumber : Unit Rekam Medis Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Waktu Kerja Tersedia

Standar Beban Kerja =

4. Menyusun Standar Kelonggaran

Tabel 2.6

Faktor Kelonggaran di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

No Faktor Kelonggaran Waktu per Faktor Kelonggaran

Standar Kelonggaran 1 Menerima Telpon

45 Menit/Shift = 90 Menit/Hari (25920 Menit/tahun)

0,2303 2 Standby

19 Menit/Shift = 38 Menit/Hari (10944 Menit/tahun)

0,0972 3 Makan/Minum

19 Menit/Shift = 38 Menit/Hari (10944 Menit/tahun)

0,0972 4 Pergi ke toilet/shalat

16 Menit/Shift = 32 Menit/Hari (9216 Menit/tahun)

0,0819 5 Rapat Koordinasi 60 Menit/Bulan(720 Menit/Tahun) 0,0064 ∑ Standar Kelonggaran 0,5130 Sumber : Unit Rekam Medis Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Rata-rata Waktu Faktor Kelonggaran

Standar Kelonggaran =

Waktu Kerja Tersedia

5. Perhitungan Kebutuhan SDM Per Unit Kerja Tabel 2.7

Data Jumlah Kunjungan Pasien Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Maret 2013 – Februari 2014

Bulan Pasien Rawat Jalan Pasien Rawat Inap

Baru Lama

Maret 1707 9334 647

April 1516 8997 532

Mei 1514 9251 577

Juni 1478 8601 584

Juli 1398 8757 593

Agustus 1721 8232 544

Oktober 1543 8975 517

November 1547 9233 525

Desember 1627 9203 572

Januari 1516 9094 562

Februari 1365 9220 491

Jumlah Kuantitas Kegiatan

18436 107956 6682 Jumlah Kuantitas

Kegiatan Pokok dalam 12 Bulan

126392 6682

Total Jumlah Keseluruhan Kunjungan

Sumber : Unit Rekam Medis Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Tabel 2.8

Kuantitas Kegiatan Pokok Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

Kegiatan Pokok

Kuantitas

A B C D

Pasien Baru Rawat Jalan

10838 1548 7598 18436 Pasien lama Rawat Jalan _{62231 10438 45725 107956} Pasien Rawat Inap _{4015 574 2667 6682}

Sumber : Unit Rekam Medis Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Keterangan :

A = Jumlah Kegiatan selama 7 bulan

B = Rata-rata Kegiatan per bulan (A/7)

C = Jumlah Pelayanan 5 bulan berikutnya

Kuantitas Kegiatan Pokok

Kebutuhan SDM = + Standar Kelonggaran Standar Beban Kerja

Tabel 2.9

Menghitung SDM Rekam Medis Per Unit Kerja di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

No Kategori Kuantitas Kegiatan Pokok Standar Beban Kerja Standar Kelonggaran Jumlah SDM Retrieval

1 _{a) Rawat Jalan} Menyiapkan Berkas Rekam Medis Baru

18436 28140 0,513 1,16815281 Pengambilan Berkas

Rekam Medis dari Rak Penyimpanan

107956 22512 0,513 5,30848685 Cek Pengembalian

Berkas Rekam Medis dari Poli

126392 112560 0,513 1,63588557

b) Rawat Inap Pengambilan Berkas Rekam Medis Pasien Pulang dari Semua Lantai Perawatan

6682 37520 0,513 0,69109168

Pengecekan dan Pencatatan

Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat

Inap

9,43534471 9

2

Pengelolaan Data

Assembling Rawat Inap

6682 11256 0,513 1,10663895

Coding Rawat Jalan 126392 112560 0,513 1,63588557 Coding Rawat Inap 6682 22512 0,513 0,80981947 Analisa Kuantitatif

Berkas Rekam Medis Rawat Inap

6682 16080 0,513 0,92854726 Statistik Berkas

Rekam Medis Rawat Inap Pasien Pulang

6682 56280 0,513 0,63172779

5,11261905 5

3

Pelaporan

Pelaporan Intern 166 2814 0,513 0,57199076 Pelaporan Ekstern 804 22512 0,513 0,54871429 1,12070505

1

4 Penyimpanan

a) Penyortiran berkas rekam medis yang telah selesai diolah berdasarkan nomor tepi

b) Penjajaran / Penyimpanan kembali Berkas Rekam Medis ke Rak Penyimpanan

114638 112560 0,513 1,53146127

3,06292253

3

5

Sensus Harian

Sensus Harian Rawat Inap

6682 11256 0,513 1,10663895 1 Administrasi

Melayani Pasien Jaminan

asuransi/perusahaan, Visum, dll, Melayani Foto Copy Resume Medis dan hasil Lab (harian)

6700 21252 0,513 0,82826445

Pengurusan resume medis untuk keuangan bagian piutang

6700 21252 0,513 0,82826445 Pengurusan SKL

(Surat Keterangan Lahir)

1608 21252 0,513 0,58866347

2,24519236 2 Sumber : Hasil Pengolahan

Kebutuhan SDM Rekam Medis di Rumah Sakit Hermina Ibu dan Anak Hermina Pasteur

Kegiatan Staff Rekam Medis

Kebutuhan SDM (WISN)

SDM Tersedia

Kekurangan SDM Retrieval Rawat Jalan dan

Rawat Inap

9

15 6

Pengelolaan Data 5

Pelaporan 1

Penyimpanan 3

Sensus Harian 1 Administrasi 2

Jumlah 21 15 6

Sumber : Hasil Perhitungan

Dari hasil perhitungan dengan menggunakan metode WISN (Work Load Indicator Staff Need) menunjukan jumlah tenaga yang dibutuhkan oleh unit rekam medis saat ini adalah 21 orang sedangkan jumlah SDM yang tersedia adalah 15 orang petugas. Jadi untuk idealnya agar seimbang dengan beban kerja, pihak Rumah Sakit menambah 6 orang tenaga rekam medis. Dari 15 petugas rekam medis 7 diantaranya lulusan D3 Rekam Medis 8 lulusan SMA (Sekolah Menengah Atas).

C. Permasalahan yang Terjadi Terkait Kurangnya Sumber Daya Manusia

Setelah melaksanakan observasi di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung pada unit rekam medis penulis menemukan beberapa masalah yang terjadi mengenai ketenagaan. Masalah yang ditemukan adalah :

1. Kurangnya SDM (Sumber Daya Manusia) di unit rekam medis, hal ini disebabkan karena beban kerja di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina

Pasteur Bandung belum terpenuhi oleh petugas rekam medis yang ada. Dari hasil perhitungan diketahui bahwa kebutuhan tenaga rekam medis di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung seharusnya 21 orang, tapi tenaga Rekam Medis yang ada saat ini ada 15 orang, sehingga kegiatan rekam medis di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung belum maksimal. Sebagai contoh, petugas retrival berkas Rekam Medis yang menangani banyaknya pasien dan adanya pasien yang meminta SKL (Surat Keterangan Kelahiran) dan mungkin terjadi kesalahan dikarenakan petugas rekam medis tidak fokus kedalam satu pekerjaan, selain itu ia pun bertugas sebagai petugas pelaporan. 2. Petugas rekam medis ada 7 orang yang lulusan D3 Rekam Medis dan

petugas lainnya 8 orang lulusan SMA. Sehingga petugas rekam medis yang lulusan D3 Rekam Medis mempunyai peranan yang sangat besar dalam berjalannya kegiatan Rekam Medis.

D. Upaya Pemecahan Masalah

Setelah ditemukannya beberapa masalah yang terjadi di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung, pihak Rumah Sakit telah melakukan upaya pemecahan masalah sebagai berikut :

1. Untuk mengatasi masalah

kurangnya sumber daya manusia di instalasi Rekam Medis, pihak instalasi Rekam medis telah mengusulkan kepada pihak Rumah Sakit untuk menambah Sumber Daya Manusia di instalasi Rekam Medis.

2. Mengajukan usulan untuk pelatihan dan orientasi di dalam Rumah Sakit bagi petugas Rekam Medis yang belum paham mengenai tugas-tugas Rekam Medis.

Kebutuhan SDM = + Standar Kelonggaran Standar Beban Kerja

Tabel 2.9

Menghitung SDM Rekam Medis Per Unit Kerja di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur

No Kategori

Kuantitas Kegiatan Pokok

Standar Beban Kerja

Standar Kelonggaran

Jumlah SDM Retrieval

1 _{a) Rawat Jalan} Menyiapkan Berkas Rekam Medis Baru

18436 28140 0,513 1,16815281

Pengambilan Berkas Rekam Medis dari Rak Penyimpanan

107956 22512 0,513 5,30848685

Cek Pengembalian Berkas Rekam Medis dari Poli

126392 112560 0,513 1,63588557

b) Rawat Inap Pengambilan Berkas Rekam Medis Pasien Pulang dari Semua Lantai Perawatan

6682 37520 0,513 0,69109168

Pengecekan dan Pencatatan

Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat

Inap

9,43534471 9

2

Pengelolaan Data Assembling Rawat Inap

6682 11256 0,513 1,10663895

Coding Rawat Jalan 126392 112560 0,513 1,63588557

Coding Rawat Inap 6682 22512 0,513 0,80981947

Analisa Kuantitatif Berkas Rekam Medis Rawat Inap

6682 16080 0,513 0,92854726

Statistik Berkas Rekam Medis Rawat Inap Pasien Pulang

6682 56280 0,513 0,63172779

5,11261905 5

3

Pelaporan

Pelaporan Intern 166 2814 0,513 0,57199076

Pelaporan Ekstern 804 22512 0,513 0,54871429

1,12070505 1 4 Penyimpanan

a) Penyortiran berkas rekam medis yang telah selesai diolah berdasarkan nomor tepi

Penyimpanan kembali Berkas Rekam Medis ke Rak Penyimpanan

114638 112560 0,513 1,53146127

3,06292253

3

5

Sensus Harian Sensus Harian Rawat Inap

6682 11256 0,513 1,10663895

1 Administrasi

Melayani Pasien Jaminan

asuransi/perusahaan, Visum, dll, Melayani Foto Copy Resume Medis dan hasil Lab (harian)

6700 21252 0,513 0,82826445

Pengurusan resume medis untuk keuangan bagian piutang

6700 21252 0,513 0,82826445

Pengurusan SKL (Surat Keterangan Lahir)

1608 21252 0,513 0,58866347

2,24519236 2 Sumber : Hasil Pengolahan

Kebutuhan SDM Rekam Medis di Rumah Sakit Hermina Ibu dan Anak Hermina Pasteur

Kegiatan Staff Rekam Medis

Kebutuhan SDM (WISN)

SDM Tersedia

Kekurangan SDM Retrieval Rawat Jalan dan

Rawat Inap

9

15 6

Pengelolaan Data 5

Pelaporan 1

Penyimpanan 3

Sensus Harian 1

Administrasi 2

Jumlah 21 15 6

Sumber : Hasil Perhitungan

Dari hasil perhitungan dengan menggunakan metode WISN (Work Load Indicator Staff Need) menunjukan jumlah tenaga yang dibutuhkan oleh unit rekam medis saat ini adalah 21 orang sedangkan jumlah SDM yang tersedia adalah 15 orang petugas. Jadi untuk idealnya agar seimbang dengan beban kerja, pihak Rumah Sakit menambah 6 orang tenaga rekam medis. Dari 15 petugas rekam medis 7 diantaranya lulusan D3 Rekam Medis 8 lulusan SMA (Sekolah Menengah Atas).

C. Permasalahan yang Terjadi Terkait Kurangnya Sumber Daya Manusia

Setelah melaksanakan observasi di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung pada unit rekam medis penulis menemukan beberapa masalah yang terjadi mengenai ketenagaan. Masalah yang ditemukan adalah :

1. Kurangnya SDM (Sumber Daya Manusia) di unit rekam medis, hal ini disebabkan karena beban kerja di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina

Dari hasil perhitungan diketahui bahwa kebutuhan tenaga rekam medis di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung seharusnya 21 orang, tapi tenaga Rekam Medis yang ada saat ini ada 15 orang, sehingga kegiatan rekam medis di Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung belum maksimal. Sebagai contoh, petugas retrival berkas Rekam Medis yang menangani banyaknya pasien dan adanya pasien yang meminta SKL (Surat Keterangan Kelahiran) dan mungkin terjadi kesalahan dikarenakan petugas rekam medis tidak fokus kedalam satu pekerjaan, selain itu ia pun bertugas sebagai petugas pelaporan. 2. Petugas rekam medis ada 7 orang yang lulusan D3 Rekam Medis dan

petugas lainnya 8 orang lulusan SMA. Sehingga petugas rekam medis yang lulusan D3 Rekam Medis mempunyai peranan yang sangat besar dalam berjalannya kegiatan Rekam Medis.

D. Upaya Pemecahan Masalah

Setelah ditemukannya beberapa masalah yang terjadi di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Ibu dan Anak Hermina Pasteur Bandung, pihak Rumah Sakit telah melakukan upaya pemecahan masalah sebagai berikut :

1. Untuk mengatasi masalah

kurangnya sumber daya manusia di instalasi Rekam Medis, pihak instalasi Rekam medis telah mengusulkan kepada pihak Rumah Sakit untuk menambah Sumber Daya Manusia di instalasi Rekam Medis.

2. Mengajukan usulan untuk pelatihan dan orientasi di dalam Rumah Sakit bagi petugas Rekam Medis yang belum paham mengenai tugas-tugas Rekam Medis.